ออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายใหม่¶
หากมีการติดตามค่าใช้จ่ายในโปรเจ็กต์ของลูกค้า ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะถูกเรียกเก็บกลับไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำได้โดย สร้างต้นทุน อ้างอิงใบสั่งขายที่เพิ่มค่าใช้จ่ายเข้าไป จากนั้น สร้างรายงานต้นทุน
ถัดไป ผู้จัดการ อนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย ก่อนที่แผนกบัญชี จะโพสต์รายการสมุดรายวัน
ในที่สุด เมื่อรายงานค่าใช้จ่ายถูกโพสต์ลงในสมุดรายวัน ค่าใช้จ่ายจะแสดงใน SO ที่ระบุ SO จะถูก ออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้นจึงเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับค่าใช้จ่ายดังกล่าว
Important
การอนุมัติค่าใช้จ่าย การลงรายการค่าใช้จ่ายในการบัญชี และการออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายใหม่ใน SOs สามารถทำได้ เฉพาะ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึง <../../general/users/access_rights> ที่ถูกต้องเท่านั้น
See also
เอกสารนี้ให้คำแนะนำระดับล่างสำหรับการสร้าง การส่ง การอนุมัติ และการบันทึกค่าใช้จ่าย สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับขั้นตอนเหล่านี้ โปรดดูเอกสารต่อไปนี้:
ตั้งค่า¶
ขั้นแรก ให้ระบุเงื่อนไขการออกใบแจ้งหนี้สำหรับประเภทค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท ไปที่ คลิกที่ประเภทค่าใช้จ่ายเพื่อดูแบบฟอร์มประเภทค่าใช้จ่าย ภายใต้ส่วน การออกใบแจ้งหนี้ ให้คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจากการเลือกที่ต้องการสำหรับ ออกใบแจ้งหนี้ใหม่อีกครั้ง:
ไม่: ไม่สามารถเรียกเก็บเงินหมวดค่าใช้จ่ายซ้ำได้
ตามต้นทุน: หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายจะออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายตามต้นทุนที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
ราคาขาย: ใบแจ้งหนี้ประเภทค่าใช้จ่ายตามราคาขายที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มค่าใช้จ่าย
สร้างรายจ่าย¶
ขั้นแรก เมื่อ สร้างค่าใช้จ่ายใหม่ จะต้องป้อนข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้กับลูกค้า โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง เลือก SO เพื่อเพิ่มค่าใช้จ่ายในฟิลด์ ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่
ขั้นตอนต่อไป ให้เลือก การกระจายเชิงวิเคราะห์ ที่จะลงรายการค่าใช้จ่าย สามารถเลือกบัญชีได้หลายบัญชีหากต้องการ
หากต้องการเพิ่ม การกระจายเชิงวิเคราะห์ อีกรายการ ให้คลิกที่บรรทัดนั้นเพื่อเปิดหน้าต่างแบบป๊อปอัป วิเคราะห์ คลิก เพิ่มบรรทัด จากนั้นเลือก การกระจายเชิงวิเคราะห์ ที่ต้องการจากช่องเลื่อนลง หากเลือก การกระจายเชิงวิเคราะห์ มากกว่าหนึ่งรายการ จะต้องแก้ไขช่อง เปอร์เซ็นต์ โดยค่าเริ่มต้น ช่องทั้งสองช่องจะเติมค่าด้วย 100% ปรับเปอร์เซ็นต์ของช่องทั้งหมดเพื่อให้ผลรวมของบัญชีที่เลือกทั้งหมดเท่ากับ 100%
Example
บริษัทรับทาสีตกลงที่จะทาสีอาคารสำนักงานที่มีบริษัทสองแห่งตั้งอยู่ ระหว่างการประเมินราคา จะมีการประชุมที่สำนักงานเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับโปรเจ็กต์
ทั้งสองบริษัทตกลงที่จะจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางให้กับพนักงานบริษัททาสี เมื่อสร้างค่าใช้จ่ายสำหรับระยะทางและโรงแรม ทั้งสองบริษัท จะแสดงอยู่ในบรรทัด การกระจายเชิงวิเคราะห์ โดยจ่าย 50% ต่อบริษัท
สร้างรายงานรายจ่าย¶
หลังจากสร้างค่าใช้จ่ายแล้ว รายงานค่าใช้จ่ายจะต้องเป็น สร้างแล้ว และ ส่งแล้ว เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมด
เมื่อส่งรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว ปุ่มสมาร์ท ใบสั่งขาย จะปรากฏที่ด้านบนตรงกลางของรายงานค่าใช้จ่าย และแต่ละรายการค่าใช้จ่ายที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่อีกครั้ง
Important
การเลือก SO ที่เหมาะสมในช่อง ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ถือเป็น สิ่งสำคัญ เพราะเป็นวิธีออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติหลังจากอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว
สามารถปรับเปลี่ยนฟิลด์ ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ได้ เท่านั้น จนกว่ารายงานค่าใช้จ่ายจะ ได้รับการอนุมัติ หลังจากรายงานค่าใช้จ่ายได้รับการอนุมัติแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้อีกในฟิลด์ ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่
อนุมัติและลงรายการค่าใช้จ่าย¶
ก่อน อนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกรอกข้อมูลส่วน การกระจายเชิงวิเคราะห์ ให้กับทุกบรรทัดค่าใช้จ่าย
หากไม่มีรายการ การกระจายเชิงวิเคราะห์ ให้กำหนดบัญชีที่ถูกต้องจากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิก อนุมัติ
Note
ปุ่ม อนุมัติ จะปรากฏหลังจาก ส่ง รายงานค่าใช้จ่ายแล้ว เท่านั้น
โดยทั่วไป แผนกบัญชีจะรับผิดชอบ ลงรายการบัญชีในสมุดรายวัน หากต้องการลงรายการค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันการบัญชี ให้คลิก ลงรายการบัญชีในสมุดรายวัน เมื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว ก็สามารถลงรายการได้
SO จะได้รับการอัปเดตหลังจาก ลงรายการบัญชีในสมุดรายวันแล้ว **เท่านั้น* เมื่อลงรายการบัญชีในสมุดรายวันแล้ว ค่าใช้จ่ายจะปรากฏใน SO ที่อ้างอิง
ค่าใช้จ่ายใบแจ้งหนี้¶
หลังจากที่อนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายและลงรายการบัญชีแล้ว SO จะได้รับการอัปเดต และสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้
เลือกรายงานค่าใช้จ่าย และคลิกปุ่มอัจฉริยะ ใบสั่งขาย เพื่อเปิด SO ค่าใช้จ่ายที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่จะปรากฏใน SO
Note
สามารถอ้างอิง SO ได้มากกว่าหนึ่งรายการในรายงานค่าใช้จ่าย หากมีการอ้างอิง SO มากกว่าหนึ่งรายการ การคลิกปุ่ม ใบสั่งขาย อัจฉริยะจะเปิดรายการที่แสดงรายการ SO ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายงานค่าใช้จ่ายนั้น คลิกที่ SO เพื่อเปิดรายละเอียด SO แต่ละรายการ
ค่าใช้จ่ายแสดงอยู่ในแท็บ SO :guilabel:แท็บ`รายการคำสั่งซื้อ`
ขั้นตอนต่อไป ให้คลิก สร้างใบแจ้งหนี้ แล้วหน้าต่างป๊อปอัป สร้างใบแจ้งหนี้ จะปรากฏขึ้น เลือกว่าใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบแจ้งหนี้ปกติ, เงินดาวน์ (เปอร์เซ็นต์) หรือ เงินดาวน์ (จำนวนคงที่) จากนั้นคลิก สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง การดำเนินการนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างสำหรับลูกค้า คลิก ยืนยัน เพื่อยืนยันใบแจ้งหนี้ จากนั้นระบบจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้า