Fakturering baserad på tid och material

Fakturering baserad på tid och/eller material används vanligtvis när det inte går att göra en exakt uppskattning av projektets storlek, eller när kraven för ett projekt kan komma att ändras.

Detta skiljer sig från ett fastprisavtal, där kunden går med på att betala en viss summa för att avtalet ska uppfyllas - oavsett vad som ska betalas till anställda, underleverantörer, försäljare, leverantörer och så vidare.

Odoo-appen Sales kan fakturera för tid och olika andra utgifter (t.ex. transport, logi), samt inköp som behövs för att uppfylla en order.

Konfiguration av appar och inställningar

För att kunna hålla koll på hur ett projekt fortskrider måste apparna Odoo Project och Accounting installeras.

För att installera appen Project, gå till Odoo main dashboard ‣ Apps. På sidan Apps letar du sedan upp app-blocket Project och klickar på Activate. Sidan uppdateras automatiskt och återgår till Odoos huvudpanel, där appen Project nu är tillgänglig för åtkomst.

Upprepa samma process för att installera applikationen Accounting.

Efter installationen klickar du på appikonen Accounting från Odoos instrumentpanel och navigerar till Configuration ‣ Settings. På sidan Inställningar bläddrar du ner till avsnittet Analytics och kontrollerar att rutan bredvid Analytic Accounting är ikryssad.

Klicka sedan på Save för att spara alla ändringar.

Gå sedan till Odoo main dashboard ‣ Project app ‣ Configuration ‣ Settings. På sidan Inställningar, i avsnittet Tidsredovisning, kontrollerar du att rutan bredvid funktionen Tidsredovisning är ikryssad.

Klicka sedan på Save för att spara alla ändringar.

Konfiguration av tjänsteprodukter

Med funktionen Timesheets aktiverad i appen Project är det nu möjligt att fakturera för nedlagd tid på ett projekt, men endast när följande produktkonfigurationer har gjorts.

Viktigt

Fakturering av tidsåtgång för ett projekt är endast möjligt med produkter som har Tjänst som Produkttyp i sitt produktformulär.

För att konfigurera en tjänsteprodukt, gå först till Sales app ‣ Products ‣ Products. På sidan Produkter väljer du den serviceprodukt som ska konfigureras, eller klickar på Ny för att skapa en ny produkt.

I produktformuläret, på fliken General Information, anger du Product Type till Service. Öppna sedan rullgardinsmenyn i fältet Faktureringspolicy och välj Baserat på tidrapporter.

I rullgardinsmenyn Create on Order väljer du sedan Project & Task. Denna inställning anger att när en försäljningsorder skapas med denna specifika serviceprodukt, skapas ett nytt projekt och en ny uppgift i appen Projekt.

Observera

Alternativet Task kan väljas istället från rullgardinsmenyn Create on Order. Om Task väljs, välj ett befintligt projekt som uppgiften ska visas i från Project fältet, som bara visas om Task väljs i Create on Order fältet.

Lägg till tidsåtgång till försäljningsorder

Efter korrekt konfigurering av en serviceprodukt med alternativen Faktureringspolicy och Skapa på order, är det möjligt att lägga till tidsåtgång till en försäljningsorder.

För att se hur det fungerar, gå till Sales app ‣ New för att öppna ett tomt offertformulär. Fortsätt sedan med att lägga till en Kund, och på fliken Orderrader klickar du på Lägg till en produkt och väljer rätt konfigurerad serviceprodukt från rullgardinsmenyn.

Klicka sedan på Confirm för att bekräfta beställningen.

När du har bekräftat försäljningsordern visas två smarta knappar högst upp i orderformuläret: Projects och Tasks.

Om du klickar på den smarta knappen Projects visas det specifika projekt som är relaterat till denna order. Om du klickar på den smarta knappen Tasks visas den specifika projektuppgift som är relaterad till den här försäljningsordern. Båda är också tillgängliga i appen Projekt.

För att lägga till tidsåtgång för en försäljningsorder, klicka på smartknappen Tasks.

I uppgiftsformuläret väljer du fliken Timesheets. På fliken Timesheets kan anställda tilldelas att arbeta med projektet, och den tid de lägger på uppgiften kan läggas till av de anställda eller av den person som skapade försäljningsordern.

Om du vill lägga till en anställd och den tid som har lagts på uppgiften klickar du på Lägg till en rad på fliken Timmar. Välj sedan lämpligt Datum och Medarbetare. Det finns också möjlighet att lägga till en kort beskrivning av det arbete som utförts under denna tid i kolumnen Beskrivning, men det är inte obligatoriskt.

Slutligen anger du den tid du arbetat med uppgiften i kolumnen Hours Spent, och klickar bort för att fylla i raden på fliken Timesheets.

Observera

Den tid som anges i kolumnen Hours Spent återspeglas omedelbart i fältet Allocated Time (som ligger nära toppen av uppgiftsformuläret) i procent, vilket återspeglar hur mycket av den totala tilldelade arbetstiden som har utförts hittills.

Samma information finns som numeriska timmar i fälten Hours Spent och Remaining Hours, längst ner på fliken Timesheets.

Upprepa denna process för hur många anställda och timmar som har arbetat med projektet.

Fakturera nedlagd tid

När alla nödvändiga anställda och tidsåtgång har lagts till i projektuppgiften, återgår du till försäljningsordern för att fakturera kunden för dessa timmar. För att göra det klickar du antingen på smartknappen Säljorder högst upp i uppgiftsformuläret, eller återvänder till säljordern via brödsmulelänkarna som finns längst upp till vänster på skärmen.

Tillbaka på orderblanketten visas den tid som lagts till uppgiften på fliken Orderrader (i kolumnen Levererat) och i den nya smarta knappen Registrerade timmar högst upp på orderblanketten.

För att fakturera kunden för den tid som lagts ner på projektet klickar du på Create Invoice och väljer Regular invoice i popup-fönstret Create invoices. Klicka sedan på Create Draft Invoice.

Då visas ett Kundfakturautkast, som tydligt visar allt arbete som har gjorts på fliken Fakturarader.

Tips

Var uppmärksam på kolumnen Analytisk fördelning i Kundfaktura, eftersom den informationen är nödvändig för att säkerställa att andra tids-/materialfaktureringsuppgifter utförs korrekt och noggrant.

Klicka på Confirm för att bekräfta fakturan och fortsätta med faktureringsprocessen.

Se även

policy för fakturering

Konfiguration av kostnader

För att spåra och fakturera utgifter relaterade till en försäljningsorder, Odoo * Utgifter * app **must ** installeras.

För att installera appen * Utgifter*, navigera till Odoo main dashboard ‣ Apps. På sidan Apps letar du sedan upp appblocket Expenses och klickar på Activate.

Sidan uppdateras automatiskt och återgår till den huvudsakliga Odoo-instrumentpanelen, där appen Expenses nu är tillgänglig för åtkomst.

Lägg till kostnader till försäljningsorder

För att lägga till en kostnad i en försäljningsorder, gå först till appen Expenses. Klicka sedan på New från huvudpanelen Expenses, vilket visar ett tomt utgiftsformulär.

På utgiftsformuläret lägger du till en Beskrivning av utgiften (t.ex. Hotellvistelse, Flygbiljett). I fältet Kategori väljer du sedan lämpligt alternativ från rullgardinsmenyn (t.ex. Måltider, Mil, Resa & Boende).

Observera

Utgiftskategorier kan läggas till och ändras genom att navigera till Utgiftsappen ‣ Konfiguration ‣ Utgiftskategorier.

Ange sedan det totala beloppet för utlägget i fältet Total, samt eventuella Inkluderade skatter som kan tillkomma. Kontrollera sedan att rätt Anställd är vald och ange vem som betalat utlägget i fältet Betald av: den Anställde (som ska ersätta) eller Företaget.

I fältet Customer to Reinvoice väljer du sedan lämplig försäljningsorder från rullgardinsmenyn. Välj sedan samma försäljningsorderinformation från fältet Analytisk distribution också.

Observera

Fältet Analytisk distribution kommer bara att ha motsvarande försäljningsorder som ett alternativ om försäljningsordern innehåller en tjänsteprodukt som faktureras baserat på Timmar, Milstolpar, eller Levererade kvantiteter.

Om det finns några kvitton som ska laddas upp och bifogas utlägget klickar du på knappen Attach Receipt och laddar upp de nödvändiga dokumenten till utlägget. Detta är inte obligatoriskt, men det kan påverka om ett utlägg godkänns eller inte.

När all information har matats in klickar du på Create Report för att skapa en kostnadsrapport med all kostnadsinformation som just har matats in.

Sedan finns det möjlighet att Submit to Manager för godkännande. Efter godkännande visas Rapport på nästa lönebesked.

För att visa ett komplett flöde i detta exempel väljer du Submit to Manager. Chefen klickar sedan på Approve för att godkänna utlägget och på Post Journal Entries för att bokföra utlägget i bokföringsjournalen.

Fakturera kostnader

För att fakturera en kund för en utgift på en försäljningsorder, gå till den relaterade försäljningsordern, antingen från appen Sales eller från utläggsrapporten i appen Expenses. Från utgiftsrapporten klickar du på smartknappen Försäljningsorder högst upp på sidan.

Om utläggsrapporten var kopplad till försäljningsordern har det nykonfigurerade utlägget nu en egen rad på fliken Orderrader och kan faktureras till kunden.

För att fakturera kunden för kostnaden på försäljningsordern klickar du på Create Invoice, väljer Regular Invoice i popup-fönstret Create invoices och klickar sedan på Create Draft Invoice.

Om du gör detta visas ett Kundfakturautkast för utgiften. Därefter kan faktureringsprocessen slutföras som vanligt.

Konfiguration av köp

För att kunna fakturera en kund för inköp som gjorts på en försäljningsorder, måste applikationen Purchase vara installerad.

För att installera Köp-applikationen, navigera till Odoo main dashboard ‣ Apps. På sidan Apps letar du sedan upp app-blocket Purchase och klickar på Activate. Sidan uppdateras automatiskt och återgår till Odoos huvudpanel, där appen Purchase nu är tillgänglig för åtkomst.

Lägg till inköp till försäljningsorder

För att lägga till ett inköp till en försäljningsorder måste först en inköpsorder skapas. För att skapa en inköpsorder går du till Inköpsapp ‣ Ny för att visa ett tomt inköpsorderformulär.

Lägg först till en Vendor i inköpsordern. Under fliken Produkter klickar du sedan på rullgardinsmenyn extra kolumnalternativ, som representeras av två horisontella linjer med prickar på, längst till höger om kolumnrubrikerna. Välj Analytisk distribution i rullgardinsmenyn.

När du har lagt till kolumnen Analytisk distribution i rubrikerna på fliken Produkter i inköpsorderformuläret fortsätter du med att lägga till produkten/produkterna i inköpsordern. Klicka på Lägg till en produkt och välj önskad produkt i rullgardinsmenyn. Upprepa för alla produkter som ska läggas till.

Viktigt

För att ett inköp ska kunna faktureras korrekt på en försäljningsorder måste produkten på inköpsordern vara markerad som Kan kostnadsföras, ha en Faktureringspolicy inställd på Levererade kvantiteter och ha alternativet Av kostnad valt i fältet Re-faktura kostnader på dess produktformulär.

Välj sedan lämplig Analytisk distribution som är associerad med den försäljningsorder som denna inköpsorder är relaterad till. Klicka på det tomma Analytisk distribution-fältet för att öppna ett Analytiskt popup-fönster.

I rullgardinsmenyn Departments väljer du sedan den analytiska distribution som är kopplad till den önskade försäljningsorder som ska faktureras för köpet.

När all information har angetts på fliken Produkter i inköpsordern bekräftar du ordern genom att klicka på Bekräfta order. Klicka sedan på Receive Products när produkterna har tagits emot. Detta skapar ett kvittoformulär.

Observera

Om något serie-/lotnummer måste anges innan du validerar mottagandet av produkter, klicka då på detaljer-ikonen som representeras av fyra horisontella linjer längst till höger på produktraden på kvittoformuläret.

Då visas fliken Detailed Operations, där du kan lägga till nödvändiga Lot/Serial Number(s) och Done kvantiteter. När du är klar klickar du på Confirm för att bekräfta uppgifterna.

Klicka sedan på Validera för att validera inköpsordern.

Gå sedan tillbaka till inköpsordern via brödsmulelänkarna högst upp på sidan och klicka på Create Bill för att skapa en leverantörsfaktura som kan faktureras till kunden på den bifogade försäljningsordern.

Observera

Se till att ange ett Bill Date på Vendor Bill Draft innan du bekräftar. Om ett Fakturadatum inte anges, visas ett felmeddelande som kräver att informationen anges innan bekräftelse kan ske.

Klicka sedan på Confirm för att bekräfta leverantörsfakturan, som sedan automatiskt läggs till i försäljningsordern, där den kan faktureras direkt till den kund som är kopplad till den.

Fakturering av inköp

För att fakturera en kund för ett inköp på en försäljningsorder ska du först lägga till inköpet till försäljningsordern och sedan navigera till den önskade försäljningsordern i appen Sales.

På försäljningsordern som bifogades inköpsordern har den köpta produkten nu en egen produktrad under fliken Orderrader och den är redo att faktureras.

För att fakturera kunden för köpet klickar du på Create Invoice, väljer Regular Invoice i popup-fönstret Create invoices och klickar sedan på Create Draft Invoice.

Då visas ett Kundfakturautkast med den nyligen tillagda inköpsorderprodukten på fliken Fakturarader.

För att slutföra faktureringsprocessen klickar du på Confirm för att bekräfta fakturan och sedan på Register Payment i popup-formuläret Register Payment.