Kenya

Konfigurasi

Instal paket lokalisasi fiskal 🇰🇪 Kenya untuk mendapatkan semua fitur lokalisasi Kenya.

eTIMS

Otoritas Pendapatan Kenya (KRA) telah menerapkan Sistem Manajemen Faktur Pajak Elektronik (eTIMS) untuk pengumpulan pajak.

Untuk mengirimkan dokumen melalui eTIMS, Anda harus menggunakan OSCU yang terintegrasi dengan Sistem Penagihan Pedagang (TIS) yang ada, seperti yang disediakan oleh Odoo. OSCU digunakan untuk memvalidasi, mengenkripsi, menandatangani, mengirimkan, dan menyimpan faktur pajak.

Catatan

Pastikan untuk menginstal modul Kenya eTIMS EDI untuk menggunakan perangkat OSCU sepenuhnya.

Inisialisasi perangkat OSCU

OSCU harus diinisialisasi sebelum digunakan. Untuk melakukannya, buka Settings ‣ General Settings, klik Update Info di bagian Companies, dan masukkan Tax ID Anda.

Untuk menginisialisasi OSCU:

  1. Buka Settings ‣ General Settings dan gulir ke bawah ke bagian Kenya eTIMS Integration.

  2. Atur eTIMS Server Mode ke Test untuk inisialisasi.

  3. Masukkan Serial Number perangkat dan centang kedua kotak centang.

  4. Klik Initialize OSCU.

Catatan

Tiga mode server tersedia:

  • Demo: Dirancang untuk tujuan demo; menggunakan data tiruan dan tidak memerlukan OSCU yang diinisialisasi;

  • Test: Digunakan untuk menguji koneksi ke eTIMS;

  • Production: Digunakan untuk database aktif yang siap mengirim data.

Penting

Jika perangkat Anda sudah diinisialisasi (melalui ERP lain, misalnya), aktifkan Mode pengembang (mode debug). Kemudian, di bagian Kenya eTIMS Integration, masukkan ID unit di kolom Unit ID dan kunci yang diperoleh melalui inisialisasi sebelumnya di kolom CMC Key. Klik Save setelah selesai.

Setelah modul OSCU telah diinisialisasi, nomor seri OSCU dihasilkan untuk setiap perusahaan di database tersebut dengan negara diatur ke Kenya. Nomor seri dihasilkan berdasarkan nomor PPN perusahaan (terlepas dari validitasnya). Ini adalah nomor seri unik dan berurutan yang dimulai dengan awalan ODOO diikuti oleh nomor PPN perusahaan dan urutan angka.

Mendaftar di eTIMS

Wajib pajak harus mendaftar dan membuat akun di portal KRA. Jika Anda belum memiliki akun:

  1. Sign up, masukkan PIN Anda, dan verifikasi bahwa semua informasi sudah benar, termasuk nomor telepon, alamat email, dan alamat pos Anda. Perbaiki kesalahan apa pun di halaman iTax.

  2. OTP dikirim ke nomor telepon yang diberikan. Buka blokir pesan promosi jika Anda tidak menerimanya.

  3. Unggah ID pemilik bisnis atau ID direktur (seperti yang tercantum di iTax), beserta formulir komitmen yang telah diisi dan ditandatangani.

  4. Di dashboard eTIMS, klik Service request di bagian atas halaman. Pilih OSCU sebagai tipe eTIMS, masukkan Odoo KE LTD sebagai integrator pihak ketiga, dan masukkan nomor seri OSCU perusahaan Anda yang diambil sebelumnya.

Catatan

Persetujuan permintaan layanan biasanya cepat. Jika ada penundaan, hubungi operasi eTIMS atau kantor KRA.

Formulir komitmen

  • Bagian 1: Isi informasi wajib pajak.

  • Bagian 2: Isi informasi pemilik bisnis atau direktur.

  • Bagian 3: Isi nomor seri unik Anda yang terdapat di Odoo.

  • Bagian 4: Centang OSCU, masukkan PIN Odoo KE LTD PO52112956W, dan masukkan versi Odoo yang Anda gunakan (17.0 atau yang lebih baru).

  • Bagian 5: Centang kotak wajib, masukkan tanggal, dan tanda tangani.

Kode eTIMS

Kode standar umum secara otomatis diambil dari server API KRA eTIMS setiap dua hari. Untuk mengambilnya secara manual, lakukan langkah berikut:

  1. Aktifkan Mode pengembang (mode debug).

  2. Buka Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions dan cari KE eTIMS: Fetch KRA standard codes.

  3. Klik tindakan dalam daftar, lalu klik Run Manually untuk mengambil kode.

Buka Accounting ‣ Configuration ‣ KE OSCU Codes untuk melihat daftar lengkap kode OSCU yang diambil.

Daftar kode OSCU yang diambil.

Kode UNSPSC

KRA memerlukan kode UNSPSC agar suatu produk dapat didaftarkan. Kode UNSPSC secara otomatis diambil dari server API KRA eTIMS setiap hari. Untuk mengambilnya secara manual, lakukan langkah berikut:

  1. Aktifkan Mode pengembang (mode debug).

  2. Buka Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions dan cari KE eTIMS: Fetch UNSPSC codes from eTIMS.

  3. Klik tindakan dalam daftar, lalu klik Run Manually untuk mengambil kode.

Buka formulir produk, dan di tab Akuntansi, klik kolom UNSPSC Category untuk melihat daftar lengkap kode UNSPSC yang telah diambil.

Pemberitahuan

Pemberitahuan secara otomatis diambil dari server API KRA eTIMS setiap hari. Untuk mengambilnya secara manual, lakukan langkah berikut:

  1. Aktifkan Mode pengembang (mode debug).

  2. Buka Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions dan cari KE eTIMS: Fetch KRA notices from eTIMS.

  3. Klik aksi dalam daftar, kemudian klik Run Manually untuk mengambil pemberitahuan.

Buka Accounting ‣ Configuration ‣ KE OSCU Notices untuk melihat daftar lengkap pemberitahuan yang telah diambil.

Multi-company

Lihat juga

Perusahaan

Jika Anda memiliki beberapa perusahaan, Anda dapat memusatkan dan mengelola semuanya pada satu database Odoo. KRA mengidentifikasi dan membedakan perusahaan induk dari anak perusahaan dengan menggunakan ID. Lebih lanjut, anak perusahaan diklasifikasikan sebagai cabang dari perusahaan induk.

Untuk mengonfigurasi ID perusahaan, buka aplikasi Settings, klik Update Info di bagian Companies, dan cari kolom eTIMS Branch Code. Perusahaan induk memiliki ID cabang sama dengan 00 dalam lingkungan multi-perusahaan. Perusahaan yang bukan perusahaan induk memiliki ID cabang selain 00 dan diberikan ID oleh KRA.

Untuk mengambil ID cabang dari KRA untuk perusahaan non-induk Anda, pastikan perusahaan induk memiliki Tax ID Kenya dan perangkat OSCU telah diinisialisasi. Kemudian, buka tab Branches dan klik Populate from KRA.

Catatan

ID cabang kontak

Untuk menetapkan ID cabang ke kontak, akses formulir kontak, buka tab Akuntansi, dan masukkan kode cabang di kolom eTIMS Branch Code.

Catatan

Secara default, ID cabang kontak diatur ke OO.

Urutan KRA

Penting

Urutan faktur Odoo dan urutan KRA berbeda.

Di Odoo, urutan faktur bergantung pada perusahaan induk. Perusahaan induk dapat melihat faktur dari cabang, tetapi cabang tidak dapat melihat faktur perusahaan induk atau faktur cabang lainnya.

KRA memerlukan urutan independen per cabang. Oleh karena itu, Odoo mengelola urutan secara individual per cabang.

Example

Jika Anda memiliki perusahaan induk dengan dua cabang, urutan faktur akan seperti berikut:

  • Membuat faktur di cabang 1: INV/2024/00001;

  • Membuat faktur di cabang 2: INV/2024/00002;

  • Membuat faktur pada perusahaan induk: INV/2024/00003.

Inilah cara Odoo mengelola urutan agar mematuhi peraturan KRA:

  • Membuat faktur di cabang 1: INV/2024/00001;

  • Membuat faktur di cabang 2: INV/2024/00001;

  • Membuat faktur pada perusahaan induk: INV/2024/00001.

Asuransi

Untuk penyedia layanan kesehatan, Anda dapat mengirim informasi asuransi tentang perusahaan induk dan cabang serta memperbaruinya di eTIMS. Untuk melakukannya, buka Akuntansi ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan, gulir ke bagian Integrasi Kenya eTIMS, dan isi bidang Kode, Nama, dan Tarif. Klik Kirim Detail Asuransi setelah selesai.

Pendaftaran produk

KRA mengharuskan produk didaftarkan terlebih dahulu sebelum melakukan operasi bisnis (seperti perpindahan stok, BOM, faktur pelanggan, dll.). Agar produk dapat didaftarkan, bidang berikut harus didefinisikan pada formulir produk:

  • Di tab Informasi Umum: Biaya.

  • Di tab Akuntansi:

    • Unit Kemasan;

    • Kuantitas Kemasan;

    • Negara Asal;

    • Jenis Produk eTIMS;

    • Asuransi Berlaku;

    • Kategori UNSPSC.

Jika elemen di atas sudah didefinisikan, produk akan didaftarkan secara otomatis saat mengirim operasi ke KRA. Jika tidak, Anda akan diberitahu dengan banner kuning di bagian atas layar yang mengajak Anda untuk memeriksa elemen yang hilang.

Template pendaftaran produk.

Perpindahan stok

Semua perpindahan stok harus dikirim ke KRA. Perpindahan stok tidak memerlukan faktur jika merupakan operasi internal atau penyesuaian stok; oleh karena itu, Odoo secara otomatis mengirimnya jika setidaknya salah satu kondisi berikut terpenuhi:

  1. Tidak ada kontak yang ditetapkan untuk perpindahan;

  2. Kontak adalah perusahaan induk Anda atau cabang dari perusahaan induk.

Jika perpindahan stok adalah operasi eksternal (misalnya, ke kontak yang bukan bagian dari perusahaan induk atau cabangnya), perpindahan stok akan dikirim secara otomatis setelah faktur dikirim ke eTIMS.

Catatan

  • Perpindahan stok harus dikonfirmasi sebelum mengirim faktur ke eTIMS.

  • Produk harus terdaftar agar perpindahan stok dapat dikirim ke eTIMS. Jika produk belum terdaftar, banner kuning akan meminta pendaftaran produk.

Pembelian

Odoo secara otomatis mengambil tagihan vendor baru dari eTIMS setiap hari. Anda perlu mengonfirmasi tagihan vendor yang diambil dan mengirim konfirmasi ke KRA. Untuk mengonfirmasi tagihan vendor, tagihan harus ditautkan ke satu atau beberapa baris pesanan pembelian yang sudah dikonfirmasi.

Dalam kasus pembelian (bukan impor bea cukai), langkah-langkah untuk menghubungkan baris purchase order dengan tagihan adalah sebagai berikut:

  1. Buka Akuntansi ‣ Vendor ‣ Tagihan. Tagihan vendor diambil dari server KRA. File JSON tersedia di chatter tagihan vendor jika diperlukan.

  2. Odoo melihat Tax ID (PIN) dari vendor (mitra);

    • Jika tidak diketahui, kontak baru (mitra) dibuat.

    • Jika diketahui dan ID cabang sama, Odoo menggunakan kontak yang sudah diketahui.

  3. Dalam tagihan yang diambil dari KRA, pilih Produk. Setiap tagihan vendor harus berisi produk untuk dikonfirmasi dan dikirim ke eTIMS nantinya.

  4. Odoo memeriksa baris purchase order yang ada yang cocok dengan produk yang dimasukkan pada langkah sebelumnya dan mitra (jika ada). Klik kolom Purchase Order Line, dan pilih baris purchase order terkait yang benar yang cocok dengan produk. Jumlah pada tagihan harus sama dengan jumlah yang diterima yang ditunjukkan pada purchase order.

    Jika tidak ada baris purchase order yang cocok dengan baris tagihan yang diambil, klik Create Purchase Order dan buat purchase order berdasarkan baris yang tidak cocok. Validate perpindahan stok yang dihasilkan dan Confirm tagihannya.

  5. Atur metode pada kolom Metode Pembayaran eTIMS.

  6. Setelah semua langkah selesai, klik Send to eTIMS untuk mengirim tagihan vendor. Ketika tagihan vendor telah dikonfirmasi di eTIMS, nomor invoice KRA dapat ditemukan di tab eTIMS Details.

Langkah-langkah registrasi tagihan.

Penagihan

Catatan

KRA tidak menerima penjualan jika produk tidak ada di stok.

Ini adalah alur penjualan yang disarankan di Odoo saat menjual:

  1. Buat sales order.

  2. Validate pengirimannya.

  3. Confirm invoicenya.

  4. Klik Kirim, lalu aktifkan Kirim ke eTIMS.

  5. Klik Kirim untuk mengirim faktur.

Setelah invoice dikirim dan ditandatangani oleh KRA, informasi berikut dapat ditemukan di dalamnya:

  • Nomor faktur KRA;

  • Kolom faktur KRA wajib, seperti informasi SCU, tanggal, ID SCU, nomor tanda terima, jumlah item, tanggal internal, dan tanda tangan tanda terima;

  • Tabel pajak KRA;

  • Kode QR KRA unik untuk invoice yang ditandatangani.

Impor

Kode impor bea cukai secara otomatis diambil dari server API KRA eTIMS setiap hari. Untuk mengambilnya secara manual, lakukan sebagai berikut:

  1. Aktifkan Mode pengembang (mode debug).

  2. Buka Pengaturan ‣ Teknis ‣ Otomasi: Tindakan Terjadwal dan cari KE eTIMS: Receive Customs Imports from the OSCU.

  3. Klik tindakan dalam daftar, lalu klik Run Manually untuk mengambil kode.

Buka Accounting ‣ Vendors ‣ Customs Imports untuk melihat kode yang diimpor.

Langkah-langkah berikut diperlukan untuk mengirim dan menandatangani impor bea cukai oleh KRA:

  1. Buka Accounting ‣ Vendors ‣ Customs Imports; Impor bea cukai diambil secara otomatis dari KRA.

  2. Cocokkan item yang diimpor dengan produk terdaftar yang ada di bidang Product (atau buat produk jika tidak ada produk terkait).

  3. Tetapkan vendor di bidang Partner.

  4. Berdasarkan mitra, cocokkan item yang diimpor dengan pesanan pembelian terkait (lihat langkah pembelian). Stok harus disesuaikan dengan benar saat impor bea cukai disetujui.

    Jika tidak ada pesanan pembelian terkait, buat satu dan Confirm. Kemudian, konfirmasi pengiriman dengan mengklik Receive Products, lalu Validate pada pesanan pembelian.

  5. Klik Match and Approve atau Match and Reject, tergantung pada situasi barang.

Catatan

File JSON yang diterima dari KRA dilampirkan pada chatter impor bea cukai.

BOM

KRA mengharuskan semua BOM dikirim kepada mereka. Untuk mengirim BOM ke eTIMS, produk dan komponennya harus terdaftar. Untuk mengakses BOM produk, klik pada produk kemudian klik tombol pintar Bill of Materials.

Pastikan bidang yang diperlukan KRA diisi di bagian KRA eTIMS details pada tab Accounting di formulir produk, dan klik Send to eTIMS. Keberhasilan pengiriman BOM dikonfirmasi di chatter, di mana Anda juga dapat menemukan informasi yang dikirim dalam file JSON yang dilampirkan.

Nota kredit

KRA tidak menerima nota kredit dengan jumlah atau harga lebih tinggi dari faktur awal. Saat membuat nota kredit, alasan KRA harus ditunjukkan: Dalam formulir nota kredit, buka tab eTIMS Details, pilih eTIMS Credit Note Reason, lalu pilih nomor faktur di bidang Reversal of.