Creați evenimente¶
With the Events application, organizers can create and configure in-person or online events in Odoo. Each new event contains a number of options to customize specific logistics such as ticket sales, registration desk, booths, tracks, sponsors, rooms, and more.
Events can be manually created from scratch or built from preconfigured templates. Once launched, the Events app integrates with other apps for enhanced functionalities, including promoting events, selling registration tickets to attendees, and generating leads using customizable rules.
Tablou de bord¶
To create an event, navigate to the Events app to land on the dashboard. By default, the Events dashboard uses the (Kanban) view, which showcases all events in the database in their respective pipeline stages. Other views can be set using the buttons in the upper-right corner.
Each event card displays the name of the event, its scheduled date, location, number of expected Attendees, any scheduled activities related to the event, and the responsible event manager.
The default stages in the Kanban view are New, Booked, Announced, Ended, and Cancelled. The cards can be dragged-and-dropped into any stage in the pipeline.
Notă
The Ended and Cancelled stages are folded by default and located to the right of the other stages.
To add a new stage, click the Add Stage button on the right, enter a name for the stage, then click Add.
Add a new event¶
Events can be created by going to the app, on the (Kanban), (List), or (Gantt) views. Then, click the New button in the upper-left corner of the dashboard to open up a new event form.
At the top of the event form are a series of smart buttons related to various event metrics. These auto-populate with data once attendees begin to register, when booths and sponsors sign on for the event, when the event takes place, and so on. These smart buttons can be clicked to navigate to the event’s related pages to modify any details and/or perform any desired actions.
Beneath the smart buttons is the event form, which contains various fields and clickable tabs to configure the necessary details of the event.
To start, enter some basic information about the event in the following fields:
Event Name: The title of the event. This field is required.
Date: The scheduled date or date range of the event (expressed in the local timezone). This field is auto-populated but modifiable and is required.
Display Timezone: The timezone in which the event date is displayed on the website. This field is auto-populated but modifiable and is required.
Language: The chosen language for all event communications.
Notă
To the right of the entered Event Name, there is a language tooltip, represented by
an abbreviated language indicator (e.g., EN). When clicked, a Translate name
pop-up window appears, displaying various preconfigured language translation options available in
the database.
Alternatively, to populate the event form from an event template, select an option in the Template drop-down menu. To learn more, see the Șabloane de evenimente documentation.
Additionally, add any corresponding tags (e.g., Online, Conference) for the event in the
Tags field. Multiple tags can be added per event.
Sfat
Tags can be displayed on events that are listed on the website by enabling the Show on Website checkbox from .
Continue by entering information such as points of contact and venue location in the following fields:
Organizer: The organizer of the event (a company, contact, or employee).
Responsible: The specific user responsible for managing the event in the database.
Company: The specific company in the database to which the event is related. This field only appears if working in a multi-company environment. This field is auto-populated but modifiable. It is required.
Website: The specific website in the database on which the event is published. If this field is left blank, the event can be published on all websites in the database. To learn more, refer to the Multiple websites documentation.
Venue: The event venue location. This field pulls information from the Contacts application. Alternatively, the information can be entered manually.
Exhibition Map: The image of the event venue map. Click the Upload your file button to upload an image of the event venue map.
To limit the number of registrations for the event, check the Limit Registrations and enter the maximum number of attendees allowed in the resulting field.
Optionally, to create event badges for attendees, fill in the following fields:
Badge Dimension: The desired paper format dimension for the badges. The options are A4 foldable, A6, or 4 per sheet.
Badge Background: The custom background image for the badges. Click the Upload your file button to upload an image.
Additional event configurations¶
After filling out the fields on the event form, move on to the four tabs at the bottom for further customization.
Fila bilete¶
In the Tickets tab of the event form, create custom registration tickets and ticket tiers for events.
To create a ticket, click Add a line in the Tickets tab. In the
Product field, either select the preconfigured Event Registration product,
or create a new one by typing in the name of the new event registration product and then selecting
either Create or Create and edit… from the resulting drop-down menu. Then,
enter a name for the ticket (e.g. Basic Ticket or VIP) in the Name field.
Important
In order for an event registration product to be selectable in the Tickets tab, the event registration Product Type must be set to Service and the Create on Order field must be set to Event Registration.
Sfat
Existing event registration products can be modified directly from this field as well by clicking the (right arrow) icon located beside the event registration product. Doing so reveals that product’s form. If the Inventory application is installed, additional choices are available to customize for the product.
Apoi, setați costul de înregistrare al biletului în câmpul Preț.
Notă
The Sales Price defined on the event registration product’s product form sets the default cost of a ticket. Modifying the Price of a ticket in the Tickets tab sets a new registration cost of the ticket for that event.
Next, enter the Sales Start and Sales End dates in their respective fields. To do that, click into the blank field to reveal a calendar pop-over. From there, select the desired date and time, then click Apply.
Apoi, dacă doriți, desemnați o Sumă maximă din acel bilet specific care poate fi vândută.
The Registration column populates with the number of tickets that are sold.
To delete any tickets from the Tickets tab, click the (trash can) icon at the right in the corresponding line for the ticket that should be deleted.
Sfat
Pentru a adăuga o coloană opțională Descriere la fila Bilete, faceți clic pe meniul drop-down (opțiuni suplimentare), situat în extrema dreapta a titlurilor coloanei.
Apoi, bifați caseta de selectare de lângă Description din meniul drop-down rezultat.
Când este adăugată, apare opțiunea de a adăuga scurte descrieri pentru fiecare bilet de eveniment, care poate fi folosită pentru a informa participanții despre orice avantaje sau facilități care pot coincide cu anumite achiziții de bilete.
Fila Comunicare¶
In the Communication tab of an event form, create various marketing communications that can be scheduled to be sent at specific intervals leading up to and following the event.
Notă
By default, Odoo provides three separate preconfigured communications on every new event form. One is an email sent after each registration to confirm the purchase with the attendee. The other two are email event reminders that are scheduled to be sent at different time intervals leading up to the event to remind the recipient of the upcoming event.
To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication from the first drop-down menu on the Template field. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.
Important
The Social Post option only appears if the Social Marketing application is installed. The WhatsApp option only appears if the WhatsApp module is installed.
Șabloanele WhatsApp nu pot fi editate în timpul configurării active. Este necesară o aprobare separată de la Meta.
Then, select an existing email template from the second drop-down menu on the Template field.
Next, define the Interval and Unit from their respective drop-down fields, letting Odoo know when the communication should be sent. The Unit options are: Immediately, Hours, Days, Weeks, and Months.
Apoi, selectați o opțiune din meniul drop-down Trigger. Opțiunile sunt: :guilabel:După fiecare înregistrare, Înainte de eveniment și După eveniment.
The Sent column populates with the number of sent communications. Next to the number are different icons that appear, depending on the status of that particular communication. The Running status is represented by a (three gears) icon. The Sent status is represented by a (checkmark) icon. And, the Scheduled status is represented by an (hourglass) icon.
Any number of communications can be added in the Communication tab of an event form.
Example
Pentru a trimite un e-mail de confirmare la o oră după ce un participant se înregistrează pentru un eveniment, configurați următoarea comunicare:
Interval:
1Unitate: Ore
Trigger: După fiecare înregistrare
Notă
Existing email templates can be modified directly from the Template drop-down menu, if necessary, by clicking the (Internal link) icon next to the template name. Doing so reveals a separate page where users can edit the Content, Email Configuration, and Settings of that particular email template.
Pentru a vizualiza și gestiona toate șabloanele de e-mail, activați Modul dezvoltator (mod depanare) și navigați la . Modificați cu precauție, deoarece șabloanele de e-mail afectează toate comunicările în care este utilizat șablonul.
Filă întrebări¶
În fila Întrebări a unui formular de eveniment, utilizatorii pot crea chestionare scurte cu care candidații înregistrați să interacționeze și la care să răspundă după ce se înregistrează pentru eveniment.
Aceste întrebări pot fi concentrate pe colectarea de informații de bază despre participant, despre preferințele, așteptările și alte lucruri de acest fel. Aceste informații pot fi, de asemenea, folosite pentru a crea valori de raportare mai detaliate, pe lângă faptul că sunt utilizate pentru a crea reguli specifice de generare de clienți potențiali.
Notă
By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require one or more registrants to provide their Name, Email, and an optional Phone number as well.
The information gathered from the Questions tab can be found on the Attendees dashboard, accessible via the Attendees smart button. Odoo populates individual records that contain basic information about the registrants, as well as their preferences.
Pentru a adăuga o întrebare în fila Întrebări, faceți clic pe Adăugați o linie. Procedând astfel, apare o fereastră pop-up Creați întrebare. De aici, utilizatorii își pot crea și configura întrebarea.
Mai întâi, introduceți întrebarea în câmpul din partea de sus a formularului. Apoi, decideți dacă întrebarea ar trebui să necesite un Răspuns obligatoriu și/sau dacă Odoo ar trebui să Întrebați o dată pe comandă, bifând casetele respective, dacă doriți.
If the Ask once per order checkbox is ticked, the question will only be asked once, and its value is applied to every attendee in the order (if multiple tickets are purchased at once). If the checkbox is not ticked for this setting, Odoo presents the question for every attendee that is connected to that registration.
Apoi, selectați o opțiune Tip de întrebare:
Selection: Provide answer options to the question for registrants to choose from. Selectable answer options can be managed in the Answers column at the bottom of the pop-up window.
Text Input: Lets the users enter a custom response to the question in a text field.
Name: Provides registrants with a field for them to enter their name.
Email: Provides registrants with a field for them to enter their email address.
Phone: Provides registrants with a field for them to enter their phone number.
Company: Provides registrants with a field for them to enter a company they are associated with.
Odată ce au fost introduse toate configurațiile dorite, fie dați clic pe Salvați și Închideți pentru a salva întrebarea și reveniți la fila Întrebări din formularul de eveniment, fie dați clic pe Salvați și nou pentru a salva întrebarea și a crea imediat o nouă întrebare într-o nouă fereastră pop-up Create Question.
Pe măsură ce întrebările sunt adăugate la fila Întrebări, coloanele informative prezintă configurațiile fiecărei întrebări.
Coloanele informative sunt următoarele:
Titlu
Obligatoriu
O dată pe comandă
Tip
Răspunsuri (dacă este cazul)
Pentru tipurile Selection și Text Input, un buton Stats apare în partea dreaptă a liniei de întrebare. Când se dă clic, Odoo dezvăluie o pagină separată, prezentând valorile de răspuns la întrebarea respectivă.
Pentru a șterge orice întrebare din fila Întrebări, faceți clic pe pictograma (coș de gunoi) de pe linia de întrebare corespunzătoare.
Any number of questions can be added in the Questions tab of an event form.
Fila Note¶
În fila Note a unui formular de eveniment, utilizatorii pot lăsa note interne detaliate și/sau instrucțiuni/informații legate de eveniment pentru participanți.
În câmpul Notă din fila Note, utilizatorii pot lăsa note interne pentru alți angajați ai evenimentului, cum ar fi liste de „de făcut”, informații de contact, instrucțiuni și așa mai departe.
În câmpul Instrucțiuni bilet din fila Note, utilizatorii pot lăsa instrucțiuni specifice pentru persoanele care participă la eveniment care apar pe biletul participanților.
Publicați evenimente¶
Odată ce toate configurările și modificările sunt complete pe formularul de eveniment, este timpul să publicați evenimentul pe site. Procedând astfel, evenimentul este vizibil pentru vizitatorii site-ului web și face posibil ca oamenii să se înregistreze la eveniment.
Pentru a publica un eveniment după ce toate personalizările sunt finalizate, faceți clic pe butonul inteligent Accesați site-ul din partea de sus a formularului de eveniment. Procedând astfel, dezvăluie pagina web a evenimentului, care poate fi personalizată ca orice altă pagină web de pe site, prin butonul Editare.
Pentru a afla mai multe despre funcționalitatea și opțiunile de proiectare a site-ului web, consultați documentația Bloc de construcție.
Once the event website is ready to be shared, click the red Unpublished toggle switch in the header menu, changing it to a green Published switch. At this point, the event web page is published and viewable/accessible by all website visitors.
Trimite invitații la eveniment¶
Pentru a trimite invitații la eveniment potențialilor participanți, navigați la formularul de eveniment dorit, prin și faceți clic pe evenimentul dorit. După aceasta, faceți clic pe butonul Invitați din colțul din stânga sus al formularului de eveniment.
Procedând astfel, apare un formular de e-mail gol de completat, după cum doriți. Pentru a afla mai multe despre cum să creați și să personalizați astfel de e-mailuri, consultați documentația Creați un e-mail.
Proceed to create and customize an email message to send as an invite to potential attendees. Remember to include a link to the registration page on the event website, allowing interested recipients to register.
Sfat
Trimiterea emailurilor din Odoo este supusă unei limite zilnice, care implicit este de 200. Pentru a afla mai multe despre limitele zilnice, vizitează documentația Limita zilnică a fost atinsă.