Pembersihan Data

Aplikasi Data Cleaning Odoo menjaga integritas dan konsistensi data dengan fitur-fitur berikut:

  • Deduplikasi: menggabungkan atau menghapus entri duplikat untuk memastikan data bersifat unik.

  • Daur ulang: mengidentifikasi catatan yang sudah usang untuk diarsipkan atau dihapus.

  • Pemformatan: menstandardisasi data teks dengan menemukan dan menggantinya sesuai kebutuhan yang ditentukan.

Aturan yang dapat disesuaikan memastikan data teks tetap terkini, efisien, diformat secara konsisten, dan selaras dengan persyaratan pemformatan khusus perusahaan.

Instal modul

Aplikasi Data Cleaning terdiri dari beberapa modul. Instal yang berikut untuk mengakses semua fitur yang tersedia:

Nama
Technical name

Keterangan
Daur Ulang Data
data_recycle

Modul dasar untuk mengaktifkan fitur daur ulang, tersedia di Odoo Community edition.
Data Cleaning
data_cleaning

Mengaktifkan fitur pembersihan field untuk memformat data teks di berbagai catatan, tersedia hanya di Odoo Enterprise edition.
Pembersihan Data (penggabungan)
data_merge

Mengaktifkan fitur deduplikasi untuk menemukan catatan yang serupa (atau duplikat), dan menggabungkannya, tersedia hanya pada Odoo Enterprise edition.
Deduplikasi CRM
data_merge_crm

Mengaktifkan fitur deduplikasi pada aplikasi CRM, dan menggunakan fitur penggabungan default CRM.
Aksi Penggabungan Pusat Bantuan
data_merge_helpdesk

Mengaktifkan fitur penggabungan untuk aplikasi Pusat Bantuan.
Aksi Penggabungan Project
data_merge_project

Mengaktifkan fitur penggabungan untuk aplikasi Project.
Deduplikasi UTM
data_merge_utm

Mengaktifkan fitur penggabungan untuk aplikasi UTM Tracker.
Penggabungan Akuntansi WMS
data_merge_stock_account

Membuat peringatan dalam kasus penggabungan produk yang dapat memengaruhi penilaian inventaris, jika aplikasi Inventaris telah diinstal.

Deduplikasi

Dashboard Duplikat mengelompokkan catatan serupa untuk digabungkan berdasarkan kondisi pencocokan dalam kumpulan catatan yang ditetapkan oleh aturan deduplikasi.

Navigasikan ke dashboard ini dengan membuka aplikasi Pembersihan Data ‣ Deduplikasi.

Dashboard deduplikasi di aplikasi Data Cleaning.

Sidebar RULE mencantumkan setiap aturan deduplikasi yang aktif, dan menampilkan jumlah total duplikat yang terdeteksi di samping setiap aturan.

Secara default, aturan All dipilih. Record dikelompokkan berdasarkan aturannya, dengan rating Similarity (dari 100%), dengan kolom berikut:

  • Created On: tanggal dan waktu saat record asli dibuat.

  • Name: nama atau judul record asli.

  • Field Values: nilai record asli untuk field yang digunakan untuk mendeteksi duplikat.

  • Used In: mencantumkan model lain yang mereferensikan record asli.

  • ID: ID unik record asli.

  • Is Master: duplikat digabungkan ke dalam record master. Hanya dapat ada satu record master dalam pengelompokan record yang serupa.

Pilih aturan tertentu di sidebar RULE untuk memfilter record duplikat.

Gabungkan record duplikat

Untuk menggabungkan record, pertama pilih record master dalam pengelompokan record yang serupa. Record master bertindak sebagai basis, di mana informasi tambahan apa pun dari record serupa digabungkan ke dalamnya.

Secara opsional, tidak ada record master yang dapat ditetapkan, membiarkan Odoo memilih record secara acak untuk digabungkan.

Selanjutnya, klik tombol Merge di bagian atas pengelompokan record yang serupa. Kemudian, klik Ok untuk mengonfirmasi penggabungan.

Setelah record digabungkan, pesan dicatat dalam chatter record master, yang menjelaskan penggabungan. Record tertentu, seperti tugas Project, dicatat dalam chatter dengan tautan ke record lama sebagai referensi yang nyaman dari penggabungan.

Tip

Buang pengelompokan dengan mengklik tombol DISCARD. Setelah melakukannya, pengelompokan disembunyikan dari daftar dan diarsipkan.

Lihat pengelompokan yang dibuang dengan memilih filter Discarded dari search bar.

Aturan deduplikasi

Deduplication Rules menetapkan kondisi bagaimana record terdeteksi sebagai duplikat.

Aturan ini dapat dikonfigurasi untuk setiap model di database, dan dengan berbagai tingkat kekhususan. Untuk memulai, navigasikan ke Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication.

Tip

Aturan deduplikasi berjalan sekali setiap hari, secara default, sebagai bagian dari tindakan terjadwal cron (Penggabungan Data: Temukan Rekaman Duplikat). Namun, setiap aturan dapat dijalankan secara manual kapan saja.

Ubah aturan deduplikasi

Pilih aturan default untuk diedit, atau buat aturan baru dengan mengklik tombol Baru.

Pertama, pilih Model untuk aturan ini sebagai target. Memilih model akan memperbarui judul aturan ke model yang dipilih.

Secara opsional, konfigurasikan Domain untuk menentukan rekaman yang memenuhi syarat untuk aturan ini. Jumlah rekaman yang memenuhi syarat ditampilkan di tautan # rekaman.

Tergantung pada Model yang dipilih, bidang Penghapusan Duplikat muncul. Pilih apakah akan Mengarsipkan atau Menghapus rekaman yang digabungkan.

Selanjutnya, pilih Mode Penggabungan:

  • Manual: memerlukan setiap pengelompokan duplikat untuk digabungkan secara manual, juga mengaktifkan bidang Beri Tahu Pengguna.

  • Otomatis: secara otomatis menggabungkan pengelompokan duplikat, tanpa memberi tahu pengguna, berdasarkan rekaman dengan persentase kemiripan di atas ambang batas yang ditetapkan di bidang Ambang Batas Kemiripan.

Aktifkan tombol Aktif untuk mulai menangkap duplikat dengan aturan ini segera setelah disimpan.

Terakhir, buat setidaknya satu aturan deduplikasi di bidang Aturan Deduplikasi, dengan mengklik Tambahkan baris, di bawah kolom Bidang ID Unik.

  • Pilih bidang dalam model dari menu drop-down Bidang ID Unik. Bidang ini direferensikan untuk rekaman yang serupa.

  • Pilih kondisi pencocokan di bidang Cocokkan Jika untuk menerapkan aturan deduplikasi, tergantung pada teks di Bidang ID Unik:

    • Kecocokan Tepat: karakter dalam teks cocok persis.

    • Kecocokan Tidak Peka Huruf Besar/Aksen: karakter dalam teks cocok, terlepas dari perbedaan huruf besar-kecil dan aksen khusus bahasa.

Penting

Setidaknya satu Aturan Deduplikasi harus diatur agar aturan dapat menangkap duplikat.

Tip

Beberapa bidang lagi tersedia untuk konfigurasi lanjutan.

Jika di database multi-perusahaan, bidang Lintas Perusahaan tersedia. Saat diaktifkan, duplikat di berbagai perusahaan akan disarankan.

Aktifkan Mode pengembang (mode debug) untuk menampilkan bidang Ambang Batas Saran. Duplikat dengan kemiripan di bawah ambang batas yang ditetapkan di bidang ini tidak disarankan.

Dengan konfigurasi aturan selesai, tutup formulir aturan, atau jalankan aturan secara manual untuk langsung menangkap rekaman duplikat.

Menjalankan aturan deduplikasi secara manual

Untuk menjalankan aturan deduplikasi tertentu secara manual kapan saja, buka Aplikasi Data Cleaning ‣ Konfigurasi ‣ Deduplikasi, dan pilih aturan yang akan dijalankan.

Kemudian, pada formulir aturan, pilih tombol Deduplikasi di kiri atas. Setelah itu, tombol pintar Duplikat menampilkan jumlah duplikat yang terdeteksi.

Klik tombol pintar Duplikat untuk mengelola catatan ini.

Daur ulang catatan

Gunakan fitur daur ulang catatan untuk membersihkan database dari catatan lama dan usang.

Dashboard Field Recycle Records menampilkan catatan yang dapat diarsipkan atau dihapus, dengan mencocokkan kondisi dalam catatan yang ditetapkan oleh aturan daur ulang catatan.

Buka dashboard ini dengan membuka Aplikasi Data Cleaning ‣ Daur Ulang Catatan.

Dashboard Field Recycle Records di aplikasi Data Cleaning.

Sidebar RECYCLE RULES mencantumkan setiap aturan daur ulang catatan yang aktif.

Secara default, opsi Semua dipilih. Catatan ditampilkan dengan kolom berikut:

  • ID Catatan: ID dari catatan asli.

  • Nama Catatan: nama atau judul dari catatan asli.

Pilih aturan tertentu di sidebar RECYCLE RULES untuk memfilter catatan.

Untuk mendaur ulang catatan, klik tombol Validasi pada baris catatan.

Setelah itu, catatan didaur ulang, tergantung pada bagaimana aturan dikonfigurasi, untuk diarsipkan atau dihapus dari database.

Tip

Buang pengelompokan dengan mengklik tombol Buang. Setelah itu, catatan disembunyikan dari daftar, dan tidak akan terdeteksi oleh aturan daur ulang lagi di masa mendatang.

Lihat catatan yang dibuang dengan memilih filter Dibuang dari menu drop-down bilah pencarian.

Aturan daur ulang catatan

Aturan Daur Ulang Catatan menetapkan kondisi untuk bagaimana catatan didaur ulang.

Aturan-aturan ini dapat dikonfigurasi untuk setiap model dalam database, dan dengan berbagai tingkat spesifisitas. Untuk memulai, navigasikan ke Aplikasi Daur Ulang Data ‣ Konfigurasi ‣ Daur Ulang Catatan.

Tip

Aturan daur ulang berjalan sekali sehari, secara default, sebagai bagian dari tindakan terjadwal cron (Daur Ulang Data: Bersihkan Catatan). Namun, setiap aturan dapat dijalankan secara manual kapan saja.

Secara default, tidak ada aturan catatan daur ulang yang ada. Klik tombol Baru untuk membuat aturan baru.

Pada formulir aturan catatan daur ulang, pertama pilih Model untuk aturan ini targetkan. Memilih model memperbarui judul aturan menjadi model yang dipilih.

Secara opsional, konfigurasikan Filter untuk menentukan catatan yang memenuhi syarat untuk aturan ini. Jumlah catatan yang memenuhi syarat ditampilkan dalam tautan # catatan.

Selanjutnya, konfigurasikan bidang dan rentang waktu untuk bagaimana aturan mendeteksi catatan yang akan didaur ulang:

  • Bidang Waktu: pilih bidang dari model untuk mendasarkan waktu (Delta).

  • Delta: ketik durasi waktu, yang harus berupa bilangan bulat (misalnya 7).

  • Unit Delta: pilih satuan waktu (Hari, Minggu, Bulan, atau Tahun).

Kemudian, pilih Mode Daur Ulang:

  • Manual: memerlukan setiap catatan yang terdeteksi untuk didaur ulang secara manual, dan mengaktifkan bidang Beri Tahu Pengguna.

  • Otomatis: secara otomatis menggabungkan pengelompokan yang didaur ulang, tanpa memberi tahu pengguna.

Terakhir, pilih Tindakan Daur Ulang untuk Arsipkan atau Hapus catatan. Jika Hapus dipilih, pilih apakah akan Sertakan yang Diarsipkan catatan dalam aturan.

Dengan konfigurasi aturan selesai, tutup formulir aturan, atau jalankan aturan secara manual untuk langsung menangkap catatan yang akan didaur ulang.

Example

Aturan daur ulang dapat dikonfigurasi untuk menghapus prospek dan peluang yang diarsipkan yang terakhir diperbarui setahun lalu, dan dengan alasan kehilangan tertentu, dengan menggunakan konfigurasi berikut:

  • Model: Prospek/Peluang

  • Filter:

    • Aktif adalah tidak diatur

    • Alasan Kalah ada di Terlalu mahal

  • Bidang Waktu: Terakhir Diperbarui pada (Prospek/Peluang)

  • Delta: 1

  • Delta Unit: Years

  • Recycle Mode: Automatic

  • Recycle Action: Delete

  • Include Archived:

Formulir aturan recycle records untuk lead/peluang.

Menjalankan aturan recycle secara manual

Untuk menjalankan aturan recycle tertentu secara manual kapan saja, buka Aplikasi Data Cleaning ‣ Configuration ‣ Recycle Records, lalu pilih aturan yang ingin dijalankan.

Kemudian, pada formulir aturan, klik tombol Run Now di kiri atas. Setelah itu, tombol pintar Records menampilkan jumlah record yang ditangkap.

Klik tombol pintar Records untuk mengelola record-record ini.

Pembersihan field

Gunakan fitur pembersihan field untuk menjaga konsistensi format nama, nomor telepon, ID, dan field lainnya di seluruh database.

Dashboard Field Cleaning Records menampilkan perubahan format data dalam field dari suatu record, untuk mengikuti konvensi yang ditetapkan oleh aturan pembersihan field.

Buka dashboard ini dengan masuk ke Aplikasi Data Cleaning ‣ Field Cleaning.

Dashboard Field Cleaning Records dalam aplikasi Data Cleaning.

Sidebar CLEANING RULES menampilkan daftar setiap aturan pembersihan yang aktif.

Secara default, aturan All dipilih. Record ditampilkan dengan kolom-kolom berikut:

  • ID Catatan: ID dari catatan asli.

  • Nama Catatan: nama atau judul dari catatan asli.

  • Field: field record asli yang berisi nilai untuk diformat.

  • Current: nilai saat ini dalam field record asli.

  • Suggested: nilai format yang disarankan dalam field record asli.

Untuk membersihkan dan memformat catatan, klik tombol Validate pada baris catatan.

Setelah melakukannya, catatan akan diformat dan/atau dibersihkan.

Tip

Buang catatan dengan mengklik tombol Discard. Setelah melakukannya, catatan akan disembunyikan dari daftar dan tidak akan terdeteksi lagi oleh aturan pembersihan bidang di masa mendatang.

Lihat catatan yang dibuang dengan memilih filter Discarded dari bilah pencarian.

Aturan pembersihan bidang

Aturan Pembersihan Bidang menetapkan kondisi untuk bidang yang akan dibersihkan dan/atau diformat.

Aturan-aturan ini dapat dikonfigurasi untuk setiap model dalam database, dan dengan tingkat spesifisitas yang bervariasi. Untuk memulai, navigasi ke Aplikasi Data Cleaning ‣ Konfigurasi ‣ Pembersihan Bidang.

Tip

Aturan pembersihan bidang berjalan sekali setiap hari secara default, sebagai bagian dari tindakan terjadwal cron (Data Cleaning: Clean Records). Namun, setiap aturan dapat dijalankan secara manual kapan saja.

Secara default, aturan Kontak ada untuk memformat dan membersihkan catatan aplikasi Kontak. Pilih catatan Kontak untuk melakukan pengeditan, atau pilih tombol New untuk membuat aturan baru.

Pada formulir aturan pembersihan bidang, pertama pilih Model untuk ditargetkan oleh aturan ini. Memilih model akan memperbarui judul aturan menjadi model yang dipilih.

Selanjutnya, konfigurasikan setidaknya satu aturan dengan mengklik Add a line di bagian Rules.

Setelah melakukannya, jendela popover Create Rules muncul dengan bidang-bidang berikut untuk dikonfigurasi:

  • Pilih Field To Clean dari model untuk ditetapkan ke tindakan.

  • Pilih salah satu opsi Action berikut:

    • Trim Spaces menampilkan bidang Trim untuk memilih opsi All Spaces atau Superfluous Spaces. Spasi di awal, akhir, dan berturut-turut dianggap berlebihan.

      Example

      Nama kontak Dr.  John   Doe dapat diformat dengan opsi Trim berikut:

      • All Spaces: DR.JohnDoe

      • Superfluous Spaces: DR. John Doe

    • Set Type Case menampilkan bidang Case untuk memilih First Letters to Uppercase, All Uppercase, atau All Lowercase.

      Example

      Judul prospek/peluang lumber inc, Lorraine douglas dapat diformat dengan opsi Case berikut:

      • Huruf Pertama Kapital: Lumber Inc, Lorraine Douglas

      • Semua Kapital: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

      • Semua Huruf Kecil: lumber inc, lorraine douglas

    • Format Telepon mengonversi nomor telepon ke format internasional negara.

      Example

      • Belgia: 061928374 +32 61 92 83 74

      • Amerika Serikat: 800 555-0101 +1 800-555-0101

    • Hapus HTML mengonversi HTML ke teks biasa.

      Example

      Teks HTML
      <h1>John Doe</h1>
<p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
      Teks polo
      **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com

    Setelah field dan tindakan dipilih, klik Simpan untuk menutup jendela popover Buat Aturan.

Kemudian, pilih Mode Pembersihan:

  • Manual: memerlukan setiap field yang terdeteksi untuk dibersihkan secara manual dan mengaktifkan field Beri Tahu Pengguna.

  • Otomatis: secara otomatis membersihkan field tanpa memberi tahu pengguna.

Setelah konfigurasi aturan selesai, tutup formulir aturan, atau jalankan aturan secara manual untuk langsung menangkap field yang akan dibersihkan.

Jalankan aturan pembersihan field secara manual

Untuk menjalankan aturan pembersihan field tertentu secara manual kapan saja, navigasi ke Aplikasi Pembersihan Data ‣ Konfigurasi ‣ Pembersihan Field, dan pilih aturan yang akan dijalankan.

Kemudian, pada formulir aturan, pilih tombol Bersihkan di kiri atas. Setelah itu, tombol pintar Catatan menampilkan jumlah catatan yang ditangkap.

Klik tombol pintar Catatan untuk mengelola catatan ini.

Manajer tindakan penggabungan

Manajer Tindakan Penggabungan mengaktifkan atau menonaktifkan tindakan Penggabungan yang tersedia di menu Tindakan untuk model dalam database.

Aktifkan Mode pengembang (mode debug) dan navigasi ke Aplikasi Pembersihan Data ‣ Konfigurasi ‣ Manajer Tindakan Penggabungan.

Model ditampilkan dengan kolom-kolom berikut:

  • Model: nama teknis model.

  • Model Description: nama tampilan model.

  • Type: apakah model bertipe Base Object atau Custom Object.

  • Transient Model: model menangani data sementara yang tidak perlu disimpan dalam jangka panjang di database.

  • Can Be Merged: mengaktifkan aksi Merge untuk model.

Untuk melihat model mana yang diaktifkan secara default, gunakan bilah pencarian untuk memfilter model yang Can Be Merged.

Lihat juga

Menggabungkan kontak