Accidente

Atunci când gestionezi o flotă, accidentele sunt inevitabile. Monitorizarea accidentelor este esențială pentru a înțelege costurile de întreținere a vehiculelor și pentru a identifica șoferii responsabili.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways to track accidents. Below are step-by-step instructions for only one method to monitor accidents and repair costs.

Structură

For this example, to track accidents, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This tracks various repairs associated with accidents, organized by who was at fault.

Când are loc un accident, se creează o fișă de service. Reparațiile specifice necesare accidentului sunt notate în câmpul Descriere al fișei de service, iar detaliile despre accident sunt notate în secțiunea Note.

Cu această structură organizațională, este posibil să vizualizezi toate accidentele organizate după vină, mașină, șofer sau cost.

Notă

Pentru a gestiona accidentele, este necesară crearea fișelor de service.

Refer to the Servicii documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Înregistrează accidentele și reparațiile

To log an accident, and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Notă

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, as well as attaching the same important documentation, such as a police report.

Navighează la Aplicația Flotă ‣ Flotă ‣ Servicii pentru a vedea panoul principal Servicii. Apasă pe Nou în colțul stânga sus, iar un formular de service gol va fi încărcat.

Introduceți următoarele informații în formular:

• Descriere: introdu descrierea reparațiilor necesare pentru a repara complet vehiculul, cum ar fi Tinichigerie, Înlocuire parbriz sau Înlocuire bară, anvelope și geamuri.

• Tip serviciu: pentru acest exemplu, selectează fie Accident - Din vina șoferului, fie Accident - Fără vină, în funcție de situație.

  Când introduci oricare dintre aceste două Tipuri de servicii pentru prima dată, tastează noul tip de serviciu, apoi apasă pe Creează (tip de serviciu nou). Va apărea o fereastră pop-up Creează tip de serviciu, cu noul tip completat în câmpul Nume. În câmpul Categorie, selectează Serviciu din meniul derulant, apoi apasă pe butonul Salvează și închide.

  Odată ce un tip de serviciu pentru accidente a fost adăugat în baza de date, acesta va fi disponibil pentru selecție din meniul derulant al câmpului Tip serviciu.

• Dată: folosind fereastra pop-up a calendarului, selectează data la care a avut loc accidentul. Navighează la luna dorită folosind pictogramele (săgeată), apoi apasă pe dată pentru a o selecta.

• Cost: lasă acest câmp necompletat, deoarece costul reparației nu este încă cunoscut.

• Furnizor: selectează furnizorul care efectuează reparațiile folosind meniul derulant. Dacă furnizorul nu a fost deja introdus în sistem, tastează numele furnizorului și apasă fie pe Creează pentru a-l adăuga, fie pe Creează și editează… pentru a adăuga și configura furnizorul.

• Vehicul: selectează vehiculul implicat în accident din meniul derulant. Când vehiculul este selectat, câmpul Șofer este completat, iar unitatea de măsură pentru câmpul Valoare Odometră apare.

• Șofer: șoferul curent asociat vehiculului selectat completează acest câmp când este selectat Vehiculul. Dacă un alt șofer conducea vehiculul la momentul accidentului, selectează șoferul corect din meniul derulant.

• Valoare Odometră: introdu valoarea odometrului la momentul accidentului. Unitățile de măsură pot fi kilometri (km) sau mile (mi), în funcție de configurarea vehiculului selectat.

• NOTE: introdu detaliile specifice ale accidentului în partea de jos a formularului de service, cum ar fi Lovit de o căprioară sau Lovit din spate la o intersecție în timp ce era oprit.

Odoo permite atașarea oricăror documente importante, precum estimări de reparații și rapoarte de poliție, la fișa de service. Pentru a face acest lucru, apasă pe pictograma (agrafa) din chatter-ul formularului, iar o fereastră pop-up de explorare fișiere va apărea. Navighează la documentul dorit și apasă Deschide pentru a încărca fișierul.

Notă

După ce un fișier este adăugat la o fișă de service, o secțiune Fișiere apare în chatter. Pentru a atașa mai multe documente, apasă pe Atașează fișiere.

Etape de service

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

Etapa implicită la crearea unei fișe de service. Serviciul a fost solicitat, dar reparațiile nu au început. Câmpul Cost pentru această etapă rămâne zero.

În timpul procesului de reparație, schimbă statusul serviciului pentru a reflecta starea curentă a vehiculului în unul din două moduri: pe fișa individuală de service sau în vizualizarea Kanban a serviciilor.

Fișă de service

Deschide tabloul de bord principal Servicii, navigând la Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Apoi, apasă pe fișa individuală de service pentru a deschide formularul detaliat. Apasă pe etapa dorită din colțul din dreapta sus, deasupra formularului, pentru a schimba statusul.

Vizualizare Kanban

Deschide tabloul de bord principal Servicii, navigând la Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Mai întâi, apasă pe pictograma Kanban din colțul din dreapta sus al ecranului, care organizează toate reparațiile pe vehicul.

Apoi, elimină filtrul implicit Tip serviciu din bara de căutare. După aceasta, toate serviciile apar într-o vizualizare Kanban, organizate după Status.

Trage și plasează fișa de service în etapa dorită.

Raportare accidente

Unul dintre principalele motive pentru a urmări accidentele folosind metoda prezentată în acest document este posibilitatea de a vedea costul total al accidentelor, de a determina cei mai siguri șoferi și de a calcula costul total real pentru anumite vehicule.

Tabloul de bord principal Servicii afișează toate informațiile despre accidente, în timp ce Tabloul de bord Raportare afișează costul total pentru anumite vehicule.

Tablou de bord Servicii

Navighează la Fleet app ‣ Fleet ‣ Services pentru a vedea tabloul de bord Servicii. Toate fișele de service sunt afișate într-o vizualizare (Listă), grupate alfabetic, după Tip serviciu.

Cele două tipuri de servicii create pentru urmărirea accidentelor apar în listă: Accident - Vină șofer și Accident - Fără vină.

Fiecare grupare afișează numărul de fișe din fiecare tip și listează fișele individuale sub titlul grupării respective.

Example

In this example, there are six accidents where the driver was at fault, and four accidents that were not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $19,164.81 dollars are for driver-caused accident repairs, and an estimated $2,548.21 dollars are for no-fault accidents.

Notă

Costul total Cost calculează toate costurile din formularul de reparație, inclusiv costurile estimate, precum și costurile finale. Această valoare poate să nu fie exactă dacă există reparații în stadiul În desfășurare și factura finală nu a fost încă calculată.

Tablou de bord Raportare

Navighează la Fleet app ‣ Reporting ‣ Costs pentru a vedea raportul Analiză costuri. Acest raport afișează o (Diagramă bară) cu toate costurile de Contract și Service pentru anul curent, organizate pe lună (Dată : (an)), implicit. Suma, reprezentată de o linie punctată gri, este totalul combinat al costurilor de Contract și Service.

To view the total cost by vehicle, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Aceasta afișează costul real pentru fiecare vehicul, incluzând atât costul contractului (cum ar fi chiria lunară a vehiculului), cât și toate costurile de service, inclusiv accidentele. Plasează cursorul peste o coloană pentru a vedea o fereastră pop-up cu numele vehiculului și costul total. Acest lucru permite o imagine mai completă a costului vehiculului.

Pentru a vedea detaliile individuale ale costurilor atât pentru contracte, cât și pentru reparații, apasă pe pictograma (Pivot) din colțul din dreapta sus al tabloului de bord Analiză costuri. Acest lucru afișează fiecare vehicul pe o linie separată și afișează costul de Contract și costul de Service, precum și costul Total.

Notă

Vizualizarea (Pivot) organizează datele pe vehicul, implicit, deci gruparea datelor după Vehicul nu este necesară. Dacă acest filtru este deja activat, nu afectează datele prezentate.

Gestionează reparațiile accidentelor

Pentru companiile cu mai mulți angajați, care gestionează o flotă mare de vehicule, afișarea doar a fișelor de service în etapele Nou și În desfășurare poate economisi timp, dacă există un număr mare de fișe în tabloul de bord Servicii.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Trei câmpuri derulante trebuie configurate în fereastra pop-up.

În primul câmp, derulează în jos și selectează Etapă.

Lasă al doilea câmp setat pe =.

Selectează În desfășurare din meniul derulant din ultimul câmp.

Apoi, apasă pe pictograma (plus) din dreapta ultimului câmp, iar o regulă identică va apărea sub regula curentă.

Apoi, schimbă În desfășurare cu Nou în al treilea câmp al celei de-a doua reguli, lăsând celelalte câmpuri neschimbate.

Apasă butonul Adaugă din partea de jos pentru a adăuga noul filtru personalizat.

Această mică modificare prezintă doar serviciile aflate în etapele Nou și În desfășurare. Acesta este un raport util pentru o companie care gestionează un număr mare de reparații la un moment dat.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (down arrow) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, anytime the Services dashboard is accessed.