Prestations

Une prestation est un enregistrement individuel sur la feuille de temps d’un employé. Les prestations peuvent être configurées pour comptabiliser tous les types de travail et de congés, tels que les Présences, les Congés de maladie, les Formations ou les Jours fériés.

L’application Paie crée automatiquement des entrées de travail en fonction du type de structure salariale de l’employé, et à partir des applications Planificiation, Présences et Congés. Si nécessaire, les entrées de travail peuvent également être créées manuellement.

Les entrées de travail fournissent à l’application Paie les heures travaillées utilisées pour calculer les paies des employés, si le salaire de l’employé est basé sur les entrées de travail, par opposition à un poste salarié.

Note

Odoo configure plusieurs types d’entrée de travail par défaut, mais des types d’entrée de travail supplémentaires peuvent être créés, si nécessaire.

Tableau de bord des entrées de travail

Le tableau de bord Entrées de travail de l’application Paie fournit un aperçu visuel des entrées de travail individuelles pour chaque employé.

Pour ouvrir le tableau de bord, aller à Application Paie ‣ Écritures de travail ‣ Écritures de travail.

Sur le tableau de bord Écriture de travail, les écritures de travail apparaissent par ordre alphabétique, selon le prénom des employés. Le mois entier est affiché, avec le jour actuel surligné en jaune pâle.

Le tableau de bord Entrée de travail a un filtre par défaut En conflit, qui affiche uniquement les entrées de travail avec des conflits à résoudre.

Astuce

Retirer le filtre par défaut En conflit de la barre de recherche pour voir toutes les entrées de travail.

Ajouter une nouvelle écriture de travail

Si une entrée de travail est manquante, comme un congé maladie, ou si un employé a oublié de pointer son entrée et sa sortie pour un service, une nouvelle entrée de travail doit être créée pour le service manquant.

Cliquer sur Nouveau sur le tableau de bord des entrées de travail. Un formulaire pop-up Créer vierge d’entrée de travail apparaît. Saisir les informations suivantes dans le formulaire :

• Description : saisir une brève description pour l’entrée de travail, comme Congé maladie. L’entrée par défaut est Présence : (Employé).

• Employé : sélectionner l’employé pour lequel l’entrée de travail est créée, en utilisant le menu déroulant.

• Type d’entrée de travail : sélectionner le Type d’entrée de travail dans le menu déroulant.

• De et À : saisir les dates et heures de début (De) et de fin (À) pour l’entrée de travail.

  Cliquer d’abord sur la ligne De ou À pour afficher une fenêtre pop-up de calendrier. Sélectionner la date en naviguant jusqu’au bon mois, puis cliquer sur le jour spécifique pour le sélectionner.

  Sélectionner ensuite l’heure, en cliquant sur les champs d’heure ou de minute en bas du calendrier, et définir l’heure souhaitée.

  Lorsque la date et l’heure de l’entrée sont correctes, cliquer sur le bouton Appliquer.

• Durée : ce champ affiche les heures en fonction des entrées À et De. Modifier ce champ modifie le champ À (le champ De ne change pas).

Une fois les informations souhaitées saisies, cliquer sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l’écriture et fermer le formulaire contextuel.

Conflits

Un conflit survient lorsqu’une demande n’a pas été approuvée, comme un congé maladie ou des vacances, ou s’il y a des erreurs sur l’entrée de travail. Les conflits qui couvrent la période de paie en cours de traitement doivent être résolus avant de pouvoir générer les bulletins de paie.

Toute écriture de travail présentant un conflit à résoudre est indiquée sur le tableau de bord principal Écriture de travail, accessible en allant à Application Paie ‣ Écritures de travail ‣ Écritures de travail. Seuls les conflits nécessitant une résolution sont affichés par défaut.

Les conflits sont indiqués par un triangle orange dans le coin supérieur gauche de chaque écriture de travail individuelle. Cliquer sur une écriture de travail individuelle pour voir la date et l’heure de l’écriture de travail spécifique, puis cliquer sur Modifier pour afficher les détails du conflit dans une fenêtre contextuelle.

Le conflit est brièvement expliqué dans un encadré de texte orange dans la fenêtre contextuelle Ouvrir qui apparaît.

Les champs Description, Employé et Type d’écriture de travail sont listés sur le côté gauche de la fenêtre contextuelle. La plage de date et d’heure Du et Au, ainsi que le temps total (en heures) dans le champ Durée, apparaissent sur le côté droit.

Conflits de congés

Les conflits d’entrées de travail les plus courants concernent les demandes de congés. Odoo génère automatiquement des entrées de travail pour des périodes spécifiques. Lorsque des congés sont demandés après la génération de ces entrées de travail, cela entraîne des entrées de travail en double pour cet employé (une pour les congés et une autre pour le travail habituel).

S’il y a un conflit parce qu’une demande de congés est dans le système pour la même période qu’une entrée de travail habituelle déjà existante, la demande de congés est saisie dans un champ Congés.

Les conflits peuvent être résolus soit directement sur l’entrée de travail, soit dans le formulaire détaillé de demande de congés.

Résoudre sur l’écriture de travail

Si aucun détail supplémentaire n’est nécessaire pour déterminer si une demande de congés doit être approuvée ou refusée, le conflit de congés peut être résolu directement depuis la fenêtre pop-up de l’entrée de travail.

Cliquer sur les boutons Refuser les congés ou Approuver les congés pour refuser ou approuver la demande de congés. Les deux boutons disparaissent ensuite. Cliquer sur le bouton Enregistrer & fermer pour fermer la fenêtre pop-up.

Le conflit disparaît du tableau de bord Entrée de travail, car le conflit est maintenant résolu.

Note

Si les congés sont approuvés, le statut du conflit d’entrée de travail change en Annulé. Si les congés sont refusés, le statut change en Brouillon.

Résoudre sur la demande de congés

Si des détails supplémentaires sont nécessaires pour prendre une décision concernant la demande de congé, survoler l’entrée dans le champ Congés, puis cliquer sur l’icône (Lien interne) qui apparaît à la fin de la ligne. Une fenêtre contextuelle Ouvrir : Congés se charge avec tous les détails de la demande de congé. Cliquer sur le bouton Approuver ou Refuser pour approuver ou refuser la demande.

Pour résoudre le conflit de congés sur la fenêtre contextuelle détaillée de l’écriture de travail, cliquer sur le bouton Lien interne à la fin de la ligne d’entrée Congés, et les détails de la demande de congés apparaissent dans une nouvelle fenêtre contextuelle. La demande peut être modifiée si nécessaire.

Cliquer sur le bouton Approuver pour approuver la demande, puis cliquer sur le bouton Enregistrer & Fermer pour enregistrer les modifications et revenir à la fenêtre contextuelle du conflit de l’écriture de travail.

Maintenant, le bouton Approuver les congés est masqué, seul le bouton Refuser les congés est visible.

Si l’approbation était une erreur, la demande peut être refusée ici en cliquant sur le bouton Refuser le congé.

Étant donné que le congé a été approuvé dans la fenêtre des congés, cliquer sur le X dans le coin supérieur droit pour fermer la fenêtre. Le conflit disparaît du tableau de bord Entrée de travail, car il a été résolu.

Regénérer les prestations

Une fois les conflits résolus, les entrées de travail affectées doivent être regénérées. Cela recrée les entrées de travail spécifiées et écrase les entrées de travail précédemment en conflit.

Bien que les conflits puissent être résolus individuellement, si les conflits sont causés par une autre application, comme Planificiation ou Présences, il est recommandé de corriger l’enregistrement dans l’application causant le conflit. Cette méthode est recommandée car, si le problème dans l’application liée n’est pas résolu, lorsque les entrées de travail sont régénérées, les conflits réapparaissent.

Tout d’abord, s’assurer que les problèmes sont résolus dans les applications spécifiques ayant causé les conflits d’entrées de travail. Une fois les conflits résolus dans les applications correspondantes, ouvrir le tableau de bord des entrées de travail en naviguant vers Application Paie ‣ Entrées de travail ‣ Entrées de travail.

Cliquer sur le bouton Regénérer les entrées de travail en haut du tableau de bord Entrées de travail. Une fenêtre contextuelle Regénération des entrées de travail apparaît.

Sélectionner les Employés pour lesquels regénérer les entrées de travail, à l’aide du menu déroulant. Ajuster les champs De et À pour afficher la plage de dates correcte.

Cliquer sur le bouton Régénérer les entrées de travail, et les entrées de travail sont recréées. Une fois terminé, la fenêtre contextuelle se ferme.

Example

Un employé a des entrées de travail incorrectes générées depuis l’application Planificiation parce qu’il a été affecté par erreur à deux postes de travail simultanément. Cela doit être corrigé dans l’application Planificiation et non dans l’application Paie.

Pour corriger ce problème, modifier le planning de l’employé dans l’application Planificiation afin qu’il soit correctement affecté à un seul poste de travail. Ensuite, dans l’application Paie, regénérer les entrées de travail pour cet employé, pour cette période spécifique.

L’application Paie récupère alors les nouvelles données corrigées depuis l’application Planificiation et recrée les entrées de travail correctes pour cet employé. Tous les conflits pour cet employé sont désormais résolus.

Types de prestations

Lors de la création d’une entrée de travail dans l’application Paie, ou lors de la création d’un nouveau type de congé dans l’application Congés, un type d’entrée de travail doit être sélectionné.

L’application Paie est livrée avec neuf types d’entrée de travail préconfigurés, et selon la localisation de paie installée, des entrées de travail supplémentaires spécifiques au pays peuvent être configurées. S’il est nécessaire d’avoir des types d’entrée de travail supplémentaires, ils peuvent être créés.

Pour voir les types d’entrée de travail actuellement disponibles, aller à Application Paie ‣ Configuration ‣ Entrées de travail ‣ Types d’entrée de travail.

Chaque type d’entrée de travail possède un code pour faciliter la création des bulletins de paie et garantir que toutes les taxes et frais sont correctement saisis.

Note

Selon la localisation installée, d’autres sections et champs peuvent apparaître sur le formulaire.

Nouveau type de prestation

Pour créer un nouveau type d’entrée de travail, aller à Application Paie ‣ Configuration ‣ Entrées de travail ‣ Types d’entrée de travail et cliquer sur Nouveau. Ensuite, saisir les informations pour les sections suivantes sur le formulaire.

Section informations générales

• Nom du type d’entrée de travail : Saisir un nom pour le type d’entrée de travail. Il doit être court et descriptif, par exemple Congé maladie ou Formation.

• Code paie : Saisir un code pour le type d’entrée de travail. Ce code apparaît avec le type d’entrée de travail sur les feuilles de temps et les fiches de paie. Étant donné que le code est utilisé en conjonction avec l’application Comptabilité, il est conseillé de vérifier avec le département comptable quel code utiliser.

• Code externe : Saisir un code à utiliser pour exporter les données vers un service de paie tiers. Vérifier auprès du tiers utilisé pour déterminer le code externe à saisir pour le nouveau type d’entrée de travail.

• Couleur : Sélectionner une couleur pour le type d’entrée de travail. Cette couleur apparaît sur le tableau de bord des entrées de travail pour faciliter l’identification des types d’entrée de travail.

Note

Les seuls champs obligatoires pour un type d’entrée de travail sont le nom du type d’entrée de travail et le code paie.

Section affichage dans le bulletin de paie

• Arrondi : Sélectionner comment le temps saisi pour l’entrée de travail doit être arrondi. La méthode d’arrondi sélectionnée détermine comment le temps travaillé sur les entrées de feuille de temps est calculé. Les options sont :

  • Pas d’arrondi : Les entrées de travail ne sont pas modifiées.

  • Demi-journée : Les entrées de travail sont arrondies au montant de demi-journée le plus proche.

  • Journée : Les entrées de travail sont arrondies au montant de journée complète le plus proche.

• Type d’arrondi : Si demi-journée ou journée est sélectionné dans le champ arrondi, ce champ apparaît. Sélectionner supérieur ou inférieur pour déterminer comment l’arrondi est traité.

Example

Le temps de travail est défini sur une journée de travail de 8 heures (une semaine de travail de 40 heures). Un employé saisit un temps de 5,5 heures sur une entrée de travail.

Si l”arrondi est défini sur pas d’arrondi, l’entrée de travail reste à 5,5 heures.

Si l”arrondi est défini sur demi-journée et que le type d’arrondi est défini sur inférieur, l’entrée de travail est modifiée à 4 heures. Si le type d’arrondi est défini sur supérieur, l’entrée de travail est modifiée à 8 heures.

Si l”arrondi est défini sur journée et que le type d’arrondi est défini sur inférieur, l’entrée de travail est modifiée à zéro heure. Si le type d’arrondi est défini sur supérieur, l’entrée de travail est modifiée à 8 heures.

Section non payé

• Non payé dans les types de structures : Si le type d’entrée de travail concerne un travail non rémunéré, spécifier à quelle structure de paie le type d’entrée de travail non rémunéré s’applique, en utilisant le menu déroulant. Certaines situations où le travail est enregistré sur une fiche de paie, mais aucune rémunération n’est donnée, comme les stages non rémunérés, la formation non rémunérée ou le travail bénévole.

Section options de congés

• Congé : Cocher cette case si le type d’entrée de travail peut être sélectionné pour une demande de congé ou une entrée de congé, dans l’application Congés.

  Si congé est activé, un champ type de congé apparaît. Ce champ dispose d’un menu déroulant pour sélectionner les types spécifiques de congés, tels que Congés payés, Congé maladie ou Heures supplémentaires. Sélectionner le type de congé associé au type d’entrée de travail.

• Conserver le droit aux congés : Cocher cette case si le type d’entrée de travail associé au type de congé sélectionné permet de reporter les congés non utilisés sur l’année suivante.

Section rapport

• Absence imprévue : Cocher cette case si le type d’entrée de travail doit être visible sur le rapport des absences imprévues.

Voir également

Fiches de paie

Lots