Automatiseringsregels

Automatiseringsregels zorgen ervoor dat een of meer vooraf gedefinieerde acties worden uitgevoerd als reactie op een specifieke trigger, bv. een activiteit aanmaken wanneer een veld op een specifieke waarde wordt ingesteld, of een record 7 dagen na de laatste update archiveren.

Bij het maken van een automatiseringsregel stellen domeinfilters je in staat om voorwaarden toe te voegen waaraan moet worden voldaan voordat de automatiseringsregel wordt uitgevoerd, bv. de verkoopkans moet zijn toegewezen aan een specifieke verkoper, of de status van het record mag niet Concept zijn.

Ga als volgt te werk om een automatiseringsregel met Odoo Studio aan te maken:

1. Open Studio en klik op Automatiseringen, vervolgens op Nieuw.

2. Geef de automatiseringsregel een duidelijke, betekenisvolle naam die het doel ervan aangeeft.

3. Selecteer de trigger en vul indien nodig de velden in die op het scherm verschijnen op basis van de gekozen trigger.

4. Klik op Actie toevoegen, selecteer vervolgens het Type van actie en vul de velden in die op het scherm verschijnen op basis van je geselecteerde actie.

5. Klik op Opslaan & Sluiten of Opslaan & Nieuw.

Example

Om follow-up bij minder tevreden klanten te garanderen, maakt deze automatiseringsregel 3 maanden na het aanmaken van een verkooporder een activiteit aan voor klanten met een tevredenheidspercentage lager dan 30%.

Tip

• Gebruik het Notities tabblad om het doel en de werking van automatiseringsregels te documenteren. Dit maakt regels gemakkelijker te onderhouden en vergemakkelijkt de samenwerking tussen gebruikers.

• Om het model waarop de automatiseringsregel zich richt te wijzigen, schakel je tussen modellen voordat je op Automatisering in Studio klikt, of activeer je de ontwikkelaarsmodus, maak je een automatiseringsregel aan of bewerk je deze, en selecteer je het Model in het Automatiseringsregels formulier.

• Automatiseringsregels kunnen vanuit elke kanban fase worden aangemaakt door op het (Instellingen) icoon te klikken dat verschijnt wanneer je over de kanban fasenaam beweegt, en vervolgens Automatisering te selecteren. In dit geval wordt de Trigger standaard ingesteld op Fase is ingesteld op, maar dit kan indien nodig worden gewijzigd.

  

Activeren

De Trigger wordt gebruikt om te definiëren wat voor soort gebeurtenis moet plaatsvinden voordat de automatiseringsregel wordt uitgevoerd. De beschikbare triggers zijn afhankelijk van het model. In totaal zijn er vijf triggercategorieën beschikbaar:

• Waarden geüpdatet

• E-mail gebeurtenissen

• Timing Voorwaarden

• Aangepast

• Extern

Voorwaarden toevoegen

Domeinfilters stellen je in staat om te bepalen welke records een automatiseringsregel moet targeten of uitsluiten. Efficiënt filteren verbetert de algehele prestaties omdat het onnodige verwerking van records die niet door de regel worden beïnvloed, vermijdt.

Tip

Activeer de ontwikkelaarsmodus voordat je een automatiseringsregel maakt om maximale flexibiliteit te hebben bij het toevoegen van domeinfilters.

Afhankelijk van de gekozen activering is het mogelijk om een of meer voorwaarden te definiëren waaraan een record moet voldoen voor en/of na het optreden van een activering.

• Het Before Update Domain definieert de voorwaarden waaraan een record moet voldoen voor de activeringsgebeurtenis plaatsvindt, bv. het record moet Type = Customer Invoice en Status = Posted hebben.

  Klik met ontwikkelaarsmodus geactiveerd op Domein bewerken, indien beschikbaar, en vervolgens op Nieuwe regel.

• Extra voorwaarden, of in sommige gevallen Toepassen op filters, definiëren de voorwaarden waaraan een record moet voldoen nadat de triggergebeurtenis plaatsvindt, bv. de verkoopfactuur van de klant moet hebben Betalingsstatus = Gedeeltelijk betaald.

  Klik met ontwikkelaarsmodus geactiveerd indien nodig op Voorwaarden toevoegen of Domein bewerken, afhankelijk van de situatie, en vervolgens op Nieuwe regel.

Wanneer een activering plaatsvindt, bv. de betaalstatus van een geboekte verkoopfactuur wordt bijgewerkt, controleert de automatiseringsregel de gedefinieerde voorwaarden en voert alleen de actie uit als het record aan die voorwaarden voldoet.

Example

Als de geautomatiseerde actie moet worden uitgevoerd wanneer een e-mailadres voor de eerste keer wordt ingesteld (in tegenstelling tot het wijzigen van een e-mailadres) op een bestaand contact dat een individu is in plaats van een bedrijf, gebruik dan Email is not set en Is a Company is not set als het Before Update Domain en Email is set als het Apply on domein.

Notitie

Het Before Update Domain wordt niet gecontroleerd bij het aanmaken van een record.

Waarden geüpdatet

Activeer geautomatiseerde acties wanneer specifieke wijzigingen in de database plaatsvinden. De activeringen die in deze categorie beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het model en zijn gebaseerd op veelvoorkomende wijzigingen, zoals het toevoegen van een specifiek label (bv. aan een taak) of het instellen van de waarde van een veld (bv. het instellen van het User veld).

Selecteer de activering en selecteer vervolgens een waarde indien vereist.

E-mail gebeurtenissen

Automatische acties activeren bij het ontvangen of verzenden van e-mails.

Timing Voorwaarden

Activeer geautomatiseerde acties op een tijdstip dat relatief is ten opzichte van een datumveld of ten opzichte van het aanmaken of bijwerken van een record. De volgende activeringen zijn beschikbaar:

• Op basis van datumveld: de actie wordt geactiveerd een gedefinieerde periode vóór of na de datum van het geselecteerde datumveld.

• Na aanmaak: De actie wordt geactiveerd na een gedefinieerde periode nadat een record is aangemaakt en opgeslagen.

• Na laatste update: De actie wordt geactiveerd na een gedefinieerde periode nadat een bestaand record is bewerkt en opgeslagen.

Je kunt dan definiëren:

• een Wachttijd: geef het aantal minuten, uren, dagen of maanden op. Geef een negatief getal op om een actie vóór de triggerdatum uit te voeren. Als je de Op basis van datumveld trigger hebt geselecteerd, moet je ook het datumveld selecteren dat wordt gebruikt om de wachttijd te bepalen.

  Notitie

  Standaard controleert de planner elke 240 minuten, oftewel 4 uur, op tijdgestuurde automatiseringsregels. Deze frequentie is over het algemeen voldoende voor wachttijden zoals 3 maanden na de orderdatum of 7 dagen na de laatste update.

  Voor wachttijden van minder dan het equivalent van 2400 minuten, oftewel 40 uur, herberekent het systeem de frequentie van deze controle om ervoor te zorgen dat meer gedetailleerde wachttijden, bv. 1 uur vóór de startdatum en -tijd van de gebeurtenis, of 30 minuten na aanmaak, zo nauwkeurig mogelijk kunnen worden nageleefd.

  Een bericht op het scherm geeft de mogelijke vertraging aan na het geplande activeren van de regel.

  

  Ga met ontwikkelaarsmodus geactiveerd naar Instellingen ‣ Technisch ‣ Geplande acties om alle geplande acties voor je database te bekijken of de frequentie van de planner handmatig te bewerken.

  Voer Automatisering in de zoekbalk in, klik vervolgens in de lijst met resultaten op Automatiseringsregels: controleren en uitvoeren. Werk indien gewenst de waarde van het veld Uitvoeren elke bij. Klik op elk moment op Handmatig uitvoeren om deze geplande actie handmatig te activeren.

• Extra voorwaarden: klik op Voorwaarde toevoegen en geef vervolgens de voorwaarden op waaraan moet worden voldaan voordat de automatiseringsregel wordt uitgevoerd. Klik op Nieuwe regel om nog een voorwaarde toe te voegen.

De actie wordt uitgevoerd wanneer de wachttijd is bereikt en aan de voorwaarden is voldaan.

Example

Selecteer Start (Agendagebeurtenis) als het datumveld voor de Trigger en stel de Wachttijd in op -30 Minuten om 30 minuten vóór de start van een agendagebeurtenis een herinneringsmail te verzenden.

Aangepast

Automatische acties activeren:

• Bij opslaan: wanneer een record wordt opgeslagen.

• Bij verwijderen: wanneer een record wordt verwijderd.

• Bij wijziging in gebruikersinterface: wanneer de waarde van een veld wordt gewijzigd in de formulierweergave, zelfs voordat het record wordt opgeslagen.

Voor de triggers Bij opslaan en Bij wijziging gebruikersinterface moet je vervolgens het veld of de velden selecteren die gebruikt worden om de automatiseringsregel te activeren in het veld Bij bijwerken.

Waarschuwing

Als er geen veld is geselecteerd in het veld Bij bijwerken, kan de automatische actie meerdere keren per record worden uitgevoerd.

Optioneel kun je ook aanvullende voorwaarden definiëren die moeten worden voldaan om de automatiseringsregel te activeren in het veld Toepassen op.

Example

Selecteer de Bij opslaan trigger en gebruik ID is niet ingesteld als het Domein vóór update en ID is ingesteld als het Toepassen op domein om een geautomatiseerde actie bij het aanmaken van een record te activeren, bv. wanneer een nieuw contact wordt aangemaakt. Zorg ervoor dat het juiste veld is geselecteerd in het veld Bij bijwerken.

Wanneer een nieuw contact wordt opgeslagen, krijgt het automatisch een database-ID toegewezen, waardoor de automatiseringsregel wordt geactiveerd.

Notitie

De activator Bij wijziging in gebruikersinterface kan alleen worden gebruikt met de actie Code uitvoeren en werkt alleen wanneer een wijziging handmatig wordt gemaakt. De actie wordt niet uitgevoerd als het veld wordt gewijzigd via een andere automatiseringsregel.

Extern

Activeer geautomatiseerde acties op basis van een specifieke gebeurtenis in een extern systeem of applicatie met een webhook.

Nadat de webhook is geconfigureerd in Odoo, waar de URL van de webhook wordt gegenereerd en het doelrecord wordt gedefinieerd, moet deze worden geïmplementeerd in het externe systeem.

Waarschuwing

Het is sterk aanbevolen om te overleggen met een ontwikkelaar, oplossingsarchitect of een andere technische rol bij het beslissen om webhooks te gebruiken en gedurende het implementatieproces. Als ze niet goed zijn geconfigureerd, kunnen webhooks de Odoo-database verstoren en kan het tijd kosten om dit terug te draaien.

Notitie

Het is ook mogelijk om een geautomatiseerde actie in te stellen die gegevens naar de webhook van een extern systeem stuurt wanneer een gebeurtenis plaatsvindt in je Odoo-database.

Zie ook

Webhook-documentatie

Acties

Zodra je de activering van de automatiseringsregel hebt gedefinieerd, klik je op Voeg een actie toe in het tabblad Uit te voeren acties om de uit te voeren actie te definiëren.

Tip

Je kunt meerdere acties definiëren voor dezelfde automatiseringsregel. Standaard worden acties uitgevoerd in de volgorde waarin ze zijn gedefinieerd.

Dit betekent bijvoorbeeld dat als je een actie Record bijwerken definieert en vervolgens een actie E-mail verzenden waarbij de e-mail verwijst naar het veld dat is bijgewerkt, de e-mail de bijgewerkte waarden gebruikt. Als de actie E-mail verzenden echter wordt gedefinieerd vóór de actie Record bijwerken, gebruikt de e-mail de waarden die zijn ingesteld voordat het record wordt bijgewerkt.

Om de volgorde van gedefinieerde acties te wijzigen, klik je op het icoon (versleephandvat) naast een actie en sleep je deze naar de gewenste positie.

Record bijwerken

Deze actie werkt een van de (gerelateerde) velden van het record bij. Klik op het veld Bijwerken en selecteer of zoek in de lijst die opent naar het veld dat bijgewerkt moet worden. Klik indien nodig op het (pijl naar rechts) naast de veldnaam om de lijst met gerelateerde velden te openen.

Als je een veel-op-veel-veld hebt geselecteerd, kies dan of het veld moet worden bijgewerkt door de geselecteerde waarde Toe te voegen, te Verwijderen, of door deze In te stellen op of door het te Wissen.

Example

Als je wilt dat de geautomatiseerde actie een label van het klantrecord verwijdert, stel je het veld Bijwerken in op Klant > Labels, selecteer je door te verwijderen en selecteer je vervolgens het label.

Tip

Je kunt het veld van een record ook dynamisch instellen met Python-code. Selecteer hiervoor Berekenen in plaats van Bijwerken, en voer vervolgens de code in die moet worden gebruikt voor het berekenen van de veldwaarde. Als je bijvoorbeeld wilt dat de automatiseringsregel een aangepast datum- en tijdveld berekent wanneer de prioriteit van een taak wordt ingesteld op Hoog (door de taak te sterren), kun je de trigger Prioriteit is ingesteld op Hoog definiëren en de actie Record bijwerken als volgt definiëren:

Activiteit maken

Deze actie wordt gebruikt om een nieuwe activiteit te plannen die aan het record is gekoppeld. Selecteer een Activiteitstype, voer een Titel en beschrijving in, specificeer vervolgens wanneer je de activiteit wilt plannen in het veld Vervaldatum over, en selecteer een Gebruikerstype:

• Selecteer Specifieke gebruiker om de activiteit altijd aan dezelfde gebruiker toe te wijzen en voeg vervolgens de gebruiker toe in het veld Verantwoordelijke;

• Om dynamisch een gebruiker te targeten die aan het record is gekoppeld, selecteer je Dynamische gebruiker (op basis van record) en wijzig je indien nodig het Gebruikersveld.

Example

Nadat een lead is omgezet in een verkoopkans, wil je dat de geautomatiseerde actie een oproep inplant voor de gebruiker die verantwoordelijk is voor de lead. Stel hiervoor het Activiteitstype in op Oproep en het Gebruikerstype op Dynamische gebruiker (op basis van record).

E-mail verzenden en sms verzenden

Deze acties worden gebruikt om een e-mail of een sms te verzenden naar een contactpersoon die is gekoppeld aan een specifiek record. Selecteer of maak hiervoor een E-mailsjabloon of een Sms-sjabloon, en kies vervolgens in het veld E-mail verzenden als of Sms verzenden als hoe je de e-mail of sms wilt verzenden:

• E-mail: om het bericht als e-mail te verzenden naar de ontvangers van het E-mailsjabloon.

• Bericht: om het bericht op het record te plaatsen en de volgers van het record op de hoogte te stellen.

• Notitie: om het bericht als interne notitie te verzenden die zichtbaar is voor interne gebruikers in de chatter.

• Sms (zonder notitie): om het bericht als tekstbericht te verzenden naar de ontvangers van het sms-sjabloon.

• Sms (met notitie): om het bericht als tekstbericht te verzenden naar de ontvangers van het sms-sjabloon en het als interne notitie in de chatter te plaatsen.

• Alleen notitie: bericht alleen als interne notitie in de chatter plaatsen.

Stuur WhatsApp

Belangrijk

Om het verzenden van WhatsApp-berichten te automatiseren, moeten een of meer WhatsApp-sjablonen aangemaakt worden.

Deze actie wordt gebruikt om een WhatsApp-bericht naar een contactpersoon te sturen die gekoppeld is aan een specifiek record. Selecteer hiervoor het juiste WhatsApp-sjabloon in het vervolgkeuzemenu.

Volgers toevoegen en verwijderen

Deze actie wordt gebruikt om bestaande contacten te abonneren/uit te schrijven op/van het record.

Record maken

Deze actie wordt gebruikt om een nieuw record te maken op elk model.

Selecteer het vereiste model in het veld Te maken record; dit bevat standaard het huidige model. Specificeer een Naam voor het record, en selecteer vervolgens, als je het record op een ander model wilt maken, een veld in het veld Koppelingsveld om het record dat de aanmaak van het nieuwe record heeft geactiveerd te koppelen.

Notitie

De vervolgkeuzelijst gerelateerd aan het veld Koppelingsveld bevat alleen een-op-veel-velden die bestaan op het huidige model en die zijn gekoppeld aan een veel-op-een-veld op het doelmodel.

Tip

Je kunt een andere automatiseringsregel maken met Record bijwerken-acties om de velden van het nieuwe record indien nodig bij te werken. Je kunt bijvoorbeeld een Maak record-actie gebruiken om een nieuwe projecttaak te maken en deze vervolgens toewijzen aan een specifieke gebruiker met een Werk record bij-actie.

Code uitvoeren

Belangrijk

Voor automatiseringsregels die de uitvoering van aangepaste code vereisen, let op dat onderhoud van aangepaste code niet is inbegrepen in de Standaard of Aangepaste prijsplannen en extra kosten met zich meebrengt.

Deze actie wordt gebruikt om Python-code uit te voeren. Je kunt code schrijven in het tabblad Code met de volgende variabelen:

• env: omgeving waarin de actie wordt geactiveerd

• model: model van de record waarop de actie wordt geactiveerd; is een lege recordset

• record: record waarop de actie wordt geactiveerd; kan leeg zijn

• records: recordset van alle records waarop de actie wordt geactiveerd in multi-modus; kan leeg blijven

• time, datetime, dateutil, timezone: handige Python-bibliotheken

• float_compare: hulpfunctie om floats te vergelijken op basis van specifieke precisie

• log(message, level='info'): logfunctie om debug-informatie vast te leggen in ir.logging-tabel

• _logger.info(message): logger om berichten te versturen in serverlogs

• UserError: exceptieklasse voor het tonen van waarschuwingsberichten aan gebruikers

• Command: x2many-opdrachten namespace

• action = {...}: om een actie te retourneren

Tip

De beschikbare variabelen worden beschreven in de tabbladen Code en Help.

Zie ook

Odoo’s ORM-mogelijkheden

Webhook notificatie verzenden

Deze actie wordt gebruikt om een POST API-verzoek te sturen met de waarden van de geselecteerde Velden naar de webhook-URL die is opgegeven in het URL-veld.

De Voorbeeldpayload toont een voorbeeld van de gegevens in het verzoek op basis van een willekeurige record of dummygegevens als er geen record beschikbaar is.

Notitie

Het is ook mogelijk om een geautomatiseerde actie in te stellen die een webhook gebruikt om gegevens te ontvangen van een extern systeem wanneer een vooraf gedefinieerde gebeurtenis plaatsvindt in dat systeem.

Bestaande acties uitvoeren

De actie wordt gebruikt om meerdere acties (gekoppeld aan het huidige model) tegelijkertijd te activeren. Klik hiervoor op Regel toevoegen, en selecteer vervolgens in de pop-up Toevoegen: Onderliggende acties een bestaande actie of klik op Nieuw om een nieuwe te maken.

• Webhooks