Các sự cố gửi email phổ biến và cách khắc phục

Trang này liệt kê các sự cố email phổ biến nhất và cách khắc phục chúng.

Odoo không phải là một nhà cung cấp dịch vụ email.

Odoo không hoạt động như một hộp thư email thông thường, chẳng hạn như Gmail, Outlook, Yahoo,...

Mặc dù Odoo sử dụng email để thông báo và liên lạc với người dùng/khách hàng, nhưng theo thiết kế, nó không phải là một giải pháp thay thế cho máy chủ email chuyên dụng. Do đó, Odoo có thể không hoạt động đúng như mong đợi khi so sánh với một hộp thư đến email truyền thống.

Sự khác biệt chính như sau:

• Theo mặc định, sau khi một thông báo hoặc email giao dịch (báo giá, hóa đơn, tin nhắn trực tiếp đến một liên hệ) được gửi thành công, đối tượng email sẽ bị xóa. Nội dung email sẽ được lưu trữ trong phần thảo luận của bản ghi liên quan. Điều này giúp tránh làm lộn xộn cơ sở dữ liệu với nhiều bản sao của cùng một nội dung email (khi gửi đến nhiều người nhận) nếu nội dung đó đã có sẵn trong cửa sổ trò chuyện.

• Trong Odoo, không tồn tại khái niệm bản sao (ẩn) ([B]CC). Thay vào đó, Odoo sử dụng khái niệm người theo dõi được thêm vào cửa sổ trò chuyện để tự động xác định khi nào và bằng cách nào liên hệ được thông báo hoặc nhận một bản sao của email.

• Các email đến sẽ được xử lý bằng cách kiểm tra xem địa chỉ email ĐẾN có phải là địa chỉ hợp lệ trong cơ sở dữ liệu Odoo hay không, hoặc trong trường hợp là email trả lời, kiểm tra xem có tham chiếu trong tiêu đề email khớp với tin nhắn được gửi từ cơ sở dữ liệu Odoo hay không. Tất cả các email khác sẽ bị từ chối và không được tạm thời lưu trong thư mục spam hoặc kiểm dịch. Nói cách khác, mọi email không liên quan đến cơ sở dữ liệu Odoo sẽ bị mất.

Email đi

Thay đổi địa chỉ email của tài khoản người dùng quản trị viên

Khi một cơ sở dữ liệu Odoo được tạo, tài khoản quản trị viên chính sẽ được gán một địa chỉ email tạm thời. Bạn nên thay thế địa chỉ email của quản trị viên bằng một địa chỉ hợp lệ để tránh các sự cố liên quan đến việc gửi email.

Để thực hiện việc này, trên tài khoản quản trị viên, hãy nhấp vào biểu tượng người dùng, chọn Hồ sơ của tôi (hoặc Tuỳ chọn), rồi cập nhật trường Email trong thẻ Tuỳ chọn. Bạn có thể sử dụng một địa chỉ email khác bất kỳ hoặc sử dụng tên miền phụ Odoo của bạn (VD: company-name.odoo.com) với phần local-part là admin (VD: admin@company-name.odoo.com).

Lỗi gửi

Khi một tin nhắn được gửi đi, biểu tượng (phong bì) sẽ xuất hiện trong cửa sổ trò chuyện. Biểu tượng này sẽ chuyển sang màu đỏ nếu việc gửi tin nhắn không thành công đến ít nhất một người nhận.

Nhấp chuột trái vào biểu tượng phong bì để hiển thị thông tin về quá trình gửi, và nếu có thể, các thông báo lỗi liên quan <email-issues-outgoing-delivery-failure-messages>`.

Nhấp vào Xem chi tiết lỗi để xem thêm thông tin về nguyên nhân thất bại, nếu Odoo có thể xử lý được lỗi gốc hoặc email bị trả lại.

Nhấp vào Gửi và đóng để thử gửi lại email tới tất cả người nhận được bật () trong cột Thử lại. Tất cả người nhận đang tắt () sẽ bị bỏ qua.

Nhấp vào Bỏ qua tất cả để bỏ qua tất cả các email hiện đang thất bại và chuyển biểu tượng phong bì từ màu đỏ sang màu trắng.

Các email chưa được gửi cũng sẽ xuất hiện trong hàng đợi email của Odoo. Để truy cập, hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển, sau đó vào Cài đặt ‣ Kỹ thuật ‣ Email: Email.

Các email gửi thất bại sẽ hiển thị trạng thái Không gửi được. Nhấp vào Thử lại để đưa email bị lỗi trở lại hàng đợi gửi. Sau đó, email sẽ xuất hiện với trạng thái Đang gửi và sẽ được gửi lại vào lần tiếp theo khi tác vụ đã lên lịch cho hàng đợi email được thực thi.

Theo tùy chọn, các email trong hàng đợi có thể được gửi ngay lập tức bằng cách nhấp vào Gửi ngay. Nhấp vào Hủy email để xóa khỏi hàng đợi email.

Ghi chú

Các email đã gửi sẽ được dọn dẹp định kỳ khỏi hàng đợi. Việc này được kiểm soát tác vụ đã lên lịch Tự động dọn dẹp, dùng để xóa dữ liệu dư thừa trong cơ sở dữ liệu Odoo của bạn.

Thông báo lỗi phổ biến

Đã đạt giới hạn hàng ngày

Odoo giới hạn số lượng email có thể được gửi từ một cơ sở dữ liệu Odoo Online. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email (VD: Google, Yahoo,...) sẽ đưa địa chỉ IP máy chủ của Odoo vào danh sách hạn chế nếu máy chủ email của Odoo gửi quá nhiều email đến các địa chỉ không tồn tại hoặc không còn hợp lệ. Điều này cũng áp dụng cho các email rác không được yêu cầu mà được gửi qua cơ sở dữ liệu Odoo.

Giới hạn gửi email mặc định hàng ngày dao động từ 5 đến 200 email. Giới hạn chính xác phụ thuộc vào một số yếu tố (có thể thay đổi):

• Loại đăng ký cơ sở dữ liệu (một ứng dụng miễn phí, bản dùng thử, đăng ký trả phí)

• Các ứng dụng đã cài đặt (VD: Marketing qua email, Tự động hóa marketing)

• Nếu một quá trình di chuyển cơ sở dữ liệu đang diễn ra

Nếu giới hạn hằng ngày được đạt đến, bạn có thể:

• Liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ của Odoo để tăng hạn mức email của bạn. Các yếu tố sau sẽ được xem xét:

  1. Số lượng người dùng trên cơ sở dữ liệu

  2. Ứng dụng đã được cài đặt

  3. Tỷ lệ trả lại (tỷ lệ phần trăm các địa chỉ email không nhận được email vì bị máy chủ email trả lại trong quá trình gửi đến người nhận cuối cùng).

  4. Liệu các bí danh email của bạn đã được thiết lập đúng cách và sử dụng đúng miền tùy chỉnh <email-outbound-alias-domain> hay chưa.

     Mẹo

     Khi sử dụng miền tùy chỉnh, hãy xác minh rằng SPF, DKIM và DMARC đã được cấu hình chính xác để máy chủ email của Odoo được phép gửi email thay mặt miền tùy chỉnh của bạn.

• Sử dụng máy chủ email đi bên ngoài để không bị phụ thuộc vào giới hạn email của Odoo.

• Hãy đợi đến ngày hôm sau và thử gửi lại email. Để thực hiện, hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển, truy cập Cài đặt ‣ Kỹ thuật ‣ Email: Email, rồi nhấp vào Thử lại bên cạnh email chưa được gửi.

Quan trọng

Giới hạn email hàng ngày tính tất cả các email rời khỏi cơ sở dữ liệu Odoo của bạn, dù được kích hoạt thủ công hay tự động. Theo mặc định, bất kỳ tin nhắn nội bộ, thông báo, ghi chú nào được ghi lại,... đều được tính là một email nếu nó gửi thông báo qua email đến ai đó. Điều này có thể được giảm thiểu bằng cách nhận thông báo trong Odoo thay vì qua email.

Lỗi SMTP

Giao thức Truyền Thư Đơn giản (SMTP) là một tiêu chuẩn được sử dụng để truyền email giữa các máy chủ email và/hoặc các ứng dụng email.

Nếu bạn sử dụng máy chủ STMP bên ngoài để gửi email, có một tập hợp mã lỗi SMTP tiêu chuẩn. Mặc dù các mã số này không dành riêng cho Odoo, nhưng nội dung cụ thể của thông báo lỗi có thể khác nhau tùy theo máy chủ email.

Example

Lỗi gửi thư vĩnh viễn SMTP 550 từ sendgrid.com:

Mail Delivery Failed
Mail delivery failed via SMTP server 'None'.
SMTPDataError: 550
The from address does not match a verified Sender Identity. Mail cannot be sent until this
error is resolved. Visit https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/sender-identity/
to see the Sender Identity requirements

Thông báo lỗi cho thấy bạn đã cố gửi email từ một địa chỉ chưa được xác minh. Việc kiểm tra cấu hình máy chủ email đi hoặc địa chỉ FROM mặc định trong cơ sở dữ liệu của bạn là bước khởi đầu hữu ích để xác định nguyên nhân, đồng thời đảm bảo rằng bạn đã đưa địa chỉ email đó vào danh sách cho phép (whitelist) trên hệ thống sendgrid.com.

Thông thường, việc nhập nội dung thông báo lỗi vào Google có thể giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ và cách khắc phục sự cố.

Nếu không thể xử lý sự cố hoặc sự cố vẫn tái diễn, hãy liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ của Odoo.

Không có lỗi nào được hiển thị

Odoo không phải lúc nào cũng có thể cung cấp thông tin về lý do email gửi thất bại. Các nhà cung cấp dịch vụ email khác nhau áp dụng chính sách riêng đối với email bị trả lại, và Odoo không phải lúc nào cũng có khả năng diễn giải chính xác những thông báo đó.

Nếu có sự cố lặp lại với cùng một khách hàng hoặc cùng một miền, hãy liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ của Odoo.

Ghi chú

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến email không được gửi đi mà không có thông báo lỗi là liên quan đến cấu hình SPF hoặc DKIM. Đồng thời, hãy kiểm tra xem thiết lập thông báo email đã triển khai có phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Xem tài liệu về Trao đổi thông tin trong Odoo qua email để biết thêm thông tin.

Thời gian thực thi

Thời gian chính xác khi một email được gửi sẽ được xử lý bởi một công cụ hệ thống cron (tác vụ đã lên lịch), công cụ này có thể được sử dụng để lên lịch những nhiệm vụ chạy tự động tại các khoảng thời gian đã định sẵn. Odoo sử dụng phương pháp này để gửi các email được coi là "không gấp" (VD: định dạng bản tin email như thư hàng loạt, tự động hóa marketing, và sự kiện). Điều này giúp tránh làm tắc nghẽn các máy chủ thư và thay vào đó ưu tiên các trao đổi thông tin cá nhân.

What is a cron?

Cron là một hành động mà Odoo thực hiện ở chế độ nền để chạy một đoạn mã nhất định nhằm hoàn thành một nhiệm vụ. Odoo cũng tạo ra các kích hoạt cron trong một số quy trình làm việc nhất định, cho phép tác vụ đã lên lịch có thể được thực hiện sớm hơn thời gian dự kiến. Việc chạy thủ công một tác vụ đã lên lịch hoặc thay đổi tần suất của nó thường không được khuyến khích, vì có thể gây ra lỗi hoặc làm gián đoạn quy trình làm việc cụ thể.

Theo mặc định, đối với hàng đợi email bình thường, cron Thư: Trình quản lý hàng đợi email chạy mỗi 60 phút. Khoảng thời gian chạy ngắn nhất cho một cron là 5 phút. Odoo khuyến nghị khoảng thời gian là 15 phút để đảm bảo hoạt động đúng cách. Nếu khoảng thời gian quá ngắn, không phải tất cả email có thể được xử lý, điều này có thể khiến cron hết thời gian.

Các email được xem là khẩn cấp (giữa cá nhân với cá nhân, chẳng hạn như đơn bán hàng, hóa đơn, đơn mua hàng,...) sẽ được gửi ngay lập tức. Chúng sẽ không xuất hiện tại Cài đặt ‣ Kỹ thuật ‣ Email: Email, trừ khi gửi email không thành công.

Chiến dịch email sẽ được gửi ngay khi có thể (sau khi nhấn nút Gửi) hoặc vào thời gian đã lên lịch (sau khi nhấn nút Lên lịch).

Đối với danh sách chờ email marketing, cron Email marketing: Xử lý danh sách chờ chạy mỗi ngày một lần, nhưng sẽ tự động kích hoạt sớm nếu một chiến dịch được lên lịch ngoài tần suất mặc định này. Nếu danh sách gửi thư chứa số lượng lớn người nhận, việc kích hoạt thủ công cron nhiều lần không được khuyến nghị, vì sẽ không tăng tốc thời gian xử lý và có thể gây lỗi.

Mẹo

Để chỉnh sửa cron, hãy bật chế độ nhà phát triển rồi truy cập vào Cài đặt ‣ Kỹ thuật ‣ Tự động hóa: Tác vụ đã lên lịch.

Xem thêm

Để biết thêm thông tin về các cron khi sử dụng Odoo.sh, hãy xem tài liệu Các câu hỏi kỹ thuật thường gặp trên Odoo.sh.

Các chiến dịch Marketing qua email bị kẹt trong hàng đợi.

Nếu nhiều chiến dịch Marketing qua email được đưa vào hàng đợi, chúng sẽ được xử lý theo thứ tự thời gian dựa trên ngày tạo chiến dịch.

Example

Nếu có ba chiến dịch: Campaign_1 (tạo ngày 1 tháng 1), Campaign_2 (tạo ngày 2 tháng 1), và Campaign_3 (tạo ngày 3 tháng 1), chúng sẽ được đưa vào hàng đợi bằng cách nhấp vào Gửi cho cả ba chiến dịch.

Cron sẽ cố gắng xử lý Campaign_1 trước, sau đó đến Campaign_2, và cuối cùng là Campaign_3. Nó sẽ không xử lý Campaign_2 cho đến khi hoàn tất Campaign_1.

Nếu chiến dịch email luôn ở trong hàng đợi, có thể có vấn đề với chiến dịch ở đầu hàng đợi. Để khắc phục, chúng ta có thể xóa Chiến_dịch_1 khỏi hàng đợi bằng cách nhấp nút Hủy, và kiểm tra xem hai chiến dịch khác có được gửi đi không. Sau đó có thể thử sửa Chiến_dịch_1 hoặc liên hệ Bộ phận Hỗ trợ của Odoo.

Email đến

Khi có sự cố với email đến, Odoo có thể sẽ không hiển thị bất kỳ dấu hiệu rõ ràng nào. Thay vào đó, chính ứng dụng email đi, khi cố gắng liên hệ với cơ sở dữ liệu, sẽ nhận được một thông báo bị trả lại (thường là lỗi 550: mailbox unavailable).

Không nhận được email

Odoo OnlineOdoo.sh

Liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ của Odoo nếu có sự cố lặp lại với cùng một khách hàng hoặc cùng một miền.

Thông tin cần cung cấp cho Đội ngũ hỗ trợ của Odoo

Dưới đây là danh sách thông tin hữu ích bạn nên cung cấp khi liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ của Odoo:

1. Xuất toàn bộ email từ hộp thư đến. Những tệp này thường ở định dạng .eml hoặc .msg, chứa thông tin kỹ thuật cần thiết cho việc điều tra. Quy trình tải xuống tệp cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email bên thứ ba mà bạn đang sử dụng.

   Xem thêm

   • Trung tâm trợ giúp Gmail: Theo dõi một email bằng header đầy đủ của nó

   • Trung tâm hỗ trợ Microsoft: Xem header thông điệp internet trong Outlook

   Khi sử dụng phần mềm email cục bộ (VD: Thunderbird, Apple Mail, Outlook,...) để đồng bộ hóa email, bạn thường có thể xuất các bản sao email cục bộ dưới dạng tệp EML/MSG. Vui lòng tham khảo tài liệu hướng dẫn của phần mềm đang sử dụng để biết thêm thông tin chi tiết.

   Mẹo

   Nếu có thể, tệp EML/MSG nên dựa trên email gốc đã được gửi và đang gặp lỗi hoặc gây ra sự cố.

   Đối với email đến: nếu có thể, hãy liên hệ với người gửi ban đầu và yêu cầu họ cung cấp bản sao email gốc dưới dạng tệp EML/MSG. Việc gửi bản sao email gốc (chuyển tiếp) chỉ chứa một phần thông tin liên quan đến quá trình xử lý sự cố.

   Đối với email đi: bạn cần cung cấp tệp EML/MSG của email đó hoặc chỉ rõ bản ghi nào trong cơ sở dữ liệu bị ảnh hưởng (VD: số đơn bán hàng, tên liên hệ, số hóa đơn) cùng với ngày/giờ email đã được gửi (VD: email được gửi vào ngày 10 tháng 1 năm 2024 lúc 11:45 sáng theo giờ Trung Âu).

2. Một lời giải thích về luồng xử lý chính xác đang được sử dụng để nhận các email đó trong Odoo. Hãy cố gắng trả lời các câu hỏi sau:

   • Đây có phải là một tin nhắn thông báo từ phản hồi được nhận trong Odoo không?

   • Đây có phải là một tin nhắn được gửi từ cơ sở dữ liệu Odoo không?

   • Có đang sử dụng máy chủ email đến hay email đang được chuyển hướng/chuyển tiếp qua một máy chủ hoặc nhà cung cấp email tùy chỉnh?

   • Có ví dụ nào về một email đã được chuyển tiếp thành công không?

   • Bạn có thay đổi thiết lập nào liên quan đến email gần đây không? Sự cố có bắt đầu sau những thay đổi đó không?

3. Trả lời cho các câu hỏi sau:

   • Đây có phải là một vấn đề chung hay chỉ xảy ra trong một trường hợp cụ thể? Nếu cụ thể, đó là trường hợp nào?

   • Nó có đang hoạt động như mong đợi không? Trong trường hợp email được gửi bằng Odoo, email bị trả lại sẽ được chuyển đến cơ sở dữ liệu Odoo và hiển thị biểu tượng phong bì đỏ.