Hantera leverantörsfakturor¶
En leverantörsfaktura är en faktura för produkter och/eller tjänster som ett företag köper från en leverantör. Leverantörsfakturor registrerar leverantörsskulder när de kommer från leverantörer och kan inkludera belopp för inköpta varor och/eller tjänster, moms, frakt- och leveranskostnader med mera.
I Odoo kan en leverantörsfaktura skapas vid olika tidpunkter i inköpsprocessen, beroende på vilken policy för fakturakontroll som valts i appens Inköp-inställningar.
Policy för kontroll av fakturor¶
Om du vill visa och redigera standardpolicyn för fakturakontroll och göra ändringar i den går du till och bläddrar ner till avsnittet Fakturering.
Här finns två policyalternativ för Bill Control: Ordered quantities och Received quantities. När du har valt en policy klickar du på Spara för att spara ändringarna.
Den valda policyn kommer att vara standard för alla nya produkter som skapas. Definitionen av varje policy är som följer:
Ordered quantities: skapar en leverantörsfaktura så snart en inköpsorder har bekräftats. Produkterna och kvantiteterna i inköpsordern används för att generera ett utkast till faktura.
Mottagna kvantiteter: En faktura skapas först efter att en del av den totala ordern har mottagits. De mottagna produkterna och kvantiteterna används för att generera ett utkast till faktura.
Tips
Om en produkt behöver en annan kontrollpolicy kan standardpolicyn för fakturakontroll åsidosättas genom att gå till fliken Purchase i produktens mall och ändra dess fält Control Policy.
3-vägs matchning¶
3-vägsmatchning säkerställer att leverantörsfakturor betalas först när några (eller alla) av de produkter som ingår i inköpsordern faktiskt har mottagits.
För att aktivera det, gå till och bläddra ner till avsnittet Fakturering. Markera sedan rutan bredvid 3-vägs matchning: inköp, mottagningar och fakturor, och klicka på Spara för att spara ändringarna.
Viktigt
3-vägs matchning är endast avsedd att fungera med policyn Bill Control inställd på Received quantities.
Skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton¶
När produkter tas emot på ett företags lager skapas kvitton. När företaget har bearbetat de mottagna kvantiteterna kan de välja att skapa en leverantörsfaktura direkt från kvittoformuläret. Beroende på vilken policy för fakturakontroll som valts i inställningarna, skapas leverantörsfakturor i olika steg i inköpsprocessen.
Med fakturakontrollpolicyn inställd på beställda kvantiteter¶
Om du vill skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton med fakturakontrollpolicyn beställda kvantiteter går du först till , bläddrar ner till avsnittet Fakturering och väljer beställda kvantiteter under Fakturakontroll. Klicka sedan på Spara för att spara ändringarna.
Gå sedan till appen och klicka på Create för att skapa en ny offertförfrågan (RFQ). När du gör det visas ett tomt RFQ detaljformulär.
I det tomma detaljformuläret lägger du till en leverantör i RFQ i fältet Vendor, och lägger till produkter i Product-raderna genom att klicka på Add a line.
Bekräfta sedan RFQ genom att klicka på knappen Bekräfta order ovanför detaljformuläret. På så sätt förvandlas RFQ till en inköpsorder.
Klicka sedan på knappen Create Bill för att skapa en leverantörsfaktura för inköpsordern.
Om du klickar på knappen Create Bill visas sidan Draft Bill för inköpsordern.
På Draft Bill klickar du på knappen Edit för att ändra fakturan och lägga till ett fakturadatum i fältet Bill Date. Lägg vid behov till ytterligare produkter på Produkt-raderna genom att klicka på Lägg till en rad på fliken Fakturarader.
Bekräfta sedan räkningen genom att klicka på knappen Confirm på sidan Draft Bill.
Tips
Eftersom fakturakontrollpolicyn är inställd på beställda kvantiteter, kan fakturautkastet bekräftas så snart det skapas, innan några produkter har mottagits.
På den nya Vendor Bill lägger du till ett Bill Reference-nummer, som kan användas för att matcha fakturan med ytterligare dokument (t.ex. PO). Klicka sedan på . Då visas en popup där du kan välja en Journal, en Payment Method och en Recipient Bank Account från en rullgardinsmeny.
Dessutom kan fakturans Amount, Payment Date och Memo (Reference Number) ändras från denna pop-up. När du är klar klickar du på Create Payment för att slutföra skapandet av Vendor Bill. Detta gör att en grön In Payment banner visas på RFQ formuläret.
Observera
Varje leverantörsfaktura ger möjlighet att antingen Add Credit Note eller Add Debit Note. En kreditnota utfärdas vanligtvis när en säljare eller leverantör av varor får tillbaka en viss mängd produkter från den kund som de såldes till, medan debetnotor är reserverade för varor som returneras från kunden/köparen till säljaren eller leverantören.
Med fakturakontrollpolicyn inställd på mottagna kvantiteter¶
Varning
Om du försöker skapa en leverantörsfaktura utan att ha mottagit några kvantiteter av en produkt (när du använder fakturakontrollpolicyn mottagna kvantiteter) visas ett felmeddelande och inställningarna måste ändras innan du fortsätter.
Om du vill skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton med hjälp av fakturakontrollpolicyn mottagna kvantiteter går du först till , bläddrar ner till avsnittet Fakturering och väljer Mottagna kvantiteter under Fakturakontroll. Klicka sedan på Spara för att spara ändringarna.
Gå sedan till appen och klicka på Create för att skapa en ny RFQ. När du gör det visas ett tomt RFQ detaljformulär.
I det tomma detaljformuläret lägger du till en leverantör i RFQ i fältet Vendor, och lägger till produkter i Product-raderna genom att klicka på Add a line.
Bekräfta sedan RFQ genom att klicka på knappen Bekräfta order ovanför detaljformuläret. På så sätt förvandlas RFQ till en inköpsorder.
Slutligen klickar du på knappen Create Bill för att skapa en faktura för inköpsordern.
Observera
Om du klickar på Create Bill innan några produkter har tagits emot visas ett User Error popup-fönster. För att Köpsorder ska kunna skapa en faktura krävs att åtminstone en delmängd av de artiklar som ingår i ordern har mottagits.
Klicka sedan på smartknappen Kvitto för att visa formuläret för lagerkvitto.
Klicka på på blanketten för lagerkvitto för att markera Done kvantiteterna. Navigera sedan tillbaka till (via brödsmulorna) och klicka på knappen Create Bill på formuläret för inköpsorder.
På så sätt visas Draft Bill för inköpsordern. På Draft Bill klickar du på knappen Edit och lägger till ett Bill Date. Lägg vid behov till ytterligare produkter på Product-raderna genom att klicka på Add a line.
Klicka sedan på knappen Confirm för att bekräfta Draft Bill.
Observera
Eftersom fakturakontrollpolicyn är inställd på mottagna kvantiteter, kan fakturautkastet endast bekräftas när åtminstone några av kvantiteterna har mottagits.
På den nya Vendor Bill lägger du till ett Bill Reference-nummer, som kan användas för att matcha fakturan med ytterligare dokument (t.ex. PO). Klicka sedan på . Då visas en popup där du kan välja en Journal, en Payment Method och en Recipient Bank Account från en rullgardinsmeny.
Dessutom kan fakturans Amount, Payment Date och Memo (Reference Number) ändras från denna pop-up. När du är klar klickar du på Create Payment för att slutföra skapandet av leverantörsfakturan. Då visas en grön banner In Payment på formuläret RFQ.
Skapa och hantera leverantörsfakturor i bokföringen¶
Leverantörsfakturor kan också skapas direkt från appen Redovisning, utan att först behöva skapa en inköpsorder. För att göra detta, gå till , och klicka på Create. När du gör detta visas ett tomt formulär för leverantörsfakturor.
I detta tomma formulär för fakturadetaljer lägger du till en leverantör i fältet Vendor och lägger till produkter i raderna Product (under fliken Invoice Lines) genom att klicka på Add a line. Lägg sedan till ett faktureringsdatum i fältet Faktureringsdatum och all annan nödvändig information. Klicka slutligen på Bekräfta för att bekräfta fakturan.
Klicka sedan på fliken Journal Items för att visa (eller ändra) Account-journalerna som fylldes i baserat på konfigurationen i motsvarande formulär Vendor och Product.
Klicka sedan på Add Credit Note eller Add Debit Note för att lägga till kredit- eller debetnoter på fakturan. Du kan också lägga till ett Fakturans referensnummer (i läget Redigera).
När du är klar klickar du på för att slutföra Vendörfakturan.
Tips
Om du vill koppla fakturautkastet till en befintlig inköpsorder klickar du på rullgardinsmenyn bredvid Auto-Complete och väljer en PO från menyn. Fakturan fylls i automatiskt med informationen från PO.
Batchfakturering¶
Leverantörsfakturor kan bearbetas och hanteras i satser i appen Accounting.
För att göra detta, gå till . Klicka sedan på checkbox längst upp till vänster på sidan, bredvid kolumnen Number, under knappen Create. Detta markerar alla befintliga leverantörsfakturor med Posted eller Draft Status.
Klicka sedan på kugghjulsikonen Action för att exportera, ta bort eller skicka och skriva ut fakturorna; klicka på ikonen Print för att skriva ut fakturorna; eller klicka på Register Payment för att skapa och behandla betalningar för flera leverantörsfakturor på en gång.
När Registrera betalning väljs visas ett popup-fönster. I detta popup-fönster väljer du lämplig journal i fältet Journal, väljer ett betalningsdatum i fältet Payment Date och väljer en Payment Method. Det finns också möjlighet att välja Group Payments i detta popup-fönster.
När du är klar klickar du på knappen Create Payment, som skapar en lista med journalposter på en separat sida. Denna lista över journalposter är alla knutna till sina respektive leverantörsfakturor.
Observera
Alternativet Registrera betalning för leverantörsfakturor i batcher fungerar endast för journalposter vars Status är inställd på Posted.