ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้¶
มีหลายวิธีในการสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าใน Odoo โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจและแอปพลิเคชันที่คุณใช้ โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจะถูกสร้างขึ้นโดยระบบ (โดยมีข้อมูลที่มาจากเอกสารอื่นๆ เช่น ใบสั่งขายหรือสัญญา) และนักบัญชีเพียงแค่ต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง และส่งใบแจ้งหนี้เป็นชุด (ทางไปรษณีย์หรืออีเมลธรรมดา)
คุณอาจเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ:
การขาย¶
ใบสั่งขาย ‣ ใบแจ้งหนี้¶
ในบริษัทส่วนใหญ่ พนักงานขายจะสร้างใบเสนอราคาที่จะกลายเป็นใบสั่งขายเมื่อได้รับการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว จากนั้น ใบแจ้งหนี้แบบร่างจะถูกสร้างขึ้นตามใบสั่งขาย คุณมีตัวเลือกอื่น เช่น:
ออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: ใช้ปุ่มบนใบสั่งขายเพื่อเริ่มใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
ใบแจ้งหนี้ก่อนจัดส่ง: ออกใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มใบสั่งจัดส่ง
ใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งจัดส่ง: ดูส่วนถัดไป
โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ก่อนการจัดส่งจะใช้โดยแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซเมื่อลูกค้าชำระเงินตามคำสั่งซื้อและเราจัดส่งในภายหลัง (ชำระเงินล่วงหน้า)
สำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ ส่วนใหญ่ จะแนะนำให้ออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ช่วยให้พนักงานขายเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ตามความต้องการด้วยตัวเลือก: ออกใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งทั้งหมด, ออกใบแจ้งหนี้เป็นเปอร์เซ็นต์ (ล่วงหน้า), ออกใบแจ้งหนี้บางรายการ, ออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคงที่
ขั้นตอนนี้ดีสำหรับทั้งบริการและผลิตภัณฑ์จริง
See also
ใบสั่งขาย ‣ ใบสั่งจัดส่ง ‣ ใบแจ้งหนี้¶
ผู้ค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซมักจะออกใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งจัดส่ง แทนที่จะเป็นใบสั่งขาย แนวทางนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่ปริมาณที่คุณจัดส่งอาจแตกต่างจากปริมาณที่สั่งซื้อ: อาหาร (ใบแจ้งหนี้ตามกิโลกรัมจริง)
ด้วยวิธีนี้ หากคุณส่งคำสั่งซื้อเพียงบางส่วน คุณจะออกใบแจ้งหนี้เฉพาะสิ่งที่คุณจัดส่งจริงเท่านั้น หากคุณดำเนินการคำสั่งซื้อย้อนหลัง (จัดส่งบางส่วนและส่วนที่เหลือในภายหลัง) ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้สองใบ หนึ่งใบสำหรับใบสั่งจัดส่งแต่ละรายการ
คำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซ ‣ ใบแจ้งหนี้¶
คำสั่งซื้ออีคอมเมิร์ซจะเริ่มการสร้างคำสั่งซื้อเมื่อชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว หากคุณอนุญาตให้ชำระเงินตามคำสั่งซื้อด้วยเช็คหรือการโอนเงิน Odoo จะสร้างเฉพาะคำสั่งซื้อเท่านั้น และใบแจ้งหนี้จะถูกเรียกใช้เมื่อได้รับการชำระเงินแล้ว
สัญญา¶
สัญญาทั่วไป ‣ ใบแจ้งหนี้¶
หากคุณใช้สัญญา คุณสามารถเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ตามเวลาและวัสดุที่ใช้ ค่าใช้จ่าย หรือบริการ/ผลิตภัณฑ์พื้นฐาน ทุกๆ เดือน พนักงานขายจะออกใบแจ้งหนี้ตามกิจกรรมในสัญญา
กิจกรรมอาจเป็น:
ผลิตภัณฑ์/บริการคงที่ที่มาจากคำสั่งขายที่เชื่อมโยงกับสัญญานี้
วัสดุที่ซื้อ (ที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ใหม่)
เวลาและวัสดุตามระบบบันทึกเวลาหรือการจัดซื้อ (การรับเหมาช่วง)
ค่าใช้จ่ายเช่นการเดินทางและที่พักที่คุณออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้กับลูกค้า
คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้เมื่อสิ้นสุดสัญญาหรือเรียกให้ออกใบแจ้งหนี้ระหว่างกลางได้ แนวทางนี้ใช้โดยบริษัทผู้ให้บริการที่ออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาและวัสดุเป็นส่วนใหญ่ สำหรับบริษัทผู้ให้บริการที่ออกใบแจ้งหนี้ตามราคาคงที่ พวกเขาใช้ใบสั่งขายทั่วไป
สัญญาที่เกิดซ้ำ ‣ ใบแจ้งหนี้¶
สำหรับการสมัครสมาชิก ใบแจ้งหนี้จะถูกทริกเกอร์เป็นระยะโดยอัตโนมัติ ความถี่ของการออกใบแจ้งหนี้และการออกใบแจ้งหนี้บริการ/ผลิตภัณฑ์จะถูกกำหนดไว้ในสัญญา
See also
อื่นๆ¶
การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง¶
ผู้ใช้ยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องใช้สัญญาหรือใบสั่งขาย เป็นแนวทางที่แนะนำหากคุณไม่ต้องการจัดการกระบวนการขาย (ใบเสนอราคา) หรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ
แม้ว่าคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย คุณอาจต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองในกรณีการใช้งานพิเศษ:
หากคุณต้องการสร้างการคืนเงิน
ถ้าจำเป็นต้องให้ส่วนลด
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากใบสั่งขาย
หากคุณต้องการออกใบแจ้งหนี้บางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักของคุณ
โมดูลเฉพาะ¶
โมดูลเฉพาะบางโมดูลยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้:
สมาชิก: ออกใบแจ้งหนี้ให้กับสมาชิกของคุณทุกปี
การซ่อมแซม: ออกใบแจ้งหนี้ให้กับบริการหลังการขายของคุณ
การเรียงลำดับใบแจ้งหนี้¶
ยังคงสามารถจัดลำดับใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ แต่มีข้อจำกัดบางอย่าง:
ฟีเจอร์นี้จะไม่ทำงานเมื่อรายการอยู่ก่อนหน้าวันที่ล็อค
ฟีเจอร์นี้จะไม่ทำงานหากลำดับไม่สอดคล้องกับเดือนของรายการ
มันจะไม่ทำงานหากลำดับนำไปสู่การทำซ้ำ
ลำดับของใบแจ้งหนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ใช้การกำหนดหมายเลขจากซอฟต์แวร์อื่นและต้องการใช้ปีปัจจุบันต่อไปโดยไม่ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น
การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลด้วยการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)¶
การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล คือกระบวนการเข้ารหัสใบแจ้งหนี้กระดาษแบบดั้งเดิมให้เป็นแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ในบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ
Odoo ใช้ OCR และเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์เพื่อจดจำเนื้อหาของเอกสาร แบบฟอร์มใบเรียกเก็บเงินของผู้จำหน่ายและใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและเติมข้อมูลตามใบแจ้งหนี้ที่สแกน
See also