Skicka och ta emot e-post i Odoo med en e-postserver

Odoo Online- eller Odoo.sh-användare

Eftersom Odoo sätter upp sina egna e-postservrar för databasen, fungerar utgående och inkommande e-post redan out-of-the-box. Så för Odoo Online och Odoo.sh kunder behöver ingenting konfigureras!

Om det inte krävs en extern e-postserver för att skicka stora mängder massmeddelanden kan du helt enkelt använda den vanliga Odoo-databasen online eftersom den redan har konfigurerats för att skicka e-post.

Viktigt

Odoo-servern är föremål för en daglig e-postgräns för att förhindra missbruk. Standardgränsen är 200 e-postmeddelanden per dag för databaser med en Enterprise-prenumeration. Denna gräns kan ökas under vissa förutsättningar. Se FAQ eller kontakta supporten för mer information.

Omfattning av denna dokumentation

Detta dokument är huvudsakligen avsett för lokala Odoo-databaser som inte drar nytta av en färdig lösning för att skicka och ta emot e-post i Odoo, till skillnad från Odoo Online och Odoo.sh. Inkommande och utgående servrar måste konfigureras för lokala databaser.

Följande avsnitt innehåller information om hur du integrerar en extern e-postserver med Odoo.

Varning

Om ingen på företaget är anställd för att hantera e-postservrar rekommenderas Odoo Online och Odoo.sh starkt. I dessa Odoo-värdtjänster fungerar sändning och mottagning av e-post direkt och övervakas av proffs. Ett företag kan dock använda sin egen e-postserver om de själva vill hantera e-postserverns rykte. För mer information se Konfigurera DNS-poster för att skicka e-post i Odoo

System för standardmeddelanden

Dokument i Odoo (t.ex. en CRM-möjlighet, en försäljningsorder, en faktura etc.) har en diskussionstråd som kallas chatter.

När en databasanvändare postar ett meddelande i chattern skickas detta meddelande via e-post till dokumentets följare som ett meddelande (förutom till avsändaren). Om en följare svarar på meddelandet uppdateras chattern och Odoo skickar ett nytt svar till följarna som en avisering. Meddelanden som skickas tillbaka till chattern från användare eller externa användare visas i chattern från deras respektive e-postadress, eller som det namn som anges i deras Kontakter-post.

Dessa meddelanden skickas med en standard från-adress. För mer information se Använd en standard e-postadress.

Hantera utgående meddelanden

Som systemadministratör går du till Inställningar ‣ Allmänna inställningar ‣ Diskutera i Odoo och aktiverar alternativet Custom Email Servers. Klicka sedan på Spara. Klicka sedan på Outgoing Email Servers och klicka på Create för att skapa en ny post för utgående e-postserver i Odoo. Hänvisa till SMTP-data för den externa e-postservern. När all information har fyllts i klickar du på Test Connection.

Se även

• Anslut Gmail till Odoo med Google OAuth

• Anslut Microsoft Outlook 365 till Odoo med Azure OAuth

Observera

Om den utgående domänen har SPF, DKIM och DMARC inställt på DNS förbättras leveransförmågan. För mer information se Konfigurera DNS-poster för att skicka e-post i Odoo.

Portbegränsning

Observera att port 25 är blockerad av säkerhetsskäl på plattformarna Odoo Online och Odoo.sh. Använd port 465, 587 eller 2525 istället.

Använd en standardiserad ”Från”-e-postadress

Ibland kan ett e-postmeddelandes ”Från”-adress (utgående adress) tillhöra en annan domän, och det kan vara ett problem.

Om till exempel en kund med e-postadressen mary@customer.example.com svarar på ett meddelande, kommer Odoo att försöka distribuera samma e-postmeddelande till de andra prenumeranterna i tråden. Men om domänen customer.example.com av säkerhetsskäl förbjuder den typen av användning kommer e-postmeddelandet som Odoo försöker vidarebefordra att avvisas av vissa mottagares e-postservrar.

För att undvika detta problem skickar Odoo alla e-postmeddelanden med en ”Från”-adress från samma auktoriserade domän.

Öppna Systemparametrar genom att aktivera utvecklarläge och gå till menyn Inställningar ‣ Tekniskt ‣ Parametrar ‣ Systemparametrar.

För att tvinga fram den e-postadress från vilken e-postmeddelanden skickas, måste en kombination av följande nycklar ställas in i databasens systemparametrar:

• mail.default.from: Accepterar den lokala delen eller en fullständig e-postadress som värde

• mail.default.from_filter: accepterar ett domännamn eller en fullständig e-postadress som värde

Observera

mail.default.from_filter fungerar endast för odoo-bin konfigurationer eller standard Odoo e-postserver, annars kan denna parameter ställas in med from_filter fältet på ir.mail_server.

Fältet kan vara ett domännamn eller en hel e-postadress, eller så kan det vara tomt. Om avsändarens e-postadress inte matchar det inställda filtret kommer e-postmeddelandet att kapslas in med en kombination av de två systemparametrarna: mail.default.from och mail.catchall.domain.

Example

I följande exempel ersätts e-postadressen från med kombinationen av de två systemparametrarna (mail.default.from och mail.catchall.domain). Detta är konfigurationen för standardaviseringar i Odoo: "Admin" <admin@example.com> => "Admin" <notifications@mycompany.com>.

Med andra ord, om författarens e-postadress inte matchar mail.default.from_filter, ersätts e-postadressen med mail.default.from (om den innehåller en fullständig e-postadress) eller en kombination av mail.default.from och mail.catchall.domain.

Om from_filter innehåller en fullständig e-postadress, och om mail.default.from är samma som den här adressen, kommer alla e-postadresser som skiljer sig från mail.default.from att kapslas in i mail.default.from.

Använda ”Från”-filtret på en utgående e-postserver

Fältet FROM Filtering tillåter användning av en specifik utgående e-postserver beroende på From e-postadressen eller domänen som Odoo skickar på uppdrag av. Denna inställning kan användas för att förbättra leverans- eller sändningsfrekvensen för e-postmeddelanden som skickas från databasen. Inställningen av fältet FROM Filtering kan också användas för att skicka från olika domäner i en miljö med flera företag. Du kommer åt detta fält i Odoo genom att navigera till Inställningar ‣ Diskutera ‣ Anpassade e-postservrar ‣ Utgående e-postservrar ‣ Ny.

När ett e-postmeddelande skickas från Odoo medan fältet FROM Filtering är aktiverat väljs en e-postserver i följande ordning:

1. Först söker Odoo efter en e-postserver som har samma FROM Filtering-värde som From-värdet (e-postadress) som definieras i det utgående e-postmeddelandet. Om till exempel From-värdet (e-postadress) är test@example.com, returneras endast de e-postservrar som har FROM Filtering-värdet lika med test@example.com.

2. Men om inga e-postservrar hittas som använder From-värdet, söker Odoo efter en e-postserver som har samma domän som From-värdet (e-postadressen) som definieras i det utgående e-postmeddelandet. Till exempel, om From e-postadressen är test@example.com, returneras endast de e-postservrar som har FROM Filtering värdet lika med example.com.

Om inga e-postservrar hittas efter kontroll av domänen, returnerar Odoo alla e-postservrar som inte har något FROM Filtering värde(n) inställt.

Om denna fråga inte ger några resultat söker Odoo efter en e-postserver med hjälp av systemparametern: mail.default.from. Först försöker den angivna e-postadressen att matcha en e-postserver, och sedan försöker domänen att hitta en matchning. Om ingen e-postserver hittas returnerar Odoo den första utgående e-postservern (sorterad efter prioritet).

Observera

Om flera e-postservrar hittas använder Odoo den första enligt dess prioritet. Om det t.ex. finns två e-postservrar, en med prioritet 10 och den andra med prioritet 20, används e-postservern med prioritet 10 först.

Inrätta olika dedikerade servrar för transaktions- och massmejl

I Odoo kan en separat e-postserver användas för transaktionsmeddelanden och massutskick. Exempel: Använd Postmark eller SendinBlue för transaktionella e-postmeddelanden och Amazon SES, Mailgun, Sendgrid eller Mailjet för massutskick.

Viktigt

En standardserver för utgående e-post är redan konfigurerad. Skapa inte en alternativ server om inte en specifik extern utgående e-postserver behövs av tekniska skäl.

För att göra detta, aktivera först utvecklarläge, och gå sedan till Inställningar ‣ Teknisk ‣ Utgående e-postservrar. Där skapar du två inställningar för utgående e-postserver; en för transaktionsmeddelanden och en för massutskicksservern. Se till att prioritera transaktionsservern framför massutskicksservern genom att ange ett lägre prioritetsnummer för e-postservern för transaktionsmeddelanden.

Gå nu till Email Marketing ‣ Settings och aktivera Dedicated Server. Välj lämplig e-postserver. Med dessa inställningar använder Odoo servern med lägre prioritet för transaktionsmeddelanden och servern som valts här för massmeddelanden. Observera att i detta fall måste domänens SPF-poster (Sender Policy Framework) ställas in för att inkludera både transaktions- och massmailservrar.

Se även

• Konfigurera DNS-poster för att skicka e-post i Odoo

Hantera inkommande meddelanden

Odoo förlitar sig på generiska e-postalias för att hämta inkommande meddelanden.

• Svar på meddelanden som skickas från Odoo dirigeras till den ursprungliga diskussionstråden (och till inkorgen för alla dess följare) med modellens alias om det finns något eller med catchall-aliaset (catchall@). Svar på meddelanden från modeller som inte har ett anpassat alias kommer att använda catchall-aliaset (catchall@mycompany.odoo.com). Catchall-adressen har dock ingen annan åtgärd kopplad till sig som andra alias kan ha, den används bara för att samla in svar.

• Bounced messages används som en Return-Path. Ett exempel som detta är särskilt användbart för är i Odoo Email Marketing. I det här fallet är studsar opt-out baserat på om e-postmeddelandet studsade för många gånger (5) under den senaste månaden och studsarna är separerade med en vecka. Detta görs för att undvika att någon svartlistas på grund av ett mailserverfel. Om dessa omständigheter uppfylls anses e-postmeddelandet vara ogiltigt och svartlistas. En logganteckning läggs till på kontakten under Blacklisted Email Addresses på Email Marketing Configuration Menu.

  Meddelanden som studsar i chatten (utanför e-postmarknadsföring) fylls i med ett rött kuvert som indikerar den misslyckade leveransen. Det kan vara bra att veta att en försäljningsorder eller en faktura inte har nått sin slutdestination.

• Original messages: flera affärsobjekt har sina egna alias för att skapa nya poster i Odoo från inkommande e-postmeddelanden:

  • Försäljningskanal (för att skapa Leads eller Opportunities i Odoo CRM)

  • Supportkanal (för att skapa Tickets i Odoo Helpdesk)

  • Projekt (för att skapa nya Tasks i Odoo Project)

  • Jobbpositioner (för att skapa Sökande i Odoo Recruitment)

Beroende på e-postservern kan det finnas flera metoder för att hämta e-post. Den enklaste och mest rekommenderade metoden är att hantera en e-postadress per Odoo-alias i e-postservern.

• Skapa motsvarande e-postadresser i e-postservern (catchall@, bounce@, sales@, etc.).

• Ange namnet på Alias Domain i Inställningar ‣ Allmänna inställningar ‣ Diskutera. Om du ändrar Alias Domain ändras catchall-domänen för databasen.

• Om databasens värdtyp är Odoo on-premise, skapa en Inkommande e-postserver i Odoo för varje alias. För att skapa en ny inkommande server, gå till: Inställningar ‣ Diskutera ‣ Anpassade e-postservrar ‣ Inkommande e-postservrar ‣ Ny Fyll i formuläret enligt e-postleverantörens inställningar. Lämna fältet Aktioner att utföra på inkommande e-post tomt. När all information har fyllts i klickar du på TEST & CONFIRM.

  

• Om databasens värdtyp är Odoo Online eller Odoo.sh rekommenderas att inkommande meddelanden omdirigeras eller vidarebefordras till Odoos domännamn istället för till den externa e-postservern. På så sätt kan inkommande meddelanden tas emot utan fördröjning. Omdirigeringar för alla e-postadresser bör ställas in till Odoos domännamn i e-postservern (t.ex. catchall@mydomain.ext till catchall@mycompany.odoo.com).

Alla alias är anpassningsbara i Odoo. Objektalias kan redigeras från deras respektive konfigurationsvy genom att navigera till Inställningar ‣ Teknisk meny ‣ E-post ‣ Alias.

För att redigera catchall- och bounce-alias, aktivera först utvecklarläge. Gå sedan till Inställningar ‣ Tekniskt ‣ Parametrar ‣ Systemparametrar för att anpassa aliasen (mail.catchall.alias & mail.bounce.alias). Dessa typer av ändringar bör göras innan databasen tas i drift. Om en kund svarar efter att en ändring har gjorts kommer systemet inte att känna igen det gamla aliaset, och svaret kommer inte att tas emot.

Som standard hämtas inkommande meddelanden var 5:e minut för lokala databaser.

Observera

Detta värde kan ändras i utvecklarläge. Gå till Inställningar ‣ Tekniskt ‣ Automation ‣ Schemalagda åtgärder och leta efter Mail: Fetchmail Service.

Systemparametrar som förhindrar återkopplingsloopar

Det finns två systemparametrar som hjälper till att förhindra att e-postloopar uppstår i Odoo. Dessa parametrar introducerades i Odoo 16 för att förhindra att alias skapar för många poster och för att förhindra feedbackloopar på catchall reply-to e-postadressen. De finns i databasen men inte i Systemparametrar. För att åsidosätta följande standardvärden måste de läggas till.

De två systemparametrarna är följande:

• mail.gateway.loop.minutes (120 minuter som standard)

• mail.gateway.loop.threshold (20 som standard)

Lägg till dessa fält i Odoo genom att först aktivera utvecklarläge, och sedan navigera till Inställningar ‣ Teknisk meny ‣ Parametrar ‣ Systemparametrar. Ändra värdet på dessa parametrar efter behov.

När ett e-postmeddelande tas emot i Odoo-databasen på catchall-e-postadressen eller på något alias, tittar Odoo på den mottagna posten under den angivna tidsperioden som definieras i systemparametern mail.gateway.loop.minutes. Om det mottagna e-postmeddelandet skickades till ett alias kommer Odoo att referera till systemparametern mail.gateway.loop.threshold och bestämma värdet som det antal poster som detta alias får skapa under den angivna tidsperioden (värdet på mail.gateway.loop.minutes).

Dessutom, när e-post tas emot till catchall-e-postadressen, kommer Odoo att referera de mottagna e-postmeddelandena till databasen under den inställda tidsperioden (som anges av värdet i systemparametern: mail.gateway.loop.minutes). Odoo kommer sedan att avgöra om något av de mottagna e-postmeddelandena matchar det eller de e-postmeddelanden som mottagits under den angivna tidsramen, och kommer att förhindra att en återkopplingsloop uppstår om ett duplicerat e-postmeddelande upptäcks.

Tillåt systemparameter för aliasdomän

Inkommande alias är inställda i Odoo-databasen för att skapa poster genom att ta emot inkommande e-postmeddelanden. För att visa alias som ställts in i Odoo-databasen, aktivera först utvecklarläge. Gå sedan till Inställningar app ‣ Teknisk ‣ E-post sektion ‣ Aliaser.

Följande systemparameter, mail.catchall.domain.allowed, med tillåtna värden för aliasdomäner, separerade med kommatecken, filtrerar bort korrekt adresserade e-postmeddelanden till alias. Genom att ange den eller de domäner för vilka aliaset kan skapa ett ärende, en lead, en möjlighet etc. elimineras falska positiva resultat där e-postadresser med endast prefixet alias (inte domänen) förekommer.

I vissa fall har matchningar gjorts i Odoo-databasen när ett e-postmeddelande tas emot med samma aliasprefix och en annan domän på den inkommande e-postadressen. Detta gäller för avsändare, mottagare och CC e-postadresser i ett inkommande e-postmeddelande.

Example

When Odoo receives emails that have the name commercial prefix alias in the sender, recipient, or CC email address(es) (e.g. commercial@gmail.com, commercial@odoo.net), the database falsely treats the email as the full commercial alias (with a different domain), and therefore, creates a ticket/lead/opportunity/etc.

För att lägga till systemparametern mail.catchall.domain.allowed, aktivera först utvecklarläge. Gå sedan till Inställningsapp ‣ Tekniskt ‣ Avsnitt Parametrar ‣ Systemparametrar. Klicka på Create. Skriv sedan in mail.catchall.domain.allowed i fältet Key.

I fältet Value lägger du sedan till domänen/domänerna separerade med kommatecken (om det finns flera domäner). Manuellt Save, och systemparametern träder i kraft omedelbart.