รายงานค่าใช้จ่าย

When expenses are ready to submit (such as at the end of a business trip, or once a month), an expense report needs to be created. Open the main Expenses app dashboard, which displays the My Expenses dashboard, by default. Alternatively, navigate to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

All expenses are color-coded by status. Any expense with a status of To Report (expenses that still need to be added to an expense report) appears in blue text. For all other statuses (To Submit, Submitted, and Approved) the text appears in black.

สร้างรายงานค่าใช้จ่าย

First, select the desired expense to be added to the report on the My Expenses dashboard by ticking the checkbox next to each entry.

Note

สามารถเลือกค่าใช้จ่ายใดก็ได้จากรายการ ค่าใช้จ่ายของฉัน ยกเว้นค่าใช้จ่ายที่มีสถานะ ได้รับการอนุมัติ

ปุ่ม สร้างรายงาน จะมองเห็นได้ เมื่อมีค่าใช้จ่ายอย่างน้อยหนึ่งรายการในรายการที่มีสถานะ เพื่อรายงาน หรือ เพื่อส่ง

When the Create Report button is clicked, all expenses with a status of To Submit that are not currently on another expense report appear in the newly-created expense report.

หากค่าใช้จ่ายทั้งหมดในรายงาน ค่าใช้จ่ายของฉัน ถูกเชื่อมโยงกับรายงานค่าใช้จ่ายอื่นอยู่แล้ว หน้าต่างป็อปอัป การดำเนินการไม่ถูกต้อง จะปรากฏขึ้น โดยแจ้งว่า คุณไม่มีค่าใช้จ่ายที่ต้องรายงาน

Once the expenses have been selected, click the Create Report button.

Tip

Another way to add all expenses that are not currently on an expense report is to click the Create Report button, without selecting any expenses, and Odoo automatically selects all expenses with a status of To Submit that are not already on a report.

The new report loads with all the expenses listed in the Expense tab. If there is a receipt attached to an individual expense, a (paperclip) icon appears on the expense line.

When the report is created, the date range for the expenses appears as the Expense Report Summary, by default. It is recommended to edit this field with a brief summary for each report to help keep expenses organized. Enter a description for the expense report, such as Client Trip NYC, or Office Supplies for Presentation, in the Expense Report Summary field.

The Employee, Paid By, and Company fields are populated with the information listed on the individual expenses.

Note

The Company field only appears in a multi-company database.

Next, select a Manager from the drop-down menu to assign a manager to review the report. If needed, update the Journal field using the drop-down menu.

หากค่าใช้จ่ายบางรายการหายไปจากรายงาน ก็ยังสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจากแบบฟอร์มรายงานนี้ได้ โดยคลิก เพิ่มบรรทัด ที่ด้านล่างของแท็บ บัญชีรายจ่าย

An Add: Expense Lines pop-up window appears, displaying all the available expenses (with a To Submit status) that can be added to the report. If a new expense needs to be added that does not appear on the list, click New to create a new expense and add it to the report.

Tick the checkbox next to each expense being added, then click Select. Doing so closes the pop-up window, and the items now appear on the report.

Tip

Expense reports can be created in one of two ways:

1. Navigate to the main Expenses app dashboard (also accessible, via Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses) and click Create Report.

2. Navigate to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Reports and click New.

ส่งรายงานค่าใช้จ่าย

เมื่อรายงานค่าใช้จ่ายเสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนต่อไปคือการส่งรายงานไปยังผู้จัดการเพื่ออนุมัติ หากต้องการดูรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมด ให้ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ ค่าใช้จ่ายของฉัน ‣ รายงานของฉัน เปิดรายงานที่ต้องการจากรายการรายงานค่าใช้จ่าย

Note

รายงานจะต้องส่งเป็นแต่ละรายการและ ไม่สามารถ ส่งเป็นกลุ่มได้

If the list is large, grouping the results by status may be helpful, since only reports with a To Submit status need to be submitted; reports with an Approved or Submitted status do not. The To Submit expenses are identifiable by the To Submit status, and by the blue text, while all other expense text appears in black.

Click on a report to open it, then click Submit To Manager. After submitting a report, the next step is for management to review and approve it.

Note

สถานะของแต่ละรายงานจะแสดงในคอลัมน์ สถานะ หากคอลัมน์ สถานะ ไม่ปรากฏ ให้คลิกไอคอน (additional options) ที่ส่วนท้ายของแถว และทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายข้างๆ สถานะ จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น

Important

Approving expenses, posting expenses, and reimbursing expenses are only for users with the appropriate access rights.