Assinar¶
O Odoo Assinar permite enviar, assinar e aprovar documentos on-line, usando assinaturas eletrônicas.
Uma assinatura eletrônica mostra a concordância de uma pessoa com o conteúdo de um documento. Assim como uma assinatura manuscrita, a eletrônica representa um vínculo legal com os termos do documento assinado.
Com o Assinar, você pode carregar qualquer arquivo PDF e adicionar campos a ele. Esses campos podem ser preenchidos automaticamente com os detalhes do usuário presentes na sua base de dados.
Validade das assinaturas eletrônicas¶
Os documentos assinados peloo app Assinar são assinaturas eletrônicas válidas na União Europeia e nos Estados Unidos da América. Também atendem aos requisitos para assinaturas eletrônicas na maioria dos países. A validade legal das assinaturas eletrônicas geradas pelo Odoo depende da legislação do seu país. As empresas que fazem negócios no exterior também devem considerar as leis de assinatura eletrônica de outros países.
Importante
As informações abaixo não têm valor legal; elas são fornecidas apenas para fins de informação geral. Como as leis que regem as assinaturas eletrônicas evoluem rapidamente, não podemos garantir que todas as informações estejam atualizadas. Aconselhamos entrar em contato com um advogado local para obter orientação jurídica sobre a conformidade e a validade das assinaturas eletrônicas.
União Europeia¶
O “regulamento eIDAS” <http://data.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj>`_ estabelece a estrutura para assinaturas eletrônicas nos “27 estados membros da União Europeia” <https://europa.eu/european-union/about-eu/countries_en>`_. Ele distingue três tipos de assinaturas eletrônicas:
Assinaturas eletrônicas simples
Assinaturas eletrônicas avançadas
Assinaturas eletrônicas qualificadas
O Odoo gera o primeiro tipo, assinaturas eletrônicas simples; essas assinaturas são legalmente válidas na UE, conforme estabelecido no regulamento eIDAS.
As assinaturas eletrônicas podem não ser reconhecidas automaticamente como válidas. Talvez seja necessário trazer provas da validade de uma assinatura. Embora o aplicativo Assinar forneça uma assinatura eletrônica simples, algumas evidências de suporte são coletadas automaticamente durante o processo de assinatura, como:
Validação de e-mail e SMS (se ativada)
Prova de identidade forte por meio do itsme® (disponível na Bélgica e na Holanda)
Registros de acesso com registro de data e hora, IP e geograficamente rastreáveis aos documentos e suas assinaturas associadas
Rastreabilidade e inalterabilidade de documentos (qualquer alteração feita em um documento assinado é detectada pelo Odoo com o uso de provas criptográficas)
Estados Unidos da América¶
O ato ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), nos níveis interestadual e internacional, e o UETA (Uniform Electronic Transactions Act), no nível estadual, fornecem a estrutura legal para assinaturas eletrônicas. Observe que Illinois e New York não adotaram o UETA, mas sim atos semelhantes.
Em geral, para serem reconhecidas como válidas, as assinaturas eletrônicas precisam atender a cinco critérios:
O signatário deve demonstrar uma clara intenção de assinar. Por exemplo, usar o mouse para desenhar uma assinatura pode demonstrar a intenção. O signatário também deve ter a opção de recusar o documento eletrônico.
O signatário deve primeiro expressar ou implicar seu consentimento para realizar negócios eletronicamente.
A assinatura deve ser claramente atribuída. No Odoo, metadados, como o endereço IP do signatário, são adicionados à assinatura, que pode ser usada como evidência de apoio.
A assinatura deve ser associada ao documento assinado, por exemplo, mantendo um registro detalhando como a assinatura foi capturada.
Os documentos assinados eletronicamente precisam ser retidos e armazenados por todas as partes envolvidas; por exemplo, fornecendo ao signatário uma cópia totalmente executada ou a possibilidade de baixar uma cópia.
Outros países¶
Enviar um documento para assinar¶
Assinatura única¶
Você pode clicar em Carregar um PDF para assinar em seu painel para uma assinatura única. Selecione seu documento, abra-o e arraste e solte os campos necessários em seu documento. Você pode modificar a função atribuída a um campo clicando nele e selecionando o que deseja.
Quando estiver pronto, clique em Enviar e preencha os campos necessários. Depois de enviado, seu documento permanecerá disponível. Vá para para ver seu documento e o status das assinaturas.
Datas de validade e lembretes¶
Você pode definir datas de validade em documentos de contratos de duração limitada ou enviar lembretes automáticos por e-mail para obter assinaturas dentro do prazo. Em seu painel, clique em Enviar em seu documento. Na nova página, vá para a seção Opções e preencha os campos Válido até e Lembrete.
Modelos¶
Você pode criar modelos de documentos quando precisar enviar o mesmo documento várias vezes. Em seu painel, clique em Carregar um modelo em PDF. Selecione o documento e adicione os campos necessários. Você pode modificar o role de um campo clicando nele e selecionando o que deseja.
Clique em Propriedades do modelo para adicionar marcadores ao modelo, definir o espaço de trabalho e adicionar marcadores ao documento assinado, definir um link de redirecionamento que estará disponível na mensagem de confirmação de assinatura recebida após a assinatura, ou definir Usuários autorizados, se quiser restringir o uso do seu modelo a usuários ou grupos autorizados específicos.
Seus modelos ficam visíveis por padrão em seu painel. Você pode clicar em Enviar para enviar rapidamente um modelo de documento para um signatário ou Assinar agora se estiver pronto para assinar seu documento imediatamente.
Dica
Você pode criar um modelo a partir de um documento que foi enviado anteriormente. Para fazer isso, vá para . No documento que você deseja recuperar, clique na elipse vertical (⋮) e, em seguida, em Modelo. Clique na elipse vertical (⋮) novamente e, em seguida, em Restaurar. Seu documento agora aparece no painel, ao lado dos outros modelos.
Funções¶
Cada campo em um documento do app Assinar está relacionado a uma função correspondente a uma pessoa específica. Quando um documento está sendo assinado, a pessoa atribuída à função deve preencher os campos atribuídos e assiná-lo.
As funções estão disponíveis em .
É possível atualizar as funções existentes ou criar novas funções clicando em Nome. Escolha um Nome da função, adicione uma Etapa adicional de autenticação para confirmar a identidade da pessoa que assina e, se o documento puder ser reatribuído a outro contato, selecione Alterar autorizado para a função. Também é possível escolher uma cor para a função. Essa cor pode ajudar a entender quais funções são responsáveis por qual campo ao configurar um modelo.
Identificação segura¶
Como proprietário de um documento, você pode solicitar uma etapa adicional de autenticação de verificação por SMS ou via Itsme® (disponível na Bélgica e na Holanda). Ambas as opções de autenticação exigem créditos. Se você não tiver créditos restantes, as etapas de autenticação serão ignoradas.
Verificação por SMS¶
Vá para . Clique na coluna etapa adicional de autenticação da função e selecione Código exclusivo via SMS.
Nota
Antes de poder enviar mensagens de texto SMS, é necessário registrar o seu número de telefone. Para fazer isso, vá para e clique em Comprar créditos em Autenticar por SMS.
Vá para o documento a ser assinado, adicione o campo para o qual a verificação por SMS é necessária, por exemplo, o campo Assinatura e clique em Enviar. Na nova página, selecione o cliente e clique em Enviar.
A pessoa que assina o documento preenche o campo Assinatura, depois assina e clica em Validar e enviar documento preenchido. Uma página Validação final é exibida, na qual é possível adicionar o número de telefone. Os códigos exclusivos são enviados por SMS.
Nota
Esse recurso está ativado por padrão.
Assim que a Etapa adicional de autenticação for aplicada a uma função, essa etapa de validação será solicitada em qualquer campo atribuído a essa função.
Itsme®¶
A autenticação Itsme® pode ser usada para permitir que os signatários forneçam sua identidade usando o Itsme®. Esse recurso está disponível apenas na Bélgica e nos Países Baixos.
O recurso pode ser ativado em Definições de assinatura e se aplica automaticamente à função Cliente (identificado com itsme®). Para ativá-lo para outras funções, vá para . Clique na coluna Etapa adicional de autenticação da função e selecione Via itsme®.
Vá até o documento que precisa ser assinado e adicione o campo Assinatura. Alterne para qualquer função configurada para usar o recurso e clique em Validar e Enviar.
Ao assinar o documento, o signatário preenche o campo Assinatura e continua clicando em Validar e enviar documento concluído, acionando uma página Verificação final em que a autenticação via itsme® é necessária.
Hash do signatário¶
Toda vez que alguém assina um documento, é gerado um hash - uma assinatura digital exclusiva da operação - para garantir a rastreabilidade, a integridade e a inalterabilidade. Esse processo garante que qualquer alteração feita após a aposição de uma assinatura possa ser facilmente detectada, mantendo a autenticidade e a segurança do documento durante todo o seu ciclo de vida.
Um quadro de segurança visual que exibe o início do hash é adicionado às assinaturas. Os usuários internos podem ocultá-lo ou exibi-lo ativando ou desativando a opção Quadro ao assinar o documento.
Ordem de assinatura¶
Quando um documento precisa ser assinado por diferentes partes, a ordem de assinatura permite que você controle a ordem em que os destinatários o recebem para assinatura.
Depois de carregar um PDF com pelo menos dois campos de assinatura com duas funções diferentes e clicar em Enviar, ative o botão Especificar ordem de assinatura e procure o nome do signatário ou as informações de e-mail para adicioná-los. Você pode decidir sobre a ordem de assinatura digitando 1 ou 2 na primeira coluna.
Cada destinatário recebe a notificação de solicitação de assinatura somente quando o destinatário anterior tiver concluído sua ação.
Tipos de campo¶
Os campos são usados em um documento para indicar quais informações devem ser preenchidas pelos signatários. Você pode adicionar campos ao seu documento simplesmente arrastando-os e soltando-os na coluna esquerda do documento.
Vários tipos de campos podem ser usados para assinar documentos (espaço reservado, preenchimento automático, etc.). Ao configurar seus próprios tipos de campo, também conhecidos como tipos de itens de assinatura, o processo de assinatura pode ser ainda mais rápido para seus clientes, parceiros e funcionários.
Para criar e editar tipos de campo, vá para .
Você pode selecionar um campo existente clicando nele ou pode Criar um novo. Primeiro, edite o Nome de campo. Em seguida, selecione um Tipo de campo:
Assinatura: é solicitado aos usuários que insiram sua assinatura, seja desenhando-a, gerando uma assinatura automática com base em seu nome ou carregando um arquivo local (geralmente uma imagem). Cada tipo de campo Assinatura subsequente reutiliza os dados inseridos no primeiro campo.
Rúbrica: é solicitado que os usuários insiram suas iniciais, de forma semelhante ao campo Assinatura.
Texto: os usuários inserem texto em uma única linha.
Texto multilinha: os usuários inserem texto em várias linhas.
Caixa de seleção: os usuários podem marcar uma caixa (ex.: para marcar sua aprovação ou consentimento).
Seleção: os usuários escolhem uma única opção entre uma variedade de opções.
A configuração Preenchimento automático do campo de pareirco é usada para preencher automaticamente um campo durante o processo de assinatura. Ela usa o valor de um dos campos no modelo de contato (res.partner) da pessoa que está assinando o documento. Para fazer isso, insira o nome técnico do campo do modelo de contato.
Dica
Para saber o nome técnico de um campo, ative o modo de desenvolvedor e passe o mouse sobre o ponto de interrogação ao lado do campo.
Nota
Os valores preenchidos automaticamente são sugestões e podem ser modificados conforme necessário pela pessoa que assina o documento.
O tamanho dos campos também pode ser alterado com a edição de Largura padrão e Altura padrão. Ambos os tamanhos são definidos como uma porcentagem da página inteira expressa como um decimal, sendo 1 igual à largura ou altura da página inteira. Por padrão, a largura dos novos campos que você cria é definida como 15% (0,150) da largura de uma página inteira, enquanto a altura é definida como 1,5% (0,015) da altura de uma página inteira.
Em seguida, escreva uma Dica. As dicas são exibidas dentro de setas no lado esquerdo da tela do usuário durante o processo de assinatura para ajudá-lo a entender o que a etapa implica (por exemplo, “Assine aqui” ou “Preencha sua data de nascimento”). Você também pode usar um texto marcador de posição para ser exibido dentro do campo antes que ele seja preenchido.
