Masalah umum email dan solusi-solusinya

Halaman ini menunjukkan masalah-masalah umum email dan solusi-solusinya.

Odoo bukan merupakan provider email

Odoo tidak bekerja seperti inbox email klasik seperti Gmail, Outlook, Yahoo, dsb.

Walau Odoo menggunakan email sebagai cara untuk memberikan notifikasi dan berkomunikasi dengan user/pelanggan, Odoo pada dasarnya bukan merupakan pengganti untuk email server terdedikasi. Oleh karena itu, Odoo mungkin tidak bekerja sesuai dengan ekspektasi saat dibandingkan dengan inbox email tradisional.

Perbedaan-perbedaan utamanya adalah sebagai berikut:

• Secara default, setelah sotifikasi atau email transaksi (quotation, faktur, pesan langsung ke kontak) dikirim secara sukses, object email dihapus. Konten pesan email lalu hidup di chatter rekaman terkait. Ini mencegah cluttering database dengan lebih dari satu salinan konten untuk email yang sama (saat dikirim ke lebih dari satu penerima) bila konten sudah ada di chatter.

• Tidak ada konsep BCC. Odoo menggunakan konsep pengikut yang ditambahkan ke chatter untuk secara otomatis menentukan kapan dan bagaimana kontak dinotifkasi atau menerima salinan email.

• Emaili masuk ditangani dengan memerika bila alamat email KE adalah alamat email valid di database Odoo atau, pada kasus email balasan, bila ada referensi di header email yang cocok dengan pesan yang dikirim dari database Odoo. Semua email lainnya akan terpental dan tidak secara sementara disimpan di folder spam atau quarantine. Dengan kata lain, email apa pun yang tidak terkait database Odoo akan hilang.

Email keluar

Mengubah alamat email akun user admin

Saat database Odoo dibuat, akun admin utama diberikan alamat email sementara. Disarankan untuk mengganti alamat email admin dengan alamat email valid untuk mencegah masalah email keluar

Untuk melakukan ini, di akun admin, klik ikon user, klik Profil Saya (atau Preferensi), dan update field Email yang ditemukan di bawah tab Preferensi. Baik gunakan alamat email apa pun yang lain atau gunakan subdomain Odoo (contoh., nama-perusahaan@odoo.com) dan admin untuk local-part (e.g., admin@nama-perusahaan.odoo.com).

Pengiriman gagal

Saat pesan dikirim, ikon (amplop) ditampilkan di chatter. Ikon akan berubah merah saat pengiriman gagal untuk setidaknya satu penerima.

Klik-kiri amplop untuk menampilkan informasi mengenai pengiriman, dan, bila memungkinkan, pesan error yang relevan.

Klik Lihat Detail Error untuk mendapatkan informasi tambahan untuk alasan gagal, bila Odoo dapat memproses error awal atau email yang terpental.

Klik Kirim & tutup untuk mencoba mengirim ulang email ke semua penerima dengan toggle () di bawah kolom the Coba Lagi. Semua penerima tanpa toggle () akan diabaikan.

Klik Abaikan semua untuk mengabaikan semua email yang saat ini gagal dan mengubah ikon amplop dari merah menjadi putih.

Email yang tidak dikirim juga muncul di urutan email Odoo. Untuk mengaksesnya, aktifkan mode developer dan jalan ke Pengaturan ‣ Teknis ‣ Email: Email-Email.

Email gagal menampilkan status Pengiriman Gagal. Klik Retry untuk menaruh email yang gagal di antrian email lagi. Email lalu akan muncul dengan status Keluar. Email akan dikirim lagi saat action berikutnya dijadwalkan untuk antrian email.

Opsi lain, email yang diantrian dapat dikirim langsung dengan mengeklik Kirim Sekarang. Klik Batalkan Email untuk menghapusnya dari antrian email.

Catatan

Email yang dikirim secara berkala dihapus dari antrian. Ini diatur oleh tindakan Auto-Vacuum terjadwal yang membersihkan data redundant di database Odoo.

Pesan-pesan error umum

Batas harian tercapai

Odoo membatasi jumlah email yang dapat dikirim dari database Odoo Online. Kebanyakan provider service email (contoh., Google, Yahoo, dsb.) akan memblacklist IP server Odoo bila server email Odoo mengirimkan terlalu bnyak email ke alamat yang tidak ada atau tidak lagi valid. Ini juga berlaku untuk email spam yang tidak diinginkan yang dikirim melalui database Odoo.

Batas email harian default memiliki rentang antara 5 dan 200 email. Batas tepat tergantung pada beberapa faktor (yang dapat berubah):

• Tipe langganan database (satu app gratis, trial, langganan berbayar)

• Aplikasi yang diinstal (contoh., Email Marketing, Otomatisasi Marketing)

• Bila migrasi database sedang berlangsung

Bila batas harian tercapai, Anda dapat:

• Hubungi Odoo Support untuk meningkatkan quota email Anda. Faktor-faktor berikut akan diperhitungkan:

  1. Jumlah user-user di database

  2. Aplikasi-Aplikasi yang diinstal

  3. Tingkat pental (persentase alamat email yang tidak menerima email karena dikembalikkan oleh server email dalam perjalanan mereka ke penerima terakhir).

  4. Bila alias email Anda dengan tepat disiapkan dan menggunakan domain kustom yang benar.

     Tip

     Saat menggunakan domain kustom, verifikasi bahwa SPF, DKIM, dan DMARC secara tepat dikonfigurasi sehingga server email Odoo diizinkan untuk mengirim email atas nama domain kustom Anda.

• Gunakan server email keluar eksternal agar terpisah dari batas email Odoo.

• Tunggu sampai besok, dan coba mengirim ulang email. Untuk melakukan ini, aktifkan mode developer, kunjungi Pengaturan ‣ Teknis ‣ Email: Email-Email, dan klik Retry di sebelah email yang belum terkirim.

Penting

Batas email harian menghitung setiap email yang keluar dari database Odoo Anda, dipicu baik secara manual atau otomatis. Secara default, pesan internal apa pun, notifikasi, catatan yang direkam, dsb., terhitung sebagai email bila menotifikasi seseorang melalui email. Ini dapat dikurangi dengan menerima notifikasi di Odoo alih-alih di email.

Error SMTP

Simple Mail Transport Protocol (SMTP) adalah standar yang digunakan untuk mengirimkan email antara server-server email dan/atau klien email.

Bila Anda menggunakan server STMP eksternal untuk mengirimkan email, kelompok standar kode error SMTP tersedia. Bila nomor kode tidak spesifik ke Odoo, konten tepat pesan error mungkin berbeda dari server email ke server email.

Example

Error pengiriman permanen 550 SMTP dari sendgrid.com:

Mail Delivery Failed
Mail delivery failed via SMTP server 'None'.
SMTPDataError: 550
The from address does not match a verified Sender Identity. Mail cannot be sent until this
error is resolved. Visit https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/sender-identity/
to see the Sender Identity requirements

Pesan error mengindikasikan bahwa Anda mencoba mengirim email dari alamat email yang belum diverifikasi. Menginvestigasi konfigurasi server email keluar atau alamat DARI default di database Anda adalah poin awal yang bagus dicoba saat melakukan troubleshoot untuk masalah, dan memverifikasi apakah Anda melakukan whitelist untuk alamat email dari sisi sendgrid.com.

Biasanya, memasukkan konten pesan error di pencarian Google dapat mengeluarkan informasi mengenai apa kemungkinan akar masalah dan bagaimana cara membetulkan masalah.

Bila masalah tidak dapat diselesaikan dan terus terjadi, hubungi Odoo Support.

Tidak ada alasan error

Odoo tidak berhasil menyediakan informasi alasan pengiriman gagal. Provider-provider email yang berbeda mengimplementasikan kebijakan mereka sendiri mengenai email yang terpental, dan Odoo tidak selalu dapat menginterpretasikannya dengan benar.

Bila terdapat masalah berulang dengan pelanggan atau domain yang sama, hubungi Odoo Support.

Catatan

Salah satu alasan paling umum mengapa email gagal untuk dikirim tanpa pesan error akan terkait dengan konfigurasi SPF atau DKIM. Jangan lupa untuk memverifikasi bahwa setup notifikasi email yang diimplementasikan sudah diadaptasikan ke kebutuhan bisnis Anda. Lihat Komunikasi di Odoo dengan dokumentasi email untuk informasi lebih lanjut.

Waktu pelaksanaan

Kapan persisnya email dikirim ditangani oleh system utility cron (scheduled action) yang dapat digunakan untuk menjadwalkan tugas untuk berjalan secara otomatis pada interval yang ditentukan sebelumnya. Odoo menggunakan pendekatan ini untuk mengirim email yang dianggap "tidak mendesak" (contoh., format-format buletin seperti email massal, otomatisasi marketing, dan acara). Ini menghindari cluttering serverr email dan, alih-alih, memprioritaskan komunikasi individu.

What is a cron?

cron adalah action yang Odoo jalankan di latar belakang untuk menjalankan kode tertentu untuk menyelesaikan tugas. Odoo juga membuat cron trigger di alur kerja tertentu yang dapat memicu action yang terjadwal lebih dahulu dari tanggal yang terjadwal. Menjalankan action yang dijadwalkan secara manual atau mengubah frekuensinya secara umum tidak disarankan, karena mungkin membuat error atau merusak alur kerja tertentu.

Secara default, untuk antrian email normal, cron Email: Manajer Antrian Email berjalan setiap 60 menit. Interval paling kecil untuk menjalankan cron adalah 5 menit. Odoo menyarankan interval 15 menit untuk memastikan pengoperasian yang benar. Bila interval terlalu pendek, semua email mungkin tidak dapat diproses, yang mungkin berujung ke cron timeout.

Email yang dianggap mendesak (dari satu orang ke yang lain, seperti sales order, faktur, purchase order, dsb.) akan dikirim langsung. Mereka tidak akan muncul d bawah Pengaturan ‣ Teknis ‣ Email: Email-Email, kecuali pengiriman mereka gagal.

Kampanye email akan dikirim secepat mungkin (setelah mengeklik tombol Kirim) atau waktu yang dijadwalkan (setelah mengeklik tombol Jadwalkan).

Untuk antrian email marketing, cron Email Marketing: Antrian proses berjalan sekali sehari, tapi akan secara otomatis dipicu lebih dahulu bila kampanye dijadwalkan diluar frekuensi default ini. Bila mailing list memiliki banyak jumlah penerima, memicu cron secara manual lebih dari satu kali tidak disarankan, karena tidak akan mempercepat waktu pemrosesan dan mungkin malah membuat error.

Tip

Untuk mengedit cron, aktifkan mode developer dan kunjungi Pengaturan ‣ Teknis ‣ Otomatisasi: Action Terjadwal.

Lihat juga

Untuk informasi lebih lanjut mengenai cron saat menggunakan Odoo.sh, periksa Pertanyaan teknis umum Odoo.sh.

Kampanye Email Marketing tersangkut di antrian

Bila lebih dari satu kampanye Email Marketing dimasukkan di antrian, mereka diproses dalam urutan kronologis berdasarkan tanggal pembuatan mereka.

Example

Bila terdapat tiga kampanye: Kampanye_1 (dibuat Januari 1), Kampanye_2 (Dibuat Januari 2), dan Kampanye_3 (dibuat 3 Januari), mereka dimasukkan di antrian dengan mengeklik Kirim.

cron akan mencoba untuk memproses Kampanye_1, lalu Kampanye_2, dan terakhir Kampanye_3. cron Tidak akan mulai memproses Kampanye_2 sampai sudah selesai memproses Kampanye_1.

Bila kampanye email tidak pernah meninggalkan antrian, mungkin terdapat masalah dengan kampanye di bagian teratas antrian. Untuk melakukan troubleshoot, kita dapat menghapus Kampanye_1 dari antrian dengan mengeklik tombol Batalkan, dan melihat bila dua kampanye lain akan dikirim. Lalu kami dapat mencoba untuk memperbaiki Kampanye_1 atau menghubungi Odoo Support.

Email masuk

Saat terdapat masalah dengan email masuk, mungkin tidak ada indikasi di Odoo itu sendiri. Adalah klien yang mengirim email, yang mencoba menghubungi database, yang akan mendapatkan email yang terpental (biasanya pesan error 550: mailbox unavailable).

Email tidak diterima

Odoo OnlineOdoo.sh

Hubungi Odoo Support bila terdapat masalah berulang dengan klien atau domain yang sama.

Informasi untuk Odoo Support

Berikut daftar informasi berguna untuk diikutsertakan saat menghubungi Odoo Support:

1. Ekspor email lengkap dari inbox. Ini biasanya dalam format file .eml atau .msg yang memiliki informasi teknis yang diperlrukan untuk investigasi. Proses tepat untuk mengunduh file tergantung pada provider email pihak-ketiga.

   Lihat juga

   • Gmail Help Center: Lacak email dengan header lengkapnya

   • Microsoft Support: Lihat header pesan internet di Outlook

   Saat menggunakan software email lokal (contoh., Thunderbird, Apple Mail, Outlook, dsb.) untuk mensinkronisasikan email, biasanya mungkin untuk mengekspor salinan lokal untuk email sebagai file EML/MSG. Rujuk ke dokumentasi software yang digunakan untuk informasi lebih lanjut.

   Tip

   Bila mungkin, file EML/MSG harus didasarkan email awal yang terkirim dan sedang gagal atau menghasilkan masalah.

   Untuk email masuk: bila mungkin hubungi pengirim email awal dan minta salinan EML/MSG dari email awal. Mengirim salinan email awal (diteruskan) hanya memiliki informasi separuh terkait troubleshooting.

   Untuk email keluar: baik sediakan EML/MSG email atau tentukan rekaman mana di database yang terpengaruh (contoh., nomor sales order, nama kontak, nomor faktur) dan tanggal/waktu saat email terkirim (contoh., email dikirim 10 Januari 2024 11:45 AM CET).

2. Penjelasan alur tepat yang sedang diikuti untuk secara normal menerima email tersebut di Odoo. Coba menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

   • Apakah ini pesan notifikasi dari balasan yang sedang diterima di Odoo?

   • Apakah ini pesan yang sedang dikirim dari database Odoo?

   • Apakah terdapat server email masuk yang digunakan, atau apakah email sedang dialihkan ulang/diteruskan melalui server email atau provider kustom?

   • Apakah ada contoh email yang sedang dengan tepat diteruskan?

   • Apakah Anda sudah mengubah pengaturan terkait email apa pun akhir-akhir ini? Apakah ini berhenti bekerja setelah perubahan-perubahan tersebut?

3. Jawab untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

   • Apakah ini masalah umum atau khusus ke kasus penggunaan tertentu? Bila spesifik ke kasus penggunaan, yang man?

   • Apakah bekerja sesuai harapan? Apabila email dikirim menggunakan Odoo, email terpental harus mencapai database Odoo dan menampilkan amplop merah.