Call for tender¶
Terkadang, perusahaan mungkin ingin mengundang vendor untuk menyerahkan penawaran barang atau jasa serupa sekaligus. Hal ini membantu perusahaan memilih vendor termurah dan tercepat untuk kebutuhan bisnis spesifik mereka.
Di Odoo, hal ini dapat dilakukan dengan membuat permintaan penawaran harga (RfQ) alternatif untuk vendor yang berbeda. Setelah respons diterima dari setiap vendor, baris produk dari setiap RfQ dapat dibandingkan, dan keputusan dapat dibuat untuk produk mana yang akan dibeli dari vendor mana.
Catatan
Terkadang disebut sebagai call for tender, proses ini terutama digunakan oleh organisasi di sektor publik, yang secara hukum terikat untuk menggunakannya saat melakukan pembelian. Namun, perusahaan swasta juga dapat menggunakan RfQs alternatif untuk menghabiskan uang secara efisien.
Konfigurasi¶
Untuk membuat RfQs alternatif, fitur Purchase Agreements harus diaktifkan di pengaturan aplikasi Purchase. Untuk mengaktifkan fitur tersebut, navigasi ke . Di bawah bagian Pesanan, centang kotak untuk Purchase Agreements.
Kemudian, klik Simpan untuk menerapkan perubahan.
Buat RfQ¶
Untuk membuat RfQ baru, ikuti instruksi di dokumentasi Request for quotation (RFQ).
Buat RfQs alternatif¶
Setelah PO dibuat dan dikirim ke vendor, RfQs alternatif dapat dibuat untuk vendor tambahan untuk membandingkan harga, waktu pengiriman, dan faktor lain, untuk membantu membuat keputusan untuk pesanan tersebut.
Untuk membuat RfQs alternatif dari yang asli, klik tab Alternatif. Kemudian, klik Buat Alternatif. Saat diklik, jendela pop-up Buat alternatif muncul.
Dari jendela ini, pilih vendor alternatif dari menu drop-down di samping bidang Vendor, kepada siapa penawaran alternatif tersebut ditetapkan.
Di sebelahnya, terdapat kotak centang Salin Produk yang dipilih secara default. Ketika dipilih, kuantitas produk dari RfQ asli disalin ke alternatif. Untuk kuotasi alternatif pertama ini, biarkan kotak centang tetap tercentang. Setelah selesai, klik Buat Alternatif. Ini membuka formulir RfQ baru.
Karena kotak centang Buat Alternatif dibiarkan tercentang, formulir baru sudah terisi sebelumnya dengan produk, kuantitas, dan detail lainnya yang sama seperti RfQ asli sebelumnya.
Catatan
Ketika kotak centang Salin Produk dipilih saat membuat kuotasi alternatif, produk tambahan tidak perlu ditambahkan, kecuali diinginkan.
Namun, jika vendor yang dipilih terdaftar di kolom Vendor di bawah formulir produk tertentu yang disertakan dalam pesanan, nilai yang ditetapkan pada formulir produk terbawa ke RfQ, dan harus diubah secara manual jika diperlukan.
Setelah siap, buat kuotasi alternatif kedua dengan mengklik tab Alternatif, diikuti oleh Buat Alternatif.
Ini membuka jendela pop-up Buat alternatif. Sekali lagi, pilih vendor yang berbeda dari menu drop-down di sebelah Vendor. Namun untuk RfQ khusus ini, hapus centang kotak centang Salin Produk. Melakukan ini akan menghapus semua produk pada RfQ alternatif baru, membuatnya kosong. Produk spesifik yang harus dipesan dari vendor tertentu ini dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.
Setelah siap, klik Buat Alternatif.
Tip
Jika kuotasi alternatif harus dihapus dari tab Alternatif, kuotasi tersebut dapat dihapus satu per satu dengan mengklik ikon X (hapus) di akhir barisnya.
Ini membuat RfQ baru ketiga. Namun, karena kuantitas produk dari RfQ asli tidak disalin, baris produk kosong, dan produk baru dapat ditambahkan sesuai kebutuhan dengan mengklik Tambahkan produk, dan memilih produk yang diinginkan dari menu drop-down.
Setelah jumlah produk spesifik yang diinginkan ditambahkan, klik Kirim melalui Email.
Ini membuka jendela pop-up Tulis Email, di mana pesan ke vendor dapat disesuaikan, dan lampiran dapat ditambahkan jika diperlukan. Setelah siap, klik Kirim.
Dari formulir terbaru ini, klik tab Alternatif. Di bawah tab ini, ketiga RfQs dapat dilihat di kolom Referensi. Selain itu, vendor terdaftar di bawah kolom Vendor, dan Total pesanan (dan Status) dari pesanan juga ada di baris-barisnya.
Tanggal di kolom Perkiraan Kedatangan dihitung untuk setiap vendor, berdasarkan waktu tunggu yang telah dikonfigurasi sebelumnya di formulir vendor dan produk.
Tautkan RfQ baru ke kuotasi yang ada¶
Meskipun kuotasi tidak dibuat langsung dari tab Alternatif dari RfQ lain, kuotasi tetap dapat ditautkan ke RfQs yang ada.
Untuk melakukannya, mulailah dengan membuat RfQ baru. Arahkan ke . Isi RfQ, sesuai dengan instruksi sebelumnya.
Kemudian, setelah siap, klik tab Alternatif. Karena RfQ baru ini dibuat secara terpisah, belum ada pesanan lain yang ditautkan.
Namun, untuk menautkan RfQ ini dengan alternatif yang ada, klik Tautkan ke RfQ yang Ada pada baris pertama di kolom Vendor.
Ini membuka jendela pop-up Add: Alternative POs. Pilih RfQs yang telah dibuat sebelumnya, lalu klik Select. Semua pesanan ini sekarang disalin ke RfQ ini, dan dapat ditemukan di bawah tab Alternatives.
Tip
Jika sejumlah besar POs sedang diproses, dan POs sebelumnya tidak dapat ditemukan, klik ikon (chevron) di sebelah kanan bilah pencarian, di bagian atas jendela pop-up.
Kemudian, di bagian Group By, klik Vendor. Vendor ditampilkan dalam daftar drop-down tersarang mereka sendiri, dan daftar setiap vendor dapat diperluas untuk melihat POs yang terbuka untuk vendor tersebut.
Bandingkan baris produk¶
RfQs alternatif dapat dibandingkan secara berdampingan, untuk menentukan vendor mana yang menawarkan penawaran terbaik pada produk yang termasuk dalam pesanan.
Untuk membandingkan RfQs alternatif, navigasikan ke aplikasi , dan pilih salah satu RfQs yang telah dibuat sebelumnya.
Kemudian, klik tab Alternatives untuk melihat semua RfQs yang terhubung. Selanjutnya, di bawah opsi Create Alternative, klik Compare Product Lines. Ini mengarahkan ke halaman Compare Order Lines.
Halaman Compare Order Lines, secara default, mengelompokkan berdasarkan Product. Setiap produk yang termasuk dalam RfQs mana pun ditampilkan dalam daftar drop-down tersarang sendiri, dan menampilkan semua nomor PO di kolom Reference.
Catatan
Untuk menghapus baris produk dari halaman Compare Order Lines, klik Clear di ujung paling kanan baris produk tersebut.
Melakukan ini menghapus produk spesifik ini sebagai opsi yang dapat dipilih dari halaman, dan mengubah harga Total produk tersebut di halaman menjadi 0.
Selain itu, pada formulir RfQ, di mana produk tersebut disertakan, jumlah yang dipesan juga diubah menjadi 0.
Setelah penawaran terbaik telah diidentifikasi, produk individual dapat dipilih dengan mengklik tombol Choose di akhir setiap baris yang sesuai.
Setelah semua produk yang diinginkan telah dipilih, klik Requests for Quotation (dalam breadcrumb, di bagian atas halaman) untuk kembali ke ikhtisar semua RfQs.
Batalkan (atau simpan) alternatif¶
Once the desired products have been chosen from the Compare Order Lines page, the remaining RfQs, from which no products were chosen, can be canceled.
Biaya di kolom Total untuk setiap produk yang tidak dipilih secara otomatis diatur ke 0, ditunjukkan di ujung paling kanan dari setiap baris yang sesuai.
Although they haven't been canceled yet, this indicates that each of those orders can be canceled without having an effect on the other live orders, once those orders have been confirmed.
Untuk mengonfirmasi RfQ yang produknya telah dipilih, klik ke dalam RfQ, lalu klik Confirm Order.
Ini menyebabkan jendela pop-up What about the alternative Requests for Quotations? muncul.
Untuk melihat formulir detail dari salah satu RfQs yang terdaftar, klik item baris untuk penawaran tersebut. Ini membuka jendela pop-up Open: Alternative POs, dari mana semua detail RfQ tertentu dapat dilihat.
Setelah siap, klik Close untuk menutup jendela pop-up.
Dalam jendela pop-up What about the alternative Requests for Quotations?, dua opsi disajikan: Cancel Alternatives dan Keep Alternatives.
Jika PO ini tidak harus dikonfirmasi, klik Discard.
Memilih Cancel Alternatives secara otomatis membatalkan RfQs alternatif. Memilih Keep Alternatives membiarkan RfQs alternatif tetap terbuka, sehingga masih dapat diakses, jika ada jumlah produk tambahan yang perlu dipesan nanti.
Setelah semua produk dipesan, pilih Cancel Alternatives dari PO mana pun yang terbuka pada saat itu.
Terakhir, menggunakan breadcrumbs di bagian atas halaman, klik Requests for Quotation untuk kembali ke ikhtisar semua RfQs.
The canceled orders can be seen, greyed out and listed with a Cancelled status, under the Status column at the far-right of their respective rows.
Sekarang semua jumlah produk telah dipesan, proses pembelian dapat diselesaikan, dan produk dapat diterima ke dalam gudang.
Lihat juga