Reinvoice expenses¶
If expenses are tracked on customer projects, they can be automatically charged back to the customer. This is done by logging an expense, referencing the corresponding sales order, and then creating an expense report.
Next, managers approve the expense report, then the accounting department post the journal entries.
Finally, once the expense report is posted to a journal, the expenses appear on the specified SO. When the SO is invoiced, the customer is charged for the expenses.
Important
Aprobarea cheltuielilor, postarea cheltuielilor în contabilitate și re-facturarea cheltuielilor pe SO-uri este doar posibilă pentru utilizatorii cu drepturile de acces corespunzătoare.
Vedeți și
Acest document oferă instrucțiuni de nivel inferior pentru crearea, trimiterea, aprobarea și postarea cheltuielilor. Pentru instrucțiuni complet detaliate pentru oricare dintre acești pași, consultați următoarea documentație:
Configurare¶
First, specify the invoicing policy for each expense category. Navigate to . Click on an expense category to view the expense category form. Under the INVOICING section, click the radio button next to the desired selection for Re-Invoice costs:
No: The expense category cannot be reinvoiced.
At cost: The expense category invoices expenses at the Cost set on the expense category form.
Sales price: The expense category invoices at the Sales Price set on the expense form.
Log an expense¶
First, when creating a new expense, the correct information needs to be entered to reinvoice the expense to a customer. Using the drop-down menu, select the SO to add the expense to in the Customer to Reinvoice field.
Next, select the Analytic Distribution the expense is posted to. The options available are pulled from the Projects app.
Multiple projects can be selected, if desired. To add another Analytic Distribution, click on the line to reveal the Analytic pop-over window. Click Add a line, then select the desired Analytic Distribution from the drop-down menu.
Important
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
Creați un raport de cheltuieli¶
După ce cheltuielile sunt create, raportul de cheltuieli trebuie să fie creat și trimis, în același mod ca toate celelalte cheltuieli.
Odată ce raportul de cheltuieli este trimis, un buton inteligent Comenzi de Vânzare apare în partea de sus-centru atât a raportului de cheltuieli, cât și a fiecărei înregistrări individuale de cheltuială care urmează să fie re-facturată.
Important
Selectarea corectă a SO în câmpul Client de Re-Facturat este critică, deoarece așa sunt facturate automat cheltuielile după ce un raport de cheltuieli este aprobat.
Câmpul Client de Re-Facturat poate fi modificat doar până când un raport de cheltuieli este aprobat. După ce un raport de cheltuieli este aprobat, câmpul Client de Re-Facturat nu mai poate fi modificat.
Aprobare și postare cheltuieli¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
Dacă lipsește o intrare Distribuție Analitică, atribuiți conturile corecte din meniul derulant, apoi faceți clic pe Aprobă.
Notă
Butonul Aprobă apare doar după ce un raport de cheltuieli a fost trimis.
Departamentul de contabilitate este de obicei responsabil pentru postarea înregistrărilor de jurnal. Pentru a posta cheltuielile într-un jurnal contabil, faceți clic pe Postează Înregistrările de Jurnal. Odată ce un raport de cheltuieli este aprobat, atunci poate fi postat.
SO este actualizată doar după ce înregistrările de jurnal sunt postate. Odată ce înregistrările de jurnal sunt postate, cheltuielile apar acum pe SO referită.
Refacturare cheltuieli¶
După ce raportul de cheltuieli a fost aprobat și înregistrările de jurnal au fost postate, SO este actualizată și clientul poate fi facturat.
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
Notă
Mai mult de o SO poate fi referențiată într-un raport de cheltuieli. Dacă mai mult de o SO este referențiată, clic pe butonul inteligent Comenzi de Vânzare deschide o listă care afișează toate SO-urile asociate cu acel raport de cheltuieli. Faceți clic pe o SO pentru a deschide detaliile individuale ale SO.
Cheltuielile sunt listate în fila SO Linii de comandă.
Next, click Create Invoice, and a Create invoices pop-up window appears. Select if the invoice is a Regular invoice, a Down payment (percentage), or a Down payment (fixed amount). Then, click Create Draft. Doing so creates a draft invoice for the customer. Click Confirm to confirm the invoice, and the customer is invoiced for the expenses.
Vedeți și