Akceptacje pracy i nadgodziny

Aplikacja Obecności Odoo wymaga nadzoru kierownictwa w celu zapewnienia poprawności wszystkich zarejestrowanych obecności, szczególnie godzin nadliczbowych i niekompletnych zmian.

Konsola zarządzania

Wszystkie zapisy obecności wymagające zatwierdzenia, zazwyczaj ze względu na nakładające się wpisy pracy lub niezatwierdzone dni wolne, są zarządzane z centralnej konsoli zarządzania. Aby uzyskać do niej dostęp, przejdź do Obecności ‣ Zarządzanie.

Konsola Zarządzanie wyświetla tylko zapisy obecności bieżących pracowników wymagające zatwierdzenia, w domyślnym widoku listy. Wynika to z dwóch domyślnych filtrów na pasku wyszukiwania, Do zatwierdzenia i Aktywni pracownicy.

Każdy zapis obecności wyświetla następujące informacje:

• Pracownik: Imię i nazwisko pracownika.

• Logowanie: Data i godzina logowania pracownika.

• Wymeldowanie: Data i godzina wymeldowania pracownika.

• Przepracowany czas: Liczba przepracowanych godzin zarejestrowanych przez pracownika.

• Przepracowane godziny nadliczbowe: Liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

• Godziny nadliczbowe: Łączna liczba zatwierdzonych godzin nadliczbowych.

Akceptacje i odrzucenia

Zapisy obecności można zatwierdzać i odrzucać bezpośrednio z konsoli zarządzania. Po prawej stronie każdego wpisu pojawiają się przyciski Zatwierdź oraz Odrzuć. Kliknij odpowiedni przycisk, aby zatwierdzić lub odrzucić zarejestrowany zapis obecności.

Informacja

Podczas zatwierdzania lub odrzucania zapisów obecności z konsoli Zarządzanie, nie jest możliwe wyświetlenie szczegółów zapisu obecności.

Częściowe akceptacje

Możliwe jest zatwierdzenie części zarejestrowanych Godzin dodatkowych, a nie pełnej ilości. Aby zatwierdzić tylko część nadgodzin, kliknij w zapis obecności, aby wyświetlić szczegóły.

Górna połowa rekordu wyświetla szczegółowe informacje o zameldowaniu i wymeldowaniu, w tym zastosowaną metodę. Informacje Zameldowanie i Wymeldowanie w górnej połowie formularza mogą zostać zmodyfikowane w razie potrzeby. Kliknij w wybrane pole i wprowadź niezbędne zmiany.

Dolna połowa formularza zawiera kartę Szczegóły godzin nadliczbowych. Ta karta zawiera reguły nadgodzin użyte do obliczenia godzin nadliczbowych wraz ze stawką płacy i statusem. Godziny nadliczbowe wymienione w tej karcie mogą zostać zmodyfikowane, co umożliwia częściowe zatwierdzenie godzin nadliczbowych.

Kliknij w pole Godziny nadliczbowe (zakodowane) w modyfikowanej linii. Wprowadź liczbę zatwierdzanych godzin w formacie GG:MM, a następnie kliknij Zatwierdź na końcu linii.

Po edycji i zatwierdzeniu pola Godziny nadliczbowe (zakodowane) status zmienia się na Zatwierdzone, a pole Godziny nadliczbowe w górnej połowie formularza aktualizuje się, wyświetlając zatwierdzone godziny nadliczbowe.

Ważne

Po zatwierdzeniu częściowych godzin nadliczbowych nadal można odrzucić nadgodziny, klikając ikonę obok pola Godziny nadliczbowe w górnej połowie formularza lub klikając Odrzuć na końcu wpisu godzin nadliczbowych w karcie Szczegóły godzin nadliczbowych.

Informacja

Czasami konieczne może być sprawdzenie lokalizacji pracownika podczas rejestracji. Metoda, za pomocą której pracownik zarejestrował się do pracy, znajduje się w indywidualnym rekordzie w polu Tryb.

Pole Tryb nie może zostać zmodyfikowane, ponieważ tylko rejestruje metodę, za pomocą której został utworzony rekord obecności.

Możliwe opcje to:

• Kiosk: Pracownik fizycznie zameldował się lub wymeldował za pomocą urządzenia kiosk. Pracownik był obecny przy kiosku w celu zameldowania.

• Systray: Pracownik zameldował się lub wymeldował bezpośrednio z bazy danych. W zależności od Adresu IP wyświetlanego w szczegółowym rekordzie obecności można ustalić lokalizację pracownika w momencie zameldowania.

• Ręcznie: Rekord został utworzony ręcznie w aplikacji Obecności. Zazwyczaj robi to kierownictwo w celu dodania brakującego rekordu.

Konwersja godzin nadliczbowych na dni wolne

Niektóre firmy umożliwiają konwersję godzin nadliczbowych na dni wolne. Aby przekonwertować całość lub część godzin nadliczbowych na dni wolne, przejdź do Aplikacja Obecności ‣ Zarządzanie. Kliknij w wybrany rekord obecności, aby wyświetlić szczegóły konkretnej obecności.

W karcie Szczegóły godzin nadliczbowych dostosuj w razie potrzeby liczbę godzin nadliczbowych konwertowanych na dni wolne w polu Godziny nadliczbowe (zakodowane). Następnie zaznacz pole wyboru w kolumnie Rekompensowalne jako dni wolne, wskazując, że godziny nadliczbowe powinny zostać przekonwertowane na dni wolne. Kliknij Zatwierdź na końcu linii, a status zmienia się na Zatwierdzone, a pole Godziny nadliczbowe w górnej połowie formularza aktualizuje się, odzwierciedlając zatwierdzone godziny nadliczbowe.

Tworzenie zapisów obecności

W razie potrzeby użytkownicy z wymaganymi prawami dostępu mogą ręcznie tworzyć zapisy obecności w aplikacji Obecności. Niektóre sytuacje wymagające tego to przypadki, gdy pracownicy zapomną się zarejestrować i wyrejestrować na zmiany, ponieważ pracownicy nie mogą retrospektywnie tworzyć zapisów obecności.

Aby dodać brakujący rekord obecności, przejdź do Aplikacja Obecności ‣ Przegląd ‣ Konsola. Kliknij przycisk Nowy w lewym górnym rogu, aby otworzyć okno Utwórz. Wprowadź następujące informacje w formularzu, a następnie kliknij Zapisz i zamknij:

• Pracownik: Wybierz pracownika, dla którego tworzony jest rekord. Domyślnie to pole zawiera zalogowanego użytkownika.

• Zameldowanie: Za pomocą kalendarza wybierz datę i godzinę zameldowania, a następnie kliknij Zastosuj. Domyślnie wybrana jest bieżąca data, a godzina jest ustawiona na 12:00:AM.

• Wymeldowanie: Za pomocą kalendarza wybierz datę i godzinę wymeldowania, a następnie kliknij Zastosuj. Domyślnie wybrana jest następna data, a godzina jest ustawiona na 12:00:AM.

• Czas pracy: To pole jest automatycznie wypełniane różnicą między wybranymi godzinami Zameldowanie i Wymeldowanie. To pole nie może zostać zmodyfikowane.

• Nadgodziny: To pole nie jest modyfikowalne, ponieważ nadgodziny muszą być zatwierdzone. Domyślnie pole to wyświetla zero (00:00).