Urmăriți și facturați timpul¶
Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project, and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Atenționare
Deoarece funcțiile Track & Bill Time necesită integrarea cu alte aplicații, activarea acestora poate duce la instalarea de module sau aplicații suplimentare.
Instalarea unei noi aplicații într-o bază de date One-App-Free declanșează o perioadă de încercare de 15 zile. La sfârșitul perioadei de încercare, dacă un abonament plătit nu a fost adăugat în baza de date, acesta nu va mai fi activ sau accesibil.
Track and bill time features configuration¶
Înainte ca un client să poată fi facturat pentru servicii de asistență, funcțiile Track & Bill Time trebuie să fie activate în fiecare echipă Helpdesk în mod individual.
Enable track and bill time on a team¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new Helpdesk team. This reveals a team’s settings page.
On the team’s settings page, click Edit, then scroll to the Track & Bill Time section. Tick the boxes labeled Timesheets and Time Billing.
Odată bifată caseta Foi de pontaj, apare un câmp nou, etichetat Proiect.
Notă
Dacă aceasta este prima dată când această caracteristică este activată în această bază de date, este posibil ca pagina să fie salvată și reîmprospătată manual înainte să apară câmpul Proiect.
Proiectul selectat în acest câmp reprezintă locul unde sunt înregistrate toate foile de pontaj pentru biletele acestei echipe. Faceți clic în meniul derulant Proiect pentru a selecta un proiect.
Pentru a crea un nou proiect în care sunt înregistrate foile de pontaj, faceți clic în meniul derulant Proiect, introduceți un nume pentru proiect, apoi faceți clic pe Creare din meniul drop-down de mai jos.
Click Save at the top-left of the page to save any changes.
Configurați produsele de service¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called, Service on Timesheet. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheet in the Search… bar.
This is the product that is used when invoicing for post-paid support services after they have
been completed.
Select Service on Timesheet from the Products page. This reveals the product detail form. The product is configured with the Product Type set to Service, and the Invoicing Policy set to Based on Timesheets. Click Edit to make any necessary changes to the product record, such as the Cost or Sales Price, then click Save.
In order to invoice for support services before the work has been completed, also known as prepaid support services, a separate product with a different invoicing policy must be created.
To create a new service product, go to , and click Create. This reveals a blank product detail form.
On the new product form, add a Product Name.
Sfat
Try to use a name that identifies the purpose of the product, for example, Prepaid Services.
This makes it easier when adding it to a sales order later.
Set the Product Type to Service. Then, set the Invoicing Policy to Prepaid/Fixed Price. This means an invoice can be generated and payment can be received for this product, before any timesheet entries have been recorded for these services.
Finally, set the Sales Price, and confirm that the Unit of Measure is set to Hours. Then, click Save to save those configurations.
Facturați servicii de asistență preplătite¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price would be used, just like the one created in the Configure service products section.
Create prepaid product sales order¶
To invoice a customer for prepaid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to . Then, click Create to reveal a blank quotation form.
Apoi, completați formularul de ofertă cu informațiile despre client.
Go to the Order Lines tab of the quotation, and click Add a Product. Then, select the prepaid services product configured in the steps above. Update the Quantity field with the number of hours.
After updating any other necessary information, Confirm the quotation. This converts the quotation into a SO.
Create/send invoice for prepaid services¶
Once the SO has been confirmed, click the Create Invoice button on the sales order form. This opens a Create invoices pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
When the necessary information has been entered, click Create and View Invoice or Create Invoice.
Sfat
Invoices are created in draft mode, so they can be reviewed and edited, if necessary.
The invoice can then be sent to the customer for payment.
Creați bilet de serviciu de asistență pentru servicii preplătite¶
To create a Helpdesk ticket for prepaid services, navigate to , and click the Tickets button on the desired team’s card, to reveal that specific team’s pipeline. Click Create to create a new ticket.
On the blank ticket form, enter a ticket Title and the Customer information.
Când se adaugă numele clientului, câmpul Articol de comandă de vânzare se completează automat cu cel mai recent articol de comandă de vânzări plătită în avans care mai are timp.
If a customer has more than one sales order item with remaining time, click the Sales Order Item field, and select the correct item from the drop-down list.
After entering all of the necessary information, click Save.
Urmăriți orele pe biletul de asistență¶
Timpul petrecut lucrând la un bilet Helpdesk este urmărit în fila Foaie de pontaj de pe biletul specific.
On the ticket detail form, click on the Timesheets tab, and click Add a line. Choose an Employee, add a Description of the task, and enter the number of Hours Spent working on the task.
Pe măsură ce se adaugă linii noi la fila Foile de pontaj, câmpul Ore rămase pe SO, din colțul din dreapta jos al filei, este actualizat automat.
Notă
Dacă numărul de ore din fila Foi de pontaj depășește numărul de ore vândute, Ore rămase din SO devine roșu.
Pe măsură ce orele sunt adăugate la fila Foile de pontaj, acestea sunt actualizate automat și în câmpul Livrate din SO.
Facturați servicii de asistență postplătite¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets would be used, like the one created above.
Create time-tracked product sales order¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a sales order (SO) with the Service on Timesheet product. To do this, go to . Then, click Create to reveal a blank quotation form.
Completați oferta cu informațiile despre client.
On the Order Lines tab, click Add a Product. Select the Service on Timesheet product configured above. After updating any other necessary information, Confirm the quotation.
Important
Unlike with the prepaid service quotations, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. That is because no services have been performed; in other words, nothing has been delivered, therefore, there is nothing to invoice.
Creați un bilet de serviciu de asistență pentru servicii urmărite în timp¶
To record a Timesheet entry for time-tracked services, go to the , and select the appropriate team for which these services apply.
If there is already an existing ticket for this issue, select it from the Kanban view to open it. If there is no existing ticket for this customer issue, click Create to create a new ticket, and enter the necessary customer information on the blank ticket detail form.
După selectarea sau crearea unui bilet, accesați meniul derulant Articol de comandă de vânzare. Selectați SO creat la pasul anterior.
Urmăriți orele de asistență pe un bilet¶
Pentru a crea o factură pentru un produs pe baza foilor de pontaj, orele trebuie urmărite și înregistrate. În acest moment, serviciul este considerat livrat. Pentru a înregistra orele pentru acest serviciu de asistență, faceți clic pe fila Fișe de pontaj a biletului.
Faceți clic pe Adăugați o linie pentru a înregistra o nouă intrare. Selectați un Angajat din meniul derulant și înregistrați timpul petrecut în coloana Ore petrecute.
Repeat these steps, as needed, until all time spent on the issues has been recorded. Then, click Save.
Create invoice for hours tracked on a ticket¶
După ce problema clientului a fost rezolvată și se stabilește că nu trebuie făcute noi înregistrări de pontaj, poate fi creată o factură, iar clientul poate fi facturat.
Pentru a face acest lucru, reveniți la SO făcând clic pe butonul inteligent Comandă de vânzare din partea de sus a biletului.
Înainte de a crea factura, confirmați că numărul din coloana Livrate se potrivește cu numărul total de Ore petrecute enumerate în fila Foile de pontaj de pe bilet.
Then, click Create Invoice. This opens a Create invoices pop-up window.
If no down payment is collected, the Create Invoice type can remain as Regular invoice. If a down payment is collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).
Important
Folosiți câmpul Perioada pontajelor dacă această factură trebuie numai să includă foile de pontaj dintr-o anumită perioadă de timp. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, vor fi incluse toate foile de pontaj aplicabile care nu au fost încă facturate.
When the necessary information has been entered, click Create and View Invoice or Create Invoice. The invoice can then be sent to the customer for payment.