Validations de travail et heures supplémentaires¶
L’application Présences d’Odoo nécessite une supervision managériale afin de garantir l’exactitude de toutes les présences enregistrées, en particulier les heures supplémentaires et les postes incomplets.
Tableau de bord de gestion¶
Tous les enregistrements de présence nécessitant une validation, généralement en raison d’entrées de travail qui se chevauchent ou de congés non approuvés, sont gérés depuis un tableau de bord de gestion centralisé. Pour y accéder, aller à .
Le tableau de bord Gestion affiche uniquement les enregistrements de présence des employés actuels qui doivent être approuvés, dans une vue liste par défaut. Cela est dû aux deux filtres par défaut dans la barre de recherche, À valider et Employés actifs.
Chaque enregistrement de présence affiche les informations suivantes :
Employé : le nom de l’employé
Pointer à l’arrivée : la date et l’heure à laquelle l’employé a pointé à l’arrivée
Pointer au départ : la date et l’heure à laquelle l’employé a pointé au départ
Temps travaillé : le nombre d’heures travaillées enregistrées par l’employé
Heures supplémentaires travaillées : le montant des heures supplémentaires effectuées
Heures supplémentaires : le total des heures supplémentaires enregistrées
Statut des heures supplémentaires : le statut de l’enregistrement de présence. Tous les enregistrements de présence qui apparaissent sur ce tableau de bord ont un statut À approuver.
Validations et refus¶
Les enregistrements de présence peuvent être approuvés et refusés directement depuis le tableau de bord de gestion. À l’extrême droite de chaque enregistrement, les boutons Approuver et Refuser apparaissent. Cliquer sur le bouton correspondant pour approuver ou refuser l’enregistrement de présence enregistré.
Note
Lors de la validation ou du refus d’enregistrements de présence depuis le tableau de bord Gestion, il n’est pas possible de consulter les détails de l’enregistrement de présence.
Validations partielles¶
Il est possible de valider une partie des Heures supplémentaires enregistrées et non la totalité. Pour approuver seulement une partie des heures supplémentaires, cliquer sur un enregistrement de présence pour afficher les détails.
Cliquer dans le champ Heures supplémentaires et saisir le nombre d’heures à approuver. Après avoir modifié le champ Heures supplémentaires, le champ Heures supplémentaires travaillées devient visible pour afficher la différence entre les champs Temps travaillé et Heures supplémentaires.
Note
Le champ Temps travaillé est le total des heures enregistrées par l’employé (le Temps travaillé et les Heures supplémentaires combinés). Par exemple, si un employé est prévu pour travailler huit heures et a travaillé cinq heures supplémentaires, le Temps travaillé est de treize heures et les Heures supplémentaires sont de cinq heures. Le champ Temps travaillé ne peut pas être modifié.
Cliquer sur Approuver pour approuver les Heures supplémentaires mises à jour. Une fois partiellement approuvé, le champ Heures supplémentaires travaillées disparaît, ainsi que le bouton Approuver. La différence en heures apparaît dans le champ Heures supplémentaires.
Une fois les heures supplémentaires partiellement approuvées, le statut passe à Approuvé.
Important
Une fois les heures supplémentaires partielles approuvées, il est toujours possible de refuser les heures supplémentaires en cliquant sur Refuser. L’enregistrement peut être modifié autant de fois que nécessaire.
Note
Parfois, il peut être nécessaire de vérifier l’emplacement d’un employé lors de son arrivée. La méthode utilisée par l’employé pour pointer son arrivée au travail se trouve sur l’enregistrement individuel, dans le champ Mode.
Le champ Mode n’est pas modifiable, car il enregistre uniquement la méthode par laquelle l’enregistrement de présence a été créé.
Les options possibles sont :
Kiosque : l’employé s’est physiquement enregistré ou désenregistré en utilisant un dispositif kiosque. L’employé était présent au kiosque pour s’enregistrer.
Systray : l’employé s’est enregistré ou désenregistré directement depuis la base de données. Selon l”adresse IP affichée sur l’enregistrement de présence détaillé, l’emplacement de l’employé au moment de l’enregistrement peut être déterminé.
Manuel : l’enregistrement a été créé manuellement dans l’application Présences. Ceci est généralement effectué par la direction, pour ajouter un enregistrement manquant.
Créer des enregistrements de présence¶
Si nécessaire, les utilisateurs disposant des droits d’accès requis peuvent créer manuellement des enregistrements de présence dans l’application Présences. Certaines situations nécessitent cela, comme lorsque les employés oublient de pointer leur arrivée et leur départ, car les employés ne peuvent pas créer rétroactivement des enregistrements de présence.
Pour ajouter un enregistrement de présence manquant, naviguer vers . Cliquer sur le bouton Nouveau dans le coin supérieur gauche. Dans la fenêtre contextuelle Créer, saisir les informations suivantes sur le formulaire :
Employé : sélectionner l’employé pour lequel l’enregistrement est créé. L’utilisateur connecté remplit ce champ par défaut.
Enregistrement : à l’aide du calendrier modal, sélectionner la date et l’heure d’enregistrement, puis cliquer sur Appliquer. Par défaut, la date actuelle est sélectionnée et l’heure est définie sur
00:00:00.Désenregistrement : à l’aide du calendrier modal, sélectionner la date et l’heure de désenregistrement, puis cliquer sur Appliquer. Par défaut, la date suivante est sélectionnée et l’heure est définie sur
00:00:00.Temps travaillé : ce champ est automatiquement rempli avec la différence entre les heures d”Enregistrement et de Désenregistrement sélectionnées. Ce champ ne peut pas être modifié.
Heures supplémentaires : saisir le nombre d’heures supplémentaires, le cas échéant, à approuver.
Important
Une fois les Heures supplémentaires ajoutées, elles sont automatiquement approuvées par le système. Cependant, il est possible de les refuser manuellement, comme expliqué dans la section Validations et refus.
