Análisis del flujo

La aplicación CRM gestiona el proceso de ventas a medida que los leads y las oportunidades pasan de una etapa a otra, desde el origen hasta la venta (Ganado) o el archivo (Perdido).

Después de organizar el flujo de trabajo, utilice las opciones de búsqueda y informes disponibles en la página Análisis del flujo para obtener información sobre la eficacia del flujo de trabajo y sus usuarios.

Si desea acceder a la página Análisis del flujo, vaya a la aplicación CRM ‣ Informes ‣ Flujo.

Abra la aplicación CRM y haga clic en la pestaña de informes en la parte superior, luego haga clic en “Flujos”.

Opciones de búsqueda

La página del Análisis de flujo se puede personalizar con varias opciones de filtros y grupos.

Para añadir nuevos criterios de búsqueda, escriba los criterios deseados en la barra de búsqueda o haga clic en el icono ⬇️ (flecha hacia abajo) que se encuentra junto a la barra de búsqueda, para abrir un menú desplegable con todas las opciones. Consulte las secciones de abajo para obtener más información sobre lo que hace cada opción.

Al hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a la barra de búsqueda, se abre un menú de filtros para el análisis.

La sección de Filtros permite a los usuarios añadir filtros ya existentes o personalizados para buscar sus criterios. Puede añadir varios filtros a una sola opción.

  • Mi flujo: muestra los leads asignados al usuario actual.

  • Oportunidades: muestra los leads calificados como oportunidades.

  • Leads: muestra los leads que están por calificarse como oportunidades.

  • Activo: muestra los leads activos.

  • Inactivos: muestra los leads inactivos.

  • Ganado: muestra los leads marcados como ganados.

  • Perdido: muestra los leads marcados como perdidos.

  • Creado el: muestra los leads que se crearon durante un periodo específico de tiempo. Por defecto, el rango es el año pasado, pero se puede ajustar como lo desee, o bien, puede quitarlo por completo.

  • Cierre previsto: muestra los leads para los que se espera un cierre (que se marquen como ganados) durante un periodo específico de tiempo.

  • Fecha de cierre: muestra los leads que se cerraron (marcados como ganados) durante un periodo específico de tiempo.

  • Archivado: muestra los leads que se han archivado (marcados como perdidos).

  • Añadir filtro personalizado: permite al usuario crear un filtro personalizado con varias opciones. (Consulte la página de Añadir filtros y grupos personalizados para obtener más información)

Añadir filtros y grupos personalizados

Además de las opciones ya existentes en la barra de búsqueda, la página de Análisis del flujo también puede utilizar filtros y grupos personalizados.

Los filtros personalizados con reglas complejas que personalizan aún más los resultados de la búsqueda, mientras que los grupos personalizados muestran la información de manera más organizada.

Para añadir un filtro personalizado:

  1. En la página de Análisis del flujo, haga clic en el icono de la flecha hacia abajo que se encuentra junto a la barra de Buscar….

  2. En el menú desplegable, haga clic en Añadir filtro personalizado.

  3. Aparece la ventana emergente para Añadir un filtro personalizado con una regla por defecto (El país está en _____) compuesto de tres campos únicos. Puede editar estos campos para crear la regla personalizada y puede añadir varias reglas a un solo filtro personalizado.

  4. Para editar una regla, haga clic en el primer campo (País) y seleccione una opción del menú desplegable. El primer campo determina el contenido primario de la regla.

  5. Luego, haga clic en el segundo campo y seleccione una opción del menú desplegable. El segundo campo determina la relación entre el primer y tercer campo, y generalmente es o no es una afirmación, aunque también pueden ser enunciados de es más o menos que, y más.

  6. Finalmente, haga clic en el tercer campo y seleccione una opción del menú desplegable. El tercer campo determina el contenido secundario de la regla.

  7. Con los tres campos seleccionados, la regla está completa.

    • Para añadir más reglas: haga clic en Nueva regla y repita los pasos 4-7, según sea necesario.

    • Para eliminar una regla: haga clic en el icono de 🗑️ (papelera) del lado derecho de la regla.

    • Para duplicar una regla existente: haga clic en el icono ➕ (más) del lado derecho de la regla.

    • Para crear reglas más complejas: haga clic en el icono de Añadir rama del lado derecho de la regla. Esto añade otro modificador debajo de la regla para añadir una afirmación “todas de” o “cualquiera de”.

La función de añadir rama permite crear afirmaciones más complejos de “todas de” o “cualquiera de” para las reglas.
  1. Una vez que se hayan añadido todas las reglas, haga clic en Añadir para añadir el filtro personalizado para los criterios de búsqueda.

    • Para eliminar un filtro personalizado: haga clic en el icono de ✖️ (x) junto al filtro en la barra de búsqueda.

Para añadir un grupo personalizado:

  1. En la página de Análisis de flujo, haga clic en el icono de la flecha hacia abajo que se encuentra en la barra de búsqueda.

  2. En el menú desplegable que aparece, haga clic en Añadir un grupo personalizado.

  3. Busque entre las opciones del menú y seleccione uno o más grupos.

    • Para eliminar un grupo personalizado: haga clic en el icono ✖️ (x) que se encuentra en el grupo personalizado en la barra de búsqueda.

Opciones de medidas

Por defecto, la página de Análisis de flujo mide el Número total de leads que coincidan con los criterios de búsqueda, pero los puede cambiar para medir otros elementos de su interés.

Para cambiar la medida seleccionada, haga clic en el botón de Medidas que se encuentra en la parte superior izquierda de la página y seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:

  • Días para asignar: mide el número de días que tardó un lead en ser asignado después de su creación.

  • Días para cerrar: mide el número de días que tardó el lead en cerrarse (marcado como ganado).

  • Días para convertir: mide el número de días que tardó un lead en convertirse en oportunidad.

  • Días de cierre excedidos: mide el número de días que excede un lead de su fecha de cierre prevista.

  • MRR esperado: mide el ingreso mensual recurrente esperado de un lead.

  • Ingresos esperados: mide los ingresos esperados de un lead.

  • MRR prorrateado: mide el ingreso mensual recurrente prorrateado de un lead.

  • Ingresos recurrentes prorrateados: mide los ingresos recurrentes prorrateados de un lead.

  • Ingresos prorrateados: mide el ingreso prorrateado de un lead.

  • Ingresos recurrentes: mide el ingreso recurrente de un lead.

  • Número: mide el número total de leads que coinciden con los criterios de búsqueda.

Ver opciones

Después de configurar los filtros, los grupos y las medidas, la página de Análisis de flujo puede mostrar los datos de muchas maneras. Por defecto, la página usa la vista de gráfica, pero puede usar la vista de tabla dinámica, de cohorte o de lista.

Para cambiar la vista del flujo, haga clic en uno de los cuatro iconos que se ubican en la parte superior derecha de la página de Análisis de flujo.

La vista de gráfica está seleccionada por defecto en la página de Análisis de flujo. Muestra el análisis ya sea en una gráfica de barras de línea o circular.

Esta opción de vista es útil para tener una visualización rápida y comparar relaciones simples, como el Número de leads en cada etapa, o los leads asignados a cada Comercial.

Por defecto, la gráfica mide el Número de leads en cada grupo, pero puede cambiarlo si hace clic en el botón Medidas y selecciona otra opción del menú desplegable que aparece.

La vista de gráfica muestra el análisis como una gráfica de barras, de línea o circular.

Truco

Le recomendamos que desactive la opción Apilado al utilizar una gráfica de barras en esta vista para hacer que el desglose de los resultados sea más legible.

Crear informes

Después de comprender cómo navegar por la página de análisis del flujo puede utilizarla para crear y compartir diferentes informes. Puede crear casi cualquier combinación posible gracias a las opciones predefinidas, los filtros y los agrupamientos personalizados.

Una vez que haya creado los informes, puede guardarlos como favoritos, compartirlos con otros usuarios o añadirlos a tableros y hojas de cálculo.

A continuación detallamos algunos informes comunes que puede crear en la página de Análisis del flujo.

Informe de perdidos y ganados

El cálculo de ganados y perdidos corresponde al cálculo de los leads activos o que solían estar activos en un flujo y que se marcaron como ganados o perdidos en un período específico de tiempo. Al calcular las oportunidades ganadas sobre las perdidas, los equipos pueden especificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que convierten leads en ventas, por ejemplo, los equipos o miembros específicos del equipo, determinados medios o campañas de marketing, entre otros.

\[\begin{equation} Razón~de~perdidos~y~ganados = \frac{Oportunidades~ganadas}{Oportunidades~perdidas} \end{equation}\]

El informe de ganados y perdidos filtra los leads del año pasado, sin importar si fueron ganados o perdidos, y agrupa los resultados por su etapa en el flujo. Para poder crear este informe, necesita un filtro personalizado y agrupar los resultados por Etapa.

Los criterios de búsqueda para los informes de ganados y perdidos son “Creado el”, “Etapa” y “Activo es verdadero y falso”.

Siga los pasos que se describen a continuación para crear un informe de ganados y perdidos:

  1. Vaya a la CRM ‣ Informes ‣ Flujo.

  2. En la página de Análisis de flujo, haga clic en el icono ⬇️ (flecha hacia abajo) que está ubicado junto a la barra de búsqueda para abrir un menú desplegable de filtros y grupos.

    El menú de búsqueda que contiene los filtros para un informe básico de ganados y perdidos.
  3. Haga clic en Etapa en el menú desplegable de la sección Agrupar por.

  4. Vaya a la sección Filtros y haga clic en Añadir filtro personalizado para abrir otro menú emergente.

  5. En el menú emergente Añadir filtro personalizado, haga clic en el primer campo de la sección Coincidir cualquiera de las siguientes reglas:. Este campo muestra País por defecto.

  6. Al hacer clic en ese primer campo abre un submenú que le permitirá elegir alguna de las opciones disponibles. Busque y seleccione la opción Activo, después de esto los campos restantes se rellenarán automáticamente.

    El primer campo dice Activo, el segundo campo dice está y, por último, el tercer campo dice establecido/a.

    La regla completa dice: Activo es establecido.

  7. Haga clic en Nueva regla, cambie el primer campo a Activo y el último a no establecido/a. La regla completa dice Activo no está establecido.

  8. Haga clic en Añadir.

El menú “Añadir filtro personalizado” muestra dos reglas: (1) Activo está establecido y (2) Activo no está establecido.

El informe ahora muestra el Número de leads, tanto “ganados” como “perdidos”, agrupados por su etapa en el flujo del CRM. Pase el cursor sobre una sección del informe para visualizar el número de leads en esa etapa.

Un informe básico de ganados y perdidos que muestra todos los leads agrupados por etapa, sin importar si fueron ganados o perdidos.

Personalizar los informes de ganados y perdidos

Después de crear un informe de ganados y perdidos puede utilizar las siguientes opciones para personalizar el informe según lo que necesite.

Example

Un gerente de ventas podría agrupar los leads ganados y perdidos por comercial o equipo de ventas para ver quién tiene la mejor tasa de conversión. Un equipo de marketing podría agrupar por fuentes o medios para saber dónde ha sido más exitosa su publicidad.

Para añadir más filtros y grupos, haga clic en el icono ⬇️ (flecha hacia abajo) que está ubicado junto a la barra de búsqueda. Seleccione una o más opciones del menú desplegable.

Estas son algunas de las opciones más útiles:

  • Creado el: si ajusta este filtro a un periodo distinto, por ejemplo, los últimos 30 días o el último trimestre, puede proporcionar resultados más recientes.

  • Añadir filtro personalizado: si hace clic en esta opción y navega por las diversas opciones en el menú desplegable podrá abrir criterios de búsqueda adicionales, por ejemplo, la Última actualización de la etapa o el Razón de pérdida.

  • Añadir grupo personalizado > Activo: al hacer clic en Añadir grupo personalizado ‣ Activo los resultados se dividen en ganados (verdadero) o perdidos (falso). Esto muestra en qué etapa marcan los leads como ganados o perdidos.

  • Varios grupos: puede seleccionar Agrupar por varias veces para dividir los resultados en fragmentos más relevantes y gestionables.

    • Si añade Comercial o Equipo de ventas divide el número de leads en cada Etapa.

    • Si añade Medio o Origen puede saber qué herramientas de marketing generan más ventas.

El menú de búsqueda abierto y con los filtros de ganados y perdidos resaltados.

Guardar y compartir informes

Después de crear un informe, los criterios de búsqueda se pueden guardar, así el informe no se necesita crear de nuevo en el futuro. Los resultados de las búsquedas guardadas se actualizan cada vez que se abre el informe.

Además, los informes se pueden compartir con otros, o se pueden añadir a las hojas de cálculo o tableros para personalizarlos más y con mayor facilidad.

Para guardar un informe para más tarde:

  1. En la página de Análisis de flujo, haga clic en el icono ⬇️ (flecha hacia abajo) que está ubicado junto a la barra de búsqueda.

  2. En el menú desplegable que aparece bajo el encabezado Favoritos, haga clic en Guardar búsqueda actual.

  3. En el siguiente menú desplegable que aparece, ingrese el nombre del informe.

    • Si marca la caja Filtro por defecto, este informe será el análisis por defecto al acceder a la página Análisis del flujo.

    • Si marca la caja Compartido, otros usuarios podrán acceder a este informe.

  4. Finalmente, haga clic en Guardar para que el informe se guarde en el encabezado Favoritos.

En el encabezado “Favoritos”, haga clic en “Guardar” la búsqueda actual y guarde el informe para más tarde.