Utiliser les activités pour les équipes commerciales¶
Les activités sont des tâches de suivi liées à un enregistrement dans une base de données Odoo. Les activités peuvent être planifiées sur n’importe quelle page de la base de données contenant un fil de discussion, une vue Kanban, une vue liste ou une vue activités d’une application.
Activités planifiées pour les pistes et les opportunités.¶
Types d’activité¶
Un ensemble de types d’activités préconfigurés est disponible dans l’application CRM. Pour voir la liste des types d’activités disponibles, naviguer vers .
Note
Des types d’activités supplémentaires sont disponibles dans la base de données et peuvent être utilisés via différentes applications. Pour accéder à la liste complète des types d’activités, aller dans , puis faire défiler jusqu’à la section Discussion, et cliquer sur Types d’activités.
Les types d’activités préconfigurés pour l’application CRM sont les suivants :
E-mail : ajoute un rappel au fil de discussion qui invite le commercial à envoyer un e-mail.
Appel : ouvre un lien de calendrier où le commercial peut planifier un moment pour appeler le contact.
Réunion : ouvre un lien de calendrier où le commercial peut planifier un moment pour avoir une réunion avec le contact.
À faire : ajoute une tâche de rappel générale au fil de discussion.
Télécharger un document : ajoute un lien sur l’activité où un document externe peut être téléchargé. Notez que l’application Documents n’est pas requise pour utiliser ce type d’activité.
Note
Si d’autres applications sont installées, telles que Ventes ou Comptabilité, d’autres types d’activités sont rendus disponibles dans l’application CRM.
Créer un nouveau type d’activité¶
Pour créer un nouveau type d’activité, cliquer sur Nouveau en haut à gauche de la page pour ouvrir un formulaire vierge.
En haut du formulaire, commencer par choisir un Nom pour le nouveau type d’activité.
Paramètres des activités¶
Action¶
Le champ Action précise l’intention de l’activité. Certaines actions déclenchent des comportements spécifiques après avoir planifié une activité.
Si vous sélectionnez Charger un document, un lien pour charger un document s’ajoute directement à l’activité planifiée dans le chatter.
Si vous sélectionnez Appel téléphonique ou Réunion, les utilisateurs ont l’option d’ouvrir leur calendrier pour programmer une heure pour cette activité.
Si vous sélectionnez Demander une signature, un lien est ajouté à l’activité planifiée dans le chatter permettant d’ouvrir une fenêtre contextuelle de demande de signature.
Note
Les actions disponibles pour sélectionner un type d’activité varient en fonction des applications actuellement installées dans la base de données.
Utilisateur par défaut¶
Pour assigner cette activité automatiquement à un utilisateur spécifique lorsque ce type d’activité est planifié, choisissez un nom dans le menu déroulant Utilisateur par défaut. Si ce champ est laissé vierge, l’activité est assignée à l’utilisateur qui a créé l’activité.
Résumé par défaut¶
Pour inclure des notes chaque fois que ce type d’activité est créé, saisissez-les dans le champ Résumé par défaut.
Note
Les informations dans les champs Utilisateur par défaut et Résumé par défaut sont incluses lors de la création d’une activité. Toutefois, elles peuvent être modifiées avant que l’activité ne soit planifiée ou enregistrée.
Activité suivante¶
Pour suggérer ou déclencher automatiquement une nouvelle activité après qu’une activité a été marquée comme faite, vous devez définir le Type de chaînage.
Suggérer l’activité suivante¶
Dans le champ Type de chaînage, sélectionnez Suggérer l’activité suivante. Le champ situé en dessous devient alors Suggérer. Cliquez sur le menu déroulant Suggérer pour sélectionner les activités à recommander comme tâches de suivi pour ce type d’activité.
Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.
Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.
Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.
Note
Si le Type de chaînage de l’activité est défini sur Suggérer l’activité suivante et des activités sont répertoriées dans le champ Suggérer, les utilisateurs reçoivent des recommandations d’activités pour les étapes suivantes.
Déclencher l’activité suivante¶
Le fait de définir le Type de chaînage sur Déclencher l’activité suivante permet de lancer immédiatement l’activité suivante une fois que la précédente est terminée.
Si vous sélectionnez Déclencher l’activité suivante dans le champ Type de chaînage, le champ situé en dessous devient Déclencher. Dans le menu déroulant du champ Déclencher, sélectionnez l’activité qui doit être lancée une fois que cette activité est terminée.
Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.
Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.
Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.
Note
Lorsqu’une activité a le Type de chaînage défini sur Déclencher l’activité suivante, marquer l’activité comme Terminée lance immédiatement l’activité suivante indiquée dans le champ Déclencheur.
Suivi des activités¶
Pour maintenir le pipeline à jour avec la vue la plus précise du statut des activités, dès qu’une piste fait l’objet d’une interaction, l’activité associée doit être marquée comme Terminée. Cela garantit que l’activité suivante peut être planifiée si nécessaire. Cela évite également que le pipeline ne soit encombré d’activités en retard.
Le pipeline est plus efficace lorsqu’il est tenu à jour et fidèle aux interactions qu’il suit.
Plans d’activité¶
Les plans d’activité sont des séquences d’activités préconfigurées. Lorsqu’un plan d’activité est lancé, chaque activité de la séquence est planifiée automatiquement.
Pour créer un nouveau plan, aller à . Cliquer sur Nouveau en haut à gauche de la page pour ouvrir un formulaire Plans de piste vierge.
Saisir un nom pour le nouveau plan dans le champ Nom du plan. Sur l’onglet Activités à créer, cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter une nouvelle activité.
Sélectionner un Type d’activité dans le menu déroulant. Cliquer sur Rechercher plus pour voir une liste complète des types d’activité disponibles ou pour en créer un nouveau.
Ensuite, dans le champ Résumé, saisir tous les détails pour décrire les spécificités de l’activité, y compris les instructions pour le commercial ou les informations dues à l’achèvement de l’activité. Le contenu de ce champ est inclus avec l’activité planifiée et peut être modifié ultérieurement.
Dans le champ Attribution, sélectionner l’une des options suivantes :
Demander au lancement : les activités sont attribuées à un utilisateur lorsque le plan est planifié.
Utilisateur par défaut : les activités sont toujours attribuées à un utilisateur spécifique.
Si Utilisateur par défaut est sélectionné dans le champ Attribution, choisir un utilisateur dans le champ Assigné à.
Astuce
Les plans d’activités peuvent comporter des activités assignées à des utilisateurs par défaut et des utilisateurs assignés au lancement du plan.
Ensuite, configurer le calendrier de l’activité. Les activités peuvent être planifiées pour se produire soit avant la date du plan, soit après. Utiliser les champs Intervalle et Unités pour définir l’échéance de cette activité. Enfin, dans le champ Déclencheur, sélectionner si l’activité doit se produire avant ou après la date du plan.
Example
Un plan d’activités est créé pour traiter les pistes prioritaires. Ces pistes doivent être contactées rapidement, avec une réunion planifiée dans les deux jours suivant le contact initial. Le plan est configuré avec les activités suivantes :
E-mail deux jours avant la date du plan
Réunion zéro jour avant la date du plan
Créer un devis trois jours après la date du plan
Téléverser un document trois jours après la date du plan
Suivi cinq jours après la date du plan
Cela définit la date du plan comme l’échéance de la réunion, qui est l’objectif du plan. Avant cette date, il y a un délai pour contacter le client et préparer la réunion. Après cette date, le commercial a le temps de créer un devis, téléverser le document et assurer le suivi.
Répéter ces étapes pour chaque activité incluse dans le plan.
Lancer un plan d’activité¶
Pour lancer un plan d’activité sur une opportunité CRM, aller à et cliquer sur la carte Kanban d’une opportunité pour l’ouvrir.
En haut à droite du chatter, cliquer sur Activités pour ouvrir la fenêtre contextuelle Planifier une activité.
Dans le champ Plan, sélectionner le plan d’activité souhaité à lancer. Cela génère un Résumé du plan, énumérant les activités incluses dans le plan. Sélectionner une Date du plan à l’aide du calendrier contextuel. Cela met à jour le Résumé du plan avec les échéances basées sur les intervalles configurés sur le plan d’activité.
Sélectionner un utilisateur dans le champ Attribué à. Cet utilisateur est attribué à toutes les activités du plan qui ont été configurées avec Demander au lancement dans le champ Attribution.
Cliquer sur Planifier.
Les détails du plan sont ajoutés au fil de discussion, en plus de chacune des activités.
Voir également