Multi-sociétés

Voir également

Succursales

Dans Odoo, plusieurs sociétés peuvent être configurées sous une seule base de données. Cela permet de partager certaines données entre les sociétés tout en maintenant une certaine séparation entre les entités.

Un environnement de gestion centralisé permet aux utilisateurs autorisés de sélectionner plusieurs sociétés simultanément et de définir leurs entrepôts, clients, équipements et contacts spécifiques. Il génère également des rapports de chiffres agrégés sans changer d’interface, facilitant les tâches quotidiennes et améliorant le processus de gestion global.

Avertissement

Activer la fonctionnalité multi-sociétés dans une base de données Odoo sur un plan Standard déclenche automatiquement une montée en gamme vers le plan Custom. Cela ne s’applique pas aux bases de données sur le plan One-App Free.

• Pour les contrats annuels ou pluriannuels : une commande de mise à niveau est créée avec une limite de 30 jours.

• Pour les contrats mensuels : l’abonnement bascule automatiquement vers l’offre Custom et le nouveau tarif s’applique lors de la génération de la prochaine facture.

Pour plus d’informations, consulter la page tarifaire d’Odoo ou contacter votre gestionnaire de compte.

Configuration

Ouvrir l’application Paramètres, aller à la section Sociétés, et cliquer sur Gérer les sociétés. Ensuite, cliquer sur Nouveau et remplir le formulaire avec les informations de la société ou sélectionner une société existante pour la modifier.

Note

Il est également possible de créer une entreprise en allant dans Paramètres ‣ Utilisateurs & Entreprises ‣ Entreprises.

Astuce

Pour archiver une société, suivre ces étapes :

1. Dans l’application Paramètres, accéder à la section Sociétés et cliquer sur Gérer les sociétés.

2. Dans la vue liste Sociétés, sélectionner la société à archiver.

3. Cliquer sur le menu Actions et sélectionner Archiver.

4. Cliquer sur Archiver pour confirmer.

Environnement multi-sociétés

Dans un environnement multi-sociétés, les utilisateurs disposent d’un accès à une ou plusieurs sociétés, et les données sont créées ou modifiées en fonction de leur utilisation prévue au sein de cette structure.

Accès utilisateur

Un environnement multi-sociétés permet un contrôle flexible de l”accès utilisateur et des droits d’accès qui peuvent être accordés ou restreints selon les besoins.

Sélecteur de société

Pour basculer entre (ou sélectionner) plusieurs sociétés, suivre ces étapes :

1. Cliquer sur le sélecteur de société dans le coin supérieur droit du menu d’en-tête.

2. Dans la liste déroulante, sélectionner les cases à cocher à côté des sociétés souhaitées.

3. La société en surbrillance indique l’environnement actif actuel.

4. Pour basculer vers une autre société, cliquer sur son nom dans la liste des sociétés sélectionnées.

Example

Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur peut accéder à six sociétés, dont deux sont sélectionnées. La société active actuelle est My Company (San Francisco).

Enregistrements partagés et spécifiques à une société

Les données, telles que les produits, les contacts et les équipements peuvent être partagées entre les sociétés ou restreintes à une société spécifique en définissant le champ Société sur les enregistrements concernés :

• laisser le champ vide pour le rendre accessible à toutes les sociétés ;

• ou sélectionner la société pour la rendre visible aux utilisateurs connectés à cette société spécifique.

Les enregistrements spécifiquement liés à une société particulière sont accessibles uniquement au sein de cette entité. Par exemple, les devis, factures et factures fournisseurs associés à une société sont visibles uniquement lorsqu’on est connecté à cette société, et la société correspondante est automatiquement sélectionnée par défaut et affichée dans le champ Société.

Dans un multi-company database, les nouveaux produits et contacts sont partagés entre les sociétés par défaut. Pour les restreindre à une société spécifique, définir le champ Société sur le formulaire de l’enregistrement.

Transactions intersociétés

La fonctionnalité Transactions inter-sociétés permet à une société de la base de données de vendre ou d’acheter des biens et services à une autre société de la même base de données. Selon les paramètres de configuration, les documents de contrepartie pour les commandes et factures peuvent être automatiquement générés et synchronisés.

Avertissement

Pour traiter correctement les transactions intersociétés, les configurations générales et spécifiques doivent être correctement définies, y compris les positions fiscales et les localisations.

To activate inter-company transactions, select the relevant company in the company selector, open the Settings app, navigate to the Companies section, enable Inter-Company Transactions, and Save. Then, choose one of the following Rule options to create a counterpart for the selected company:

• Do not synchronize: Do not synchronize any inter-company transactions.

• Synchronized invoice/bills: Generate a bill/invoice when a company confirms a bill/invoice for the selected company.

• Synchronize Sales Order: Generate a quotation (drafted sales order) when a sales order is confirmed for the selected company. To generate a validated sales order instead of a quotation, enable Automatic Validation.*

• Synchronize Purchase Order: Generate a request for quotation (drafted purchase order) using the selected company warehouse in the Use Warehouse field when a purchase order is confirmed for the selected company. To generate a validated purchase order instead of a request for quotation, enable Automatic Validation.*

• Synchronize Sales and Purchase Order: Generate a drafted purchase/sales order using the selected company warehouse in the Use Warehouse field when a sales/purchase order is confirmed for the selected company. To generate a validated purchase/sales order instead of a draft one, enable Automatic Validation.*

  * This rule option needs to be selected for Automatic Validation to appear in the configuration.

Note

Pour les transactions inter-sociétés, les produits doivent être partagés entre les sociétés concernées.

Example

Synchronize invoices/bills: when an invoice for Customer JS Store US is posted on JS Store Belgium, a vendor bill is automatically created in JS Store US.

Synchronize sales/purchase order: when a sales order for Customer JS Store US is confirmed on JS Store Belgium, a purchase order on JS Store US is automatically created (and confirmed if the Automatic Validation feature is enabled).

Voir également

• Lignes directrices multi-sociétés

• Système multidevise

Cas d’utilisation

Entreprises multinationales

Une chaîne de distribution multinationale opérant aux États-Unis et au Canada doit gérer les transactions en USD et en CAD.

Étant donné que chaque pays a ses propres lois et réglementations fiscales, l’utilisation de la fonctionnalité multi-sociétés d’Odoo est très avantageuse.

Cette configuration permet les transactions intersociétés, ce qui est essentiel pour gérer les transferts d’inventaire transfrontaliers. Elle simplifie également le processus de vente en permettant aux clients d’effectuer des transactions dans leur devise locale.

Processus séparés

Une petite entreprise de meubles lance une nouvelle gamme de produits nécessitant des flux de travail distincts pour l’approvisionnement, l’inventaire et la fabrication. Ces nouveaux produits diffèrent considérablement du catalogue existant. Pour gérer cela efficacement, l’entreprise envisage d’utiliser la fonctionnalité multi-sociétés afin de gérer la nouvelle gamme comme une entité commerciale distincte.

Cependant, créer une société entièrement nouvelle pourrait ajouter une complexité inutile à la base de données. L’entreprise peut plutôt exploiter les fonctionnalités existantes telles que la comptabilité analytique et les entrepôts multiples pour gérer la nouvelle gamme de produits sans compliquer les opérations globales.