Werkboekingen

Een werkboeking is een individueel record op de urenstaat van een werknemer. Werkboekingen kunnen geconfigureerd worden om alle soorten werk en vrije tijd te registreren, zoals Aanwezigheden, Ziekteverlof, Training, of Feestdagen.

De Loonadministratie-app maakt automatisch werkboekingen aan op basis van het loonstructuurtype van de werknemer, en vanuit de applicaties Planning, Aanwezigheid en Verlof. Indien nodig kunnen werkboekingen ook handmatig worden aangemaakt.

Werkboekingen voorzien de app Loonadministratie van de gewerkte uren die worden gebruikt om loonstroken van werknemers te berekenen, als het salaris van de werknemer is gebaseerd op werkboekingen, in tegenstelling tot een vast salaris.

Notitie

Odoo configureert standaard verschillende werkboekingstypes, maar extra werkboekingstypes kunnen worden aangemaakt wanneer dit noodzakelijk is.

Dashboard werkboekingen

Het dashboard Werkboekingen van de app Loonadministratie biedt een visueel overzicht van de afzonderlijke werkboekingen voor elke werknemer.

Open het dashboard via Loonadministratie-app ‣ Werkboekingen ‣ Werkboekingen.

Op het Werkboeking-dashboard verschijnen werkboekingen in alfabetische volgorde, gebaseerd op de voornaam van de werknemers. De hele maand wordt weergegeven, met de huidige dag gemarkeerd in lichtgeel.

Het dashboard Werkboeking heeft een standaard filter Conflicterend, dat alleen werkboekingen weergeeft met conflicten die moeten worden opgelost.

Tip

Verwijder het standaard filter Conflicterend uit de zoekbalk om alle werkboekingen te bekijken.

Voeg een nieuwe werkboeking toe

Als een werkboeking ontbreekt, zoals ziekteverlof, of als een werknemer is vergeten in en uit te klokken voor een shift, moet een nieuwe werkboeking worden aangemaakt voor de ontbrekende shift.

Klik op Nieuw op het dashboard werkboekingen en er verschijnt een leeg formulier Aanmaken werkboeking in een pop-upvenster. Voer de volgende informatie in op het formulier:

• Omschrijving: Voer een korte omschrijving in voor de werkboeking, zoals Ziekteverlof. De standaard invoer is Aanwezigheid: (Werknemer).

• Werknemer: Selecteer de werknemer voor wie de werkboeking is, via het vervolgkeuzemenu.

• Werkboekingstype: Selecteer het Werkboekingstype via het vervolgkeuzemenu.

• Van en Tot: Voer de start- (Van) en einddatum (Tot) en tijden in voor de werkboeking.

  Klik eerst op de regel Van of Tot om een pop-upvenster met een agenda te tonen. Selecteer de datum door naar de juiste maand te navigeren en klik vervolgens op de specifieke dag om deze te selecteren.

  Selecteer vervolgens de tijd door te klikken op de velden voor uur of minuut onderaan de agenda en stel de gewenste tijd in.

  Wanneer de datum en tijd voor de invoer correct zijn, klik je op de knop Toepassen.

• Duur: Dit veld geeft de uren weer op basis van de invoer bij Tot en Van. Het wijzigen van dit veld wijzigt het veld Tot (het veld Van verandert niet).

Klik op Opslaan & sluiten om de boeking op te slaan en het pop-upformulier te sluiten zodra de gewenste informatie is ingevoerd.

Conflicten

Een conflict ontstaat wanneer een aanvraag niet is goedgekeurd, zoals ziekteverlof of vakantie, of als er fouten zijn in de werkboeking. Conflicten die de huidige loonperiode die wordt verwerkt omspannen, moeten worden opgelost voordat loonstroken kunnen worden gegenereerd.

Elke werkboeking met een conflict dat moet worden opgelost, wordt aangegeven op het hoofddashboard Werkboeking, dat toegankelijk is via Loonadministratie-app ‣ Werkboekingen ‣ Werkboekingen. Alleen conflicten die een oplossing vereisen, worden standaard weergegeven.

Conflicten worden aangegeven met een oranje driehoek in de linkerbovenhoek van elke individuele werkboeking. Klik op een individuele werkboeking om de datum en tijd voor de specifieke werkboeking te zien, en klik vervolgens op Bewerken om de conflictdetails in een pop-upvenster te bekijken.

Het conflict wordt kort uitgelegd in een oranje tekstvak in het Open-pop-upvenster dat verschijnt.

De Beschrijving, Werknemer en Werkboekingstype staan aan de linkerkant van het pop-upvenster. Het datum- en tijdbereik Van en Tot, evenals de totale tijd (in uren) in het veld Duur, verschijnen aan de rechterkant.

Verlofconflicten

De meest voorkomende werkboekingsconflicten zijn voor verlofaanvragen. Odoo genereert automatisch werkboekingen voor specifieke periodes. Wanneer verlof wordt aangevraagd nadat deze werkboekingen zijn gegenereerd, resulteert dit in dubbele werkboekingen voor die werknemer (één voor verlof en een andere voor gewoon werk).

Als er een conflict is omdat een verlofaanvraag in het systeem staat voor dezelfde tijd dat er al een reguliere werkboeking bestaat, wordt de verlofaanvraag ingevoerd in een veld Verlof.

Conflicten kunnen worden opgelost, hetzij rechtstreeks op de werkboeking, hetzij in het gedetailleerde formulier voor verlofaanvragen.

Los op in werkboeking

Als er geen aanvullende details nodig zijn om te bepalen of een verlofaanvraag goedgekeurd of geweigerd moet worden, kan het verlofconflict direct worden opgelost vanuit het pop-upvenster van de werkboeking.

Klik op de knop Verlof weigeren of Verlof goedkeuren om de verlofaanvraag te weigeren of goed te keuren. De twee knoppen verdwijnen vervolgens. Klik op de knop Opslaan & sluiten om het pop-upvenster te sluiten.

Het conflict verdwijnt van het Werkboeking dashboard, omdat het conflict nu is opgelost.

Notitie

Als het verlof wordt goedgekeurd, verandert de status van het werkboekingconflict in Geannuleerd. Als het verlof wordt geweigerd, verandert de status in Concept.

Oplossen bij verlofaanvraag

Als er meer details nodig zijn om een beslissing te nemen over de verlofaanvraag, plaats je muisaanwijzer dan over de invoer in het veld Verlof en klik op het (Interne link) icoon dat aan het einde van de regel verschijnt. Hierdoor wordt een Openen: Verlof pop-upvenster geladen met alle details van de verlofaanvraag. Klik op de knop Goedkeuren of Weigeren om de aanvraag goed te keuren of te weigeren.

Om het verlofconflict op het gedetailleerde verlofaanvraag pop-upvenster op te lossen, klik je op de Interne Link-knop aan het einde van de Verlof-boekingsregel, waarna de details van de verlofaanvraag in een nieuw pop-upvenster verschijnen. De aanvraag kan indien nodig worden aangepast.

Klik op de Goedkeuren-knop om de aanvraag goed te keuren en klik vervolgens op de Opslaan & Sluiten-knop om de wijzigingen op te slaan en terug te gaan naar het werkboekingsconflict pop-upvenster.

Nu is de Verlof Goedkeuren-knop verborgen en is alleen de Verlof Weigeren-knop zichtbaar.

Als de goedkeuring een vergissing was, kan de aanvraag hier worden geweigerd door op de Verlof Weigeren-knop te klikken.

Omdat het verlof is goedgekeurd in het verlofvenster, klik je op de X in de rechterbovenhoek om het venster te sluiten. Het conflict verdwijnt uit het Werkboeking-dashboard, omdat het is opgelost.

Werkboekingen opnieuw genereren

Nadat conflicten zijn opgelost, moeten de betrokken werkboekingen opnieuw worden gegenereerd. Dit creëert de opgegeven werkboekingen opnieuw en overschrijft de eerder conflicterende werkboekingen.

Hoewel conflicten wel individueel kunnen worden opgelost, is het bij conflicten die worden veroorzaakt door een andere applicatie, zoals Planning of Aanwezigheid, best practice om de record te corrigeren in de applicatie die het conflict veroorzaakt. De reden dat deze methode wordt aanbevolen is dat, als het probleem in de gerelateerde applicatie niet wordt opgelost, de conflicten opnieuw verschijnen wanneer werkboekingen opnieuw worden gegenereerd.

Zorg er eerst voor dat de problemen zijn opgelost in de specifieke applicaties die de werkboekingconflicten hebben veroorzaakt. Zodra de conflicten in de bijbehorende apps zijn opgelost, open je het werkboekingdashboard door te navigeren naar Loonadministratie app ‣ Werkboekingen ‣ Werkboekingen.

Klik op de knop Werkboekingen opnieuw genereren bovenaan het Werkboekingen dashboard. Er verschijnt een Werkboeking opnieuw genereren pop-upvenster.

Selecteer de Werknemers waarvoor werkboekingen opnieuw moeten worden gegenereerd via het vervolgkeuzemenu. Pas de velden Van en Tot aan zodat het juiste datumbereik wordt weergegeven.

Klik op de Werkboekingen Opnieuw Genereren-knop en de werkboekingen worden opnieuw aangemaakt. Zodra dit klaar is, sluit het pop-upvenster.

Example

Een werknemer heeft onjuiste werkboekingen gegenereerd vanuit de Planning app omdat deze tegelijkertijd aan twee werkstations was toegewezen. Dit moet worden gecorrigeerd in de Planning app in plaats van in de Loonadministratie app.

Wijzig het rooster van de werknemer in de Planning app om dit probleem te verhelpen, zodat deze correct aan slechts één werkstation is toegewezen. Genereer vervolgens in de Loonadministratie app opnieuw werkboekingen voor die werknemer voor die specifieke periode.

De Loonadministratie app haalt vervolgens de nieuwe, gecorrigeerde gegevens op uit de Planning app en creëert de juiste werkboekingen voor die werknemer opnieuw. Alle conflicten voor die werknemer zijn nu opgelost.

Werkboekingstypes

Bij het aanmaken van een werkboeking in de applicatie Loonadministratie, of wanneer een nieuw verloftype wordt aangemaakt in de applicatie Verlof, moet een werkboekings*type* worden geselecteerd.

De applicatie Loonadministratie wordt geleverd met negen vooraf geconfigureerde werkboekingstypes, en afhankelijk van de geïnstalleerde loonadministratie-lokalisatie kunnen aanvullende landspecifieke werkboekingen worden geconfigureerd. Als er behoefte is aan extra werkboekingstypes, kunnen deze worden aangemaakt.

Bekijk de huidige beschikbare werkboekingstypes via Loonadministratie-app ‣ Configuratie ‣ Werkboekingen ‣ Werkboekingstypes.

Elk werkboekingstype heeft een code om te helpen bij het aanmaken van loonstroken en om ervoor te zorgen dat alle btw en vergoedingen correct worden ingevoerd.

Notitie

Afhankelijk van de geïnstalleerde lokalisatie kunnen andere secties en velden verschijnen op het formulier.

Nieuwe werkboekingstype

Maak een nieuw werkboekingstype aan via Loonadministratie-app ‣ Configuratie ‣ Werkboekingen ‣ Werkboekingstypes en klik op Nieuw. Voer vervolgens de informatie in voor de volgende secties op het formulier.

Sectie algemene informatie

• Werkboekingstype naam: Voer een naam in voor het werkboekingstype. Deze moet kort en beschrijvend zijn, zoals Ziekteverlof of Training.

• Looncode: Voer een code in voor het werkboekingstype. Deze code verschijnt samen met het werkboekingstype op urenstaten en loonstroken. Aangezien de code wordt gebruikt in combinatie met de applicatie Boekhouding, is het raadzaam om bij de afdeling boekhouding na te vragen welke code te gebruiken.

• Externe code: Voer een code in om te gebruiken bij het exporteren van gegevens naar een externe loonadministratiedienst. Vraag na bij de externe dienst die wordt gebruikt om de Externe code te bepalen die moet worden ingevoerd voor het nieuwe werkboekingstype.

• Kleur: Selecteer een kleur voor het specifieke werkboekingstype. Deze kleur verschijnt op het dashboard voor werkboekingen om te helpen bij het identificeren van werkboekingstypes.

Notitie

De enige verplichte velden voor een werkboekingstype zijn de Werkboekingstype naam en de Looncode.

Sectie weergave in loonstrook

• Afronding: Selecteer hoe de ingevoerde tijd voor de werkboeking moet worden afgerond. De geselecteerde afrondingsmethode bepaalt hoe de gewerkte tijd op urenstaten wordt berekend. De opties zijn:

  • Geen afronding: Werkboekingen worden niet aangepast.

  • Halve dag: Werkboekingen worden afgerond naar het dichtstbijzijnde halve-dagbedrag.

  • Dag: Werkboekingen worden afgerond naar het dichtstbijzijnde hele-dagbedrag.

• Afrondingstype: Als Halve dag of Dag is geselecteerd in het veld Afronding, verschijnt dit veld. Selecteer Naar boven of Naar beneden om te bepalen hoe de afronding wordt verwerkt.

Example

De werktijd is ingesteld op een werkdag van 8 uur (een werkweek van 40 uur). Een werknemer voert een tijd van 5,5 uur in op een werkboeking.

Als de Afronding is ingesteld op Geen afronding, blijft de werkboeking op 5,5 uur.

Als de Afronding is ingesteld op Halve dag, en het Afrondingstype is ingesteld op Naar beneden, wordt de werkboeking gewijzigd naar 4 uur. Als het Afrondingstype is ingesteld op Naar boven, wordt de werkboeking gewijzigd naar 8 uur.

Als de Afronding is ingesteld op Dag, en het Afrondingstype is ingesteld op Naar beneden, wordt de werkboeking gewijzigd naar nul uur. Als het Afrondingstype is ingesteld op Naar boven, wordt de werkboeking gewijzigd naar 8 uur.

Sectie onbetaald

• Onbetaald in structuurtypes: Als het werkboekingstype bedoeld is voor werk dat niet wordt betaald, geef dan aan op welke loonstructuur het onbetaalde werkboekingstype van toepassing is, met behulp van het vervolgkeuzemenu. Sommige situaties waarbij werk wordt geregistreerd op een loonstrook, maar er geen vergoeding wordt gegeven, zijn bijvoorbeeld onbetaalde stages, onbetaalde trainingen of vrijwilligerswerk.

Sectie verlofopties

• Verlof: Vink dit vakje aan als het werkboekingstype geselecteerd kan worden voor een verlofaanvraag of verlofinvoer in de Verlof-applicatie.

  Als Verlof actief is, verschijnt er een Verloftype-veld. Dit veld heeft een vervolgkeuzemenu om de specifieke verloftypes te selecteren, zoals Betaald verlof, Ziekteverlof of Extra uren. Selecteer het Verloftype dat gekoppeld is aan het werkboekingstype.

• Verlofrecht behouden: Vink dit selectievakje aan als het werkboekingstype dat gekoppeld is aan het geselecteerde verloftype het mogelijk maakt om ongebruikt verlof over te dragen naar het volgende jaar.

Sectie rapportage

• Onvoorziene afwezigheid: Vink dit vakje aan als het werkboekingstype zichtbaar moet zijn op het rapport voor onvoorziene afwezigheden.

Zie ook

Loonstroken

Batches