Skapa nya fordon

Odoo-appen Fleet hanterar alla fordon och den dokumentation som följer med fordonsunderhåll och förarregister.

Alla fordon är organiserade på den huvudsakliga Fleet instrumentpanelen. Varje fordon har sitt eget fordonsformulär, som visas som ett kort i kanban-vyn, beroende på dess status. Varje fordonsformulär visas i det aktuella motsvarande kanban-stadiet. Standardstadierna är New Request, To Order, Ordered, Registered, Downgraded, Reserve, och Waiting List.

Om du vill lägga till ett nytt fordon i vagnparken klickar du på knappen Create och ett tomt fordonsformulär laddas. Ange fordonsinformationen i fordonsformuläret och klicka sedan på Spara.

Formulärfält för fordon

• Model: välj fordonets modell från rullgardinsmenyn. Om modellen inte finns i listan, skriv in modellnamnet och klicka antingen på Create eller Create and Edit.

• License Plate: ange fordonets registreringsnummer i detta fält.

• Tags: välj taggar från rullgardinsmenyn, eller skriv in en ny tagg. Det finns ingen gräns för hur många taggar som kan väljas.

Observera

Model är det enda obligatoriska fältet på det nya fordonsformuläret. När en modell väljs visas andra fält på fordonsformuläret och relevant information fylls i automatiskt i de fält som gäller för modellen. Om några av fälten inte visas kan det tyda på att ingen modell har valts.

Förarsektion

Denna del av fordonsformuläret avser den person som för närvarande kör bilen, samt eventuella planer på att byta förare i framtiden, och när.

• Driver: välj drivrutin från rullgardinsmenyn, eller skriv in en ny drivrutin och klicka antingen på Create eller Create and Edit.

• Mobility Card: om den valda föraren har ett mobilitetskort listat på sitt medarbetarkort i Employees-applikationen, kommer mobilitetskortets nummer att visas i detta fält. Om det inte finns något mobilitetskort listat och ett ska läggas till, redigera medarbetarkortet i applikationen Medarbetare.

• Future Driver: om nästa förare för fordonet är känd, välj nästa förare från rullgardinsmenyn, eller skriv in nästa förare och klicka antingen på Create eller Create and Edit.

• Plan To Change Car: om den aktuella föraren för detta fordon planerar att byta fordon, antingen för att de väntar på ett nytt fordon som är under beställning, eller för att detta är en tillfällig fordonstilldelning och de vet vilket fordon de kommer att köra nästa gång, markera denna ruta. Om den aktuella föraren inte planerar att byta fordon och använder det aktuella fordonet ska du inte markera den här rutan.

• Assignment Date: välj det datum då fordonet ska vara tillgängligt för en annan förare med hjälp av rullgardinsmenyn. Välj datum genom att navigera till rätt månad och år med hjälp av ikonerna ⬅️ (vänster pil) och ➡️ (höger pil) och klicka sedan på den specifika dagen. Om fältet är tomt betyder det att fordonet för närvarande är tillgängligt och kan tilldelas en annan förare. Om det är ifyllt kommer fordonet inte att vara tillgängligt för att tilldelas en annan förare förrän det angivna datumet.

Viktigt

En förare behöver inte vara anställd, men en förare måste vara listad i applikationen Kontakter. När du skapar en ny förare läggs föraren till i applikationen Kontakter, inte i applikationen Anställda.

Fordonssektion

Denna del av fordonsformuläret avser det fysiska fordonet, dess olika egenskaper, när det tillkom, var det är placerat och vem som hanterar det.

• Immatriculation Date: välj det datum då fordonet förvärvas med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Cancellation Date: välj det datum då leasingavtalet löper ut, eller när fordonet inte längre kommer att vara tillgängligt, med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Chassis Number: ange chassinumret i fältet. Detta är i vissa länder känt som VIN-numret.

• Last Odometer: ange det senast kända vägmätarvärdet i sifferfältet. Använd rullgardinsmenyn bredvid sifferfältet för att välja om vägmätarställningen ska anges i kilometer (km) eller miles (mi).

• Fleet Manager: välj vagnparksadministratör från rullgardinsmenyn, eller skriv in en ny vagnparksadministratör och klicka antingen på Create eller Create and Edit.

• Location: skriv in fordonets plats i fältet. Det vanligaste scenariot för när detta fält skulle fyllas i är om ett företag har flera kontor. Den typiska kontorsplatsen där fordonet är placerat skulle vara den angivna platsen.

• Company: välj det företag som fordonet ska användas för och kopplas till från rullgardinsmenyn, eller skriv in ett nytt företag och klicka antingen på Create eller Create and Edit.

Viktigt

Att skapa ett nytt företag kan orsaka en ändring av prenumerationspriset beroende på den aktuella planen. Se Odoos prisplan för mer information.

Fliken Skatteinfo

Fiscalitet

• Horsepower Taxation: ange det belopp som beskattas baserat på storleken på fordonets motor. Detta bestäms av lokala skatter och bestämmelser och varierar beroende på plats. Vi rekommenderar att du kontaktar ekonomiavdelningen för att säkerställa att detta värde är korrekt.

• Disallowed Expense Rate: detta är beloppet för icke avdragsgilla kostnader för fordonet. Detta belopp räknas inte som avdrag i en deklaration eller som en tillåten kostnad vid beräkning av beskattningsbar inkomst. Vi rekommenderar att du kontrollerar med bokföringsavdelningen att de angivna värdena är korrekta.

  • Startdatum: ange Startdatum och (%) Procent för när värdet Disallowed Expense Rate träder i kraft. Klicka på Lägg till rad för att ange ett datum. Klicka på den tomma raden för att visa en kalender. Välj datum genom att navigera till rätt månad och år med hjälp av ikonerna ⬅️ (vänster pil) och ➡️ (höger pil) och klicka sedan på den specifika dagen. Ange den procentandel som inte är tillåten i fältet % (procent) till höger om datumet. Procentsatsen ska anges i formatet XX.XX. Upprepa detta för alla poster som behövs.

Kontrakt

• First Contract Date: välj startdatum för fordonets första kontrakt med hjälp av rullgardinsmenyn. Vanligtvis är detta den dag då fordonet köps eller leasas.

• Katalogvärde (inkl. moms): ange tillverkarens rekommenderade försäljningspris (MSRP) för fordonet vid tidpunkten för köp eller leasing.

• Purchase Value: ange inköpspriset eller värdet på leasingavtalet för fordonet.

• Residualvärde: ange fordonets aktuella värde.

Observera

De värden som anges ovan påverkar redovisningsavdelningen. Vi rekommenderar att du kontaktar redovisningsavdelningen för mer information och/eller hjälp med dessa värden.

Modellflik

Om modellen för det nya fordonet redan är konfigurerad i databasen kommer fliken Model att fyllas i med motsvarande information. Om modellen inte redan finns i databasen och fliken Model måste konfigureras, konfigurera den nya fordonsmodellen.

Kontrollera att informationen på fliken Model är korrekt. Exempel på information som kan behöva uppdateras är fordonets färg eller om det finns en dragkrok installerad eller inte.

Notera flik

Ange eventuella anmärkningar för fordonet i detta avsnitt.