Hệ thống tài khoản¶
The chart of accounts (COA) is the list of all the accounts used to record financial transactions in the general ledger of an organization. The chart of accounts can be found under .
When browsing your chart of accounts, you can sort the accounts by Code, Account Name, or Type, but other options are available in the drop-down menu
Configuration of an account¶
Quốc gia bạn chọn trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu (hoặc công ty bổ sung trong cơ sở dữ liệu) sẽ quyết định gói bản địa hoá tài chính nào được cài đặt mặc định. Gói này bao gồm một hệ thống tài khoản tiêu chuẩn đã được cấu hình sẵn theo quy định của quốc gia đó. Bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc điều chỉnh lại theo nhu cầu của công ty mình.
To create a new account, go to , click Create, and fill in (at the minimum) the required fields (Code, Account Name, Type).
Cảnh báo
It is not possible to modify the fiscal localization of a company once a journal entry has been posted.
Code and name¶
Each account is identified by its Code and Name, which also indicate the account's purpose.
Loại¶
Correctly configuring the account type is critical as it serves multiple purposes:
Information on the account's purpose and behavior
Generate country-specific legal and financial reports
Set the rules to close a fiscal year
Generate opening entries
To configure an account type, open the Type field's drop-down selector and select the corresponding type from the following list:
Báo cáo |
Danh mục |
Loại tài khoản |
Mô tả |
|---|---|---|---|
Bảng cân đối kế toán |
Tài sản |
Khoản phải thu |
Money owed to the company by customers for goods or services delivered |
Ngân hàng và Tiền mặt |
Funds held in company bank accounts or on hand as cash |
||
Tài sản lưu động |
Short-term assets expected to be converted into cash within a year |
||
Tài sản dài hạn |
Long-term assets not expected to be converted to cash within a year |
||
Khoản trả trước |
Payments made in advance for goods or services to be received in the future |
||
Tài sản cố định |
Tangible long-term assets like buildings, machinery, and vehicles used in operation and subject to depreciation |
||
Nợ |
Khoản phải trả |
Money the company owes to suppliers or vendors |
|
Thẻ |
Balances and transactions associated with company credit card usage |
||
Nợ ngắn hạn |
Obligations due within one year, such as short-term loans or accrued expenses |
||
Nợ dài hạn |
Long-term debts and financial obligations due beyond one year |
||
Vốn chủ sở hữu |
Vốn chủ sở hữu |
The owner's residual interest in the company after liabilities are deducted from assets |
|
Thu nhập năm hiện tại |
The company's net profit or loss accumulated in the current fiscal year |
||
Lãi & lỗ |
Doanh thu |
Doanh thu |
Revenue generated from the company's primary business activities |
Doanh thu khác |
Revenue from secondary or non-operational sources, like interest or asset sales |
||
Chi phí |
Chi phí |
Costs incurred during operations to generate revenue |
|
Khấu hao |
The allocation of the cost of tangible assets over their useful life |
||
Giá vốn hàng bán |
Direct costs attributable to the production or delivery of goods and services |
||
Khác |
Khác |
Ngoài bảng cân đối |
Transactions not displayed on the balance sheet or profit and loss report |
Tài sản¶
Some account types can automate the creation of asset entries. To automate entries, click View on an account line and go to the Automation tab.
You have three choices for the Automation tab:
No: this is the default value. Nothing happens.
Create in draft: whenever a transaction is posted on the account, a draft entry is created but not validated. You must first fill out the corresponding form.
Create and validate: you must also select a Deferred Expense Model. Whenever a transaction is posted on the account, an entry is created and immediately validated.
Thuế mặc định¶
In the View menu of an account, select a default tax to be applied when this account is chosen for a product sale or purchase.
Nhóm tài khoản¶
Nhóm tài khoản hữu ích để liệt kê nhiều tài khoản như tài khoản phụ của một tài khoản lớn hơn và từ đó hợp nhất các báo cáo như Bảng cân đối thử. Theo mặc định, các nhóm được xử lý tự động dựa trên mã của nhóm. Ví dụ: tài khoản mới 131200 sẽ là một phần của nhóm 131000. Bạn có thể chỉ định nhóm cụ thể cho tài khoản trong trường Nhóm dưới mục Xem.
Create account groups manually¶
Ghi chú
Regular users should not need to create account groups manually. The following section is only intended for rare and advanced use cases.
Để tạo nhóm tài khoản mới, kích hoạt chế độ nhà phát triển và đi đến . Tại đây, tạo nhóm mới và nhập tên, tiền tố mã, và công ty mà nhóm tài khoản này sẽ áp dụng. Lưu ý rằng bạn phải nhập cùng tiền tố mã vào cả hai trường Từ và đến.
To display your Trial Balance report with your account groups, go to , then open the Options menu and select Hierarchy and Subtotals.
Allow reconciliation¶
To keep the reconciliation process simple, when reconciling a bank, cash, or credit card transaction with an existing journal item, only journal items that debit or credit accounts with the Allow reconciliation option enabled are displayed as possible matches.
To enable this option on an account, tick the Allow Reconciliation checkbox in the account's settings, and Save; or enable the button from the chart of accounts view.
Ngừng sử dụng¶
It is not possible to delete an account once a transaction has been recorded on it. You can make them unusable by using the Deprecated feature: check the Deprecated box in the account's settings, and Save.