Congés¶
L’application Congés d’Odoo sert de hub centralisé pour toutes les informations relatives aux congés. Cette application gère les demandes, les soldes, les allocations, les validations et les rapports.
Les utilisateurs peuvent demander des congés et voir un aperçu de leurs demandes et soldes de congés. Les responsables peuvent allouer des congés à des individus, des équipes ou à toute l’entreprise, et approuver les demandes de congés.
Detailed reports can be run to see how much time off (and what kinds of time off) are being used, accrual plans can be created, and public holidays can be set.
Note
Notez que seuls les utilisateurs disposant de droits d’accès spécifiques peuvent voir tous les aspects de l’application Congés.
Tous les utilisateurs peuvent accéder aux sections Mes congés et Aperçu de l’application Congés. Toutes les autres sections nécessitent des droits d’accès spécifiques.
To better understand how access rights affect the Time Off app, refer to the Nouveaux employés document, specifically the section about configuring the work information tab.
Configuration¶
In order to allocate time off to employees, and for employees to request and use their time off, the various time off types must be configured first, then allocated to employees (if allocation is required).
Types de congés¶
Pour consulter les types de congés actuellement configurés, aller à . Les types de congés sont présentés sous forme de liste.
The Time Off app comes with four preconfigured time off types: Paid Time Off, Sick Time Off, Unpaid, and Compensatory Days. These can be modified to suit business needs, or used as-is.
Créer un type de congé¶
To create a new time off type, navigate to . From here, click the New button to reveal a blank time off type form.
Enter the name for the particular type of time off in the blank line at the top of the form, such as
Sick Time or Vacation. Then, enter the following information on the form.
Note
The only required fields on the time off type form are the name of the Time Off Type, the Take Time Off In, and the Kind of Time Off. In addition, the Time Off Requests and Allocation Requests sections must be configured.
Time Off Requests section¶
Approval: select what specific kind of approval is required for the time off type. The options are:
No Validation: No approvals are required when requesting this type of time off. The time off request is automatically approved.
By Time Off Officer: Only the specified Time Off Officer, set on this form in the Notified Time Off Officer field, is required to approve the time off request. This option is selected, by default.
By Employee’s Approver: Only the employee’s specified approver for time off, which is set on the Work Information tab on the employee’s form, is required to approve the time off request.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the time off request.
Allocation Requests section¶
Requires allocation: If the time off must be allocated to employees, select Yes. If the time off can be requested without time off being previously allocated, select No Limit. If No Limit is selected, the following options do not appear on the form.
Employee Requests: Select Extra Days Requests Allowed if the employee is able to request more time off than was allocated.
If employees should not be able to make requests for more time off than what was allocated, select the Not Allowed option.
Example
Ten days are allocated to the employee for this particular type of time off, and the Extra Days Requests Allowed option is enabled. The employee wants to take a vacation for twelve days. They may submit a request for two additional days, since the Extra Days Requests Allowed option is enabled.
Important
Il est important de noter que demander des congés supplémentaires ne garantit pas que ces congés soient accordés.
Validation : sélectionner le type de validations requis pour l’allocation de ce type de congé particulier.
Approved by Time Off Officer indicates the Time Off Officer set on this form must approve the allocation.
No validation needed indicates that no approvals are required.
Section de configuration¶
Notified Time Off Officer: Select the person who is notified and responsible for approving requests and allocations for this specific type of time off.
Take Time Off in: Select the format the time off is requested in from the drop-down menu.
Les options sont :
Day: if time off can only be requested in full day increments (8 hours).
Half Day: if time off can only be requested in half day increments (4 hours).
Hours: if the time off can be taken in hourly increments.
Déduire les heures supplémentaires : activer cette option si la demande de congé doit prendre en compte les heures supplémentaires accumulées par l’employé.
Example
If an employee works two extra hours for the week, and requests five hours of time off, the request would be for three hours, since the two extra worked hours are used first, and deducted from the request.
Allow To Attach Supporting Document: Enable this option to allow the employee to attach documents to the time off request. This is useful in situations where documentation is required, such as long-term medical leave.
Kind of Time Off: From the drop-down menu, select the type of time off, either Worked Time or Absence. Worked Time indicates the time off taken counts toward worked time for any type of accrual the employee is working towards, whereas Absence does not count toward any type of accrual.
Company: If multiple companies are created in the database, and this time off type only applies to one company, select the company from the drop-down menu. If this field is left blank, the time off type applies to all companies in the database. This field only appears in a multi-company database.
Negative Cap section¶
Enable the Allow Negative Cap option if employees are able to request more time off than they currently have, allowing a negative balance. If enabled, an Amount in Negative field appears. In this field, enter the maximum amount of negative time allowed, in days.
Example
Sara currently has three days of the time off type Vacation. She is planning a trip that
requires five days of time off.
The Vacation time off type has the Allow Negative Cap option enabled, and the
Amount in Negative is set to five.
Ces paramètres permettent à Sara de soumettre une demande de cinq jours du type de congé Vacation. Si elle est approuvée, son solde de congés Vacation sera de moins deux (-2) jours.
Section paie¶
If the time off type should create Prestations in the Payroll app, select the Work Entry Type from the drop-down list.
Timesheets section¶
Note
The Timesheets section only appears if the user is in developer mode. Refer to the Mode développeur (mode debug) document for details on how to access the developer mode.
When an employee takes time off, and is also using timesheets, Odoo creates entries in the Timesheets app for the time off. This section defines how they are entered.
Project: Select the project the time off type entries appear in.
Task: Select the task that appears in the timesheet for this time off type. The default options are: Time Off, Meeting, or Training.
Display Option section¶
Couleur : Sélectionner une couleur à utiliser dans le tableau de bord de l’application Congés.
Image de couverture : Sélectionner une icône à utiliser dans le tableau de bord de l’application Congés.
Plans de cumul de congés¶
Some time off is earned through an accrual plan, meaning that for every specified amount of time an employee works (hour, day, week, etc), they earn or accrue a specified amount of time off.
Example
If an employee accrues a vacation day for every week they work, they would earn 0.2 vacation days for each hour they work. At the end of a forty hour work week, they would earn one whole vacation day (8 hours).
Create accrual plan¶
To create a new accrual plan, navigate to . Then, click the New button, which reveals a blank accrual plan form.
Saisir les informations suivantes dans le formulaire :
Name: Enter the accrual plan name.
Accrued Gain Time: Select when the employee begins to accrue time off, either At the start of the accrual period or At the end of the accrual period.
Carry-Over Time: Select when the employee received previously earned time. The options are:
Au début de l’année : Sélectionner cette option si l’accumulation bascule le 1er janvier de l’année suivante.
À la date d’allocation : Sélectionner cette option si l’accumulation bascule dès que le temps est alloué à l’employé.
Other: Select this option if neither of the other two options are applicable. When selected, a Carry-Over Date field appears. Select the date using the two drop-down menus, one for the day and one for the month.
Based on worked time: Enable this option if time off accrual is determined by the employee’s worked hours. Days not considered as worked time do not contribute to the accrual plan in Odoo.
Example
An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee’s worked time (the Based on worked time checkbox is ticked).
The employee works standard 40-hour weeks. According to the accrual plan, they should earn four vacation days per month.
The employee takes five days off. The time off type the employee has taken has the Kind of Time Off configured as an Absence.
Since the accrual plan only grants time off based on the worked time, the employee does not accrue a vacation day for the five days of time off that is considered an absence.
At the end of the month, the employee accrues only three days, instead of four.
Milestone Transition: This field is only visible after a minimum of two rules have been configured on the accrual plan. This selection determines when employees move up to a new milestone. If they qualify to change milestones in the middle of a pay period, decide whether the employee changes milestones Immediately or After this accrual’s period (after the current pay period).
Company: This field only appears in a multi-company database. Using the drop-down menu, select the company the accrual plan applies to. If left blank, the accrual plan can be used for all companies.
Règles¶
Rules must be created in order for employees to accrue time off from the accrual plan.
To create a new rule, click the New Milestone button in the gray Rules section, and a Create Milestone modal form appears.
Remplir les champs suivants sur le formulaire :
Employee accrue: Select the parameters for earned time off in this section.
First, select either Days or Hours for the increment of accrued time using the drop-down menu.
Next, enter the numerical amount of the selected parameter that is accrued. The numerical format is
X.XXXX, so that partial days or hours can also be configured.Last, select how often the time is accrued using the drop-down menu. The default options are Hourly, Daily, Weekly, Twice a month, Monthly, Twice a year, and Yearly.
Depending on which option is selected, additional fields may appear. For example, if Twice a month is selected, two additional fields appear, to specify the two days of each month the milestone occurs.
Cap accrued time: If there is a maximum amount of days the employee can accrue with this plan, enable this option.
When enabled, two additional fields appear beneath it. Select the type of time period from the drop-down menu, either Days or Hours.
Then, enter a numerical value in the field to specify the maximum amount of time that can be accrued.
Milestone reached: Enter the number and value of the time period that must pass before the employee starts to accumulate time off. The first value is numerical; enter a number in the first field.
Then, select the type of time period using the drop-down menu in the second field. The options are: Days, Months, or Years.
Carry over: select how any unused time off is handled. The options are either:
None. Accrued time reset to 0: Any unused time off is gone.
All accrued time carried over: All unused time off is rolled over to the next calendar year.
Carry over with a maximum: Unused time off is rolled over to the next calendar year, but there is a cap. An Up to field appears if this is selected. Enter the maximum number of Days that can roll over to the following year. Any time off beyond this parameter is lost.
Important
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, that rule overrides the Carry-Over Time set on the accrual plan.
If a company creates an accrual plan, granting employees time off At the start of the accrual period (i.e., the beginning of the year), and sets the Carry-Over Time on the accrual plan to At the start of the year, it allows unused vacation time to rollover to the following year.
Then, the company adds rules to the accrual plan, allocating five days of vacation, annually, on the first of the year (one week of vacation allocated on January 1st).
If the Carry over field is set to None. Accrual time reset to 0 on the Create Milestone pop-up for, any unused vacation time does not carry over, even though on the Accrual Plan form, the Carry-Over Time is set to At the start of the year.
The carry over set on the rule takes precedence over the carry over set on the accrual plan form.
Once the form is completed, click Save & Close to save the Create Milestone form, and close the modal, or click Save & New to save the form and create another milestone. Add as many milestones as desired.
Jours fériés¶
To observe public or national holidays, and provide extra days off as holidays to employees, configure the observed public holidays in Odoo.
It is important to configure these days in Odoo, so employees are aware of the days they have off, and do not request time off on days that are already set as a public holiday (non-working days).
De plus, tous les jours fériés configurés dans l’application Congés sont également reflétés dans toute application utilisant des horaires de travail, telles que Calendrier, Planificiation, Fabrication, etc.
En raison de l’intégration d’Odoo avec d’autres applications utilisant des horaires de travail, il est considéré comme une bonne pratique de s’assurer que tous les jours fériés sont configurés.
Create public holiday¶
To create a public holiday, navigate to .
All currently configured public holidays appear in a list view.
Cliquer sur le bouton Nouveau et une nouvelle ligne apparaît en bas de la liste.
Saisir les informations suivantes sur cette nouvelle ligne :
Nom : Saisir le nom du jour férié.
Société : Dans une base de données multi-sociétés, la société actuelle remplit ce champ par défaut. Il n’est pas possible de modifier ce champ.
Note
The Company field is hidden, by default. To view this field, click the (additional options) icon in the top-right corner of the list, to the far-right of the column titles, and activate the Company selection from the drop-down menu that appears.
Start Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday starts, then click Apply. By default, this field is configured for the current date. The start time is set according to the start time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted according, compared to the company’s time zone.
End Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday ends, then click Apply. By default, this field is configured for the current date, and the time is set to the end time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted accordingly, compared to the company’s time zone.
Example
Une société située à San Francisco fonctionne de 9h00 à 18h00, avec une journée de travail de huit heures et une heure de pause déjeuner.
Pour un utilisateur à New York, avec un fuseau horaire d’ordinateur défini sur l’heure normale de l’Est, un jour férié créé affiche une heure de début de 12h00 à 21h00, tenant compte des trois heures de décalage horaire.
De même, un utilisateur situé à Los Angeles, avec un fuseau horaire de l’ordinateur défini sur Pacific Standard Time, voit les horaires d’un jour férié comme 9h00 - 18h00.
Horaires de travail : si le jour férié ne doit s’appliquer qu’aux employés ayant des horaires de travail spécifiques, sélectionner les horaires de travail dans le menu déroulant. Si laissé vide, le jour férié s’applique à tous les employés.
Work Entry Type: If using the Payroll app, this field defines how the work entries for the holiday appear. Select the work entry type from the drop-down menu.
Jours obligatoires¶
Certaines entreprises ont des jours spéciaux où des départements spécifiques, ou l’ensemble du personnel, doivent être présents, et les congés ne sont pas autorisés ces jours-là.
Ces types de jours sont appelés jours obligatoires dans Odoo. Ils peuvent être configurés au niveau de l’entreprise ou spécifiques à un département. Une fois configurés, les employés du département ou de l’entreprise spécifiés ne peuvent pas soumettre de demandes de congés pour ces jours obligatoires.
Créer des jours obligatoires¶
Aucun jour obligatoire n’est configuré par défaut dans Odoo. Pour créer un jour obligatoire, aller à .
Cliquer sur le bouton Nouveau en haut à gauche, et une ligne vierge apparaît dans la liste.
Saisir les informations suivantes sur cette nouvelle ligne :
Nom : saisir le nom du jour obligatoire.
Société : dans une base de données multi-sociétés, ce champ est visible et la société actuelle remplit ce champ par défaut. À l’aide du menu déroulant, sélectionner la société pour laquelle le jour obligatoire est destiné.
Départements : cette colonne est masquée par défaut. D’abord, cliquer sur l’icône (options supplémentaires) en haut à droite, à côté de Couleur, puis cocher la case à côté de Départements pour afficher cette colonne.
Ensuite, sélectionner les départements souhaités dans le menu déroulant. Plusieurs départements peuvent être sélectionnés, et il n’y a pas de limite au nombre de départements pouvant être ajoutés.
Si ce champ est laissé vide, le jour obligatoire s’applique à l’ensemble de l’entreprise.
Date de début : à l’aide du sélecteur de calendrier, sélectionner la date de début du jour obligatoire.
Date de fin : à l’aide du sélecteur de calendrier, sélectionner la date de fin du jour obligatoire. Pour créer un seul jour obligatoire, la date de fin doit être identique à la date de début.
Color: If desired, select a color from the available presented options. If no color is desired, select the
No coloroption, represented by a white box with a red line diagonally across it. The selected color appears on the main Time Off app dashboard, in both the calendar and in the legend.
Aperçu¶
To view a color-coded schedule of the user’s time off, and/or of the team managed by them, navigate
to . This presents a calendar with the default filter of
My Team, in a month view.
To change the time period displayed, click on the Month button to reveal a drop-down menu. Then, select either Day, Week, or Year to present the calendar in that corresponding view.
To navigate forward or backward in time, in the selected increment (Month, Week, etc.), click the ← (left arrow) or → (right arrow) to move either forward or backward in that specified amount of time.
For example, if Month is selected, the arrows adjust the view by one month.
To return to a view containing the current day, click the Today button at any time.
Les membres de l’équipe sont listés par ordre alphabétique sur des lignes individuelles, et leurs demandes de congés, quel que soit le statut (validé ou à approuver), sont visibles sur le calendrier.
Chaque employé est identifié par une couleur. La couleur de l’employé est sélectionnée aléatoirement et ne correspond pas au type de congé demandé.
Le statut du congé est représenté par le détail de couleur de la demande, apparaissant soit plein (validé) soit hachuré (à approuver).
Le nombre de jours ou d’heures demandés est inscrit sur la demande (si l’espace le permet).
En bas du calendrier, dans la ligne Total, un graphique en barres indique combien de personnes sont prévues absentes pour chaque jour. Le chiffre sur chaque barre représente le nombre d’employés absents pour ces jours.
Cliquer sur une entrée de congé pour afficher les détails de cette demande. Le nombre total d’heures ou de jours est indiqué, ainsi que les dates et heures de début et de fin du congé. Pour afficher les détails de la demande dans une fenêtre modale, cliquer sur le bouton Voir.
Analyse¶
The reporting feature allows users to view time off for their team, either by employee or type of time off. This allows users to see which employees are taking time off, how much time off they are taking, and what time off types are being used.
Any report can be added to a spreadsheet, when in either the (Graph) or (Pivot) view, through the Insert in Spreadsheet button that appears in the top-left of the report.
Note
Si l’application Documents est installée, une option pour ajouter le rapport à une feuille de calcul apparaît. Sinon, le rapport peut être ajouté à un tableau de bord.
Par employé¶
To view a report of employee time off requests, navigate to .
Le rapport par défaut présente les données de l’année en cours dans une vue liste, affichant tous les employés par ordre alphabétique. La ligne de chaque employé est repliée par défaut. Pour déplier une ligne, cliquer n’importe où sur celle-ci.
La vue se déplie et présente les demandes de congés organisées par type de congé. Cliquer n’importe où sur une ligne de type de congé pour la déplier et voir toutes les demandes individuelles relevant de ce type.
Les informations affichées dans la liste incluent : le nom de l”Employé, le Nombre de jours de congé demandés, la Date de début, la Date de fin, le Statut et la Description.
Le rapport peut également être affiché d’autres manières. Cliquer sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit de la page pour afficher les données de cette façon. Les différentes options sont une vue (Liste), ou vue par défaut, (Graphique), tableau (Tableau croisé), ou vue (Calendrier).
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports and their various options, refer to the reporting documentation.
Par type¶
To view a list of all time off, organized by time off type, navigate to . This shows all time off requests in a default bar chart.
Survoler une barre pour afficher la Durée (Jours) de ce type de congé spécifique.
Cliquer sur une barre pour accéder à une vue en liste détaillée de toutes les demandes de congés pour ce type de congé.
Chaque demande est listée avec les informations suivantes : l”employé, le nombre de jours, le type de demande, la date de début, la date de fin, le statut et la description.
Le rapport peut également être affiché d’autres manières. Cliquer sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit de la page pour afficher les données de cette manière. Les différentes options sont un graphique (la vue par défaut), une liste ou un tableau croisé.
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports, and their various options, refer to the reporting documentation.
Voir également