Hệ thống tài khoản¶
Hệ thống tài khoản (COA) là danh sách tất cả các tài khoản được sử dụng để ghi nhận các giao dịch tài chính trong sổ cái tổng hợp của một tổ chức. Hệ thống tài khoản có thể được tìm thấy tại .
Khi duyệt hệ thống tài khoản của bạn, bạn có thể sắp xếp các tài khoản theo Mã, Tên tài khoản, hoặc Loại, nhưng các tùy chọn khác cũng có sẵn trong menu thả xuống
Cấu hình tài khoản¶
Quốc gia bạn chọn trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu (hoặc công ty bổ sung trong cơ sở dữ liệu) sẽ quyết định gói bản địa hoá tài chính nào được cài đặt mặc định. Gói này bao gồm một hệ thống tài khoản tiêu chuẩn đã được cấu hình sẵn theo quy định của quốc gia đó. Bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc điều chỉnh lại theo nhu cầu của công ty mình.
Để tạo tài khoản mới, vào , nhấp Create và điền (ít nhất) các trường bắt buộc (Code, Account Name, Type).
Cảnh báo
Không thể sửa đổi bản địa hóa tài chính của công ty sau khi đã ghi sổ một bút toán.
Mã và tên¶
Each account is identified by its Code and Name, which also indicate the account's purpose.
Loại¶
Correctly configuring the account type is critical as it serves multiple purposes:
Information on the account's purpose and behavior
Tạo các báo cáo pháp lý và tài chính theo quốc gia
Thiết lập các quy tắc để đóng năm tài chính
Tạo bút toán mở đầu
Để cấu hình loại tài khoản, mở danh sách thả xuống của trường Type và chọn loại tương ứng từ danh sách sau:
Báo cáo |
Danh mục |
Loại tài khoản |
Mô tả |
|---|---|---|---|
Bảng cân đối kế toán |
Tài sản |
Khoản phải thu |
Số tiền khách hàng nợ công ty cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp |
Ngân hàng và Tiền mặt |
Tiền giữ trong tài khoản ngân hàng của công ty hoặc tiền mặt trong tay |
||
Tài sản lưu động |
Tài sản ngắn hạn dự kiến sẽ được chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm |
||
Tài sản dài hạn |
Tài sản dài hạn không dự kiến sẽ được chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm |
||
Khoản trả trước |
Các khoản thanh toán trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ nhận được trong tương lai |
||
Tài sản cố định |
Tài sản dài hạn hữu hình như tòa nhà, máy móc và phương tiện được sử dụng trong hoạt động và chịu khấu hao |
||
Nợ |
Khoản phải trả |
Số tiền công ty nợ các nhà cung cấp hoặc nhà cung ứng |
|
Thẻ |
Số dư và giao dịch liên quan đến việc sử dụng thẻ tín dụng của công ty |
||
Nợ ngắn hạn |
Nghĩa vụ nợ trong vòng một năm, chẳng hạn như các khoản vay ngắn hạn hoặc chi phí phải trả |
||
Nợ dài hạn |
Các khoản nợ dài hạn và nghĩa vụ tài chính đến hạn sau một năm |
||
Vốn chủ sở hữu |
Vốn chủ sở hữu |
Quyền lợi còn lại của chủ sở hữu trong công ty sau khi trừ đi nợ phải trả từ tài sản |
|
Thu nhập năm hiện tại |
Lợi nhuận hoặc lỗ ròng của công ty được tích lũy trong năm tài chính hiện tại |
||
Lãi & lỗ |
Doanh thu |
Doanh thu |
Doanh thu được tạo ra từ các hoạt động kinh doanh chính của công ty |
Doanh thu khác |
Doanh thu từ các nguồn thứ cấp hoặc phi hoạt động, như lãi suất hoặc bán tài sản |
||
Chi phí |
Chi phí |
Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động để tạo ra doanh thu |
|
Khấu hao |
Sự phân bổ chi phí của tài sản hữu hình trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của chúng |
||
Giá vốn hàng bán |
Chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ |
||
Khác |
Khác |
Ngoài bảng cân đối |
Giao dịch không hiển thị trên bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ |
Tài sản¶
Some account types can automate the creation of asset entries. To automate entries, click View on an account line and go to the Automation tab.
You have three choices for the Automation tab:
No: đây là giá trị mặc định. Không có gì xảy ra.
Create in draft: bất cứ khi nào một giao dịch được ghi vào tài khoản, một bút toán nháp sẽ được tạo nhưng chưa được xác nhận. Bạn phải điền vào biểu mẫu tương ứng trước.
Create and validate: bạn cũng phải chọn một Deferred Expense Model. Bất cứ khi nào một giao dịch được ghi vào tài khoản, một bút toán sẽ được tạo và xác nhận ngay lập tức.
Thuế mặc định¶
In the View menu of an account, select a default tax to be applied when this account is chosen for a product sale or purchase.
Nhóm tài khoản¶
Nhóm tài khoản hữu ích để liệt kê nhiều tài khoản như tài khoản phụ của một tài khoản lớn hơn và từ đó hợp nhất các báo cáo như Bảng cân đối thử. Theo mặc định, các nhóm được xử lý tự động dựa trên mã của nhóm. Ví dụ: tài khoản mới 131200 sẽ là một phần của nhóm 131000. Bạn có thể chỉ định nhóm cụ thể cho tài khoản trong trường Nhóm dưới mục Xem.
Tạo nhóm tài khoản thủ công¶
Ghi chú
Người dùng thông thường không cần tạo nhóm tài khoản thủ công. Phần sau chỉ dành cho các trường hợp sử dụng hiếm gặp và nâng cao.
Để tạo nhóm tài khoản mới, kích hoạt chế độ nhà phát triển và đi đến . Tại đây, tạo nhóm mới và nhập tên, tiền tố mã, và công ty mà nhóm tài khoản này sẽ áp dụng. Lưu ý rằng bạn phải nhập cùng tiền tố mã vào cả hai trường Từ và đến.
Để hiển thị báo cáo Trial Balance với các nhóm tài khoản của bạn, vào , sau đó mở menu Options và chọn Hierarchy and Subtotals.
Cho phép đối chiếu¶
Để giữ cho quy trình đối soát đơn giản, khi đối soát giao dịch ngân hàng, tiền mặt hoặc thẻ tín dụng với bút toán nhật ký hiện có, chỉ những bút toán nhật ký ghi nợ hoặc ghi có vào các tài khoản có bật tùy chọn Cho phép đối soát mới được hiển thị làm kết quả khớp có thể.
Để bật tùy chọn này trên một tài khoản, đánh dấu vào hộp kiểm Cho phép đối soát trong cài đặt của tài khoản và Lưu; hoặc bật nút từ chế độ xem bảng tài khoản.
Ngừng sử dụng¶
Không thể xóa một tài khoản sau khi đã ghi giao dịch trên đó. Bạn có thể làm cho chúng không thể sử dụng bằng cách sử dụng tính năng Deprecated: đánh dấu vào ô Deprecated trong cài đặt tài khoản và Save.