Kenia

Configurare

Instalați pachetul 🇰🇪 Kenyan de localizare fiscală pentru a obține toate funcțiile localizării kenyene.

eTIMS

Autoritatea de Venituri din Kenya (KRA) a implementat Sistemul electronic de management al facturilor fiscale (eTIMS) pentru colectarea taxelor.

Pentru a trimite documente prin eTIMS, trebuie să folosiți un OSCU care se integrează cu Sistemul de facturare comercială (TIS) existent, cum ar fi cel oferit de Odoo. OSCU este folosit pentru a valida, cripta, semna, transmite și stoca facturile fiscale.

Notă

Asigurați-vă că instalați modulele Kenya eTIMS EDI pentru a folosi complet dispozitivul OSCU.

Inițializarea dispozitivului OSCU

OSCU trebuie inițializat înainte de utilizare. Pentru a face acest lucru, navigați la Setări ‣ Setări generale, faceți clic pe Actualizează informațiile în secțiunea Companii și introduceți ID-ul fiscal.

Pentru a inițializa OSCU:

  1. Mergeți la Setări ‣ Setări generale și defilați în jos la secțiunea Integrarea Kenya eTIMS.

  2. Setați Modul server eTIMS la Test pentru inițializare.

  3. Introduceți Numărul de serie al dispozitivului și bifați cele două casete de verificare.

  4. Faceți clic pe Inițializare OSCU.

Notă

Sunt disponibile trei moduri de server:

  • Demo: Conceput pentru scopuri demonstrative; folosește date fictive și nu necesită un OSCU inițializat;

  • Test: Folosit pentru a testa conexiunea la eTIMS;

  • Producție: Folosit pentru bazele de date live care sunt gata să trimită date.

Important

Dacă dispozitivul dumneavoastră a fost deja inițializat (prin alt ERP, de exemplu), activați Modul dezvoltator (mod depanare). Apoi, în secțiunea Integrarea Kenya eTIMS, introduceți ID-ul unității în câmpul ID unitate și cheia obținută printr-o inițializare anterioară în câmpul Cheia CMC. Faceți clic pe Salvează când ați terminat.

Odată ce modulul OSCU a fost inițializat, un număr de serie OSCU este generat pentru fiecare companie din acea bază de date cu țara setată la Kenya. Numărul de serie este generat pe baza numărului de TVA al companiei (indiferent de validitatea acestuia). Este un număr de serie unic și secvențial care începe cu prefixul ODOO urmat de numărul de TVA al companiei și o secvență de numere.

Înregistrarea pe eTIMS

Contribuabilii trebuie să se înscrie și să creeze un cont pe portalul KRA. Dacă nu aveți încă un cont:

  1. Înregistrați-vă, introduceți PIN-ul dumneavoastră și verificați că toate informațiile sunt corecte, inclusiv numărul de telefon, adresa de email și adresa poștală. Corectați orice erori pe pagina iTax.

  2. Un OTP este trimis la numărul de telefon furnizat. Deblocați mesajele promoționale dacă nu îl primiți.

  3. Încărcați ID-ul proprietarului afacerii sau ID-ul directorului (așa cum este listat pe iTax), împreună cu formularul de angajament completat și semnat.

  4. Pe tabloul de bord eTIMS, faceți clic pe Cerere de serviciu în partea de sus a paginii. Selectați OSCU ca tipul eTIMS, introduceți Odoo KE LTD ca integrator terț și introduceți numărul de serie OSCU al companiei dumneavoastră preluat anterior.

Notă

Aprobările cererilor de serviciu sunt de obicei rapide. Dacă există o întârziere, contactați operațiunea eTIMS sau biroul KRA.

Formularul de angajament

  • Partea 1: Completați informațiile contribuabilului.

  • Partea 2: Completați informațiile proprietarului afacerii sau ale directorului.

  • Partea 3: Completați numărul dumneavoastră de serie unic găsit în Odoo.

  • Partea 4: Bifați OSCU, introduceți PIN-ul Odoo KE LTD PO52112956W și introduceți versiunea Odoo pe care o folosiți (17.0 sau ulterior).

  • Partea 5: Bifați căsuțele obligatorii, introduceți o dată și semnați.

Coduri eTIMS

Codurile standard comune sunt automat preluate de pe serverele API KRA eTIMS la fiecare două zile. Pentru a le prelua manual, procedați astfel:

  1. Activați Modul dezvoltator (mod depanare).

  2. Mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions și căutați KE eTIMS: Fetch KRA standard codes.

  3. Faceți clic pe acțiunea din listă, apoi faceți clic pe Run Manually pentru a prelua codurile.

Mergeți la Accounting ‣ Configuration ‣ KE OSCU Codes pentru a vizualiza lista completă a codurilor OSCU preluate.

Lista codurilor OSCU preluate.

Coduri UNSPSC

KRA are nevoie de coduri UNSPSC pentru ca un produs să fie înregistrat. Codurile UNSPSC sunt automat preluate de pe serverele API KRA eTIMS în fiecare zi. Pentru a le prelua manual, procedați astfel:

  1. Activați Modul dezvoltator (mod depanare).

  2. Mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions și căutați KE eTIMS: Fetch UNSPSC codes from eTIMS.

  3. Faceți clic pe acțiunea din listă, apoi faceți clic pe Run Manually pentru a prelua codurile.

Mergeți la formularul produsului și în fila Accounting, faceți clic pe câmpul UNSPSC Category pentru a vizualiza lista completă a codurilor UNSPSC preluate.

Notificări

Notificările sunt automat preluate de pe serverele API KRA eTIMS în fiecare zi. Pentru a le prelua manual, procedați astfel:

  1. Activați Modul dezvoltator (mod depanare).

  2. Mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions și căutați KE eTIMS: Fetch KRA notices from eTIMS.

  3. Faceți clic pe acțiunea din listă, apoi faceți clic pe Run Manually pentru a prelua notificările.

Mergeți la Accounting ‣ Configuration ‣ KE OSCU Notices pentru a vizualiza lista completă a notificărilor preluate.

Multi-Companie

Vedeți și

Companii

Dacă aveți mai multe companii, puteți centraliza și gestiona toate pe o singură bază de date Odoo. KRA identifică și diferențiază compania părinte de filialele sale folosind ID-uri. În plus, filialele sunt clasificate ca sucursale ale companiei părinte.

Pentru a configura ID-ul companiei, deschideți aplicația Settings, faceți clic pe Update Info în secțiunea Companies și căutați câmpul eTIMS Branch Code. Compania părinte are un ID de sucursală egal cu 00 într-un mediu cu mai multe companii. Companiile care nu sunt compania părinte au un ID de sucursală diferit de 00 și li se atribuie un ID de către KRA.

Pentru a prelua ID-ul sucursalei de la KRA pentru companiile care nu sunt părinte, asigurați-vă că compania părinte are un Tax ID kenyan și dispozitivul OSCU a fost inițializat. Apoi, mergeți la fila Branches și faceți clic pe Populate from KRA.

Notă

  • KRA consideră fiecare loc de furnizare ca o sucursală separată (ID).

  • Dispozitivul OSCU trebuie să fie inițializat independent pentru fiecare sucursală.

ID-ul sucursalei contactului

Pentru a atribui un ID de sucursală unui contact, accesați formularul contactului, mergeți la fila Accounting și introduceți codul sucursalei în câmpul eTIMS Branch Code.

Notă

În mod implicit, ID-urile sucursalelor contactelor sunt setate la OO.

Secvențe KRA

Important

Secvențele facturilor Odoo și secvențele KRA sunt diferite.

În Odoo, secvențele facturilor depind de compania părinte. Companiile părinte pot vedea facturile sucursalelor, dar sucursalele nu pot vedea facturile companiei părinte sau cele ale altor sucursale.

KRA are nevoie de secvențe independente per sucursală. Prin urmare, Odoo gestionează secvențele individual per sucursală.

Example

Dacă aveți o companie părinte cu două sucursale, secvența facturilor ar fi următoarea:

  • Crearea unei facturi pe sucursala 1: INV/2024/00001;

  • Crearea unei facturi pe sucursala 2: INV/2024/00002;

  • Crearea unei facturi pe compania părinte: INV/2024/00003.

Acesta este modul în care Odoo gestionează secvențele pentru a fi conform cu reglementările KRA:

  • Crearea unei facturi pe sucursala 1: INV/2024/00001;

  • Crearea unei facturi pe sucursala 2: INV/2024/00001;

  • Crearea unei facturi pe compania părinte: INV/2024/00001.

Asigurări

Pentru furnizorii de servicii de sănătate, puteți trimite informații despre asigurări referitoare la companiile părinte și sucursale și le puteți actualiza în eTIMS. Pentru a face acest lucru, mergeți la Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, derulați la secțiunea Kenya eTIMS Integration și completați câmpurile Code, Name și Rate. Faceți clic pe Send Insurance Details când ați terminat.

Înregistrarea produsului

KRA solicită ca produsele să fie înregistrate mai întâi înainte de a desfășura operațiuni comerciale (cum ar fi mișcările de stoc, BOM, facturile clienților etc.). Pentru ca un produs să fie înregistrat, următoarele câmpuri trebuie să fie definite în formularul produsului:

  • În fila General Information: Cost.

  • În fila Accounting:

    • Packaging Unit;

    • Packaging Quantity;

    • Origin Country;

    • eTIMS Product Type;

    • Insurance Applicable;

    • UNSPSC Category.

Dacă elementele de mai sus sunt definite, produsul este înregistrat automat în timpul trimiterii operațiunii către KRA. În caz contrar, veți fi alertat printr-un banner galben în partea de sus a ecranului care vă invită să verificați elementele lipsă.

Șablon de înregistrare a produsului.

Mișcări de stoc

Toate mișcările de stoc trebuie trimise către KRA. Nu necesită o factură dacă sunt operațiuni interne sau ajustări de stoc; prin urmare, Odoo le trimite automat dacă cel puțin una dintre următoarele condiții este îndeplinită:

  1. Nu este setat niciun contact pentru mișcare;

  2. Contactul este compania dumneavoastră părinte sau o sucursală a companiei părinte.

Dacă mișcările de stoc sunt operațiuni externe (de ex., către contacte care nu fac parte din compania părinte sau sucursalele acesteia), mișcările de stoc sunt trimise automat după ce factura este trimisă către eTIMS.

Notă

  • Mișcarea de stoc trebuie confirmată înainte de a trimite factura către eTIMS.

  • Produsul(produsele) trebuie să fie înregistrat pentru ca mișcarea de stoc să fie trimisă către eTIMS. Dacă produsul nu a fost încă înregistrat, un banner galben va solicita înregistrarea produselor.

Cumpărări

Odoo preia automat facturile noi de la furnizori din eTIMS în fiecare zi. Trebuie să confirmați facturile de furnizori preluate și să trimiteți confirmarea către KRA. Pentru a confirma o factură de furnizor, aceasta trebuie să fie legată de una sau mai multe linii de comandă de achiziție confirmate.

În cazul achizițiilor (nu al importurilor vamale), pașii pentru a conecta liniile comenzilor de achiziție cu facturile sunt următorii:

  1. Mergeți la Accounting ‣ Vendors ‣ Bills. Factura furnizorului este preluată de pe serverele KRA. Fișierul JSON este disponibil în chatter-ul facturii furnizorului dacă este necesar.

  2. Odoo verifică Tax ID (PIN) al furnizorului (partener);

    • Dacă este necunoscut, se creează un contact nou (partener).

    • Dacă este cunoscut și ID-ul sucursalei este același, Odoo folosește contactul cunoscut.

  3. În factura preluată de la KRA, selectați Product. Fiecare factură de furnizor trebuie să conțină un produs pentru a fi confirmată și trimisă către eTIMS mai târziu.

  4. Odoo verifică liniile comenzilor de achiziție existente care se potrivesc cu produsul(produsele) introdus la pasul anterior și partenerul (dacă există). Faceți clic pe câmpul Purchase Order Line și selectați liniile corecte ale comenzii de achiziție care se potrivesc cu produsul(produsele). Cantitățile de pe factură trebuie să fie aceleași cu cantitățile primite indicate pe comanda de achiziție.

    Dacă nicio linie de comandă de achiziție existentă nu se potrivește cu liniile facturii preluate, faceți clic pe Create Purchase Order și creați o comandă de achiziție bazată pe linia(liniile) nepotrivite. Validate mișcarea de stoc rezultată și Confirm factura.

  5. Setați o metodă în câmpul eTIMS Payment Method..

  6. Odată ce toți pașii sunt finalizați, faceți clic pe Send to eTIMS pentru a trimite factura furnizorului. Când factura furnizorului a fost confirmată pe eTIMS, numărul facturii KRA poate fi găsit în fila eTIMS Details.

Pașii înregistrării facturii.

Facturare

Notă

KRA nu acceptă vânzări dacă produsul nu este în stoc.

Acesta este fluxul de vânzări recomandat în Odoo la vânzare:

  1. Creați o comandă de vânzare.

  2. Validate livrarea.

  3. Confirm factura.

  4. Faceți clic pe Send and print, apoi activați Send to eTIMS.

  5. Faceți clic pe Send & print pentru a trimite factura.

Odată ce factura a fost trimisă și semnată de KRA, următoarele informații pot fi găsite pe aceasta:

  • Numărul facturii KRA;

  • Câmpuri obligatorii ale facturii KRA, cum ar fi informații SCU, data, ID SCU, numărul chitanței, numărul de articole, data internă și semnătura chitanței;

  • Tabelul de taxe KRA;

  • Un cod QR KRA unic pentru factura semnată.

Importuri

Codurile importurilor vamale sunt automat preluate de pe serverele API KRA eTIMS în fiecare zi. Pentru a le prelua manual, procedați astfel:

  1. Activați Modul dezvoltator (mod depanare).

  2. Mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions și căutați KE eTIMS: Receive Customs Imports from the OSCU.

  3. Faceți clic pe acțiunea din listă, apoi faceți clic pe Run Manually pentru a prelua codurile.

Mergeți la Accounting ‣ Vendors ‣ Customs Imports pentru a vizualiza codurile importate.

Următorii pași sunt necesari pentru a trimite și a avea importurile vamale semnate de KRA:

  1. Mergeți la Accounting ‣ Vendors ‣ Customs Imports; Importul vamal este preluat automat de la KRA.

  2. Potriviți articolul importat cu un produs înregistrat existent în câmpul Product (sau creați un produs dacă nu există niciun produs asociat).

  3. Setați un furnizor în câmpul Partner.

  4. Pe baza partenerului, potriviți articolul importat cu comanda de achiziție asociată (vezi pașii de achiziție). Stocul trebuie să fie ajustat corect când importul vamal este aprobat.

    Dacă nu există nicio comandă de achiziție asociată, creați una și Confirm aceasta. Apoi, confirmați livrarea făcând clic pe Receive Products, apoi Validate pe comanda de achiziție.

  5. Faceți clic pe Match and Approve sau Match and Reject, în funcție de situația mărfurilor.

Notă

Fișierul JSON primit de la KRA este atașat la chatter-ul importului vamal.

BOM

KRA necesită ca toate BOM-urile să le fie trimise. Pentru a trimite BOM-uri către eTIMS, produsul și componentele sale trebuie să fie înregistrate. Pentru a accesa BOM-ul unui produs, faceți clic pe produs și apoi faceți clic pe butonul inteligent Bill of Materials.

Asigurați-vă că câmpurile obligatorii ale KRA sunt completate în secțiunea KRA eTIMS details din fila Accounting în formularul produsului și faceți clic pe Send to eTIMS. Trimiterea cu succes a BOM-ului este confirmată în chatter, unde puteți găsi și informațiile trimise într-un fișier JSON atașat.

Note de credit

KRA nu acceptă note de creditare cu cantități sau prețuri mai mari decât factura inițială. Când creați o notă de creditare, trebuie indicat un motiv KRA: În formularul notei de creditare, mergeți la fila eTIMS Details, selectați eTIMS Credit Note Reason, apoi selectați numărul facturii în câmpul Reversal of.