Factures pro forma

Une facture pro forma est une facture abrégée ou estimée envoyée avant la livraison des marchandises. Elle indique la nature et la quantité des marchandises, leur valeur et d’autres informations importantes, telles que le poids et les frais de transport.

Les factures pro forma sont généralement utilisées comme factures préliminaires à un devis. Elles sont également utilisées lors de l’importation à des fins douanières. Elles diffèrent d’une facture normale en ce sens qu’elles ne constituent pas une demande (ou requête) de paiement.

Configuration

Pour utiliser les factures pro forma, la fonctionnalité Facture pro forma doit être activée.

Pour activer cette fonctionnalité, allez à l’application Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres, et dans la section Devis & Commandes, cochez la case à côté de l’option Facture pro forma. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer tous les changements.

La fonctionnalité de facture pro forma dans l'application Ventes d'Odoo.

Envoyer une facture pro forma

Une fois que la fonctionnalité Facture pro forma est activée, l’option d’envoyer une facture pro forma est désormais disponible sur tous les devis ou commandes clients, en cliquant sur le bouton Envoyer la facture pro forma.

Le bouton Envoyer la facture pro forma sur une commande typique dans Odoo Ventes.

Note

Il n’est pas possible d’envoyer des factures pro forma pour une commande ou un devis si une facture d’acompte a déjà été envoyée, ou pour un abonnement récurrent.

Dans les deux cas, le bouton Envoyer une facture pro forma n’apparaît pas.

Toutefois, des factures pro forma peuvent être envoyées pour des services, inscriptions à des événements, cours et/ou nouveaux abonnements. Les factures pro forme ne sont pas limitées aux biens physiques, consommables ou stockables.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Envoyer une facture pro forma, une fenêtre contextuelle s’ouvre, à partir de laquelle vous pouvez envoyer un email.

Dans la fenêtre contextuelle, le champ Destinataires est automatiquement rempli avec le client de la commande ou du devis. Le champ Objet et le corps de l’email peuvent être modifiés si nécessaire.

La facture pro forma est automatiquement ajoutée en tant que pièce jointe à l’email.

Quand l’email est prêt, cliquez sur Envoyer et Odoo envoie l’email instantanément avec la facture pro forma en pièce jointe au client.

La fenêtre contextuelle de l'email apparaît avec la facture pro forma en pièce jointe dans Odoo Ventes.

Astuce

Pour avoir un aperçu de la facture pro forma, cliquez sur le PDF en bas de la fenêtre contextuelle d’email avant de cliquer sur Envoyer. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la facture pro forma est immédiatement téléchargée. Ouvrez ce PDF pour voir (et réviser) la facture pro forma.

Exemple d'une facture pro forma au format PDF dans Odoo Ventes.