Nghỉ phép¶
Ứng dụng Nghỉ phép của Odoo hoạt động như trung tâm tập trung cho tất cả thông tin liên quan đến nghỉ phép. Ứng dụng này quản lý các yêu cầu, số dư, phân bổ, phê duyệt và báo cáo.
Người dùng có thể yêu cầu nghỉ phép và xem tổng quan về các yêu cầu và số dư nghỉ phép của họ. Người quản lý có thể phân bổ nghỉ phép cho cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ công ty và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép.
Detailed reports can be run to see how much time off (and what kinds of time off) are being used, accrual plans can be created, and public holidays can be set.
Ghi chú
Lưu ý, chỉ những người dùng có quyền truy cập cụ thể mới có thể xem tất cả các khía cạnh của ứng dụng Nghỉ phép.
Tất cả người dùng có thể truy cập các phần Nghỉ phép của tôi và Tổng quan của ứng dụng Nghỉ phép. Tất cả các phần khác yêu cầu quyền truy cập cụ thể.
To better understand how access rights affect the Time Off app, refer to the Nhân viên mới document, specifically the section about configuring the work information tab.
Cấu hình¶
In order to allocate time off to employees, and for employees to request and use their time off, the various time off types must be configured first, then allocated to employees (if allocation is required).
Các loại nghỉ phép¶
Để xem các loại nghỉ phép hiện đã cấu hình, điều hướng đến . Các loại nghỉ phép được hiển thị dưới dạng danh sách.
The Time Off app comes with four preconfigured time off types: Paid Time Off, Sick Time Off, Unpaid, and Compensatory Days. These can be modified to suit business needs, or used as-is.
Tạo loại nghỉ phép¶
To create a new time off type, navigate to . From here, click the New button to reveal a blank time off type form.
Enter the name for the particular type of time off in the blank line at the top of the form, such as
Sick Time or Vacation. Then, enter the following information on the form.
Ghi chú
The only required fields on the time off type form are the name of the Time Off Type, the Take Time Off In, and the Kind of Time Off. In addition, the Time Off Requests and Allocation Requests sections must be configured.
Time Off Requests section¶
Approval: select what specific kind of approval is required for the time off type. The options are:
No Validation: No approvals are required when requesting this type of time off. The time off request is automatically approved.
By Time Off Officer: Only the specified Time Off Officer, set on this form in the Notified Time Off Officer field, is required to approve the time off request. This option is selected, by default.
By Employee's Approver: Only the employee's specified approver for time off, which is set on the Work Information tab on the employee's form, is required to approve the time off request.
By Employee's Approver and Time Off Officer: Both the employee's specified time off approver and the Time Off Officer are required to approve the time off request.
Allocation Requests section¶
Requires allocation: If the time off must be allocated to employees, select Yes. If the time off can be requested without time off being previously allocated, select No Limit. If No Limit is selected, the following options do not appear on the form.
Employee Requests: Select Extra Days Requests Allowed if the employee is able to request more time off than was allocated.
If employees should not be able to make requests for more time off than what was allocated, select the Not Allowed option.
Example
Ten days are allocated to the employee for this particular type of time off, and the Extra Days Requests Allowed option is enabled. The employee wants to take a vacation for twelve days. They may submit a request for two additional days, since the Extra Days Requests Allowed option is enabled.
Quan trọng
Cần lưu ý rằng việc yêu cầu thêm thời gian nghỉ phép không đảm bảo rằng thời gian nghỉ phép sẽ được chấp thuận.
Phê duyệt: Chọn loại phê duyệt bắt buộc để phân bổ loại nghỉ phép cụ thể này.
Approved by Time Off Officer indicates the Time Off Officer set on this form must approve the allocation.
No validation needed indicates that no approvals are required.
Phần cấu hình¶
Notified Time Off Officer: Select the person who is notified and responsible for approving requests and allocations for this specific type of time off.
Take Time Off in: Select the format the time off is requested in from the drop-down menu.
Các tùy chọn là:
Day: if time off can only be requested in full day increments (8 hours).
Half Day: if time off can only be requested in half day increments (4 hours).
Hours: if the time off can be taken in hourly increments.
Khấu trừ giờ làm thêm: Bật tùy chọn này nếu yêu cầu nghỉ phép cần tính đến bất kỳ thời gian làm thêm nào mà nhân viên đã tích lũy.
Example
If an employee works two extra hours for the week, and requests five hours of time off, the request would be for three hours, since the two extra worked hours are used first, and deducted from the request.
Allow To Attach Supporting Document: Enable this option to allow the employee to attach documents to the time off request. This is useful in situations where documentation is required, such as long-term medical leave.
Kind of Time Off: From the drop-down menu, select the type of time off, either Worked Time or Absence. Worked Time indicates the time off taken counts toward worked time for any type of accrual the employee is working towards, whereas Absence does not count toward any type of accrual.
Company: If multiple companies are created in the database, and this time off type only applies to one company, select the company from the drop-down menu. If this field is left blank, the time off type applies to all companies in the database. This field only appears in a multi-company database.
Negative Cap section¶
Enable the Allow Negative Cap option if employees are able to request more time off than they currently have, allowing a negative balance. If enabled, an Amount in Negative field appears. In this field, enter the maximum amount of negative time allowed, in days.
Example
Sara currently has three days of the time off type Vacation. She is planning a trip that
requires five days of time off.
The Vacation time off type has the Allow Negative Cap option enabled, and the
Amount in Negative is set to five.
Các thiết lập này cho phép Sara gửi yêu cầu năm ngày nghỉ loại Vacation. Nếu được chấp thuận, số dư nghỉ phép Vacation của cô ấy sẽ là âm hai (-2) ngày.
Phần bảng lương¶
If the time off type should create Công in the Payroll app, select the Work Entry Type from the drop-down list.
Timesheets section¶
Ghi chú
The Timesheets section only appears if the user is in developer mode. Refer to the Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi) document for details on how to access the developer mode.
When an employee takes time off, and is also using timesheets, Odoo creates entries in the Timesheets app for the time off. This section defines how they are entered.
Project: Select the project the time off type entries appear in.
Task: Select the task that appears in the timesheet for this time off type. The default options are: Time Off, Meeting, or Training.
Display Option section¶
Màu sắc: Chọn màu sẽ được sử dụng trong bảng điều khiển ứng dụng Nghỉ phép.
Ảnh bìa: Chọn biểu tượng sẽ được sử dụng trong bảng điều khiển ứng dụng Nghỉ phép.
Kế hoạch tích luỹ¶
Some time off is earned through an accrual plan, meaning that for every specified amount of time an employee works (hour, day, week, etc), they earn or accrue a specified amount of time off.
Example
If an employee accrues a vacation day for every week they work, they would earn 0.2 vacation days for each hour they work. At the end of a forty hour work week, they would earn one whole vacation day (8 hours).
Create accrual plan¶
To create a new accrual plan, navigate to . Then, click the New button, which reveals a blank accrual plan form.
Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:
Name: Enter the accrual plan name.
Accrued Gain Time: Select when the employee begins to accrue time off, either At the start of the accrual period or At the end of the accrual period.
Carry-Over Time: Select when the employee received previously earned time. The options are:
Vào đầu năm: Chọn tùy chọn này nếu phần tích lũy chuyển sang ngày 1 tháng 1 của năm tiếp theo.
Tại ngày phân bổ: Chọn tùy chọn này nếu phần tích lũy chuyển sang ngay khi thời gian được phân bổ cho nhân viên.
Other: Select this option if neither of the other two options are applicable. When selected, a Carry-Over Date field appears. Select the date using the two drop-down menus, one for the day and one for the month.
Based on worked time: Enable this option if time off accrual is determined by the employee's worked hours. Days not considered as worked time do not contribute to the accrual plan in Odoo.
Example
An employee is granted time off from an accrual plan configured to accrue one day of vacation for every five days worked. The accrual plan is based on the employee's worked time (the Based on worked time checkbox is ticked).
The employee works standard 40-hour weeks. According to the accrual plan, they should earn four vacation days per month.
The employee takes five days off. The time off type the employee has taken has the Kind of Time Off configured as an Absence.
Since the accrual plan only grants time off based on the worked time, the employee does not accrue a vacation day for the five days of time off that is considered an absence.
At the end of the month, the employee accrues only three days, instead of four.
Chuyển mốc: Trường này chỉ hiển thị khi đã cấu hình tối thiểu hai quy tắc trong kế hoạch tích lũy. Tùy chọn này xác định thời điểm nhân viên được chuyển lên mốc mới. Nếu nhân viên đủ điều kiện để thay đổi mốc trong giữa kỳ trả lương, bạn cần quyết định xem họ sẽ chuyển mốc Ngay lập tức hay Sau kỳ tích lũy này (tức là sau khi kỳ trả lương hiện tại kết thúc).
Company: This field only appears in a multi-company database. Using the drop-down menu, select the company the accrual plan applies to. If left blank, the accrual plan can be used for all companies.
Quy tắc¶
Rules must be created in order for employees to accrue time off from the accrual plan.
To create a new rule, click the New Milestone button in the gray Rules section, and a Create Milestone modal form appears.
Điền các trường sau vào biểu mẫu:
Employee accrue: Select the parameters for earned time off in this section.
First, select either Days or Hours for the increment of accrued time using the drop-down menu.
Next, enter the numerical amount of the selected parameter that is accrued. The numerical format is
X.XXXX, so that partial days or hours can also be configured.Last, select how often the time is accrued using the drop-down menu. The default options are Hourly, Daily, Weekly, Twice a month, Monthly, Twice a year, and Yearly.
Depending on which option is selected, additional fields may appear. For example, if Twice a month is selected, two additional fields appear, to specify the two days of each month the milestone occurs.
Cap accrued time: If there is a maximum amount of days the employee can accrue with this plan, enable this option.
When enabled, two additional fields appear beneath it. Select the type of time period from the drop-down menu, either Days or Hours.
Then, enter a numerical value in the field to specify the maximum amount of time that can be accrued.
Milestone reached: Enter the number and value of the time period that must pass before the employee starts to accumulate time off. The first value is numerical; enter a number in the first field.
Then, select the type of time period using the drop-down menu in the second field. The options are: Days, Months, or Years.
Carry over: select how any unused time off is handled. The options are either:
None. Accrued time reset to 0: Any unused time off is gone.
All accrued time carried over: All unused time off is rolled over to the next calendar year.
Carry over with a maximum: Unused time off is rolled over to the next calendar year, but there is a cap. An Up to field appears if this is selected. Enter the maximum number of Days that can roll over to the following year. Any time off beyond this parameter is lost.
Quan trọng
If the Carry over field is set to None. Accrued time reset to 0, that rule overrides the Carry-Over Time set on the accrual plan.
If a company creates an accrual plan, granting employees time off At the start of the accrual period (i.e., the beginning of the year), and sets the Carry-Over Time on the accrual plan to At the start of the year, it allows unused vacation time to rollover to the following year.
Then, the company adds rules to the accrual plan, allocating five days of vacation, annually, on the first of the year (one week of vacation allocated on January 1st).
If the Carry over field is set to None. Accrual time reset to 0 on the Create Milestone pop-up for, any unused vacation time does not carry over, even though on the Accrual Plan form, the Carry-Over Time is set to At the start of the year.
The carry over set on the rule takes precedence over the carry over set on the accrual plan form.
Once the form is completed, click Save & Close to save the Create Milestone form, and close the modal, or click Save & New to save the form and create another milestone. Add as many milestones as desired.
Ngày nghỉ lễ¶
To observe public or national holidays, and provide extra days off as holidays to employees, configure the observed public holidays in Odoo.
It is important to configure these days in Odoo, so employees are aware of the days they have off, and do not request time off on days that are already set as a public holiday (non-working days).
Additionally, all public holidays configured in the Time Off app are also reflected in any app that uses working schedules, such as Calendar, Planning, Manufacturing, and more.
Due to Odoo's integration with other apps that use working schedules, it is considered best practice to ensure all public holidays are configured.
Create public holiday¶
To create a public holiday, navigate to .
All currently configured public holidays appear in a list view.
Click the New button, and a new line appears at the bottom of the list.
Enter the following information on that new line:
Name: Enter the name of the holiday.
Company: If in a multi-company database, the current company populates this field by default. It is not possible to edit this field.
Ghi chú
The Company field is hidden, by default. To view this field, click the (additional options) icon in the top-right corner of the list, to the far-right of the column titles, and activate the Company selection from the drop-down menu that appears.
Ngày bắt đầu: Sử dụng bộ chọn ngày và giờ, chọn ngày và giờ bắt đầu kỳ nghỉ, sau đó nhấp Áp dụng. Theo mặc định, trường này được cấu hình cho ngày hiện tại. Thời gian bắt đầu được đặt theo giờ làm việc của công ty (theo lịch làm việc). Nếu máy tính của người dùng được đặt ở múi giờ khác, thời gian bắt đầu sẽ được điều chỉnh tương ứng so với múi giờ của công ty.
Ngày kết thúc: Sử dụng bộ chọn ngày và giờ, chọn ngày và giờ kết thúc kỳ nghỉ, sau đó nhấp Áp dụng. Theo mặc định, trường này được cấu hình cho ngày hiện tại và thời gian được đặt theo giờ kết thúc của công ty (theo lịch làm việc). Nếu máy tính của người dùng được đặt ở múi giờ khác, thời gian bắt đầu sẽ được điều chỉnh tương ứng so với múi giờ của công ty.
Example
A company located in San Francisco operates from 9:00 AM - 6:00 PM, with an eight hour work day and one hour lunch break.
For a user in New York, with a computer time zone set to Eastern Standard Time, a created public holiday displays a start time of 12:00 PM - 9:00 PM, accounting for the three hour time zone difference.
Similarly, a user located in Los Angeles, with a computer time zone set to Pacific Standard Time, sees a public holiday time as 9:00 AM - 6:00 PM.
Working Hours: If the holiday should only apply to employees who have a specific set of working hours, select the working hours from the drop-down menu. If left blank, the holiday applies to all employees.
Work Entry Type: If using the Payroll app, this field defines how the work entries for the holiday appear. Select the work entry type from the drop-down menu.
Ngày bắt buộc¶
Some companies have special days where specific departments, or the entire staff, is required to be present, and time off is not allowed on those specific days.
These types of days are called mandatory days in Odoo. These can be configured to be company-wide, or department specific. When configured, employees in the specified department or company are unable to submit time off requests for these mandatory days.
Create mandatory days¶
No mandatory days are configured in Odoo by default. To create a mandatory day, navigate to .
Click the New button in the top-left corner, and a blank line appears in the list.
Enter the following information on that new line:
Name: Enter the name of the mandatory day.
Company: If in a multi-company database, this field is visible, and the current company populates this field, by default. Using the drop-down menu, select the company the mandatory day is for.
Departments: This column is hidden by default. First, click the (additional options) icon in the top-right corner, next to Color, and then tick the checkbox next to Departments to reveal that column.
Next, select the desired departments from the drop-down menu. Multiple departments can be selected, and there is no limit to the amount of departments that can be added.
If this field is left blank, the mandatory day applies to the entire company.
Start Date: Using the calendar picker, select the date the mandatory day starts.
End Date: Using the calendar picker, select the date the mandatory day ends. If creating a single mandatory day, the end date should be the same as the start date.
Color: If desired, select a color from the available presented options. If no color is desired, select the
No coloroption, represented by a white box with a red line diagonally across it. The selected color appears on the main Time Off app dashboard, in both the calendar and in the legend.
Tổng quan¶
To view a color-coded schedule of the user's time off, and/or of the team managed by them, navigate
to . This presents a calendar with the default filter of
My Team, in a month view.
To change the time period displayed, click on the Month button to reveal a drop-down menu. Then, select either Day, Week, or Year to present the calendar in that corresponding view.
To navigate forward or backward in time, in the selected increment (Month, Week, etc.), click the ← (left arrow) or → (right arrow) to move either forward or backward in that specified amount of time.
For example, if Month is selected, the arrows adjust the view by one month.
To return to a view containing the current day, click the Today button at any time.
Các thành viên trong nhóm được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái trên từng dòng riêng biệt, và thời gian nghỉ phép họ yêu cầu, bất kể trạng thái (đã xác nhận hoặc cần phê duyệt), đều hiển thị trên lịch.
Mỗi nhân viên được mã hóa màu. Màu của nhân viên được chọn ngẫu nhiên và không tương ứng với loại nghỉ phép họ yêu cầu.
Trạng thái của nghỉ phép được thể hiện bằng chi tiết màu sắc của yêu cầu, hiển thị dạng đặc (đã xác nhận) hoặc sọc (cần phê duyệt).
Số ngày hoặc giờ yêu cầu được ghi trên yêu cầu (nếu có đủ không gian).
Ở cuối lịch, trong dòng Tổng, biểu đồ thanh hiển thị có bao nhiêu người dự kiến nghỉ vào bất kỳ ngày nào. Số trên mỗi thanh riêng lẻ thể hiện số lượng nhân viên nghỉ trong những ngày được đánh dấu đó.
Nhấp vào một mục nghỉ phép để xem chi tiết cho mục nghỉ phép cụ thể đó. Tổng số giờ hoặc ngày được liệt kê, cùng với thời gian bắt đầu và kết thúc của nghỉ phép. Để xem chi tiết yêu cầu nghỉ phép trong cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào nút Xem.
Báo cáo¶
The reporting feature allows users to view time off for their team, either by employee or type of time off. This allows users to see which employees are taking time off, how much time off they are taking, and what time off types are being used.
Any report can be added to a spreadsheet, when in either the (Graph) or (Pivot) view, through the Insert in Spreadsheet button that appears in the top-left of the report.
Ghi chú
Nếu ứng dụng Tài liệu được cài đặt, một tùy chọn để thêm báo cáo vào bảng tính sẽ xuất hiện. Nếu không, báo cáo có thể được thêm vào Bảng điều khiển.
Theo nhân viên¶
To view a report of employee time off requests, navigate to .
Báo cáo mặc định trình bày dữ liệu của năm hiện tại trong chế độ xem danh sách, hiển thị tất cả nhân viên theo thứ tự bảng chữ cái. Dòng của mỗi nhân viên được thu gọn theo mặc định. Để mở rộng một dòng, nhấp vào bất kỳ đâu trên dòng đó.
Chế độ xem mở rộng và các yêu cầu nghỉ phép được sắp xếp theo loại nghỉ phép. Nhấp vào bất kỳ đâu trên dòng loại nghỉ phép để mở rộng và xem tất cả các yêu cầu nghỉ phép riêng lẻ thuộc loại đó.
Thông tin hiển thị trong danh sách bao gồm: tên Nhân viên, Số ngày nghỉ được yêu cầu, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Trạng thái và Mô tả.
Báo cáo cũng có thể được hiển thị theo nhiều cách khác. Nhấp vào nút tùy chọn tương ứng ở góc trên bên phải của trang để xem dữ liệu theo cách cụ thể đó. Các tùy chọn khác nhau là (Danh sách), hoặc chế độ xem mặc định, (Biểu đồ), bảng (Pivot), hoặc chế độ xem (Lịch).
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports and their various options, refer to the reporting documentation.
By type¶
To view a list of all time off, organized by time off type, navigate to . This shows all time off requests in a default bar chart.
Di chuột qua một thanh để xem Thời lượng (Ngày) của loại thời gian nghỉ cụ thể đó.
Nhấp vào một thanh để chuyển đến chế độ xem danh sách chi tiết về tất cả các yêu cầu nghỉ phép cho loại thời gian nghỉ đó.
Mỗi yêu cầu được liệt kê, với thông tin sau được hiển thị: Nhân viên, Số ngày, Loại yêu cầu, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Trạng thái và Mô tả.
Báo cáo cũng có thể được hiển thị theo nhiều cách khác. Nhấp vào nút tùy chọn tương ứng ở góc trên bên phải của trang để xem dữ liệu theo cách đó. Các tùy chọn khác nhau là (Biểu đồ) (chế độ xem mặc định), (Danh sách), hoặc bảng (Pivot).
When a selection has been made, additional options appear for that particular selection. For more detailed information on the reports, and their various options, refer to the reporting documentation.
Xem thêm