Gebruik activiteiten voor verkoopteams¶
Activiteiten zijn opvolgingstaken die gekoppeld zijn aan een record in een Odoo database. Activiteiten kunnen worden gepland op elke pagina van de database die een chatter thread, Kanban-weergave, lijstweergave of activiteitenweergave van een applicatie bevat.
Geplande activiteiten voor leads en kansen.¶
Soorten activiteiten¶
Er is een set vooraf geconfigureerde activiteitstypen beschikbaar in de CRM app. Om de lijst met beschikbare activiteitstypen te bekijken, navigeer je naar de :menuselectie:`CRM app --> Configuratie --> Activiteitstypen`.
Notitie
Extra activiteitstypes zijn beschikbaar binnen de database en kunnen worden gebruikt via verschillende applicaties. Om de volledige lijst van activiteitstypes te bekijken, ga je naar de , scroll vervolgens naar de sectie Chat en klik op Activiteitstypes.
De voorgeconfigureerde activiteitstypen voor de CRM app zijn als volgt:
Email: voegt een herinnering toe aan de chatter die de verkoper vraagt om een e-mail te sturen.
Bellen: opent een agendalink waar de verkoper tijd kan inplannen om het contact te bellen.
Meeting: opent een agendalink waar de verkoper tijd kan inplannen voor een vergadering met het contact.
To Do: voegt een algemene herinneringstaak toe aan de chatter.
Document uploaden: voegt een link toe aan de activiteit waar een extern document kan worden geüpload. Merk op dat de Documenten-app niet vereist is om dit activiteitstype te gebruiken.
Notitie
Als er andere applicaties zijn geïnstalleerd, zoals Verkoop of Boekhouding, worden andere activiteittypes beschikbaar gemaakt in de CRM app.
Een nieuw activiteitstype maken¶
Om een nieuw activiteitstype te maken, klik je op New linksboven op de pagina om een leeg formulier te openen.
Begin bovenaan het formulier met het kiezen van een Naam voor het nieuwe activiteitstype.
Activiteit instellingen¶
Actie¶
Het veld Actie specificeert de bedoeling van de activiteit. Sommige acties triggeren specifiek gedrag nadat een activiteit is ingepland.
Als Upload document is geselecteerd, wordt een link om een document te uploaden direct toegevoegd aan de geplande activiteit in de chatter.
Als Telefoongesprek of Afspraak is geselecteerd, kunnen gebruikers hun agenda openen om een tijd te plannen voor deze activiteit.
Als Aanvragen handtekening is geselecteerd, wordt er een link toegevoegd aan de geplande activiteit in de chatter die een pop-upvenster voor het aanvragen van een handtekening opent.
Notitie
De acties die beschikbaar zijn om op een activiteitstype te selecteren variëren, afhankelijk van de applicaties die op dat moment in de database geïnstalleerd zijn.
Standaard gebruiker¶
Om deze activiteit automatisch toe te wijzen aan een specifieke gebruiker wanneer dit activiteitstype wordt gepland, kies je een naam uit het vervolgkeuzemenu Standaardgebruiker. Als dit veld leeg blijft, wordt de activiteit toegewezen aan de gebruiker die de activiteit aanmaakt.
Standaard samenvatting¶
Om notities op te nemen wanneer dit type activiteit wordt aangemaakt, voer je ze in het Default Summary veld in.
Notitie
De informatie in de velden Standaardgebruiker en Standaardsamenvatting wordt opgenomen wanneer een activiteit wordt aangemaakt. Ze kunnen echter worden gewijzigd voordat de activiteit wordt ingepland of opgeslagen.
Volgende activiteit¶
Om automatisch een nieuwe activiteit voor te stellen of te activeren nadat een activiteit als voltooid is gemarkeerd, moet het Ketentype worden ingesteld.
Volgende activiteit voorstellen¶
Selecteer Suggest Next Activity in het veld Chaining Type. Als je dit doet, verandert het veld eronder in: Suggest. Klik op het keuzemenu Suggest om activiteiten te selecteren die je wilt aanbevelen als vervolgtaken voor dit activiteittype.
Kies in het Planning veld een standaard deadline voor deze activiteiten. Stel hiervoor een gewenst aantal dagen, weken of maanden in. Bepaal vervolgens of deze moet plaatsvinden na voltooiingsdatum of na vorige activiteit deadline.
Deze Schedule veldinformatie kan worden gewijzigd voordat de activiteit wordt gepland.
Wanneer alle configuraties voltooid zijn, klik je op Opslaan.
Notitie
Als een activiteit het Ketentype heeft ingesteld op Volgende activiteit voorstellen en activiteiten heeft vermeld in het veld Voorstellen, krijgen gebruikers aanbevelingen voor activiteiten als volgende stappen.
Volgende activiteit activeren¶
Het instellen van het Ketentype op Volgende activiteit activeren start onmiddellijk de volgende activiteit zodra de vorige is voltooid.
Als Trigger Volgende Activiteit is geselecteerd in het Kettingtype veld, verandert het veld eronder in: Trigger. Selecteer in het keuzemenu Trigger de activiteit die gestart moet worden zodra deze activiteit is voltooid.
Kies in het Planning veld een standaard deadline voor deze activiteiten. Stel hiervoor een gewenst aantal dagen, weken of maanden in. Bepaal vervolgens of deze moet plaatsvinden na voltooiingsdatum of na vorige activiteit deadline.
Deze Schedule veldinformatie kan worden gewijzigd voordat de activiteit wordt gepland.
Wanneer alle configuraties voltooid zijn, klik je op Opslaan.
Notitie
Wanneer een activiteit het Ketentype heeft ingesteld op Volgende activiteit activeren, start het markeren van de activiteit als Voltooid onmiddellijk de volgende activiteit die vermeld staat in het veld Activeren.
Activiteit volgen¶
Om de pijplijn up-to-date te houden met de meest nauwkeurige weergave van de status van activiteiten, moet zodra er interactie is met een lead, de bijbehorende activiteit worden gemarkeerd als Done. Dit zorgt ervoor dat de volgende activiteit gepland kan worden als dat nodig is. Het voorkomt ook dat de pijplijn vol komt te zitten met vervallen activiteiten.
De pijplijn is het meest effectief als deze up-to-date wordt gehouden en nauwkeurig is voor de interacties die worden bijgehouden.
Activiteitenplannen¶
Activiteitenplannen zijn vooraf geconfigureerde reeksen van activiteiten. Wanneer een activiteitenplan wordt gestart, wordt elke activiteit in de reeks automatisch ingepland.
Om een nieuw plan te maken, navigeer je naar . Klik op Nieuw links boven aan de pagina om een leeg Lead Plannen formulier te openen.
Voer een naam in voor het nieuwe plan in het veld Plannaam. Klik op het tabblad Aan te maken activiteiten op Regel toevoegen om een nieuwe activiteit toe te voegen.
Selecteer een Activiteitstype uit het vervolgkeuzemenu. Klik op Zoek meer om een volledige lijst met beschikbare activiteitstypen te bekijken of om een nieuw type aan te maken.
Voer vervolgens in het Samenvatting veld details in om de bijzonderheden van de activiteit te beschrijven, inclusief instructies voor de verkoper of informatie die moet worden ingevuld na afloop van de activiteit. De inhoud van dit veld wordt bij de geplande activiteit gevoegd en kan later worden bewerkt.
Selecteer een van de volgende opties in het Assignment veld:
Ask at launch: activiteiten worden toegewezen aan een gebruiker wanneer het plan wordt ingepland.
Standaardgebruiker: activiteiten worden altijd toegewezen aan een specifieke gebruiker.
Als Standaardgebruiker is geselecteerd in het veld Toewijzing, kies je een gebruiker in het veld Toegewezen aan.
Tip
Activiteitenplannen kunnen activiteiten bevatten die zijn toegewezen aan standaardgebruikers en gebruikers die bij het starten van het plan worden toegewezen.
Configureer vervolgens de tijdlijn voor de activiteit. Activiteiten kunnen voor of na de plandatum gepland worden. Gebruik de velden Interval en Eenheden om de deadline voor deze activiteit in te stellen. Selecteer tot slot in het Trigger veld of de activiteit voor of na de plandatum moet plaatsvinden.
Example
Er wordt een activiteitenplan gemaakt om leads met een hoge prioriteit af te handelen. Er moet snel contact worden opgenomen met deze leads en er moet binnen twee dagen na het eerste contact een afspraak worden gepland. Het plan wordt geconfigureerd met de volgende activiteiten:
E-mail twee dagen voor de planningsdatum
Bijeenkomst nul dagen vóór de planningsdatum
Maak een offerte drie dagen na de datum van het plan
Document drie dagen na plandatum uploaden
Follow-up vijf dagen na de planningsdatum
Dit stelt de plandatum in als de deadline voor de vergadering, wat het doel is van het plan. Voor die datum is er tijd om contact op te nemen met de klant en de vergadering voor te bereiden. Na die datum heeft de verkoper tijd om een offerte te maken, het document te uploaden en de follow-up te doen.
Herhaal deze stappen voor elke activiteit in het plan.
Start een activiteitenplan¶
Om een activiteitenplan te starten op een CRM-verkoopkans, ga naar en klik op de Kanban-kaart van een verkoopkans om deze te openen.
Klik rechtsboven in de chatter op Activiteiten om het pop-upvenster Activiteit inplannen te openen.
Selecteer in het Plan veld het gewenste activiteitenplan om te starten. Dit genereert een Planoverzicht met een lijst van de activiteiten die in het plan zijn opgenomen. Selecteer een Plandatum met behulp van de kalender popover. Hierdoor wordt het Planoverzicht bijgewerkt met deadlines op basis van de intervallen die zijn ingesteld op het activiteitenplan.
Selecteer een gebruiker in het Assigned To veld. Deze gebruiker wordt toegewezen aan een van de activiteiten in het plan die zijn geconfigureerd met Ask at launch in het Assignment veld.
Klik op Planning.
De details van het plan worden toegevoegd aan de chatter, evenals elk van de activiteiten.
Zie ook