Commandes ouvertes¶
Les commandes ouvertes sont des accords d’achat à long terme entre une entreprise et un fournisseur pour livrer des produits de manière récurrente avec des tarifs prédéterminés.
Les commandes ouvertes sont utiles lorsque des produits sont régulièrement achetés auprès du même fournisseur, mais en quantités différentes et à des moments différents.
En simplifiant le processus de commande, les contrats-cadres permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de l’argent, puisqu’ils peuvent être avantageux lors de la négociation de prix de gros avec les fournisseurs.
Créer un nouveau contrat-cadre¶
Pour créer des commandes ouvertes, activer la fonctionnalité Accords d’achat depuis les paramètres de l’application Achats. Naviguer vers , et sous la section Commandes, cocher la case Accords d’achat. Puis cliquer sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Note
En plus de créer des commandes ouvertes, le paramètre Accords d’achat permet également aux utilisateurs de créer des demandes d’offres alternatives (DA).
To create a blanket order, go to , and click New. This opens a new blanket order form.
Configure the following fields in the new blanket order form to establish predetermined rules for the recurring long-term agreement:
Purchase Representative: the user assigned to this specific blanket order. By default, this is the user who created the agreement; the user can be changed directly from the drop-down menu next to this field.
Agreement Type: the type of purchase agreement this blanket order is classified as. In Odoo, blanket orders are the only official purchase agreement.
Fournisseur : le fournisseur auquel cet accord est lié, soit une fois, soit de manière récurrente. Le fournisseur peut être sélectionné directement depuis le menu déroulant à côté de ce champ.
Devise : la devise convenue à utiliser pour cet échange. Si plusieurs devises ont été activées dans la base de données, la devise peut être modifiée depuis le menu déroulant à côté de ce champ.
Agreement Deadline: the date that this purchase agreement will be set to expire on. If this blanket order should not expire, leave this field blank.
Ordering Date: the date that this blanket order should be placed on if a new quotation is created directly from the blanket order form. If a new quotation is created, this value automatically populates the Order Deadline field on the RfQ.
Delivery Date: the expected delivery date that the products included in an RfQ are expected, if created directly from a blanket order form. If a new quotation is created, this value automatically populates the Expected Arrival field on the RfQ.
Source Document: the source purchase order (PO) that this blanket order is tied to. If this blanket order should not be tied to any existing PO, leave this field blank.
Société : la société assignée à ce contrat d’achat spécifique. Par défaut, il s’agit de la société sous laquelle l’utilisateur créant le contrat d’achat est répertorié. Si la base de données n’est pas une base de données multi-sociétés, ce champ ne peut pas être modifié et prend par défaut la seule société répertoriée dans la base de données.
Une fois tous les champs pertinents remplis, cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter des produits sous la colonne Produit. Ensuite, dans la colonne Quantité, modifier la quantité de chaque produit et définir un prix dans la colonne Prix unitaire.
Important
Lors de l’ajout de produits à un nouveau contrat d’achat, les prix préexistants des produits ne sont pas automatiquement ajoutés aux lignes de produits. Au lieu de cela, les prix doivent être assignés manuellement, en modifiant la valeur dans la colonne Prix unitaire à un prix convenu avec le fournisseur répertorié. Sinon, le prix restera à 0.
To view and change the default purchase agreement settings for blanket orders directly from the blanket order form, click the ➡️ (right arrow) icon that becomes visible when hovering over the Agreement Type field, where Blanket Order is listed. This navigates to the blanket order settings.
From here, the settings for blanket orders can be edited. Under the Agreement Type section, the name of the Agreement Type can be changed, and the Agreement Selection Type can be changed, as well. There are two options that can be activated for the type of selection:
Select only one RfQ (exclusive): when a purchase order is confirmed, the remaining purchase orders are canceled.
Select multiple RfQ (non-exclusive): when a purchase order is confirmed, remaining purchase orders are not canceled. Instead, multiple purchase orders are allowed.
Under the Data For New Quotations section, the Lines and Quantities fields can be edited. Doing so sets how new quotations should be populated when using this purchase agreement.
Deux options peuvent être activées pour les Lignes :
Use lines of agreement: when creating a new quotation, the product lines pre-populate with the same products listed on the blanket order, if said blanket order is chosen for the new quotation.
Do not create RfQ lines automatically: when creating a new quotation, and selecting an existing blanket order, the settings carry over to the new quotation, but the product lines do not populate.
Deux options peuvent être activées pour les Quantités :
Use quantities of agreement: when creating a new quotation, the product quantities listed on the blanket order pre-populate on the product lines, if said blanket order is chosen for the new quotation.
Set quantities manually: when creating a new quotation, and selecting an existing blanket order, the product lines pre-populate, but all quantities are set to
0. The quantities must be manually set by the user.
Once any desired changes have been made, click New (via the breadcrumbs, at the top of the page) to navigate back to the blanket order form. Then, click Confirm to save this new purchase agreement.
Once confirmed, the blanket order’s stage (in the upper-right corner) changes from Draft to Ongoing, meaning this agreement can be selected and used when creating new RfQs.
Astuce
Après la création et la confirmation d’un contrat-cadre, il est toujours possible d’modifier, d’ajouter et de supprimer des produits, quantités et prix de la convention d’achat.
Créer un nouveau RfQ à partir du contrat d’achat¶
After confirming a blanket order, new quotations can be created directly from the blanket order form. RfQs using this form are pre-populated with information based on the rules set in the form. Additionally, new quotations are automatically linked to this blanket order form, via the RFQs/Orders smart button at the top-right of the form.
Pour créer un nouveau devis depuis le formulaire du contrat d’achat, cliquer sur le bouton Nouveau devis. Cela ouvre une nouvelle RfQ, qui est préremplie avec les informations correctes, selon les paramètres configurés sur le formulaire du contrat d’achat.
Depuis le nouveau formulaire RfQ, cliquer sur Envoyer par e-mail pour composer et envoyer un e-mail au fournisseur répertorié. Cliquer sur Imprimer la demande de prix pour générer un PDF imprimable du devis ; ou, une fois prêt, cliquer sur Confirmer la commande pour confirmer le PO.
Une fois le PO confirmé, revenir au formulaire du contrat d’achat (via le fil d’Ariane, en haut de la page). Depuis le formulaire du contrat d’achat, il y a maintenant une RfQ répertoriée dans le bouton intelligent Demandes de prix/Commandes en haut à droite du formulaire. Cliquer sur le bouton intelligent Demandes de prix/Commandes pour voir le PO qui vient d’être créé.
Réassort¶
Une fois qu’une commande ouverte est confirmée, une nouvelle ligne fournisseur est ajoutée sous l’onglet Achats des produits inclus dans la commande.
Cela rend les commandes ouvertes utiles avec le réapprovisionnement automatisé, car les informations sur le Fournisseur, le Prix et l”Accord sont référencées sur la ligne fournisseur. Ces informations déterminent quand, où et à quel prix le produit doit être réapprovisionné.
Voir également