Facturatie op basis van tijd en materialen¶
Facturering op basis van tijd en/of materialen wordt meestal gebruikt wanneer het niet mogelijk is om de omvang van een project nauwkeurig in te schatten, of wanneer de vereisten van een project kunnen veranderen.
This is different from a fixed-price contract, when a customer agrees to pay a specified total for the fulfillment of the contract—no matter what needs to be paid to the employees, sub-contractors, vendors, suppliers, and so on.
De Odoo Sales app kan factureren voor tijd en diverse andere kosten (zoals transport en overnachtingen), maar ook voor aankopen die nodig zijn om een bestelling uit te voeren.
App en instellingen configureren¶
Ten eerste, om de voortgang van een project nauwkeurig bij te houden, moeten de Odoo Project en Accounting apps must geïnstalleerd zijn.
Om de app Project te installeren, ga je naar . Ga vervolgens op de Apps pagina naar het Project app blok en klik op Activeren. De pagina wordt automatisch vernieuwd en keert terug naar het Odoo-hoofddashboard, waar je nu toegang hebt tot de Project app.
Herhaal hetzelfde proces om de applicatie Accounting te installeren.
Klik na de installatie op het Accounting app icoon van het Odoo dashboard en navigeer naar . Scroll op de Instellingen pagina naar beneden naar het Analytics gedeelte en zorg ervoor dat het vakje naast Analytische boekhouding is aangevinkt.
Klik vervolgens op Opslaan om alle wijzigingen op te slaan.
Then, navigate to . On the Settings page, in the Time Management section, ensure the box beside the Timesheets feature is checked.
Klik vervolgens op Opslaan om alle wijzigingen op te slaan.
Service productconfiguratie¶
With the Timesheets feature activated in the Project app, it is now possible to invoice for time spent on a project, but only when the following product configurations have been made.
Belangrijk
Factureren voor tijd besteed aan een project is alleen mogelijk met producten waarbij Dienst is ingesteld als Producttype op het productformulier.
To configure a service product, first navigate to . On the Products page, select the desired service product to be configured, or click New to create a new product.
From the product form, in the General Information tab, set the Product Type to Service. Then, open the drop-down menu in the Invoicing Policy field, and select Based on Timesheets.
Next, from the Create on Order drop-down menu, select Project & Task. That setting indicates that, when a sales order is created with this specific service product, a new project and task is created in the Project app.
Notitie
De optie Taak kan in plaats daarvan worden gekozen uit het keuzemenu Op order aanmaken. Als Task wordt gekozen, selecteer dan een bestaand project waarin de taak zal verschijnen in het Project veld, dat alleen verschijnt als Task is gekozen in het Create on Order veld.
Bestede tijd toevoegen aan verkooporder¶
Na het juist configureren van een serviceproduct met de juiste Factureringsbeleid en Op order maken opties, is het mogelijk om bestede tijd toe te voegen aan een verkooporder.
Om dat in actie te zien, navigeer je naar om een leeg offerteformulier te openen. Voeg vervolgens een klant toe en klik in het bestellijnen tabblad op Een product toevoegen en selecteer het juiste geconfigureerd serviceproduct uit het uitklapmenu.
Klik vervolgens op Confirm om de bestelling te bevestigen.
Na het bevestigen van de verkooporder verschijnen er twee slimme knoppen bovenaan het bestelformulier: Projecten en Taken.
Als op de Projecten slimme knop wordt geklikt, wordt het specifieke project met betrekking tot deze verkooporder weergegeven. Als op de Taken slimme knop wordt geklikt, wordt de specifieke projecttaak met betrekking tot deze verkooporder weergegeven. Beide zijn ook toegankelijk in de Project app.
Om tijd toe te voegen die aan een verkooporder is besteed, klik je op de Taken slimme knop.
On the task form, select the Timesheets tab. From the Timesheets tab, employees can be assigned to work on the project, and the time they spend working on the task can be added by the employees or by the person who created the sales order.
Om een werknemer toe te voegen en de tijd die aan de taak is besteed, klik je op Een regel toevoegen in het Timesheets tabblad. Selecteer vervolgens de juiste Datum en Werknemer. In de kolom Beschrijving kun je ook een korte beschrijving toevoegen van het werk dat je in die periode hebt gedaan, maar dat is niet verplicht.
Lastly, enter the amount of time worked on the task in the Hours Spent column, and click away to complete that line in the Timesheets tab.
Notitie
De tijd die is ingevoerd in de Bestede uren kolom wordt onmiddellijk weergegeven in het Toegewezen tijd veld (bovenaan het taakformulier) als een percentage, dat weergeeft hoeveel van de totale toegewezen werkuren tot nu toe zijn gedaan.
That same information is found as numerical hours in the Hours Spent and Remaining Hours fields, located at the bottom of the Timesheets tab.
Herhaal dit proces voor het aantal werknemers en uren dat aan het project is gewerkt.
Bestede tijd factureren¶
Zodra alle benodigde medewerkers en bestede tijd aan de projecttaak zijn toegevoegd, ga je terug naar de verkooporder om de klant voor die uren te factureren. Om dat te doen, klik je op de Verkooporder slimme knop bovenaan het taakformulier, of ga je terug naar de verkooporder via de broodkruimellinks linksboven in het scherm.
Back on the sales order form, the time that was added to the task is reflected in the Order Lines tab (in the Delivered column) and in the new Recorded Hours smart button at the top of the sales order.
Om de klant te factureren voor de tijd die aan het project is besteed, klik je op Factuur maken en selecteer je Reguliere factuur in het pop-upvenster Facturen maken. Klik vervolgens op Ontwerpfactuur maken.
Doing so reveals a Customer Invoice Draft, clearly showing all the work that’s been done in the Invoice Lines tab.
Tip
Besteed aandacht aan de Analytische distributie kolom in de Klantfactuur, want die informatie is nodig om ervoor te zorgen dat andere tijd/materiaal factureringstaken goed en nauwkeurig worden uitgevoerd.
Klik op Confirm om de factuur te bevestigen en door te gaan met het facturatieproces.
Declaratie configuratie¶
In order to track and invoice expenses related to a sales order, the Odoo Expenses app must be installed.
To install the Expenses app, navigate to . Then, on the Apps page, locate the Expenses app block, and click Activate.
The page automatically refreshes and returns to the main Odoo dashboard, where the Expenses app is now available to access.
Onkosten toevoegen aan verkooporder¶
To add an expense to a sales order, first navigate to the app. Then, from the main Expenses dashboard, click New, which reveals a blank expense form.
Voeg op het onkostenformulier een omschrijving van de onkosten toe (bijv. Hotelovernachting, Vliegticket). Selecteer vervolgens in het Categorie veld de juiste optie uit het uitklapmenu (bijv. Maaltijden, Mijlen, Reis & Accommodatie).
Notitie
Expense categories can be added and modified by navigating to .
Voer vervolgens het totale bedrag van de onkosten in het Totaal veld in, evenals eventuele Inclusieve belastingen die van toepassing kunnen zijn. Zorg er vervolgens voor dat de juiste Werknemer is geselecteerd en geef aan wie de onkosten heeft betaald in het Betaald door veld: de Werknemer (te vergoeden) of de Bedrijf.
Next, in the Customer to Reinvoice field, select the appropriate sales order from the drop-down menu. Then, select that same sales order information from the Analytic Distribution field, as well.
Notitie
The Analytic Distribution field will only have the corresponding sales order as an option if the sales order contains a service product that is billed based on Timesheets, Milestones, or Delivered Quantities.
Als er ontvangstbewijzen zijn die moeten worden geüpload en bij de onkosten moeten worden gevoegd, klik dan op de knop Attach Receipt en upload de benodigde documenten bij de onkosten. Dit is niet verplicht, maar het kan wel invloed hebben op het wel of niet goedkeuren van een uitgave.
When all the information has been entered, click Create Report to create an expense report detailing all the expense information that was just entered.
Then, there’s the option to Submit to Manager for approval. Once approved, the Report in Next Payslip appears.
To showcase a complete flow in this example, select Submit to Manager. Then, the manager would click Approve to approve this expense, and click Post Journal Entries to post this expense to the accounting journal.
Factuur uitgaven¶
To invoice a customer for an expense on a sales order, navigate to the related sales order, either from the app or from the expense report in the app. From the expense report, click the Sales Orders smart button at the top of the page.
If the expense report was linked to the sales order, the newly-configured expense now has its own line in the Order Lines tab, and can be invoiced to the customer.
Om de onkosten op de verkooporder aan de klant te factureren, klik je op Factuur maken, selecteer je Reguliere factuur in het pop-upvenster Facturen maken en klik je vervolgens op Ontwerpfactuur maken.
Doing so reveals a Customer Invoice Draft for the expense. Then, the invoicing process can be completed as usual.
Configuratie kopen¶
In order to invoice a customer for purchases made on a sales order, the Purchase application must be installed.
Om de applicatie Koop te installeren, ga je naar . Ga vervolgens op de Apps pagina naar het Purchase app blok en klik op Activeren. De pagina wordt automatisch vernieuwd en keert terug naar het Odoo-hoofddashboard, waar je nu toegang hebt tot de Koop app.
Aankoop toevoegen aan verkooporder¶
Om een aankoop aan een verkooporder toe te voegen, moet eerst een inkooporder worden aangemaakt. Om een inkooporder aan te maken, navigeer je naar :menuselectie:`Inkoop app --> Nieuw` om een leeg inkooporderformulier tevoorschijn te halen.
First, add a Vendor to the purchase order. Then, under the Products tab, click the extra column options drop-down menu, represented by two horizontal lines with dots on them, located to the far-right of the column headers. From that drop-down menu, select Analytic Distribution.
After adding the Analytic Distribution column to the headers on the Products tab of the purchase order form, proceed to add the product(s) to the purchase order. To do that, click Add a product, and select the desired product from the drop-down menu. Repeat for all the products to add.
Belangrijk
In order for a purchase to be properly invoiced on a sales order, the product on the purchase order must be marked as Can be Expensed, have an Invoicing Policy set to Delivered quantities, and have the At cost option selected in the Re-Invoice Expenses field on its product form.
Selecteer vervolgens de juiste Analytic Distribution die hoort bij de verkooporder waarop deze inkooporder betrekking heeft. Klik daarvoor op het lege Analytic Distribution veld om een Analytic pop-up venster te openen.
Then, from the Departments drop-down menu, select the analytic distribution associated with the desired sales order to be invoiced for the purchase.
Zodra alle informatie is ingevoerd op het Producten tabblad van de inkooporder, bevestig je de order door op Bestelling bevestigen te klikken. Klik vervolgens op Producten ontvangen als de producten zijn ontvangen. Hiermee wordt een ontvangstformulier aangemaakt.
Notitie
Als er serie-/lotnummers moeten worden ingevoerd voordat de ontvangst van producten wordt gevalideerd, klik dan op het ontvangstformulier op het details-pictogram, dat wordt weergegeven door vier horizontale lijnen uiterst rechts van de productregel.
Er verschijnt nu een Gedetailleerde bewerkingen tabblad waarin de benodigde Lot/serienummer(s) en Gereed hoeveelheid kunnen worden toegevoegd. Als je klaar bent, klik je op Bevestigen om de gegevens te bevestigen.
Then, click Validate to validate the purchase order.
Ga vervolgens terug naar de inkooporder via de broodkruimellinks bovenaan de pagina en klik op factuur maken om een factuur te maken die aan de klant kan worden gefactureerd op de gekoppelde verkooporder.
Notitie
Zorg ervoor dat je een Factuurdatum invoert op het Factuurontwerp Verkoper voordat je bevestigt. Als er geen Factuurdatum is ingevoerd, verschijnt er een foutvenster met het verzoek deze informatie in te voeren voordat er kan worden bevestigd.
Klik vervolgens op Confirm om de verkopersfactuur te bevestigen. Deze wordt dan automatisch toegevoegd aan de verkooporder, waar deze direct kan worden gefactureerd aan de klant die eraan is gekoppeld.
Invoice purchase¶
Om een klant te factureren voor een aankoop op een verkooporder, voeg je eerst de aankoop toe aan de verkooporder en navigeer je vervolgens naar de gewenste verkooporder in de app.
Op de verkooporder die aan de inkooporder was gekoppeld, heeft het gekochte product nu zijn eigen productregel onder het Order Lines tabblad, en het is klaar om gefactureerd te worden.
To invoice the customer for the purchase, simply click Create Invoice, select Regular Invoice from the Create invoices pop-up window, then click Create Draft Invoice.
Hierdoor verschijnt een Klantfactuurontwerp met het nieuw toegevoegde inkooporderproduct op het tabblad Factuurregels.
Om het facturatieproces te voltooien, klik je op Bevestigen om de factuur te bevestigen en klik je vervolgens op Betaling registreren in het pop-upvenster Betaling registreren.