Les prémices

Créer un nouveau tableur

Créer une nouvelle feuille de calcul :

  1. Ouvrir Documents et accéder à la section ou au dossier dans lequel la feuille de calcul doit être créée.

  2. Cliquer sur Nouveau et sélectionner Feuille de calcul.

    Astuce

    Alternativement, depuis le dossier Tous, cliquer sur Nouveau et sélectionner Feuille de calcul, puis sélectionner dans quel Espace de travail (c’est-à-dire dossier) la feuille de calcul doit être créée. Si la centralisation des fichiers a été activée pour les feuilles de calcul, vous aurez également l’option d’enregistrer la nouvelle feuille de calcul dans le dossier Feuille de calcul.

  3. Cliquer sur Tableur vierge ou, pour créer un nouveau tableur à partir d’un modèle existant, sélectionner le modèle approprié.

  4. Cliquez sur Créer.

  5. Cliquer sur Feuille de calcul sans titre en haut de l’écran pour modifier le nom de la feuille de calcul.

Astuce

Il est également possible de créer une nouvelle feuille de calcul en :

Dans ces cas, la nouvelle feuille de calcul est enregistrée dans Odoo Documents dans le dossier personnel Mon Drive ou, si la centralisation des fichiers a été activée pour les feuilles de calcul, dans le dossier Feuille de calcul.

Modèles

Les modèles de feuille de calcul permettent de créer rapidement des feuilles de calcul sans partir de zéro. Par exemple, vous pourriez créer un modèle pour un rapport budgétaire mensuel ou un rapport de commission de ventes trimestriel.

Note

Les modèles sont accessibles à tous les utilisateurs sur la base de données.

Créer un modèle

Tout tableur peut être enregistré comme modèle.

Pour créer un modèle :

  1. Ouvrir la feuille de calcul pertinente ou créer une nouvelle.

  2. Dans la barre de menus, cliquer sur Fichier ‣ Enregistrer comme modèle. Modifier le Nom du modèle par défaut si nécessaire et cliquer sur Confirmer.

Important

Une fois qu’une feuille de calcul est enregistrée comme modèle, toute modification ultérieure de la feuille de calcul ouverte est enregistrée uniquement dans cette feuille de calcul. Pour apporter des modifications au modèle, il faut modifier le modèle.

Il est également possible de créer un modèle en copiant un modèle existant et en le modifiant.

Utiliser les modèles

Pour créer une nouvelle feuille de calcul à partir d’un modèle, ouvrir l’application Documents et cliquer sur Nouveau ‣ Feuille de calcul. Sélectionner le modèle approprié et cliquer sur Créer.

Alternativement, aller dans Documents ‣ Configuration ‣ Modèles de feuille de calcul, puis sur la ligne du modèle approprié, cliquer sur Nouvelle feuille de calcul.

Note

Par défaut, la nouvelle feuille de calcul hérite du nom du modèle, affiché en haut de l’écran. Pour renommer la feuille de calcul, cliquer sur le nom et le modifier.

Gérer et modifier les modèles

Gérez les modèles en allant aux Documents ‣ Configuration ‣ Modèles de feuille de calcul. Supprimez le filtre Mes modèles pour afficher tous les modèles dans la base de données.

Diverses actions sont possibles :

  • Copier un modèle existant en cliquant sur Faire une copie à droite de l’écran. Le nouveau modèle apparaît en bas de la liste. Cliquer sur le Nom pour le modifier.

  • Modifier un modèle existant (y compris celui que vous venez de copier) en cliquant sur Modifier, puis effectuer les changements requis. Les modifications sont automatiquement enregistrées.

  • Supprimer un modèle en cochant la case à côté de celui-ci, en cliquant sur Actions, puis sur Supprimer.

Téléverser des fichiers

Les feuilles de calcul au format .xlsx peuvent être téléversées dans Odoo Documents et ouvertes en tant que feuille de calcul Odoo. Pour ce faire :

  1. Ouvrir Documents et accéder à la section ou au dossier où la feuille de calcul doit être enregistrée.

  2. Cliquer sur Nouveau et sélectionner Téléverser.

  3. Sélectionner le fichier .xlsx concerné et cliquer sur Ouvrir.

  4. Cliquer sur le fichier téléversé.

  5. Par défaut, le fichier .xlsx original est supprimé lorsqu’il est ouvert en tant que feuille de calcul Odoo. Pour conserver le fichier original dans le même dossier dans Odoo Spreadsheet, désactiver Envoyer le fichier source à la corbeille.

  6. Cliquer sur Ouvrir avec Odoo Spreadsheet.

Le fichier est désormais une feuille de calcul Odoo et peut être entièrement modifié dans Odoo Spreadsheet.

Gérer les feuilles de calcul

Les utilisateurs disposant des droits Éditeur sur une feuille de calcul spécifique ont plusieurs options pour gérer la feuille de calcul via le menu Fichier :

  • Faire une copie : crée un duplicata de la feuille de calcul actuelle avec les mêmes paramètres régionaux (ou locale).

  • Enregistrer comme modèle : permet d’utiliser la feuille de calcul actuelle comme modèle pour de futures feuilles de calcul.

  • Télécharger : télécharge la feuille de calcul au format .xlsx.

    Important

    Lors du téléchargement d’une feuille de calcul au format .xlsx, toute formule de feuille de calcul qui récupère des données Odoo depuis la base de données, par exemple via une liste insérée ou via d’autres fonctions spécifiques à Odoo, est convertie en valeurs qu’elle aurait retournées au moment du téléchargement de la feuille de calcul.

    Astuce

    Les utilisateurs disposant des droits Lecteur peuvent également télécharger une feuille de calcul au format .xlsx.

  • Voir l’historique des versions : fournit un accès en lecture seule aux versions précédentes de la feuille de calcul actuelle, qui peuvent être nommées et restaurées si nécessaire.

  • Imprimer : imprime une copie de la feuille de calcul sur une imprimante connectée.

  • Paramètres : permet de voir et de modifier la locale de la feuille de calcul actuelle.

  • Ajouter au tableau de bord : convertit la feuille de calcul actuelle en tableau de bord Odoo.

Historique des versions

Odoo Spreadsheet enregistre automatiquement les versions des feuilles de calcul au fur et à mesure des modifications, permettant aux utilisateurs disposant des droits Éditeur de parcourir et de restaurer les versions précédentes.

Pour accéder à l’historique des versions d’une feuille de calcul, cliquez sur Fichier ‣ Voir l’historique des versions depuis la barre de menu. Les versions enregistrées apparaissent dans un panneau à droite de la feuille de calcul. Le nom de l’utilisateur ayant effectué la modification est affiché, ainsi que la date et l’heure de la modification.

Les actions suivantes sont possibles :

  • Consulter une version antérieure en format lecture seule en cliquant sur la version concernée.

  • Restaurer une version antérieure en cliquant sur (ellipse verticale) puis Restaurer cette version.

  • Copier une version antérieure en cliquant sur (ellipse verticale) puis Faire une copie. Une copie de la version s’ouvre en tant que nouvelle feuille de calcul.

  • Créer des versions nommées en cliquant sur la date et l’heure de la version concernée et en saisissant le nom souhaité. La date et l’heure de la version sont alors affichées sous le nouveau nom.

Astuce

Lors de la consultation d’une version antérieure en lecture seule d’une feuille de calcul, les actions suivantes restent possibles :

  • Rechercher dans la feuille de calcul en cliquant sur Édition ‣ Rechercher et remplacer ou en utilisant le raccourci Ctrl + H.

  • Copier une cellule individuelle ou une zone sélectionnée en cliquant sur Édition ‣ Copier ou en utilisant le raccourci Ctrl + C.

Paramètres régionaux

Pour garantir que les données sont affichées de manière cohérente pour tous les utilisateurs, les paramètres régionaux (ou locale) d’une feuille de calcul sont gérés au niveau de la feuille de calcul. Cette locale affecte les paramètres et formats suivants :

  • séparateurs de milliers et de décimales

  • formats de date et d’heure

  • premier jour de la semaine

Par défaut, une nouvelle feuille de calcul hérite des paramètres régionaux de l’utilisateur qui l’a créée. Par exemple, toute feuille de calcul créée par un utilisateur dont la langue est définie sur Français (BE) / Français (BE) suivra les conventions du français belge.

La locale d’une feuille de calcul peut être consultée et modifiée à tout moment par un utilisateur disposant des droits Éditeur. Pour consulter la locale d’une feuille de calcul, cliquez sur Fichier ‣ Paramètres depuis la barre de menu. Le panneau Paramètres de la feuille de calcul s’ouvre à droite de la feuille de calcul. Pour modifier la locale, sélectionnez la locale appropriée dans le menu déroulant.

Astuce

Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul dont la locale diffère de celle de votre profil utilisateur, une icône bleue (globe) apparaît en haut à droite de la feuille de calcul. Survoler l’icône révèle un message d’avertissement qui indique la locale de la feuille de calcul et met en évidence les formats qui diffèrent.

Avertissement concernant la différence entre la locale de l'utilisateur et celle de la feuille de calcul

Si aucune icône globe n’est affichée, cela signifie que les paramètres régionaux de la feuille de calcul sont identiques à ceux de votre profil utilisateur.

Convertir une feuille de calcul en tableau de bord

Un utilisateur avec les droits d’accès appropriés peut convertir un tableur Odoo en tableau de bord accessible via Tableaux de bord Odoo. Pour ce faire :

  1. Cliquer sur Fichier ‣ Ajouter au tableau de bord dans la barre de menu.

  2. Saisir le Nom du tableau de bord.

  3. Sélectionner la Section du tableau de bord pertinente dans la liste déroulante ou, pour créer une nouvelle section de tableau de bord, saisir le nom de la nouvelle section, puis cliquer sur Créer.

  4. Si nécessaire, modifier les Groupes d’accès pour déterminer quels groupes d’utilisateurs peuvent accéder au tableau de bord.

  5. Cliquez sur Créer.

Astuce

  • Par défaut, le premier onglet du tableur sert d’interface pour le tableau de bord.

  • Il est également possible de convertir un tableur en tableau de bord depuis les paramètres de configuration du tableau de bord, en ajoutant directement le tableur à une section de tableau de bord existante ou nouvelle.

  • Une fois qu’un tableur a été converti en tableau de bord, il est supprimé de Documents Odoo. Toute modification ultérieure doit être effectuée via Tableaux de bord Odoo.

Sheet specifications and limits

Important

The number of columns and rows per sheet can affect spreadsheet performance. However, the main factor is often the nature of the formulas used and the ranges they need to scan. In particular, formulas that create quadratic behavior, where formulas copied down many rows each scan a large range, can severely impact performance in large datasets.

A new sheet in an Odoo spreadsheet contains 26 columns (i.e., columns A-Z) and 100 rows by default. Additional columns and rows can be added according to your needs, keeping the following points in mind:

  • Columns: While there is no technical limit on the number of columns that can be displayed in a sheet, formulas in Odoo Spreadsheet only support 3-letter column references, which means that a formula referencing, e.g., column AAAA, will result in an error.

    The practical limit on the number of columns per sheet is therefore 18,278 columns (i.e., up to column ZZZ).

  • Rows: There is no fixed limit on the number of rows a sheet can contain.

    Astuce

    To quickly add a maximum of 10,000 rows to the bottom of the sheet in one go, scroll to the bottom of the sheet, enter the desired number of rows, then click Add.

  • Cells and characters per cell: There is no fixed limit on the number of cells a sheet can contain, nor on the number of characters within a cell.