Catat pengeluaran

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in three different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, or email a receipt to a preconfigured email address.

Masukkan pengeluaran secara manual

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

Tip

This view can also be accessed from Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Then, click New, and then fill out the following fields on the form that appears:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as lunch with client or hotel for conference.

• Category: Select the expense category from the drop-down menu that most closely corresponds to the expense.

• Total: Masukkan jumlah total yang dibayarkan untuk pengeluaran dengan salah satu dari dua cara:

  1. Jika pengeluaran untuk satu item/pengeluaran, dan kategori yang dipilih adalah untuk satu item, masukkan biaya di kolom Total (kolom Quantity disembunyikan).

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the quantity in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     In the case of mileage driven, the Unit Price is populated as the cost per mile. Set the Quantity to the number of miles driven, and the total is calculated.

• Included Taxes: If taxes were configured on the expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Catatan

  Ketika pajak dikonfigurasi pada kategori pengeluaran, nilai Included Taxes diperbarui secara real time, saat Total atau Quantity diperbarui.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee this expense is for.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense, and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• Expense Date: Menggunakan jendela popover kalender yang muncul saat kolom ini diklik, masukkan tanggal pengeluaran terjadi.

• Account: Using the drop-down menu, select the expense account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense is something that should be paid for by a customer, select the SO and customer that should be invoiced for this expense from the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom garden, and agrees to pay for the expenses associated with it (such as travel, hotel, meals, etc). All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom garden (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• Analytic Distribution: Pilih akun yang harus ditulisi pengeluaran dari menu drop-down untuk Projects, Departments, atau keduanya. Beberapa akun dapat didaftarkan untuk setiap kategori, jika diperlukan. Sesuaikan persentase untuk setiap akun analitik dengan mengetik nilai persentase di sebelah setiap akun.

• Company: If multiple companies are set up, select the company the expense should be filed for from the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• Notes...: Jika ada catatan yang diperlukan untuk menjelaskan pengeluaran, masukkan di kolom catatan.

Lampirkan tanda terima

Setelah catatan pengeluaran dibuat, langkah selanjutnya adalah melampirkan tanda terima. Klik tombol Attach Receipt, dan file explorer akan muncul. Navigasi ke tanda terima yang akan dilampirkan, dan klik Open.

Tanda terima baru dicatat di chatter, dan jumlah tanda terima muncul di sebelah ikon (paperclip). Beberapa tanda terima dapat dilampirkan ke catatan pengeluaran individual, sesuai kebutuhan.

Unggah pengeluaran

It is possible to have expense records created automatically, by uploading a PDF receipt. This feature requires the enabling of a setting, and the purchasing of IAP credits.

Pengaturan digitalisasi

Untuk mengaktifkan pemindaian tanda terima, navigasikan ke aplikasi Pengeluaran ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan, dan centang kotak di samping opsi Digitalisasi Pengeluaran (OCR). Kemudian, klik Simpan. Ketika diaktifkan, opsi tambahan akan muncul. Klik tombol radio yang sesuai untuk memilih salah satu opsi berikut:

• Do not digitize: turns off receipt digitization.

• Digitize on demand only: only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.

• Digitize automatically: automatically digitizes all receipts when they are uploaded.

Beneath these options are two additional links. Click the Buy credits link to purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

Untuk informasi lebih lanjut tentang digitalisasi dokumen dan IAP, lihat dokumentasi Pembelian dalam aplikasi (IAP).

Catatan

Ketika opsi Digitalisasi Pengeluaran (OCR) diaktifkan, modul yang diperlukan akan diinstal sehingga tanda terima dapat dipindai. Menonaktifkan opsi ini akan menghapus instalasi modul.

Jika, pada suatu saat, ada keinginan untuk sementara menghentikan digitalisasi tanda terima, pilih opsi Jangan digitalisasi. Alasan opsi ini tersedia adalah agar modul tidak dihapus instalasinya, sehingga memungkinkan digitalisasi diaktifkan di masa mendatang dengan memilih salah satu dari dua opsi lainnya.

Unggah tanda terima

Buka aplikasi Pengeluaran, dan dari dashboard Pengeluaran Saya, klik Unggah, maka file explorer akan muncul. Navigasikan ke tanda terima yang diinginkan, pilih, lalu klik Buka.

Tanda terima dipindai, dan catatan pengeluaran baru dibuat. Bidang Tanggal Pengeluaran diisi dengan tanggal hari ini, bersama dengan bidang lainnya berdasarkan data yang dipindai, seperti Total.

Klik entri baru untuk membuka formulir pengeluaran individual, dan lakukan perubahan jika diperlukan. Tanda terima yang dipindai muncul di chatter.

Email pengeluaran

Alih-alih membuat setiap pengeluaran secara individual di aplikasi Pengeluaran, pengeluaran dapat dibuat secara otomatis dengan mengirim email ke alias email.

Untuk melakukannya, alias email harus dikonfigurasi terlebih dahulu. Navigasikan ke aplikasi Pengeluaran ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan. Pastikan kotak di samping Email Masuk dicentang. Alias email default adalah expense@(domain).com. Ubah alias email dengan memasukkan email yang diinginkan di bidang di sebelah kanan Alias. Kemudian, klik Simpan.

Catatan

Jika alias domain perlu disiapkan, Siapkan alias domain Anda muncul di bawah kotak centang Email Masuk, bukan bidang alamat email.

Lihat dokumentasi Nama domain untuk instruksi pengaturan dan informasi lebih lanjut.

Setelah alias domain dikonfigurasi, bidang alamat email terlihat di bawah fitur Email Masuk pada halaman Pengaturan di aplikasi Pengeluaran.

Setelah alamat email dimasukkan, email dapat dikirim ke alias tersebut untuk membuat pengeluaran baru, tanpa harus berada di database Odoo.

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product's internal reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

To check an expense category's internal reference, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. If an internal reference is listed on the expense category, it is listed in the Internal Reference column.

To add an internal reference on an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the Internal Reference in the corresponding field. Beneath the Internal Reference field, this sentence appears: Use this reference as a subject prefix when submitting by email.

Example

Jika mengajukan pengeluaran, melalui email, untuk makanan senilai $25,00 selama perjalanan kerja, subjek email akan menjadi FOOD $25.00.

Penjelasan:

• The Internal Reference for the expense category Meals is FOOD

• Biaya untuk pengeluaran adalah $25.00

Catatan

Untuk tujuan keamanan, hanya email karyawan yang terautentikasi yang diterima oleh Odoo saat membuat pengeluaran dari email. Untuk mengonfirmasi alamat email karyawan yang terautentikasi, buka kartu karyawan di aplikasi Karyawan, dan lihat field Email Kerja.