Refacturați cheltuielile către clienți¶
În timp ce lucrează la un proiect pentru un client, angajații trebuie adesea să-și cheltuiască proprii bani pentru diverse cheltuieli legate de proiect.
De exemplu, un angajat poate avea nevoie să-și folosească banii pentru a plăti pentru un hotel, în timp ce acesta oferă un serviciu la fața locului pentru un client. În calitate de companie, această cheltuială ar trebui să fie refacturată clientului. Cu Odoo, aceste tipuri de cheltuieli pot fi rapid refacturate clientului legate de proiect.
Aplicarea cheltuielilor¶
Pentru a putea refactura un client pentru o cheltuială, aplicația Cheltuieli trebuie să fie instalată.
Pentru a instala aplicația Cheltuieli, navigați la și faceți clic pe Instalare în blocul aplicației Cheltuieli. Când se dă clic, Odoo instalează aplicația, reîmprospătează pagina și revine la tabloul de bord principal Odoo.
Adăugați cheltuieli la comenzile de vânzare¶
Pentru început, confirmați o comandă de vânzare în aplicația Vânzări la care se poate adăuga o cheltuială refacturată. Sau creați o nouă comandă de vânzare de la zero. Pentru a face acest lucru, navigați la . Procedând astfel, dezvăluie un formular de cotație necompletat.
Apoi, adăugați un Client și adăugați un produs în fila Linii de comandă, făcând clic pe Adăugați un produs. Apoi, selectați un produs din meniul derulant.
În cele din urmă, faceți clic pe Confirm pentru a confirma comanda de vânzare.
Cu comanda de vânzare confirmată, este timpul să creați o cheltuială.
Pentru a face acest lucru, navigați la aplicația Cheltuieli, accesând .
Apoi, din tabloul de bord Cheltuieli, faceți clic pe Nou pentru a afișa un formular de cheltuieli necompletat.
Pe formularul de cheltuieli, adăugați o Descriere pentru a face referire cu ușurință la cheltuială.
Apoi, în câmpul Categorie, selectați una dintre următoarele opțiuni din meniul derulant:
Comunicare: orice formă de comunicare legată de un proiect/comandă.
Altele: cheltuială care nu se încadrează în alte categorii.
Meals: orice formă de costuri de masă legate de un proiect/comandă.
Cadouri: costuri orice formă de cadouri legate de un proiect/comandă.
Kilometraj: orice formă de costuri de kilometraj (gaz) legate de proiect/comandă.
Călătorii & Cazare: orice costuri de călătorie sau cazare legate de un proiect/comandă.
Sfat
Noile categorii de cheltuieli pot fi create dintr-un formular de cheltuieli, făcând clic pe meniul derulant câmp Categorie, selectând Vedeți toate și făcând clic pe Nou din Căutare Fereastra pop-up :Category.
Pentru acest exemplu de flux de lucru, care va refactura un client pentru un sejur scurt la hotel, Categoria pentru acest exemplu este [TRANS & ACC] Călătorii & Cazare.
Notă
Următorul exemplu necesită aplicațiile Vânzări, Contabilitate și Cheltuieli pentru a vizualiza/modifica toate câmpurile menționate în timpul fluxului de lucru.
Sub câmpul Categorie, introduceți suma de cheltuit în câmpul Total.
Apoi, desemnați dacă există Taxe incluse în Total. Dacă o sumă de taxă preconfigurată este selectată din câmpul Taxe incluse, Odoo calculează automat suma taxată, pe baza sumei introduse în câmpul Total.
Apoi, alegeți care Angajat a fost responsabil pentru cheltuială și alegeți o opțiune în câmpul Plătit de: Angajat (de rambursat) sau Companie.
În acest caz, angajatul nostru a plătit hotelul cu banii lor, așa că se alege opțiunea Angajat (de rambursare).
În partea dreaptă a formularului de cheltuieli, este disponibilă opțiunea de a adăuga o Referință de factură. Sub aceasta, sunt disponibile câmpurile Data cheltuielilor și Cont completate automat.
Notă
Câmpurile Data cheltuielilor și Cont pot fi modificate, dacă este necesar.
Apoi, în câmpul Customer to Reinvoice, faceți clic pe câmpul gol pentru a afișa un meniu drop-down. Din acest meniu derulant, selectați comanda de vânzare corespunzătoare la care trebuie atașată această cheltuială. Acest câmp trebuie să fie completat, pentru a refactura un client pentru o cheltuială.
În cele din urmă, este disponibilă opțiunea de modificare a câmpurilor Distribuție analitică și Companie. Aceste câmpuri nu sunt obligatorii pentru a completa o cheltuială refacturată către un client, dar sunt disponibile pentru modificare, dacă este necesar.
De asemenea, în partea de jos a formularului de cheltuieli, există o secțiune Note…, în care pot fi adăugate orice note legate de această cheltuială, dacă este necesar.
În partea de sus a formularului de cheltuieli, există butoane pentru Atașați chitanța, Creați raport și Divizați cheltuieli.
Dacă există o chitanță fizică sau digitală care ar trebui să fie atașată la cheltuială, faceți clic pe Atașați chitanță.
Dacă costul acestei cheltuieli trebuie împărțit, faceți clic pe Split Expense. Această caracteristică poate fi utilizată din mai multe motive (scuipat cheltuieli cu un alt angajat, pentru a se adapta diferite rate de impozitare etc.).
Dacă niciuna dintre aceste opțiuni nu este necesară, faceți clic pe Creați raport pentru a bloca raportul de cheltuieli care tocmai a fost configurat.
Procedând astfel, dezvăluie un Rezumatul raportului de cheltuieli pentru noua cheltuială.
Aici, odată ce detaliile legate de cheltuială au fost confirmate, faceți clic pe Trimiteți managerului. Aceasta trimite raportul de cheltuieli managerului de aprobare, care va revizui cheltuiala.
Managerul responsabil cu revizuirea și aprobarea cheltuielilor va inspecta detaliile legate de cheltuială și, dacă nu există probleme, va face clic pe butonul Aprobare — care numai apare în vizualizarea managerului: guilabel:Rezumatul raportului de cheltuieli care a fost transmis managerului de către angajat.
Odată aprobate, butoanele din partea de sus a Rezumatul raportului de cheltuieli se schimbă din nou. În acest moment, butoanele din partea de sus a Rezumatul raportului de cheltuieli sunt: :guilabel:Postează intrări în jurnal, Raportați în următoarea fișă de plată, Refuzați și :guilabel :Resetați la Schiță.
Când managerul este mulțumit de Rezumatul raportului de cheltuieli, va face clic pe Postează intrări în jurnal.
La clic pe Postează intrări în jurnal, acel buton dispare, iar coloana Distribuție analitică din fila Cheltuieli este completată cu comanda de vânzare care a fost configurată inițial la cheltuială în : guilabel: Câmpul „Client de refacturat”.
Important
În mod implicit, câmpul Customer to Reinvoice este activat pentru [TRANS & ACC] Călătorii și cazare, [COMM] Communication, [FOOD] Meals , și [MIL] Mileage categorie de cheltuieli.
Trebuie remarcat faptul că nu toate categoriile de cheltuieli implicite care vin instalate cu aplicația Cheltuieli au politici de refacturare activate. Este posibil ca setarea să fie activată manual.
Pentru a face asta, navigați la pentru a vedea o listă cu toate categoriile de cheltuieli din baza de date.
Uitați-vă în coloana Re-facturarea cheltuielilor pentru a vedea ce selecții au fost făcute pentru fiecare categorie de cheltuieli.
Pentru a modifica o categorie de cheltuieli, faceți clic pe (săgeata dreapta) din câmpul Categorie, pentru a afișa respectiva cheltuială.
În secțiunea Facturare, în câmpul Cheltuieli de refacturare, selectați fie La cost, fie Preț de vânzare.
Refacturați cheltuiala¶
Cu acești pași finalizați, este timpul să reveniți la comanda de vânzare pentru a finaliza refacturarea cheltuielii către client.
Pentru a face acest lucru, navigați la și selectați comanda de vânzare corespunzătoare care ar trebui să fie refacturată pentru cheltuială.
Pe formularul de vânzări, cheltuiala nou configurată se află acum în fila Linii de comandă, cu coloana sa Livrată completată și gata pentru a fi facturată.
După confirmarea detaliilor cheltuielii, faceți clic pe Creați factură în partea de sus a comenzii de vânzare. Când faceți clic, apare o fereastră pop-up Creați facturi.
Din această fereastră pop-up, lăsați câmpul Creați factură în opțiunea implicită Factură obișnuită și faceți clic pe Creați factură nefinalizată.
Procedând astfel, se dezvăluie o Ciornă de factură client care arată doar cheltuiala în fila Linii de factură.
Dacă toate informațiile legate de cheltuială sunt corecte, faceți clic pe Confirm pentru a confirma factura. Procedând astfel, starea facturii va fi mutată de la Ciornă la Postat.
Pentru a trimite factura către client, faceți clic pe Trimite & Print. Procedând astfel, dezvăluie o fereastră pop-up :guilabel:`Trimitere, cu un mesaj preconfigurat și o factură PDF în corpul mesajului. Mesajul poate fi revizuit și modificat, dacă este necesar.
Odată gata, faceți clic pe Trimite & Imprimați pentru a trimite factura clientului. Când se dă clic, fereastra pop-up dispare, iar Odoo trimite clientului mesajul/factura. În plus, un PDF al facturii este descărcat automat pentru păstrarea înregistrărilor și/sau printare.
Înapoi pe Factura clientului, faceți clic pe butonul Înregistrați plata când clientul plătește pentru cheltuiala facturată.
Când faceți clic pe Înregistrați plata, apare o fereastră pop-up Înregistrați plata. În această fereastră pop-up, câmpurile necesare sunt completate automat cu informațiile corecte. După ce ați examinat informațiile, faceți clic pe Creați o plată.
Odată ce faceți clic pe Creați plată, fereastra pop-up dispare, iar un banner verde În plată se află în colțul din dreapta sus al facturii, ceea ce înseamnă că această factură este plătită integral. Astfel, finalizarea fluxului de lucru.
