Betalningsavier

Lönebeskeden skapas antingen av medarbetarna själva eller av deras chefer, och godkänns av behöriga medarbetare (vanligtvis chefer). När lönebeskeden har godkänts får medarbetarna lönebesked och betalas antingen med check eller direktinsättning, beroende på hur deras medarbetarprofil är konfigurerad.

Rullgardinsmenyn Lönespecifikationer i programmet Lönelista består av tre sektioner: Till betalning, Alla lönespecifikationer och Batcher.

Dessa tre avsnitt innehåller alla verktyg som behövs för att skapa lönespecifikationer för anställda, inklusive individuella lönespecifikationer, en batch av lönespecifikationer eller provisionslönespecifikationer.

Att betala

Klicka på Payroll app ‣ Payslips ‣ To Pay för att se de lönespecifikationer som behöver betalas. På den här sidan visar Odoo de lönebesked som ännu inte har genererats och som kan skapas från den här instrumentpanelen.

Varje lönebesked innehåller Reference nummer för det individuella lönebeskedet, Employee namn, Batch Name, From och To datumintervall, Company, Basic Wage, Net Wage, och Status för lönebeskedet.

Om du klickar på en enskild lönebeskedspost visas detaljerna för det enskilda lönebeskedet.

Skapa nytt lönebesked

Ett nytt lönebesked kan skapas från sidan Lönebesked att betala (Löneprogram ‣ Lönebesked ‣ Att betala) eller sidan Lönebesked för anställda (Löneprogram ‣ Lönebesked ‣ Alla lönebesked), genom att klicka på knappen Skapa i det övre vänstra hörnet.

Om du klickar på Create visas ett tomt lönebeskedsformulär, där du kan fylla i nödvändig information om lönebeskedet.

Obligatoriska fält

På blanketten för lönebesked finns ett antal fält som måste fyllas i med nödvändig information. Dessa obligatoriska fält är markerade med fet stil.

• Employee: Skriv in namnet på en anställd, eller välj önskad anställd från rullgardinsmenyn. När du väljer en anställd kan flera andra fält på lönebeskedsformuläret fyllas i automatiskt. När du har gjort ett val i fältet Employee fyller Odoo vanligtvis i fälten Contract, Structure och Payslip Name, men bara om den informationen redan finns i den anställdes formulär i appen Employees.

• Period: Klicka på standarddatumet för att visa en popup-kalender. Använd ikonerna < (mindre än) och > (större än) för att välja önskad månad, och klicka på önskad dag för att välja det specifika datumet som startdatum för lönebeskedet. Upprepa denna process för att lägga till ett slutdatum för lönebeskedet i fältet nedan.

• Kontrakt: Använd rullgardinsmenyn för att välja önskat avtal för den anställde. Endast de tillgängliga motsvarande kontrakten för den valda medarbetaren visas som alternativ.

• Struktur: Använd rullgardinsmenyn för att välja typ av lönestruktur. Endast de tillgängliga motsvarande strukturerna för det valda kontraktet för den specifika medarbetaren visas som alternativ.

• Lönespecifikationens namn: I det tomma fältet skriver du in namnet på lönebeskedet. Namnet bör vara kort och beskrivande, t.ex. April 2023.

• Företag: På fliken Accounting Information väljer du det företag som lönebeskedet gäller för från rullgardinsmenyn Company.

• Lönejournal: På fliken Accounting Information anger du den lönejournal som betalningen kommer att återspeglas i, och som finns i applikationen Accounting.

Viktigt

Vi rekommenderar att du kontrollerar med redovisningsavdelningen att alla poster som påverkar applikationen Accounting är korrekta.

Valfria fält

• Reference: Här kan du ange eventuella noteringar eller referensmeddelanden för den nya posten.

• Företagsbil: Om tillämpligt, välj tjänstebil från rullgardinsmenyn.

• Arbetsdagar: På fliken Worked Days & Inputs fylls posterna under Worked Days (inklusive Type, Description, Number of Days, Number of Hours, och Amount) fylls i automatiskt, baserat på vad som angetts för fälten Period, Contract, och Structure på lönebeskedsformuläret.

• Löneberäkning: Fliken Löneberäkning fylls i automatiskt när du klickar på knappen Beräkna ark. På så sätt visas alla löner, avdrag, skatter etc. för posten.

• Batchens namn: På fliken Accounting Information väljer du den lönebeskedssats som det nya lönebeskedet ska läggas till i rullgardinsmenyn.

• Datum konto: På fliken Accounting Information anger du det datum då lönebeskedet ska bokföras genom att klicka på rullgardinsmenyn och navigera till rätt månad och år med hjälp av < > (mindre än/ större än)-ikonerna i kalenderfönstret. Klicka sedan på önskat datum.

• Lönejournal: Detta fält, som finns på fliken Accounting Information, representerar den journal som lönebeskedet kommer att loggas i, och väljs automatiskt när Contract och Structure anges i formuläret för lönebesked.

• Redovisningspost: Detta fält, som finns på fliken Redovisningsinformation, fylls i automatiskt när lönebeskedet har bekräftats.

Spara och bearbeta nytt lönebesked

När all nödvändig information på lönebeskedet är inmatad, klicka på Save för att spara uppgifterna, eller klicka på Discard för att radera inmatningen.

Observera

Det är inte nödvändigt att spara posten för att beräkna arket, även om det anses vara bästa praxis att göra det. Du kan klicka på knappen Beräkna ark utan att först spara lönebeskedet. Om du gör det sparas posten och arket beräknas.

Klicka på knappen Compute Sheet för att registrera all information och fliken Salary Computation fylls i. Om du behöver göra några ändringar klickar du på knappen Edit, gör önskade ändringar och klickar sedan på knappen Recompute Worked Days för att ändringarna ska återspeglas i flikarna Worked Days och Salary Computation.

För att skriva ut lönebeskedet, klicka på Print-knappen. Om du vill annullera lönebeskedet klickar du på knappen Annullera lönebesked.

När allt på lönebeskedsformuläret är korrekt klickar du på knappen Create Draft Entry för att skapa lönebeskedet. Chattern uppdateras automatiskt för att visa e-postmeddelandet som skickats till den anställde, tillsammans med en PDF-kopia av lönebeskedet.

Därefter måste betalningen skickas till den anställde. För att göra detta klickar du på knappen Make Payment. Då visas ett popup-formulär, där den önskade Bankjournal som betalningen ska göras mot måste väljas från en rullgardinsmeny. Klicka sedan på knappen Confirm för att bekräfta verifikationen och återgå till lönebeskedet.

Om en betalning behöver annulleras eller återbetalas, klicka på motsvarande Återbetalning eller Annullera lönebesked knapp, som finns högst upp i lönebeskedsformuläret.

Viktigt

För att ett lönebesked ska kunna betalas ut måste den anställde ha ett bankkonto angivet i sin kontaktinformation. Om det inte finns någon bankinformation kan lönebeskedet inte betalas och ett felmeddelande visas när du klickar på knappen Make Payment. Bankuppgifter finns på fliken Privat information på den anställdes kort. Redigera medarbetarkortet och lägg till bankinformation om den saknas.

Alla lönebesked

För att se alla lönespecifikationer oavsett status, gå till Lönesystem ‣ Lönespecifikationer ‣ Alla lönespecifikationer. Här är alla lönebesked organiserade efter batch (i en standardlistvy).

Klicka på ▶ (pil) bredvid det enskilda batchnamnet för att visa alla lönebesked i den specifika batchen, tillsammans med alla lönebeskedsdetaljer. Antalet lönebesked i batchen anges inom parentes efter batchnamnet. Status för varje enskilt lönebesked visas längst till höger och anger om det är i Draft Mode, Waiting, eller om det är Done.

Observera

• Draft innebär att lönebeskedet skapas, och att det fortfarande finns tid att göra ändringar, eftersom beloppen inte är beräknade.

• Väntar indikerar att lönebeskedet har beräknats och att löneuppgifterna finns på fliken Löneberäkning.

• Done indikerar att lönebeskedet är beräknat och klart att betalas ut.

Klicka på ett enskilt lönebesked för att se detaljerna för det lönebeskedet på en separat sida. Använd brödsmulemenyn och klicka på Employee Payslips för att gå tillbaka till listvyn över alla lönebesked.

Ett nytt lönebesked kan skapas från sidan Employee Payslips genom att klicka på knappen Create i det övre vänstra hörnet. Då visas en separat blank sida för lönebesked. På den tomma lönespecifikationssidan anger du all nödvändig information, enligt beskrivningen i avsnittet Skapa en ny lönespecifikation.

För att skriva ut PDF-versioner av lönebesked från Payslips to Pay eller Employee Payslips sidor, välj först önskade lönebesked genom att klicka på den individuella kryssrutan bredvid varje lönebesked som ska skrivas ut. Du kan också klicka i rutan bredvid Reference, som markerar alla synliga lönebesked på sidan. Klicka sedan på knappen Print för att skriva ut lönebeskeden.

Lönespecifikationer kan också exporteras till ett Excel-kalkylblad. Vid export exporteras alla lönebesked oavsett om vissa är markerade eller inte. Klicka på knappen Exportera alla (nedladdningsikon) för att exportera alla lönebesked till ett Excel-kalkylblad.

Observera

Både Till betalning och Alla lönebesked visar all detaljerad information för varje lönebesked.

Batcher

För att visa lönebesked i batcher, gå till Payroll app ‣ Payslips ‣ Batches för att visa alla lönebeskedsbatcher som har skapats. Dessa lönespecifikationer visas som standard i en listvy.

Varje batch visar Name, Date From och Date To datum, om det var en Credit note, dess Status, och Company.

Klicka på en enskild batch för att visa detaljerna för den batchen på en separat sida. På denna detaljsida för batchen kan du göra ändringar. Om du vill göra ändringar i en batch klickar du på knappen Edit. Fortsätt sedan med att göra nödvändiga ändringar.

När alla önskade ändringar har gjorts, klicka antingen på Save för att spara ändringarna, eller på Discard för att återgå till originaldata.

När ändringarna har sparats klickar du på knappen Generera lönebesked för att visa ett Generera lönebesked popup-formulär, där du kan skapa eller ändra de lönebesked som påverkas av ändringarna.

Alla lönebesked som är kopplade till batchen visas i avsnittet Anställda i popup-fönstret Generera lönebesked. För att filtrera resultaten efter antingen Lönestruktur och/eller Avdelning, välj en lönestruktur och/eller avdelning från respektive rullgardinsmeny.

Endast anställda som matchar den valda Salary Structure och/eller Department visas i listan över anställda. Klicka på knappen Generera längst ned i popup-fönstret Generera lönebesked för att generera de modifierade lönebeskeden och stäng popup-fönstret.

Tillbaka på sidan med batchdetaljer klickar du på smartknappen Create Draft Entry för att skapa ett utkast av lönespecifikationerna.

När utkastet till lönebesked har skapats ändras knappen till Make Payment. Klicka på knappen Make Payment. Ett popup-fönster visas, i vilket bankjournalinformationen måste anges. Välj Bankjournal i rullgardinsmenyn och klicka på Bekräfta för att behandla lönebeskeden och betala de anställda.

På sidan med batchdetaljer kan du se antalet lönebesked i batchen via smartknappen Lönebesked, som finns i det övre högra hörnet. Enskilda lönebesked för batchen kan visas genom att klicka på Lönebesked smart-knappen i det övre högra hörnet.

Använd brödsmulemenyn för att navigera tillbaka till detaljsidan för den enskilda batchen, eller tillbaka till listan över alla batcher.

Skapa en ny batch

För att skapa en ny batch av lönebesked från sidan Lönebesked Batcher (Löneapp ‣ Lönebesked ‣ Batcher), klicka på knappen Create i det övre vänstra hörnet. På så sätt visas ett tomt formulär för lönespecifikationer på en separat sida.

Ange Name för batchen på formuläret för den nya lönebeskedsbatchen och välj det datumintervall som batchen ska gälla för genom att klicka på ▼ (nedåtpil) i Period-fälten, vilket öppnar ett popup-fönster med en kalender. I kalenderfönstret navigerar du till rätt månad och klickar på motsvarande dag för både start- och slutdatum.

Om satsen är en kreditnota, markera rutan bredvid Kreditnota. I fältet Generation Date väljer du sedan det datum som lönebeskeden ska genereras från ett popup-fönster med en kalender. Detta genererade datum återspeglas i bokföringens journalposter.

Slutligen, i Company fältet, välj det företag som dessa lönebesked är skrivna mot.

När all information på lönebeskedets batchformulär är korrekt klickar du på knappen Save för att spara informationen. Klicka på knappen Discard för att ta bort informationen.

För att skapa lönebesked för den nyskapade batchen klickar du på knappen Generera lönebesked högst upp i formuläret.

När du klickar visas ett popup-fönster med alla lönespecifikationer som kommer att skapas. För att ta bort enskilda lönebesked, klicka på den svarta ✖ (x markering) ikonen längst till höger på lönebeskedsraden.

Om en specifik Lönestruktur eller Avdelning behöver anges för satsen, välj dem från motsvarande rullgardinsmenyer.

Klicka på knappen Generera längst ner i popup-fönstret för att skapa lönebeskeden för batchen.

Observera

Om du väljer Department och/eller Salary Structure i popup-fönstret Generate Payslips visas endast lönespecifikationer som gäller för de specifikt valda parametrarna.

Om det finns några fel eller problem som hindrar lönebeskeden från att genereras visas ett felmeddelande i den övre högra sektionen. Denna felruta försvinner av sig själv efter några sekunder, eller så kan man klicka på ✖ (x mark) ikonen för att stänga varningen.

För att åtgärda problemet, gör alla nödvändiga ändringar (t.ex. ta bort alla lönebeskedsrader som inte kan bearbetas) och klicka sedan på Generate-knappen igen.

När lönebeskeden har genererats återgår skärmen till formuläret för lönebeskedssats.

Klicka sedan på knappen Generate Draft Entry för att ändra lönebeskedets status från Draft till Done.

När lönebeskeden har genererats klickar du på knappen Make Payment för att bearbeta betalningarna. Då visas ett popup-fönster där du måste ange rätt bankinformation. I detta popup-fönster väljer du lämplig Bank Journal från rullgardinsmenyn och anger lämpligt filnamn.

När du är klar klickar du på knappen Confirm för att bekräfta informationen, eller på Cancel för att kasta den.

Skapa lönebesked för provision

Provisionslönebesked kan genereras direkt från sidan Lönebesked Batcher (Löneapp ‣ Lönebesked ‣ Batcher). För att generera provisionslönebesked från denna sida, klicka på önskad batch (eller batcher) för att skapa provisionslönebesked för, klicka sedan på knappen Generera provisionslönebesked.

Om du gör det öppnas ett Generate Commission Payslip pop-up fönster, där den nödvändiga informationen måste fyllas i.

Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid fältet Period i detta popup-fönster för att öppna kalenderfönster. I dessa kalenderfönster väljer du önskad period för vilken lönebeskeden ska genereras. Använd pilarna < (vänster) och > (höger) för att navigera till rätt månad och klicka på datumet för att markera det.

I fältet Department väljer du önskad avdelning från rullgardinsmenyn.

När en avdelning väljs visas de anställda som är listade för den avdelningen i avsnittet Employee.

Under Employee anger du Commission Amount för varje anställd i lämplig kolumn. Om du vill ta bort en anställd klickar du på ikonen 🗑️ (papperskorgen) för att ta bort raden.

Lägg till en ny post genom att klicka på Add a Line och ange Employee och lämpligt Commission Amount.

Klicka på knappen Ladda upp din fil för att lägga till en fil, om det behövs. Alla filtyper accepteras.

Använd rullgardinsmenyn bredvid fältet Commission Type för att välja antingen Classic Commission eller Warrant. Classic är den vanligaste typen av provision, medan Warrant främst används för belgiska företag.

När alla provisioner är korrekt inmatade klickar du på knappen Generera lönebesked för att skapa lönebeskeden för provisionerna.