Envoyer et recevoir des emails dans Odoo avec un serveur de messagerie

Utilisateurs d’Odoo Online ou d’Odoo.sh

Puisque Odoo configure ses propres serveurs de messagerie pour la base de données, les emails entrants et sortants fonctionnent déjà d’emblée. Donc, pour les clients de Odoo Online et Odoo.sh, il n’y a rien à faire !

À moins qu’un serveur de messagerie externe ne soit nécessaire pour effectuer des envois de masse, il suffit d’utiliser normalement la base de données Odoo Online standard puisqu’elle a déjà été préconfigurée pour envoyer des emails.

Important

Le serveur Odoo est soumis à une limite quotidienne d’emails pour prévenir les abus. La limite par défaut est de 200 emails envoyés par jour avec un abonnement Enterprise. Cette limite peut être augmentée sous certaines conditions. Consultez notre FAQ ou contactez l’assistance pour plus d’informations.

Le but de cette documentation

This document is mainly dedicated to Odoo on-premise databases that do not benefit from an out-of-the-box solution to send and receive emails in Odoo, unlike Odoo Online and Odoo.sh. Incoming and outgoing servers must be configured for on-premise databases.

Les sections suivantes contiennent des informations sur comment intégrer un serveur de messagerie externe à Odoo.

Avertissement

Si personne dans l’entreprise n’est engagée pour gérer les serveurs de messagerie, nous vous recommandons fortement de choisir Odoo Online et Odoo.sh. L’envoi d’emails de ces types d’hébergement d’Odoo fonctionne instantanément et est surveillé par des professionnels. Néanmoins, si une société souhaite gérer elle-même la réparation du serveur de messagerie, elle peut utiliser son propre serveur de messagerie. Pour plus d’informations, consultez Configurer des enregistrements DNS pour envoyer des emails dans Odoo

Notifications par défaut

Les documents dans Odoo (comme une opportunité CRM, un bon de commande, une facture, etc.) ont un fil de discussion, appelé chatter.

Lorsqu’un utilisateur de la base de données publie un message dans le chatter, ce message est envoyé par email aux abonnés du document en tant que notification (à l’exception de l’expéditeur). Si un abonné répond au message, la réponse met le chatter à jour et Odoo relaie une autre réponse aux abonnés en tant que notification. Les messages renvoyés au chatter par des utilisateurs ou des utilisateurs externes apparaîtront dans le chatter à partir de leur adresse email respective ou sous le nom enregistré dans leur fiche Contacts.

Ces notifications sont envoyées à l’aide d’une adresse d’origine par défaut. Pour plus d’informations, consultez Utiliser une adresse email par défaut.

Comment gérer les messages sortants

As a system administrator, go to Settings ‣ General Settings ‣ Discuss in Odoo, and enable the Custom Email Servers option. Then, click Save. Next, click Outgoing Email Servers and click Create to create a new outgoing mail server record in Odoo. Reference the SMTP data of the external email server. Once all the information has been filled out, click Test Connection.

Pour plus d'infos

• Connecter Gmail à Odoo en utilisant Google OAuth

• Connecter Microsoft Outlook 365 à Odoo avec Azure OAuth

Note

S’assurer que le domaine sortant a un SPF, DKIM et DMARC configurés sur le DNS améliorera la délivrabilité. Pour plus d’informations, consultez Configurer les enregistrements DNS pour envoyer des emails dans Odoo.

Restriction de port

Notez que le port 25 est bloqué pour des raisons de sécurité sur les plateformes Odoo Online et Odoo.sh. Essayez plutôt d’utiliser les ports 465, 587 ou 2525.

Utiliser une adresse email « De » par défaut

Parfois, l’adresse (sortante) « De » d’un email peut appartenir à un domaine différent, ce qui peut poser problème.

Par exemple, si un client avec l’adresse email mary@customer.example.com répond à un message, Odoo tentera de redistribuer le même email aux autres abonnés du fil. Cependant, si le domaine customer.example.com interdit ce type d’utilisation pour des raisons de sécurité, l’email que Odoo tente de redistribuer sera rejeté par les serveurs de messagerie de certains destinataires.

Pour éviter ce genre de problèmes, Odoo envoie tous les emails en utilisant une adresse « De » du même domaine autorisé.

Accédez aux Paramètres système en activant le mode développeur et allez au menu Paramètres ‣ Technique ‣ Paramètres ‣ Paramètres système.

Pour forcer l’adresse email à partir de laquelle les emails sont envoyés, vous devez définir une combinaison des clés suivantes dans les paramètres système de la base de données :

• mail.default.from: accepte la partie locale ou une adresse email complète comme valeur

• mail.default.from_filter: accepte un nom de domaine ou une adresse email complète comme valeur

Note

Le mail.default.from_filter fonctionne uniquement pour des configurations odoo-bin ou le serveur de messagerie d’Odoo par défaut, sinon ce paramètre peut être défini en utilisant le champ from_filter sur ir.mail_server.

Le champ peut être un nom de domaine ou une adresse email complète ou il peut rester vide. Si l’adresse email de l’expéditeur ne correspond pas à ce filtre défini, l’email sera encapsulé par les deux paramètres système : mail.default.from et mail.catchall.domain.

Example

Dans l’exemple suivant, l’adresse email d’origine est remplacée par la combinaison des deux paramètres système (mail.default.from et mail.catchall.domain). Il s’agit de la configuration de notification par défaut dans Odoo : “Admin” <admin@example.com> => “Admin” <notifications@mycompany.com>.

En d’autres termes, si l’adresse email de l’auteur ne correspond pas à mail.default.from_filter, l’adresse email est remplacée par mail.default.from (si elle contient une adresse email complète) ou une combinaison de mail.default.from et mail.catchall.domain.

Si le from_filter contient une adresse email complète et si le mail.default.from est identique à cette adresse, toutes les adresses email différentes de mail.default.from seront encapsulées dans mail.default.from.

Utiliser le filtre « De » sur un serveur de messagerie sortant

Le champ Filtrage DE permet d’utiliser un serveur de messagerie sortant spécifique en fonction de l’adresse email De ou du domaine pour lequel Odoo effectue l’envoi. Ce paramètre peut être utilisé pour améliorer la délivrabilité ou le taux de réussite de l’envoi des emails à partir de la base de données. Le paramétrage du champ Filtrage DE peut également être utilisé pour envoyer à partir de domaines différents dans un environnement multi-sociétés. Accédez à ce champ dans Odoo en allant aux Paramètres ‣ Discussion ‣ Serveurs de messagerie personnalisés ‣ Serveurs de messagerie sortants ‣ Nouveau.

Lorsqu’un email est envoyé depuis Odoo lorsque le champ Filtrage DE est défini, un serveur de messagerie est sélectionné dans l’ordre suivant :

1. Tout d’abord, Odoo recherche un serveur de messagerie qui a la même valeur du Filtrage DE que la valeur De (adresse mail) définie dans l’email sortant. Par exemple, si la valeur De (adresse mail) est test@example.com, seuls les serveurs de messagerie dont la valeur Filtrage DE est égale à test@example.com sont renvoyés.

2. Toutefois, si aucun serveur de messagerie n’utilise la valeur De, Odoo recherche un serveur de messagerie qui a le même domaine que la valeur De (adresse mail) définie dans l’email sortant. Par exemple, si l’adresse email De est test@example.com, seuls les serveurs de messagerie dont la valeur Filtrage DE est égale à example.com sont renvoyés.

Si aucun serveur de messagerie n’est trouvé après avoir vérifié le domaine, Odoo renvoie tous les serveurs de messagerie qui n’ont aucune valeur Filtrage DE définie.

Si cette requête ne renvoie aucun résultat, Odoo effectue une recherche de serveur de messagerie à l’aide du paramètre système: mail.default.from. Tout d’abord, l’adresse email indiquée tente de trouver un serveur de messagerie, puis le domaine tente de trouver une correspondance. Si aucun serveur de messagerie n’est trouvé, Odoo renvoie le premier serveur de messagerie sortant (trié par priorité).

Note

Si Odoo trouve plusieurs serveurs de messagerie, il utilise le premier en fonction de sa priorité. S’il trouve deux serveurs de messagerie, l’un avec une priorité de 10 et l’autre avec une priorité de 20, le serveur de messagerie avec une priorité de 10 est utilisé en premier.

Configurer différents serveurs dédiés pour les emails transactionnels et les envois de masse

In Odoo a separate email server can be used for transactional emails and mass mailings. Example: Use Postmark or SendinBlue for transactional emails, and Amazon SES, Mailgun, Sendgrid or Mailjet for mass mailings.

Important

Un serveur de messagerie sortant par défaut est déjà configuré. Vous ne devez pas créer une alternative, sauf si un serveur de messagerie sortant externe spécifique est requis pour des raisons techniques.

Pour ce faire, activez d’abord le mode développeur `, et allez ensuite aux :menuselection:`Paramètres –> Technique –> Serveurs de messagerie sortants. Créez-y deux paramètres de serveur de messagerie sortant ; un pour les emails transactionnels et un autre pour le serveur d’envois de massa. Assurez-vous de donner la priorité au serveur transactionnel par rapport au serveur d’envois de masse en donnant une priorité plus faible au serveur des emails transactionnels.

À présent, allez à Email Marketing ‣ Paramètres et activez Serveur dédié. Choisissez le serveur de messagerie approprié. Avec ces paramètres, Odoo utilise le serveur avec la plus faible priorité pour les emails transactionnels et le serveur sélectionné ici pour les envois de masse. Notez que dans ce cas, les enregistrements Sender Policy Framework (SPF) du domaine doivent être configurés pour inclure les serveurs d’emails transactionnels et d’envois de masse.

Pour plus d'infos

• Configurer les enregistrements DNS pour envoyer des emails dans Odoo

Comment gérer les messages entrants

Odoo s’appuie sur des alias email pour récupérer des messages entrants.

• Reply messages of messages sent from Odoo are routed to their original discussion thread (and to the inbox of all its followers) by the alias of the model if there is any or by the catchall alias (catchall@). Replies to messages of models that do not have a custom alias will use the catchall alias (catchall@mycompany.odoo.com). The catchall address, however, does not have another action attached to it like other aliases might, it is only used to collect replies.

• Les messages rejetés sont utilisés comme Return-Path. Un exemple particulièrement utile est celui d”Odoo Email Marketing. Dans ce cas, la désinscription est basée sur le fait que l’email a été rejeté trop de fois (5) au cours du dernier mois et que les rejets sont espacés d’une semaine. Cela permet d’éviter de mettre quelqu’un sur liste noire à cause d’une erreur du serveur de messagerie. Si ces circonstances sont réunies, l’email est considéré comme invalide et est inscrit sur liste noire. Une note est ajoutée sur le contact sous Adresses email sur liste noire dans le menu de configuration d’Email Marketing.

  Les messages qui sont rejetés dans le chatter (en dehors d’Email Marketing) sont accompagnés d’une enveloppe rouge indiquant l’échec de la livraison. Cela peut être utile pour savoir qu’un bon de commande ou une facture n’a pas atteint sa destination finale.

• Messages originaux : plusieurs objets professionnels ont leur propre alias pour créer de nouveaux enregistrements dans Odoo à partir des emails entrants :

  • Canal de ventes (pour créer des pistes ou des opportunités dans Odoo CRM)

  • Canal d’assistance (pour créer des tickets dans Odoo Assistance)

  • Projets (pour créer de nouvelles tâches dans Odoo Projet)

  • Vacatures (pour créer des candidats dans Odoo Recrutement)

Selon votre serveur de messagerie, il peut y avoir plusieurs façons de récupérer des emails. La méthode la plus facile et la plus recommandée consiste à gérer une adresse email par alias Odoo dans le serveur de messagerie.

• Créez les adresses email correspondantes dans le serveur de messagerie (catchall@, bounce@, sales@, etc.).

• Définissez le nom de l”Alias de domaine dans Paramètres ‣ Paramètres généraux ‣ Discussion. Le fait de modifier l”Alias de domaine modifiera le domaine de catchall pour la base de données.

• Si vous utilisez Odoo sur serveur, créez un Serveur de messagerie entrant dans Odoo pour chaque alias. Pour créer un nouveau serveur entrant, allez à : Paramètres ‣ Discussion ‣ Serveurs de messagerie personnalisés ‣ Serveurs de messagerie entrants ‣ Nouveau. Complétez le formulaire selon les paramètres de votre fournisseur de messagerie. Laissez le champ Actions à effectuer à l’arrivée des emails vide. Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur TESTER & CONFIRMER.

  

• Si vous utilisez Odoo Online ou Odoo.sh, nous vous recommandons de rediriger les messages entrants vers le nom de domaine d’Odoo plutôt que d’utiliser un serveur de messagerie externe. Vous recevrez ainsi tous les messages entrants sans délai. Les redirections pour toutes les adresses email doivent être configurées vers le nom de domaine d’Odoo dans le serveur de messagerie (par ex. catchall@mydomain.ext vers catchall@mycompany.odoo.com).

Tous les alias sont personnalisés dans Odoo. Les alias d’objets peuvent être modifiés à partir de leurs configurations respectives en allant à Paramètres ‣ Menu technique ‣ Email ‣ Alias.

To edit catchall and bounce aliases, first activate the developer mode. Then, go to Settings ‣ Technical ‣ Parameters ‣ System Parameters to customize the aliases (mail.catchall.alias & mail.bounce.alias). These types of changes should be completed prior to the database going live. If a customer replies after a change is made then the system will not recognize the old alias, and the reply will not be received.

Par défaut, les messages entrants sont récupérés toutes les 5 minutes pour les bases de données sur serveur.

Note

Vous pouvez modifier cette valeur dans le mode développeur. Allez aux Paramètres ‣ Technique ‣ Automatisation ‣ Actions planfiiées et recherchez Mail: Service Fetchmail.

Paramètres système qui préviennent les boucles de rétraction

Deux paramètres système vous aident à prévenir des boucles de rétroaction dans Odoo. Ces paramètres ont été introduits dans Odoo 16 pour empêcher les alias de créer trop d’enregistrements et pour prévenir les boucles de rétroaction sur l’adresse email de réponse catchall. Ils se trouvent dans la base de données, mais pas dans les Paramètres système. Pour remplacer les valeurs par défaut suivantes, ils doivent être ajoutés.

Les deux paramètres système sont les suivants :

• mail.gateway.loop.minutes (120 minutes by default)

• mail.gateway.loop.threshold (20 by default)

Ajoutez ces champs dans Odoo en activant d’abord le mode développeur, et en allant ensuite à Paramètres ‣ Menu technique ‣ Paramètres ‣ Paramètres système. Modifiez la valeur de ces paramètres le cas échéant.

When an email is received in the Odoo database on the catchall email address or on any alias, Odoo looks at the mail received for the given period of time defined in the system parameter mail.gateway.loop.minutes. If the received email was sent to an alias then Odoo will reference the mail.gateway.loop.threshold system parameter and determine the value as the number of records this alias is allowed to create in the given period of time (value of mail.gateway.loop.minutes).

In addition, when email is received to the catchall email address, Odoo will reference the emails received to the database during the set period of time (as stated by the value in the system parameter: mail.gateway.loop.minutes). Odoo will then determine whether any of the emails received match that of the email(s) being received during the specified time-frame, and will prevent a feedback loop from occurring if a duplicate email is detected.

Allow alias domain system parameter

Incoming aliases are set in the Odoo database to create records by receiving incoming emails. To view aliases set in the Odoo database, first activate the developer mode. Then, go to Settings app ‣ Technical ‣ Email section ‣ Aliases.

The following system parameter, mail.catchall.domain.allowed, set with allowed alias domain values, separated by commas, filters out correctly addressed emails to aliases. Setting the domain(s) for which the alias can create a ticket, lead, opportunity, etc., eliminates false positives where email addresses with only the prefix alias (not the domain) are present.

In some instances, matches have been made in the Odoo database when an email is received with the same alias prefix and a different domain on the incoming email address. This is true in the sender, recipient, and CC email addresses of an incoming email.

Example

When Odoo receives emails that have the name commercial prefix alias in the sender, recipient, or CC email address(es) (e.g. commercial@gmail.com, commercial@odoo.net), the database falsely treats the email as the full commercial alias (with a different domain), and therefore, creates a ticket/lead/opportunity/etc.

To add the mail.catchall.domain.allowed system parameter, first, activate the developer mode. Then, go to Settings app ‣ Technical ‣ Parameters section ‣ System Parameters. Click Create. Then, type in mail.catchall.domain.allowed for the Key field.

Next, for the Value field, add the domain(s) separated by comma(s) (if plural domains). Manually Save, and the system parameter takes immediate effect.