Verlof¶
De Verlof-applicatie van Odoo fungeert als een gecentraliseerde hub voor alle verlofinformatie. Deze applicatie beheert aanvragen, saldi, toewijzingen, goedkeuringen en rapporten.
Gebruikers kunnen verlof aanvragen en een overzicht zien van hun aanvragen en verlofsaldi. Managers kunnen verlof toewijzen aan individuen, teams of het hele bedrijf en verlofaanvragen goedkeuren.
Detailed reports can be run to see how much time off (and what kinds of time off) are being used, accrual plans can be created, and public holidays can be set.
Notitie
Let op: alleen gebruikers met specifieke toegangsrechten kunnen alle aspecten van de Verlof-app zien.
Alle gebruikers hebben toegang tot de secties Mijn verlof en Overzicht van de Verlof-app. Alle andere secties vereisen specifieke toegangsrechten.
To better understand how access rights affect the Time Off app, refer to the Nieuwe werknemers document, specifically the section about configuring the work information tab.
Configuratie¶
Om verlof toe te wijzen aan werknemers, en opdat werknemers hun verlof kunnen aanvragen en gebruiken, moeten de verschillende verloftypen eerst worden geconfigureerd en vervolgens worden toegewezen aan werknemers (indien toewijzing vereist is).
Verloftypes¶
Navigeer naar om de momenteel geconfigureerde verloftypen te bekijken. De verloftypen worden weergegeven in een lijstweergave.
The Time Off app comes with four preconfigured time off types: Paid Time Off, Sick Time Off, Unpaid, and Compensatory Days. These can be modified to suit business needs, or used as-is.
Verloftype aanmaken¶
Om een nieuw verloftype aan te maken, navigeer naar . Klik hier op de knop Nieuw om een leeg verlofstype formulier te openen.
Enter the name for the particular type of time off in the blank line at the top of the form, such as
Sick Time or Vacation. Then, enter the following information on the form.
Notitie
De enige verplichte velden op het verlofstype formulier zijn de naam van het Verloftype, de Verlof opnemen in, en het Soort verlof. Daarnaast moeten de secties Verlofaanvragen en Toewijzingsaanvragen worden geconfigureerd.
Time Off Requests section¶
Goedkeuring: selecteer welk specifiek type goedkeuring vereist is voor het verloftype. De opties zijn:
Geen validatie: Er zijn geen goedkeuringen vereist bij het aanvragen van dit type verlof. De verlofaanvraag wordt automatisch goedgekeurd.
Door verlofverantwoordelijke: Alleen de opgegeven verlofverantwoordelijke, ingesteld op dit formulier in het veld Gewaarschuwde verlofverantwoordelijke, hoeft de verlofaanvraag goed te keuren. Deze optie is standaard geselecteerd.
Door goedkeurder van werknemer: Alleen de opgegeven goedkeurder van de werknemer voor verlof, die is ingesteld op het tabblad Werkinformatie op het formulier van de werknemer, hoeft de verlofaanvraag goed te keuren.
By Employee’s Approver and Time Off Officer: Both the employee’s specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the time off request.
Allocation Requests section¶
Vereist toewijzing: Als het verlof aan werknemers moet worden toegewezen, selecteer Ja. Als het verlof kan worden aangevraagd zonder dat er eerder verlof is toegewezen, selecteer Geen limiet. Als Geen limiet is geselecteerd, verschijnen de volgende opties niet op het formulier.
Aanvragen van werknemer: Selecteer Extra dagen aanvragen toegestaan als de werknemer meer verlof kan aanvragen dan er is toegewezen.
Als werknemers niet in staat moeten zijn om meer verlof aan te vragen dan wat er is toegewezen, selecteer de optie Niet toegestaan.
Example
Tien dagen zijn toegewezen aan de werknemer voor dit specifieke type verlof, en de optie Extra dagen aanvragen toegestaan is ingeschakeld. De werknemer wil twaalf dagen op vakantie. Ze mogen een aanvraag indienen voor twee extra dagen, omdat de optie Extra dagen aanvragen toegestaan is ingeschakeld.
Belangrijk
Het is belangrijk om te weten dat het aanvragen van extra verlof niet garandeert dat het verlof wordt toegekend.
Goedkeuring: Selecteer het type goedkeuringen dat vereist is voor de toewijzing van dit specifieke verloftype.
Approved by Time Off Officer indicates the Time Off Officer set on this form must approve the allocation.
No validation needed indicates that no approvals are required.
Configuratiesectie¶
Notified Time Off Officer: Select the person who is notified and responsible for approving requests and allocations for this specific type of time off.
Take Time Off in: Select the format the time off is requested in from the drop-down menu.
De opties zijn:
Dag: als verlof alleen kan worden aangevraagd in stappen van hele dagen (8 uur).
Halve dag: als verlof alleen kan worden aangevraagd in stappen van halve dagen (4 uur).
Uren: als het verlof in stappen van uren kan worden opgenomen.
Trek extra uren af: Schakel deze optie in als het verlofverzoek rekening moet houden met eventuele extra uren die de werknemer heeft opgebouwd.
Example
Als een werknemer twee extra uren in de week werkt en vijf uur verlof aanvraagt, zou de aanvraag voor drie uur zijn, omdat de twee extra gewerkte uren eerst worden gebruikt en van de aanvraag worden afgetrokken.
Sta toe om ondersteunend document bij te voegen: Schakel deze optie in om de werknemer toe te staan documenten bij de verlofaanvraag te voegen. Dit is nuttig in situaties waar documentatie vereist is, zoals langdurig medisch verlof.
Soort verlof: Selecteer in het vervolgkeuzemenu het type verlof, ofwel Gewerkte tijd of Afwezigheid. Gewerkte tijd geeft aan dat het opgenomen verlof meetelt als gewerkte tijd voor elk type opbouw waar de werknemer naartoe werkt, terwijl Afwezigheid niet meetelt voor enig type opbouw.
Bedrijf: Als er meerdere bedrijven zijn aangemaakt in de database en dit verloftype alleen van toepassing is op één bedrijf, selecteer het bedrijf in het vervolgkeuzemenu. Als dit veld leeg blijft, is het verloftype van toepassing op alle bedrijven in de database. Dit veld verschijnt alleen in een database met meerdere bedrijven.
Negative Cap section¶
Enable the Allow Negative Cap option if employees are able to request more time off than they currently have, allowing a negative balance. If enabled, an Amount in Negative field appears. In this field, enter the maximum amount of negative time allowed, in days.
Example
Sara heeft momenteel drie dagen van het verloftype Vakantie. Ze plant een reis waarvoor vijf dagen verlof nodig zijn.
The Vacation time off type has the Allow Negative Cap option enabled, and the
Amount in Negative is set to five.
Met deze instellingen kan Sara een verzoek indienen voor vijf dagen van het verloftype Vakantie. Als het wordt goedgekeurd, zal haar Vakantie-verlofsaldo negatief twee (-2) dagen zijn.
Sectie loonadministratie¶
Als het verloftype Werkboekingen moet aanmaken in de Loonadministratie app, selecteer het Werkboekingstype in de vervolgkeuzelijst.
Sectie Urenstaten¶
Notitie
De sectie Urenstaten verschijnt alleen als de gebruiker in de ontwikkelaarsmodus staat. Raadpleeg het document Ontwikkelaarsmodus (debugmodus) voor details over het openen van de ontwikkelaarsmodus.
Wanneer een werknemer verlof opneemt en ook urenstaten gebruikt, maakt Odoo vermeldingen aan in de app Urenstaten voor het verlof. Deze sectie bepaalt hoe ze worden ingevoerd.
Project: Selecteer het project waarin de vermeldingen van het verloftype verschijnen.
Taak: Selecteer de taak die in de urenstaat verschijnt voor dit verloftype. De standaardopties zijn: Verlof, Afspraak, of Training.
Display Option section¶
Kleur: Selecteer een kleur die wordt gebruikt in het dashboard van de app Verlof.
Omslagafbeelding: Selecteer een icoon dat wordt gebruikt in het dashboard van de app Verlof.
Opbouwplannen¶
Sommig verlof wordt verdiend via een opbouwplan, wat betekent dat voor elke gespecificeerde hoeveelheid tijd die een werknemer werkt (uur, dag, week, enz.), zij een gespecificeerde hoeveelheid verlof verdienen of opbouwen.
Example
Als een werknemer een vakantiedag opbouwt voor elke week dat ze werken, zouden ze 0,2 vakantiedagen verdienen voor elk uur dat ze werken. Aan het einde van een werkweek van veertig uur, zouden ze één hele vakantiedag verdienen (8 uur).
Opbouwplan aanmaken¶
Ga naar om een nieuw opbouwplan aan te maken. Klik vervolgens op de knop Nieuw, waardoor een leeg opbouwplan-formulier verschijnt.
Voer de volgende informatie in op het formulier:
Naam: Voer de naam van het opbouwplan in.
Opgebouwde verdiende tijd: Selecteer wanneer de werknemer begint met het opbouwen van verlof, ofwel Aan het begin van de opbouwperiode of Aan het einde van de opbouwperiode.
Meeneemtijd: Selecteer wanneer de werknemer eerder verdiende tijd ontvangt. De opties zijn:
Aan het begin van het jaar: Selecteer dit als de opbouw overgaat op 1 januari van het komende jaar.
Op de toewijzingsdatum: Selecteer dit als de opbouw overgaat zodra tijd aan de werknemer wordt toegewezen.
Overig: Selecteer deze optie als geen van de andere twee opties van toepassing is. Wanneer geselecteerd, verschijnt een veld Meeneemdatum. Selecteer de datum met behulp van de twee vervolgkeuzemenu’s, één voor de dag en één voor de maand.
Gebaseerd op gewerkte tijd: Activeer deze optie als de opbouw van verlof wordt bepaald door de gewerkte uren van de werknemer. Dagen die niet als gewerkte tijd worden beschouwd, dragen niet bij aan het opbouwplan in Odoo.
Example
An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee’s worked time (the Based on worked time checkbox is ticked).
De werknemer werkt standaard 40-urige werkweken. Volgens het opbouwplan zouden ze vier vakantiedagen per maand moeten verdienen.
The employee takes five days off. The time off type the employee has taken has the Kind of Time Off configured as an Absence.
Since the accrual plan only grants time off based on the worked time, the employee does not accrue a vacation day for the five days of time off that is considered an absence.
At the end of the month, the employee accrues only three days, instead of four.
Mijlpaal-overgang: Dit veld is alleen zichtbaar nadat minimaal twee regels op het opbouwplan zijn geconfigureerd. Deze selectie bepaalt wanneer werknemers naar een nieuwe mijlpaal gaan. Als ze in aanmerking komen om van mijlpaal te wisselen midden in een betalingsperiode, beslis dan of de werknemer Onmiddellijk of Na de periode van deze opbouw (na de huidige betalingsperiode) van mijlpaal wisselt.
Company: This field only appears in a multi-company database. Using the drop-down menu, select the company the accrual plan applies to. If left blank, the accrual plan can be used for all companies.
Regels¶
Regels moeten worden aangemaakt om werknemers verlof te laten opbouwen uit het opbouwplan.
Klik op de knop Nieuwe mijlpaal in de grijze sectie Regels om een nieuwe regel aan te maken, en er verschijnt een modaal formulier Mijlpaal aanmaken.
Vul de volgende velden op het formulier in:
Werknemer bouwt op: Selecteer de parameters voor verdiend verlof in deze sectie.
Selecteer eerst Dagen of Uren voor de toename van opgebouwde tijd via het vervolgkeuzemenu.
Voer vervolgens het numerieke bedrag in van de geselecteerde parameter dat wordt opgebouwd. Het numerieke formaat is
X.XXXX, zodat ook gedeeltelijke dagen of uren kunnen worden geconfigureerd.Selecteer als laatste hoe vaak de tijd wordt opgebouwd via het vervolgkeuzemenu. De standaardopties zijn Elk uur, Dagelijks, Wekelijks, Twee keer per maand, Maandelijks, Twee keer per jaar en Jaarlijks.
Afhankelijk van welke optie is geselecteerd, kunnen extra velden verschijnen. Als bijvoorbeeld Twee keer per maand is geselecteerd, verschijnen er twee extra velden om de twee dagen van elke maand te specificeren waarop de mijlpaal plaatsvindt.
Cap accrued time: If there is a maximum amount of days the employee can accrue with this plan, enable this option.
When enabled, two additional fields appear beneath it. Select the type of time period from the drop-down menu, either Days or Hours.
Then, enter a numerical value in the field to specify the maximum amount of time that can be accrued.
Milestone reached: Enter the number and value of the time period that must pass before the employee starts to accumulate time off. The first value is numerical; enter a number in the first field.
Then, select the type of time period using the drop-down menu in the second field. The options are: Days, Months, or Years.
Meenemen: selecteer hoe ongebruikt verlof wordt behandeld. De opties zijn:
None. Accrued time reset to 0: Any unused time off is gone.
Alle opgebouwde tijd meenemen: Al het ongebruikte verlof wordt overgedragen naar het volgende kalenderjaar.
Carry over with a maximum: Unused time off is rolled over to the next calendar year, but there is a cap. An Up to field appears if this is selected. Enter the maximum number of Days that can roll over to the following year. Any time off beyond this parameter is lost.
Belangrijk
Als het veld Meenemen is ingesteld op Geen. Opgebouwde tijd teruggezet naar 0, overschrijft die regel de Tijd meenemen die is ingesteld op het opbouwplan.
Als een bedrijf een opbouwplan maakt waarbij werknemers verlof krijgen Aan het begin van de opbouwperiode (d.w.z. het begin van het jaar), en de Tijd meenemen op het opbouwplan instelt op Aan het begin van het jaar, kunnen ongebruikte vakantiedagen worden overgedragen naar het volgende jaar.
Vervolgens voegt het bedrijf regels toe aan het opbouwplan, waarbij jaarlijks vijf vakantiedagen worden toegewezen op de eerste van het jaar (een week vakantie toegewezen op 1 januari).
Als het veld Meenemen is ingesteld op Geen. Opbouwtijd teruggezet naar 0 in het pop-upvenster Mijlpaal aanmaken, worden ongebruikte vakantiedagen niet overgedragen, ook al is op het formulier Opbouwplan de Tijd meenemen ingesteld op Aan het begin van het jaar.
Het meenemen dat is ingesteld op de regel heeft voorrang op het meenemen dat is ingesteld op het opbouwplanformulier.
Zodra het formulier is voltooid, klik je op Opslaan & Sluiten om het formulier Mijlpaal aanmaken op te slaan en het venster te sluiten, of klik je op Opslaan & Nieuw om het formulier op te slaan en een andere mijlpaal aan te maken. Voeg zoveel mijlpalen toe als je wilt.
Feestdagen¶
To observe public or national holidays, and provide extra days off as holidays to employees, configure the observed public holidays in Odoo.
It is important to configure these days in Odoo, so employees are aware of the days they have off, and do not request time off on days that are already set as a public holiday (non-working days).
Bovendien worden alle feestdagen die zijn geconfigureerd in de Verlof-app ook weerspiegeld in elke app die werkroosters gebruikt, zoals Agenda, Planning, Productie en meer.
Vanwege Odoo’s integratie met andere apps die werkroosters gebruiken, wordt het als beste praktijk beschouwd om ervoor te zorgen dat alle feestdagen zijn geconfigureerd.
Create public holiday¶
To create a public holiday, navigate to .
All currently configured public holidays appear in a list view.
Klik op de knop Nieuw, en er verschijnt een nieuwe regel onderaan de lijst.
Voer de volgende informatie in op die nieuwe regel:
Naam: Voer de naam van de feestdag in.
Bedrijf: In een database met meerdere bedrijven wordt dit veld standaard ingevuld met het huidige bedrijf. Het is niet mogelijk om dit veld te bewerken.
Notitie
The Company field is hidden, by default. To view this field, click the (additional options) icon in the top-right corner of the list, to the far-right of the column titles, and activate the Company selection from the drop-down menu that appears.
Start Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday starts, then click Apply. By default, this field is configured for the current date. The start time is set according to the start time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted according, compared to the company’s time zone.
End Date: Using the date and time picker, select the date and time the holiday ends, then click Apply. By default, this field is configured for the current date, and the time is set to the end time for the company (according to the working schedules). If the user’s computer is set to a different time zone, the start time is adjusted accordingly, compared to the company’s time zone.
Example
Een bedrijf in San Francisco werkt van 9:00 uur - 18:00 uur, met een werkdag van acht uur en een lunchpauze van een uur.
Voor een gebruiker in New York, met een computertijdzone ingesteld op Eastern Standard Time, toont een aangemaakte feestdag een starttijd van 12:00 uur - 21:00 uur, rekening houdend met het tijdsverschil van drie uur.
Op dezelfde manier ziet een gebruiker in Los Angeles, met een computertijdzone ingesteld op Pacific Standard Time, een feestdagtijd als 9:00 uur - 18:00 uur.
Werkuren: Als de feestdag alleen van toepassing moet zijn op werknemers die een specifieke set werkuren hebben, selecteer je de werkuren uit het vervolgkeuzemenu. Als dit leeg wordt gelaten, is de feestdag van toepassing op alle werknemers.
Work Entry Type: If using the Payroll app, this field defines how the work entries for the holiday appear. Select the work entry type from the drop-down menu.
Verplichte dagen¶
Sommige bedrijven hebben speciale dagen waarop specifieke afdelingen, of het volledige personeel, verplicht aanwezig moet zijn en waarop verlof niet is toegestaan.
Dit soort dagen worden verplichte dagen genoemd in Odoo. Deze kunnen worden geconfigureerd voor het hele bedrijf of voor specifieke afdelingen. Wanneer deze zijn geconfigureerd, kunnen werknemers in de opgegeven afdeling of het bedrijf geen verlofaanvragen indienen voor deze verplichte dagen.
Maak verplichte dagen aan¶
Er zijn standaard geen verplichte dagen geconfigureerd in Odoo. Ga naarom een verplichte dag aan te maken.
Klik op de knopNieuwlinksboven en er verschijnt een lege regel in de lijst.
Voer de volgende informatie in op die nieuwe regel:
Naam: Voer de naam van de verplichte dag in.
Bedrijf: In een database met meerdere bedrijven is dit veld zichtbaar en wordt dit veld standaard ingevuld met het huidige bedrijf. Selecteer via het vervolgkeuzemenu het bedrijf waarvoor de verplichte dag geldt.
Afdelingen: Deze kolom is standaard verborgen. Klik eerst op het(extra opties)icoon rechtsboven, naastKleur, en vink vervolgens het selectievakje aan naastAfdelingenom die kolom zichtbaar te maken.
Selecteer vervolgens de gewenste afdelingen uit het vervolgkeuzemenu. Er kunnen meerdere afdelingen worden geselecteerd en er is geen limiet aan het aantal afdelingen dat kan worden toegevoegd.
Als dit veld leeg blijft, geldt de verplichte dag voor het hele bedrijf.
Begindatum: Selecteer met de agendakiezer de datum waarop de verplichte dag begint.
Einddatum: Selecteer met de agendakiezer de datum waarop de verplichte dag eindigt. Bij het aanmaken van één verplichte dag moet de einddatum hetzelfde zijn als de begindatum.
Color: If desired, select a color from the available presented options. If no color is desired, select the
No coloroption, represented by a white box with a red line diagonally across it. The selected color appears on the main Time Off app dashboard, in both the calendar and in the legend.
Overzicht¶
To view a color-coded schedule of the user’s time off, and/or of the team managed by them, navigate
to . This presents a calendar with the default filter of
My Team, in a month view.
To change the time period displayed, click on the Month button to reveal a drop-down menu. Then, select either Day, Week, or Year to present the calendar in that corresponding view.
To navigate forward or backward in time, in the selected increment (Month, Week, etc.), click the ← (left arrow) or → (right arrow) to move either forward or backward in that specified amount of time.
For example, if Month is selected, the arrows adjust the view by one month.
To return to a view containing the current day, click the Today button at any time.
Teamleden worden alfabetisch op afzonderlijke regels vermeld en hun aangevraagde verlof, ongeacht de status (goedgekeurd of ter goedkeuring), is zichtbaar in de agenda.
Elke werknemer heeft een eigen kleurcode. De kleur van de werknemer wordt willekeurig geselecteerd en komt niet overeen met het type verlof dat ze hebben aangevraagd.
De status van het verlof wordt weergegeven door het kleurdetail van de aanvraag: ofwel effen (goedgekeurd) ofwel gestreept (ter goedkeuring).
Het aantal aangevraagde dagen of uren staat op de aanvraag vermeld (als er voldoende ruimte is).
Onderaan de agenda toont een staafdiagram in de regel Totaal hoeveel mensen naar verwachting op een bepaalde dag afwezig zijn. Het getal op elke afzonderlijke balk geeft het aantal werknemers weer dat afwezig is voor die gemarkeerde dagen.
Klik op een verlofinvoer om de details voor die specifieke verlofinvoer te bekijken. Het totale aantal uren of dagen wordt weergegeven, samen met de begin- en eindtijd van het verlof. Klik op de knop Weergeven om de details van de verlofaanvraag in een pop-upvenster te bekijken.
Rapportages¶
The reporting feature allows users to view time off for their team, either by employee or type of time off. This allows users to see which employees are taking time off, how much time off they are taking, and what time off types are being used.
Any report can be added to a spreadsheet, when in either the (Graph) or (Pivot) view, through the Insert in Spreadsheet button that appears in the top-left of the report.
Notitie
Als de app Documenten is geïnstalleerd, verschijnt er een optie om het rapport aan een spreadsheet toe te voegen. Zo niet, dan kan het rapport aan een dashboard worden toegevoegd.
Per werknemer¶
To view a report of employee time off requests, navigate to .
Het standaardrapport toont de gegevens van het huidige jaar in een lijstweergave, waarin alle werknemers alfabetisch worden weergegeven. De regel van elke werknemer is standaard ingeklapt. Klik ergens op de regel om deze uit te vouwen.
De weergave wordt uitgevouwen en de verlofaanvragen zijn georganiseerd op verloftype. Klik ergens op een verloftypelijn om deze uit te vouwen en alle afzonderlijke verlofaanvragen die onder dat type vallen te bekijken.
De informatie die in de lijst wordt getoond omvat: de naam van de Werknemer, het Aantal dagen verlof dat is aangevraagd, de Begindatum, Einddatum, Status en Beschrijving.
Het rapport kan ook op andere manieren worden weergegeven. Klik op de bijbehorende knop rechtsboven op de pagina om de gegevens op die specifieke manier te bekijken. De verschillende opties zijn een (Lijst)- of standaardweergave, (Grafiek), (Draaitabel) of (Agenda)-weergave.
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports and their various options, refer to the reporting documentation.
Per soort¶
To view a list of all time off, organized by time off type, navigate to . This shows all time off requests in a default bar chart.
Beweeg over een staaf om de Duur (Dagen) van dat specifieke verloftype te bekijken.
Klik op een staaf om naar een gedetailleerde lijstweergave te gaan van alle verlofaanvragen voor dat verloftype.
Elke aanvraag wordt weergegeven met de volgende informatie: de Werknemer, Aantal Dagen, Aanvraagtype, Startdatum, Einddatum, Status, en de Beschrijving.
Het rapport kan ook op andere manieren worden weergegeven. Klik op de bijbehorende knop in de rechterbovenhoek van de pagina om de gegevens op die manier te bekijken. De verschillende opties zijn een (Grafiek) (de standaardweergave), (Lijst), of (Draaitabel).
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports, and their various options, refer to the reporting documentation.