Công

Bút toán công việc là một bản ghi riêng lẻ trên bảng chấm công của nhân viên. Bút toán công việc có thể được cấu hình để tính cho tất cả các loại công việc và nghỉ phép, chẳng hạn như Chấm công, Nghỉ ốm, Đào tạo, hoặc Ngày lễ.

Ứng dụng Bảng lương tự động tạo các mục công việc dựa trên loại cơ cấu lương của nhân viên và từ các ứng dụng Lập kế hoạch, Điểm danh và Nghỉ phép. Khi cần thiết, các mục công việc cũng có thể được tạo thủ công.

Các mục nhập công việc cung cấp cho ứng dụng Bảng lương số giờ làm việc được sử dụng để tính phiếu lương của nhân viên, nếu lương của nhân viên dựa trên các mục nhập công việc, thay vì vị trí hưởng lương cố định.

Ghi chú

Odoo cấu hình một số loại mục công việc theo mặc định, nhưng các loại mục công việc bổ sung có thể được tạo, khi cần thiết.

Bảng điều khiển mục nhập công việc

Bảng điều khiển Mục nhập công việc của ứng dụng Bảng lương cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan về các mục nhập công việc riêng lẻ cho mỗi nhân viên.

Để mở bảng điều khiển, điều hướng đến ứng dụng Bảng lương ‣ Mục nhập công việc ‣ Mục nhập công việc.

Trên bảng điều khiển Mục nhập công việc, các mục nhập công việc xuất hiện theo thứ tự bảng chữ cái, dựa trên tên của nhân viên. Toàn bộ tháng được hiển thị, với ngày hiện tại được làm nổi bật bằng màu vàng nhạt.

Bảng điều khiển Mục nhập công việc có bộ lọc mặc định Xung đột, hiển thị chỉ các mục nhập công việc có xung đột cần được giải quyết.

Mẹo

Xóa bộ lọc Xung đột mặc định khỏi thanh tìm kiếm để xem tất cả các mục nhập công việc.

Thêm mục nhập công việc mới

Nếu thiếu mục nhập công việc, chẳng hạn như thời gian ốm, hoặc nếu nhân viên quên chấm công vào và ra cho ca làm việc, thì phải tạo mục nhập công việc mới cho ca làm việc bị thiếu.

Nhấp vào Mới trên bảng điều khiển mục nhập công việc, và biểu mẫu bật lên Tạo mục nhập công việc trống sẽ xuất hiện. Nhập thông tin sau vào biểu mẫu:

• Mô tả: Nhập mô tả ngắn cho mục nhập công việc, chẳng hạn như Thời gian ốm. Mục nhập mặc định là Chấm công: (Nhân viên).

• Nhân viên: Chọn nhân viên mà mục nhập công việc dành cho, sử dụng menu thả xuống.

• Loại mục công việc: Chọn Loại mục công việc bằng menu thả xuống.

• Từ và Đến: Nhập ngày và giờ bắt đầu (Từ) và kết thúc (Đến) cho mục nhập công việc.

  Đầu tiên, nhấp vào dòng Từ hoặc Đến để hiển thị cửa sổ bật lên lịch. Chọn ngày bằng cách điều hướng đến tháng chính xác, sau đó nhấp vào ngày cụ thể để chọn nó.

  Tiếp theo, chọn thời gian bằng cách nhấp vào trường giờ hoặc phút ở cuối lịch, và đặt thời gian mong muốn.

  Khi ngày và giờ cho mục nhập chính xác, nhấp vào nút Áp dụng.

• Thời lượng: Trường này hiển thị số giờ dựa trên các mục nhập Đến và Từ. Sửa đổi trường này sẽ sửa đổi trường Đến (trường Từ không thay đổi).

Khi thông tin mong muốn đã được nhập, nhấp vào Lưu & Đóng để lưu mục nhập và đóng biểu mẫu bật lên.

Xung đột

Xung đột xảy ra khi yêu cầu chưa được phê duyệt, chẳng hạn như thời gian ốm hoặc nghỉ phép, hoặc nếu có bất kỳ lỗi nào trên mục nhập công việc. Các xung đột kéo dài trong kỳ trả lương hiện tại đang được xử lý phải được giải quyết trước khi có thể tạo phiếu lương.

Bất kỳ mục nhập công việc nào có xung đột cần được giải quyết đều được chỉ ra trên bảng điều khiển Mục nhập công việc chính, có thể được truy cập bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Bảng lương ‣ Mục nhập công việc ‣ Mục nhập công việc. Chỉ các xung đột cần giải quyết được hiển thị theo mặc định.

Các xung đột được chỉ ra bằng hình tam giác màu cam ở góc trên bên trái của từng mục nhập công việc riêng lẻ. Nhấp vào một mục nhập công việc riêng lẻ để xem ngày và giờ cho mục nhập công việc cụ thể, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa để xem chi tiết xung đột trong cửa sổ bật lên.

Xung đột được giải thích ngắn gọn trong hộp văn bản màu cam trong cửa sổ bật lên Mở xuất hiện.

Mô tả, Nhân viên, và Loại mục nhập công việc được liệt kê ở phía bên trái của cửa sổ bật lên. Phạm vi ngày và giờ Từ và Đến, cũng như tổng thời gian (tính bằng giờ) trong trường Thời lượng, xuất hiện ở phía bên phải.

Xung đột nghỉ phép

Xung đột mục nhập công việc phổ biến nhất là các yêu cầu nghỉ phép. Odoo tự động tạo mục nhập công việc cho các khoảng thời gian cụ thể. Khi nghỉ phép được yêu cầu sau khi các mục nhập công việc này được tạo, nó dẫn đến mục nhập công việc trùng lặp cho nhân viên đó (một cho nghỉ phép và một cho công việc thường xuyên).

Nếu có xung đột vì yêu cầu nghỉ phép trong hệ thống cho cùng thời gian mà mục nhập công việc thường xuyên đã tồn tại, yêu cầu nghỉ phép được nhập vào trường Nghỉ phép.

Xung đột có thể được giải quyết trực tiếp trên mục nhập công việc hoặc trong biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép chi tiết.

Giải quyết trên mục nhập công việc

Nếu không cần thêm chi tiết để xác định xem yêu cầu nghỉ phép nên được phê duyệt hay từ chối, xung đột nghỉ phép có thể được giải quyết trực tiếp từ cửa sổ bật lên mục nhập công việc.

Nhấp vào nút Từ chối nghỉ phép hoặc Phê duyệt nghỉ phép để từ chối hoặc phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, sau đó hai nút biến mất. Nhấp vào nút Lưu & Đóng để đóng cửa sổ bật lên.

Xung đột biến mất khỏi Bảng điều khiển Mục nhập công việc, vì xung đột hiện đã được giải quyết.

Ghi chú

Nếu nghỉ phép được phê duyệt, trạng thái của xung đột mục nhập công việc thay đổi thành Đã hủy. Nếu nghỉ phép bị từ chối, trạng thái thay đổi thành Nháp.

Giải quyết trên yêu cầu nghỉ phép

Nếu cần thêm chi tiết để đưa ra quyết định về yêu cầu nghỉ phép, di chuột qua mục trong trường Nghỉ phép, và nhấp vào biểu tượng (Liên kết nội bộ) xuất hiện ở cuối dòng. Điều này khiến cửa sổ bật lên Mở: Nghỉ phép tải lên, với tất cả chi tiết yêu cầu nghỉ phép. Nhấp vào nút Phê duyệt hoặc Từ chối để phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.

Để giải quyết xung đột nghỉ phép trên cửa sổ bật lên yêu cầu nghỉ phép chi tiết, nhấp vào nút Liên kết nội bộ ở cuối dòng mục Nghỉ phép, và chi tiết yêu cầu nghỉ phép xuất hiện trong cửa sổ bật lên mới. Yêu cầu có thể được chỉnh sửa nếu cần.

Nhấp vào nút Phê duyệt để phê duyệt yêu cầu, sau đó nhấp vào nút Lưu & Đóng để lưu các thay đổi và quay lại cửa sổ bật lên xung đột mục nhập công việc.

Bây giờ, nút Phê duyệt nghỉ phép được ẩn, chỉ nút Từ chối nghỉ phép hiển thị.

Nếu việc phê duyệt là một sai lầm, yêu cầu có thể bị từ chối tại đây bằng cách nhấp vào nút Từ chối nghỉ phép.

Vì nghỉ phép đã được phê duyệt trong cửa sổ nghỉ phép, nhấp vào X ở góc trên bên phải để đóng cửa sổ. Xung đột biến mất khỏi Bảng điều khiển Mục nhập công việc, vì nó đã được giải quyết.

Tạo lại mục nhập công việc

Sau khi xung đột được giải quyết, các mục nhập công việc bị ảnh hưởng phải được tạo lại. Điều này tạo lại các mục nhập công việc được chỉ định và ghi đè các mục nhập công việc xung đột trước đó.

Mặc dù xung đột có thể được giải quyết riêng lẻ, nếu xung đột do ứng dụng khác gây ra, chẳng hạn như Lập kế hoạch hoặc Điểm danh, thì cách tốt nhất là sửa bản ghi trong ứng dụng gây ra xung đột. Lý do phương pháp này được khuyến nghị là vì, nếu vấn đề trong ứng dụng liên quan không được giải quyết, khi các mục công việc được tạo lại, xung đột sẽ xuất hiện lại.

Trước tiên, hãy đảm bảo các vấn đề được giải quyết trong các ứng dụng cụ thể đã gây ra xung đột mục nhập công. Sau khi các xung đột đã được giải quyết trong các ứng dụng tương ứng, hãy mở bảng điều khiển mục nhập công bằng cách điều hướng đến ứng dụng Bảng lương ‣ Mục nhập công ‣ Mục nhập công.

Nhấp vào nút Tạo lại mục nhập công ở đầu bảng điều khiển Mục nhập công, và cửa sổ bật lên Tạo lại mục nhập công sẽ xuất hiện.

Chọn Nhân viên để tạo lại mục nhập công, sử dụng menu thả xuống. Điều chỉnh các trường Từ và Đến, để hiển thị đúng phạm vi ngày.

Nhấp vào nút Tạo lại mục nhập công, và các mục nhập công sẽ được tạo lại. Khi hoàn tất, cửa sổ bật lên sẽ đóng lại.

Example

Một nhân viên có mục nhập công không chính xác được tạo từ ứng dụng Planning vì họ đã được phân công sai cho hai trạm làm việc đồng thời. Điều này nên được sửa trong ứng dụng Planning, thay vì trong ứng dụng Payroll.

Để khắc phục vấn đề này, hãy sửa đổi lịch trình của nhân viên trong ứng dụng Planning, để họ chỉ được phân công chính xác cho một trạm làm việc. Sau đó, trong ứng dụng Payroll, hãy tạo lại mục nhập công cho nhân viên đó, cho khoảng thời gian cụ thể đó.

Ứng dụng Payroll sau đó sẽ lấy dữ liệu mới, đã được chỉnh sửa từ ứng dụng Planning, và tạo lại các mục nhập công chính xác cho nhân viên đó. Tất cả xung đột cho nhân viên đó giờ đã được giải quyết.

Loại công

Khi tạo mục công việc trong ứng dụng Bảng lương hoặc khi tạo loại nghỉ phép mới trong ứng dụng Nghỉ phép, cần chọn loại mục công việc.

Ứng dụng Bảng lương đi kèm với chín loại mục công việc được cấu hình sẵn và tùy thuộc vào bản địa hóa bảng lương đã cài đặt, các mục công việc cụ thể theo quốc gia bổ sung có thể được cấu hình. Nếu cần các loại mục công việc bổ sung, chúng có thể được tạo.

Để xem các loại mục công việc hiện có sẵn, điều hướng đến ứng dụng Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Mục công việc ‣ Loại mục công việc.

Mỗi loại bút toán công việc có một mã để hỗ trợ việc tạo phiếu lương và đảm bảo tất cả các loại thuế và phí được nhập chính xác.

Ghi chú

Tùy thuộc vào bản địa hóa được cài đặt, các phần và trường khác có thể xuất hiện trên biểu mẫu.

Loại bút toán công việc mới

Để tạo loại mục nhập công việc mới, truy cập Ứng dụng Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Mục nhập công việc ‣ Loại mục nhập công việc và nhấp vào Tạo mới. Sau đó, nhập thông tin cho các phần sau trên biểu mẫu.

Phần Thông tin chung

• Tên loại mục nhập công việc: Nhập tên cho loại mục nhập công việc. Tên nên ngắn gọn và mô tả rõ ràng, chẳng hạn như Nghỉ ốm hoặc Đào tạo.

• Mã bảng lương: Nhập mã cho loại mục nhập công việc. Mã này xuất hiện cùng với loại mục nhập công việc trên bảng chấm công và phiếu lương. Vì mã được sử dụng kết hợp với ứng dụng Kế toán, nên kiểm tra với phòng kế toán để xác định mã cần sử dụng.

• Mã bên ngoài: Nhập mã để sử dụng cho việc xuất dữ liệu sang dịch vụ bảng lương của bên thứ ba. Kiểm tra với bên thứ ba đang được sử dụng để xác định Mã bên ngoài cần nhập cho loại mục nhập công việc mới.

• Màu sắc: Chọn màu cho loại mục nhập công việc cụ thể. Màu này xuất hiện trên bảng điều khiển mục nhập công việc để hỗ trợ nhận diện các loại mục nhập công việc.

Ghi chú

Các trường bắt buộc duy nhất cho loại mục nhập công việc là Tên loại mục nhập công việc và Mã bảng lương.

Hiển thị trong phần phiếu lương

• Làm tròn: Chọn cách thức làm tròn thời gian đã nhập cho mục nhập công việc. Phương pháp làm tròn được chọn xác định cách tính thời gian làm việc trên các mục chấm công. Các tùy chọn là:

  • Không làm tròn: Các mục nhập công việc không được sửa đổi.

  • Nửa ngày: Các mục nhập công việc được làm tròn đến mức nửa ngày gần nhất.

  • Ngày: Các mục nhập công việc được làm tròn đến mức ngày đầy đủ gần nhất.

• Loại làm tròn: Nếu Nửa ngày hoặc Ngày được chọn trong trường Làm tròn, trường này sẽ xuất hiện. Chọn Lên hoặc Xuống để xác định cách xử lý việc làm tròn.

Example

Thời gian làm việc được thiết lập là 8 giờ mỗi ngày làm việc (40 giờ mỗi tuần làm việc). Một nhân viên nhập thời gian là 5,5 giờ vào một mục nhập công việc.

Nếu Làm tròn được đặt là Không làm tròn, mục nhập công việc vẫn giữ nguyên ở 5,5 giờ.

Nếu Làm tròn được đặt là Nửa ngày, và Loại làm tròn được đặt là Xuống, mục nhập công việc được thay đổi thành 4 giờ. Nếu Loại làm tròn được đặt là Lên, mục nhập công việc được thay đổi thành 8 giờ.

Nếu Làm tròn được đặt là Ngày, và Loại làm tròn được đặt là Xuống, mục nhập công việc được thay đổi thành không giờ. Nếu Loại làm tròn được đặt là Lên, mục nhập công việc được thay đổi thành 8 giờ.

Phần không lương

• Không trả lương trong các loại cấu trúc: Nếu loại mục nhập công việc dành cho công việc không được trả lương, hãy chỉ định cấu trúc lương mà loại mục nhập công việc không được trả lương này áp dụng, sử dụng menu thả xuống. Một số tình huống mà công việc được ghi lại trên phiếu lương nhưng không được trả công, chẳng hạn như thực tập không lương, đào tạo không lương hoặc công việc tình nguyện.

Phần tùy chọn nghỉ phép

• Nghỉ phép: Đánh dấu vào ô này nếu loại mục nhập công việc có thể được chọn cho yêu cầu nghỉ phép hoặc mục nhập nghỉ phép, trong ứng dụng Nghỉ phép.

  Nếu Nghỉ phép được kích hoạt, trường Loại nghỉ phép sẽ xuất hiện. Trường này có menu thả xuống để chọn các loại nghỉ phép cụ thể, chẳng hạn như Nghỉ phép có lương, Nghỉ ốm hoặc Giờ làm thêm. Chọn Loại nghỉ phép liên quan đến loại mục nhập công việc.

• Giữ quyền nghỉ phép: Đánh dấu vào hộp kiểm này nếu loại mục nhập công việc liên quan đến loại nghỉ phép đã chọn cho phép chuyển thời gian nghỉ phép chưa sử dụng sang năm tiếp theo.

Phần báo cáo

• Vắng mặt bất ngờ: Đánh dấu vào ô này nếu loại mục làm việc cần hiển thị trên báo cáo vắng mặt bất ngờ.

Xem thêm

Phiếu lương

Lô