Accidents

Lors de la gestion d’un parc automobile, les accidents sont inévitables. Le suivi des accidents est essentiel pour comprendre les coûts de maintenance des véhicules et identifier les conducteurs prudents.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways to track accidents. Below are step-by-step instructions for only one method to monitor accidents and repair costs.

Structure

For this example, to track accidents, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This tracks various repairs associated with accidents, organized by who was at fault.

Lorsqu’un accident se produit, un bon de service est créé. Les réparations spécifiques nécessaires pour l’accident sont enregistrées dans la Description du bon de service, et les détails de l’accident sont consignés dans la section Notes.

Avec cette structure organisationnelle, il est possible de voir tous les accidents organisés par responsabilité, voiture, conducteur ou coût.

Note

Pour gérer les accidents, la création de bons de service est obligatoire.

Refer to the Interventions documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Enregistrer les accidents et les réparations

To log an accident, and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Note

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, as well as attaching the same important documentation, such as a police report.

Aller dans Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services pour afficher le tableau de bord principal des Services. Cliquer sur Nouveau en haut à gauche, et un formulaire de service vierge se charge.

Saisir les informations suivantes dans le formulaire :

• Description : saisir la description des réparations nécessaires pour réparer complètement le véhicule, comme Carrosserie, Remplacement de pare-brise ou Remplacement du pare-chocs, des pneus et des vitres.

• Type de service : pour cet exemple, sélectionner soit Accident - Faute du conducteur soit Accident - Sans faute, selon la situation.

  Lors de la saisie de l’un de ces deux Types de service pour la première fois, taper le nouveau type de service, puis cliquer sur Créer (nouveau type de service). Une fenêtre contextuelle Créer un type de service apparaît, avec le nouveau type de service remplissant le champ Nom. Dans le champ Catégorie, sélectionner Service dans le menu déroulant, puis cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.

  Une fois qu’un type de service accident a été ajouté à la base de données, il est disponible à la sélection dans le menu déroulant du champ Type de service.

• Date : à l’aide de la fenêtre contextuelle du calendrier, sélectionner la date à laquelle l’accident s’est produit. Naviguer jusqu’au mois souhaité en utilisant les icônes (flèche), puis cliquer sur la date pour la sélectionner.

• Coût : laisser ce champ vide, car le coût de la réparation n’est pas encore connu.

• Fournisseur : sélectionner le fournisseur effectuant les réparations à l’aide du menu déroulant. Si le fournisseur n’a pas déjà été saisi dans le système, taper le nom du fournisseur et cliquer soit sur Créer pour l’ajouter, soit sur Créer et modifier… pour ajouter et configurer le fournisseur.

• Véhicule : sélectionner le véhicule qui était impliqué dans l’accident dans le menu déroulant. Lorsque le véhicule est sélectionné, le champ Conducteur est rempli, et l’unité de mesure du champ Valeur du compteur apparaît.

• Conducteur : le conducteur actuel du véhicule sélectionné remplit ce champ lorsque le Véhicule est sélectionné. Si un conducteur différent conduisait le véhicule au moment de l’accident, sélectionner le conducteur correct dans le menu déroulant.

• Valeur du compteur : saisir le relevé du compteur kilométrique au moment de l’accident. Les unités de mesure sont soit en kilomètres (km) soit en miles (mi), selon la configuration du véhicule sélectionné.

• NOTES : saisir les détails spécifiques de l’accident en bas du formulaire de service, comme Collision avec un cerf ou Emboutissage arrière à une intersection à l'arrêt.

Odoo offre la possibilité de joindre tout document important, comme des devis de réparation et des constats de police, au bon de service. Pour ce faire, cliquer sur l’icône (trombone), située dans le chatter du formulaire, et une fenêtre contextuelle d’explorateur de fichiers apparaît. Naviguer jusqu’au document souhaité et cliquer sur Ouvrir pour télécharger le fichier.

Note

Une fois qu’un fichier est ajouté à un enregistrement de service, une section Fichiers apparaît dans le chatter. Pour joindre d’autres enregistrements, cliquer sur Joindre des fichiers pour ajouter d’autres documents.

Étapes de service

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

L’étape par défaut lorsqu’un enregistrement de service est créé. Le service a été demandé, mais les réparations n’ont pas commencé. Le champ Coût pour cette étape reste à zéro.

Pendant le processus de réparation, modifier le statut du service pour refléter l’état actuel du véhicule de deux manières : sur l”enregistrement de service individuel, ou dans la vue Kanban des services.

Enregistrement de service

Ouvrir le tableau de bord principal Services, en naviguant vers Application Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services. Ensuite, cliquer sur l’enregistrement de service individuel pour ouvrir le formulaire de service détaillé. Cliquer sur l’étape souhaitée dans le coin supérieur droit, au-dessus du formulaire de service, pour changer le statut.

Vue kanban

Ouvrir le tableau de bord principal Services, en naviguant vers Application Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services. Cliquer d’abord sur l’icône Kanban en haut à droite de l’écran, qui organise toutes les réparations par véhicule.

Ensuite, retirer le filtre par défaut Type de service dans la barre de recherche. Ce faisant, tous les services apparaissent dans une vue Kanban, organisés selon leur Statut respectif.

Glisser-déposer l’enregistrement de service vers l’étape souhaitée.

Déclaration d’accident

L’une des principales raisons de suivre les accidents en utilisant la méthode décrite dans ce document est la possibilité de visualiser le coût total des accidents, déterminer les conducteurs les plus sûrs et calculer le coût total réel pour des véhicules spécifiques.

Le tableau de bord Services principal affiche toutes les différentes informations relatives aux accidents, tandis que le tableau de bord Reporting affiche le coût total pour des véhicules spécifiques.

Tableau de bord Services

Accéder à Parc automobile ‣ Parc automobile ‣ Services pour afficher le tableau de bord Services. Tous les enregistrements de service sont affichés dans une vue (Liste), groupés par ordre alphabétique selon le Type de service.

Les deux types de service créés pour le suivi des accidents apparaissent dans la liste : Accident - Faute du conducteur et Accident - Sans faute.

Chaque regroupement affiche le nombre d’enregistrements dans chaque type et liste les enregistrements individuels sous chaque titre de regroupement.

Example

In this example, there are six accidents where the driver was at fault, and four accidents that were not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $19,164.81 dollars are for driver-caused accident repairs, and an estimated $2,548.21 dollars are for no-fault accidents.

Note

Le Coût total calcule tous les coûts sur le formulaire de réparation, y compris les coûts estimés ainsi que les coûts de réparation finals. Ce nombre peut ne pas être exact s’il y a des réparations au stade En cours et que la facture finale n’a pas encore été calculée.

Tableau de bord de reporting

Accéder à Parc automobile ‣ Reporting ‣ Coûts pour afficher le rapport Analyse des coûts. Ce rapport affiche un (Graphique à barres) de tous les coûts de Contrat et de Service pour l’année en cours, organisés par mois (Date : (année)), par défaut. La Somme, représentée par une ligne pointillée grise, est le total combiné des coûts de Contrat et de Service.

To view the total cost by vehicle, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Ceci affiche le coût réel pour chaque véhicule, incluant à la fois le coût du contrat (tel que le coût de location mensuelle du véhicule) et tous les coûts de service, y compris tous les accidents. Survoler une colonne pour afficher une fenêtre contextuelle de données qui affiche le nom du véhicule et le coût total. Cela permet une vue plus complète du coût du véhicule.

Pour afficher les détails de coût individuels pour les coûts de contrat et les réparations, cliquer sur l’icône (Tableau croisé) dans le coin supérieur droit du tableau de bord Analyse des coûts. Cela affiche chaque véhicule sur une ligne distincte et affiche le coût de Contrat et le coût de Service, ainsi que le coût Total.

Note

La vue (Tableau croisé) organise les données par véhicule par défaut, donc regrouper les données par Véhicule n’est pas nécessaire. Si ce filtre est déjà activé, il n’affecte pas les données présentées.

Gérer les réparations d’accidents

Pour les entreprises avec plusieurs employés qui gèrent un grand parc de véhicules, afficher uniquement les enregistrements de service dans les stades Nouveau et En cours peut faire gagner du temps s’il y a un grand nombre d’enregistrements dans le tableau de bord Services.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Trois champs déroulants doivent être configurés dans la fenêtre contextuelle.

Dans le premier champ, faire défiler vers le bas et sélectionner Étape.

Laisser le second champ défini sur =.

Sélectionner En cours dans le menu déroulant du dernier champ.

Ensuite, cliquer sur l’icône (plus) à droite du dernier champ. Une règle identique apparaît sous la règle actuelle.

Puis, changer En cours en Nouveau dans le troisième champ de la seconde règle, en laissant les autres champs inchangés.

Cliquer sur le bouton Ajouter en bas pour ajouter le nouveau filtre personnalisé.

Cette légère modification présente uniquement les services aux étapes Nouveau et En cours. C’est un rapport utile pour une entreprise gérant un nombre élevé de réparations à tout moment.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (down arrow) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, anytime the Services dashboard is accessed.