Kontakter

Applikationen Kontakter finns installerad på alla Odoo-databaser. Kontakter skapas för kunder som företaget gör affärer med via Odoo. En kontakt är en lagringsplats för viktig affärsinformation, vilket underlättar kommunikation och affärstransaktioner.

Kontaktformulär

För att skapa en ny kontakt, navigera till Contacts app, och klicka på Skapa. Ett nytt formulär visas där olika kontaktuppgifter kan läggas till.

Typ av kontakt

Odoo tillåter både Individuella och Bolags kontakter. Välj antingen Individuell eller Bolag, beroende på vilken typ av kontakt som ska läggas till.

Namn

Först fyller du i namnet på Individuell eller Bolag. Det är så namnet visas i hela databasen. Detta fält är obligatoriskt.

Tips

Individuella-kontakter kan ha en Bolags-kontakt kopplad till sig. När du har valt Individuell visas ett nytt fält Bolagsnamn… under förnamnsfältet.

Adress

Därefter anger du Adress för Bolaget eller Individuell.

Tips

Om alternativet Individuell väljs, kan typ av adress väljas från en rullgardinsmeny. Alternativen för denna rullgardinsmeny inkluderar: Kontakt, Fakturaardress, Leveransadress, Annan adress, och Privat adress.

Ytterligare fält

Ytterligare information finns på det ursprungliga formuläret. Följande fält är tillgängliga:

  • VAT: Momsregistreringsnummer.

  • Citizen Identification: medborgar- eller myndighetsidentifikationsnummer (endast tillgängligt på Individual).

  • Job Position: ange arbetspositionen för Individual (endast tillgänglig på Individual).

  • Phone: lista telefonnummer (med landskod). Ring ett samtal, skicka ett SMS eller WhatsApp-meddelande genom att hålla muspekaren över fältet i det sparade formuläret och klicka på önskat alternativ.

  • Mobile: lista mobiltelefonnummer (med landskod). Ring ett samtal, skicka ett SMS eller WhatsApp-meddelande genom att hålla muspekaren över fältet i det sparade formuläret och klicka på önskat alternativ.

  • Email: ange e-postadressen med domänen.

  • Webbplats: ange den fullständiga webbadressen, som börjar med http eller https.

  • Title: välj Doctor, Madam, Miss, Mister, Professor, eller skapa en ny direkt från detta fält.

  • Tags: ange förkonfigurerade taggar genom att skriva in dem i fältet eller klicka på rullgardinsmenyn och välja en. Om du vill skapa en ny tagg skriver du den nya taggen i fältet och klickar på Create i rullgardinsmenyn.

Fliken Kontakter & adresser

Längst ned i kontaktformuläret finns flera flikar. På fliken Contacts & Addresses kan du lägga till kontakter som är kopplade till ett Company och tillhörande adresser. Här kan t.ex. en specifik kontaktperson för företaget listas.

Flera adresser kan läggas till på både Individual och Company kontakter. Det gör du genom att klicka på Add i fliken Contacts & Addresses. Då visas popup-fönstret Create Contact, där ytterligare adresser kan konfigureras.

Lägg till en kontakt/adress i kontaktformuläret.

I popup-fönstret Create Contact börjar du med att klicka på standardfältet Other Address högst upp för att visa en rullgardinsmeny med adressrelaterade alternativ.

Välj något av följande alternativ:

  • Kontakt: lägger till en ny kontakt i det befintliga kontaktformuläret.

  • Fakturaadress: lägger till en specifik fakturaadress till det befintliga kontaktformuläret.

  • Delivery Address: lägger till en specifik leveransadress till det befintliga kontaktformuläret.

  • Övrig adress: lägger till en alternativ adress till det befintliga kontaktformuläret.

  • Privat adress: lägger till en privat adress till det befintliga kontaktformuläret.

Skapa en ny kontakt/adress på ett kontaktformulär.

När du har valt ett alternativ anger du motsvarande kontaktinformation som ska användas för den angivna adresstypen.

Lägg till Contact Name, Address, Email, tillsammans med Phone och/eller Mobile nummer nedan.

Ställ in Job Position, som visas om adresstypen Contact har valts. Detta liknar Individual-kontakten.

För att lägga till en anteckning klickar du på textfältet bredvid Notes och skriver något som är relevant för kunden eller kontakten.

Klicka sedan på Save & Close för att spara adressen och stänga fönstret Create Contact. Eller klicka på Save & New för att spara adressen och omedelbart skriva in en ny.

Fliken Försäljning & inköp

Därefter kommer fliken Sales & Purchases, som bara visas när applikationerna Sales, Purchase, eller Point of Sale är installerade.

Den Fiscal Position kan ställas in på fliken Sales & Purchases. Välj en Fiscal Position från rullgardinsmenyn.

Försäljningsavdelning

Under rubriken Sales kan en specifik Salesperson tilldelas en kontakt. Det gör du genom att klicka på listrutan Salesperson och välja en. Skapa en ny Salesperson genom att skriva in användarens namn och göra ett lämpligt val.

Vissa Payment Terms, eller en viss Pricelist, kan också ställas in om det behövs. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Payment Terms och ändra den till en av de förvalda Payment Terms, eller Create en ny. Välj rullgardinsmenyn Pricelist för att välja lämplig Pricelist.

Klicka i fältet Delivery Method för att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn.

Avdelning för försäljningsställen

Under rubriken Point Of Sale anger du en Barcode som kan användas för att identifiera kontakten. Använd fältet Loyalty Points för att spåra poäng som användaren har vunnit som en del av ett Loyalty Program.

Köpavdelning

Ange Payment Terms, 1099 Box information och en önskad Payment Method här. En Receipt Reminder kan också ställas in här.

Diverse sektioner

Under rubriken Misc. använder du fältet Reference för att lägga till ytterligare information om den här kontakten. Om den här kontakten bara ska vara tillgänglig för ett företag i en databas med flera företag väljer du det i listrutan i fältet Company. Använd rullgardinsmenyn Website för att begränsa publiceringen av den här kontakten till en webbplats (om du arbetar i en databas med flera webbplatser). Välj en eller flera Website Tags för att underlätta filtreringen av publicerade kunder på webbplatssidan /customers. Välj en Industry för den här kontakten i rullgardinsmenyn. Använd fältet SLA Policies för att tilldela en Helpdesk SLA-policy till den här kontakten.

Fliken Redovisning

Fliken Accounting visas när applikationen Accounting är installerad. Här kan användaren lägga till relaterade Bank Accounts eller ange standard Accounting entries.

Under rubriken Miscellaneous, använd fältet LEI för att ange en Legal Entity Identifier, om det behövs.

Fliken Interna anteckningar

Efter fliken Accounting kommer fliken Internal Notes, där anteckningar kan lämnas på detta kontaktformulär, precis som på kontaktformuläret ovan.

Fliken Partnertilldelning

Next is the Partner Assignment tab, which by default, includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Enterprise Resellers module is installed.

Fliken Medlemskap

Finally, there is the Membership tab, which can help users manage any memberships that are being offered to this specific contact. It should be noted that this tab only appears when the Members applications is installed.

Smarta knappar

Längst upp i kontaktformuläret finns det några ytterligare alternativ, så kallade smarta knappar.

Här visar Odoo en mängd olika poster som är relaterade till den här kontakten och som skapats i andra appar. Odoo integrerar information från varje enskild app, så det finns många smarta knappar.

Example

Det finns till exempel en smart knapp Opportunities, där alla möjligheter som är relaterade till den här kunden från CRM-appen finns tillgängliga.

Tips

Om motsvarande applikationer är installerade visas deras relaterade smarta knappar automatiskt på ett kontaktformulär.

En användare kan se alla Meetings, Sales, POS Orders, Subscriptions, projekt Tasks, och smartknappen More visar ytterligare alternativ via en rullgardinsmeny. En användare kan även snabbt komma åt Purchases, Helpdesk uppgifter, On-time Rate för leveranser, Invoiced information, Vendor Bills, och Partner Ledger kopplad till denna kontakt.

Leveranser, dokument, lojalitetskort och autogiro är också kopplade till smarta knappar, som den här, om det finns någon utestående/på fil för den här kontakten.

Om kontakten är en partner kan användaren besöka deras partnersida på den Odoo-byggda webbplatsen genom att klicka på den smarta knappen Gå till webbplatsen.

Arkivkontakter

Om en användare bestämmer sig för att inte längre vilja ha den här kontakten aktiv kan posten arkiveras. Det gör du genom att gå till Action-menyn högst upp i kontaktformuläret och klicka på Archive.

Klicka sedan på OK i popup-fönstret Confirmation som visas.

När den här kontakten har arkiverats, vilket indikeras av en banner högst upp, visas den inte på huvudsidan för kontakter, men den kan fortfarande sökas med filtret Archived.

Tips

En kontakt kan avarkiveras om användaren bestämmer sig för att arbeta med dem igen. För att göra det klickar du bara på Action-menyn igen längst upp i det arkiverade kontaktformuläret och klickar på Unarchive. När du gör det tas bannern Archived bort och kontakten återställs.

Se även