Pemfakturan elektronik (:abb:`EDI (electronic data interchange)`)

EDI, atau electronic data interchange (pertukaran data elektronik), adalah komunikasi antar-perusahaan untuk dokumen bisnis, seperti pesanan pembelian dan faktur, di format standar. Mengirim dokumen menurut standar EDI memastikan mesin yang menerima pesan dapat menafsirkan informasi dengan tepat. Beragam format file EDI tersedia tergantung negara perusahaan Anda.

Fitur EDI mengaktifkan otomatisasi administrasi antara perusahaan dan juga mungkin diperlukan oleh beberapa perusahaan untuk kontrol fiskal atau memfasilitasi administrasi.

Faktur elektronik dokumen Anda seperti faktur pelanggan, nota kredit atau tagihan vendor adalah salah satu aplikasi EDI.

Odoo mendukung, di antara lain, format-format berikut.

Format Nama	Penerapan
Factur-X (CII)	Semua pelanggan
Peppol BIS Billing 3.0	Semua pelanggan
XRechnung (UBL)	Semua pelanggan
Fattura PA (IT)	Perusahaan Italia
CFDI (4.0)	Perusahaan Meksiko
Peru UBL 2.1	Perusahaan Peru
SII IVA Llevanza de libros registro (ES)	Perusahaan Spanyol
UBL 2.1 (Columbia)	Perusahaan Kolombia
Egyptian Tax Authority	Perusahaan Mesir
E-Invoice (IN)	Perusahaan India
NLCIUS (Netherlands)	Perusahaan Belanda
EHF 3.0	Perusahaan Norwegia
SG BIS Billing 3.0	Perusahaan Singapur
A-NZ BIS Billing 3.0	Semua pelanggan

Catatan

• Format Factur-X (CII) mengaktifkan pemeriksaan validasi pada faktur dan membuat file PDF/A-3 yang sesuai.

• Setiap PDF yang dibuat oleh Odoo termasuk file XML Factur-X yang terintegrasi.

Lihat juga

Fiscal localizations

Konfigurasi

Secara default, format yang tersedia di jendela pengiriman tergantung pada negara pelanggan Anda.

Anda dapat menentukan format e-faktur tertentu untuk setiap pelanggan. Untuk melakukan ini, kunjungi Akuntansi ‣ Pelanggan ‣ Pelanggan, buka formulir pelanggan, kunjungi tab Akuntansi dan pilih format yang sesuai.

Faktur elektronik nasional

Tergantung negara perusahaan Anda (e.g., Italia, Spanyol, Meksiko, etc.), Anda mungkin harus menerbitkan dokumen e-faktur dalam format tertentu untuk semua faktur Anda. Pada kasus ini, Anda dapat mendefinisikan format e-faktur default untuk jurnal sales Anda.

Untuk melakukan ini, kunjungi Akuntansi ‣ Konfigurasi ‣ Jurnal, buka jurnal sales Anda, kunjungi tab Advanced Settings, dan aktifkan format yang Anda butuhkan untuk jurnal ini.

Pembuatan e-faktur

Dari faktur yang dikonfirmasi, klik Kirim & Cetak untuk membuka jendela pengiriman. Periksa opsi e-faktur untuk membuat dan melampirkan file e-faktur.

Peppol

Jaringan Peppol memastikan pertukaran dokumen dan informasi di antara perusahaan dan otoritas pemerintah. Ini secara utama digunakan untuk pemfakturan elektronik, dan poin aksesnya (konektor ke jaringan Peppol) mengizinkan perusahaan untuk menukar dokumen elektronik.

Odoo adalah poin akses dan SMP, mengaktifkan transaksi faktur elektronik tanpa harus mengirim faktur dan tagihan secara email atau post.

Bila belum dilakukan, instal modul Peppol (account_peppol).

Penting

• Pendaftaran Peppol gratis dan tersedia di Odoo Community

• Anda dapat mengirim Faktur Pelanggan dan Nota Kredit dan menerima Tagihan Vendor dan Refund* melalui Peppol.

• Anda dapat mengirim salah satu dari format dokumen berikut yang didukung: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS.

• Negara-negara berikut memenuhi syarat untuk pendaftaran Peppol di Odoo:

  Andorra, Albania, Austria, Bosnia & Herzegovina, Belgium, Bulgaria, Switzerland, Cyprus, Czech Republic, Germany, Denmark, Estonia, Spain, Finland, France, United Kingdom, Greece, Croatia, Hungary, Ireland, Iceland, Italy, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Latvia, Monaco, Montenegro, North Macedonia, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Serbia, Sweden, Slovenia, Slovakia, San Marino, Turkey, Holy See (Vatican City State)

Registrasi rawat inap

Kunjungi Akuntansi ‣ Konfigurasi ‣ Pengaturan. Bila Anda belum menginstal modul Peppol, pertama-tama centang kotak Aktifkan PEPPOL dan lalu secara manual simpan.

Isi informasi berikut:

• Peppol EAS. Ini adalah Peppol Electronic Address Scheme dan biasanya tergantung negara perusahaan Anda. Odoo seringkali mengisi otomatis ini dengan kode EAS yang palign sering digunakan di negara Anda. Sebagai contoh, kode EAS yang kerap digunakan perusahaan di Belgia adalah 0208.

• Peppol Endpoint. Ini biasanya adalah nomor Company Registry atau PPN.

• Nomor Telepon, termasuk kode negara (contoh, +32 di Belgia)

• Kontak email utama

Lihat juga

• Peppol EAS - European Commision

• Peppol Endpoint - OpenPeppol eDEC Code Lists (buka "Participant Identifier Schemes" sebagai halaman HTML)

Bila Anda sedang migrasi dari akses poin lain, masukkan Migration key dari provider sebelumnya.

Terakhir, klik Validasi pendaftaran. Bila Anda ingin mengeksplorasi atau demo Peppol, Anda dapat memilih untuk mendaftar di mode Demo. Bila tidak, pilih Live.

Catatan

Saat menguji Peppol, parameter sistem account_peppol.edi.mode dapat diubah menjadi test. Lalu, tombol radio muncul dengan opsi untuk mendaftar pada server test.

Sekarang, Anda dapat meminta kode verifikasi untuk dikirim ke Anda dengan mengeklik Verifikasi nomor telepon.

Pesan teks yang memiliki kode dikirim ke nomor telepon yang disediakan untuk menyelesaikan proses verifikasi.

Setelah Anda memasukkan kode dan mengeklik Konfirmasi, Anda dapat melihat bahwa pendaftaran Anda memiliki aktivasi yang pending. Dari titik ini kedepannya, jurnal default untuk menerima Tagihan Vendor dapat ditetapkan.

Seharusnya secara otomatis diaktifkan dalam sehari.

Tip

Juga memungkinkan untuk secara manual memicu cron yang memeriksa status pendaftaran dengan mengunjungi Pengaturan ‣ Teknis ‣ Action Terjadwal ‣ PEPPOL: update status peserta.

Status aplikasi Anda harusnya langsung diupdate setelah Anda mendaftar pada jaringan Peppol.

Semua faktur dan tagihan vendor sekarang dapat dikirim langsung menggunakan jaringan Peppol.

Verifikasi kontak

Sebelum mengirimkan faktur ke kontak menggunakan jaringan Peppol, Anda harus memverifikasi bahwa mereka juga terdaftar sebagai peserta Peppol.

Untuk melakukan ini, kunjungi Akuntansi ‣ Pelanggan ‣ Pelanggan dan buka formulir pelanggan. Lalu kunjungi tab Akuntansi ‣ Faktur Elektronik, pilih format yang tepat, dan pastikan kode EAS Peppol mereka dan Endpoint diisi. Lalu, klik Verifikasi. Bila kontak tersedia pada jaringan, validitas endpoint Peppol mereka ditetapkan menjadi Valid.

Penting

Walau Odoo mengisi otomatis kode EAS dan angka Endpoint berdasarkan informasi yang tersedia pada kontak, lebih baik Anda mengonfirmasi detail-detail tersebut langsung dengan kontak terkait.

Anda dapat memverifikasi status peserta Peppol untuk beberapa pelanggan secara sekaligus. Untuk melakukan ini, kunjungi Akuntansi ‣ Pelanggan ‣ Pelanggan dan ganti ke tampilan list. Pilih pelanggan yang Anda ingin verifikasi dan lalu klik Action ‣ Verifikasi Peppol.

Kirim faktur

Setelah Anda siap untuk mengirim faktur melalui jaringan Peppol, cukup klik Kirim & Cetak pada formulir faktur. Untuk mengirim berturut-turut lebih dari satu faktur, pilih mereka di tampilan list dan klik Action ‣ Kirim & Cetak; mereka akan nanti dikirim secara batch. Kotak BIS Billing 3.0 dan Kirim via PEPPOL harus dicentang.

Faktur ynag dipost yang dapat dikirim melalui Peppol ditandai sebagai Peppol Ready. Untuk menampilkan mereka, gunakan filter Peppol Ready atau akses dashboard Akuntansi dan klik faktur Peppol ready pada jurnal sales yang sesuai.

Setelah faktur dikirim melalui Peppol, status diubah ke Diproses. Status diubah ke Selesai setelah mereka telah sukses dikirim ke Poin Akses kontak.

Tip

Secara default, kolom status Peppol disembunyikan pada tampilan list Faktur. Anda dapat memilih untuk menampilkannya dengan memilihnya dari kolom opsional, dapat diakses dari pojok kanan atas tampilan list Faktur.

Cron berjalan secara reguler untuk memeriksa status faktur-faktur ini. Anda dapat memeriksa status sebelum cron dijalankan dengan mengeklik Fetch status faktur Peppol di jurnal sales yang sesuai pada dashboard Akuntansi.

Terima tagihan vendor

Sekali sehari, cron memeriksa apakah dokumen baru apa pun telah dikirim ke Anda melalui jaringan Peppol. Dokumen-dokumen ini diimpor, dan tagihan vendor yang sesuai dibuat secara otomatis sebagai draft.

Bila Anda ingin mengambil dokumen Peppol yang masuk sebelum cron berjalan, Anda dapat melakukannya dari dashbaord Akuntansi pada jurnal utama pembelian Peppol yang Anda setup di pengaturan. Cukup klik Fetch dari Peppol.