Llevar el seguimiento de compras, gastos y subcontratación¶
Información general¶
Gracias a la contabilidad analítica podemos llevar el seguimiento de costos de compras, gastos y subcontratación en el módulo de contabilidad.
Veamos el siguiente ejemplo. Vendimos un paquete de consultoría a un cliente. El paquete es todo incluido, lo que significa que no se pueden agregar costos adicionales. Sin embargo, nos gustaría llevar el seguimiento de qué costo se adjuntó a esta transacción porque debemos pagar los costos de compras, gastos y subcontratación relacionados con el proyecto.
Configuración¶
Se deben instalar los siguientes módulos para llevar el seguimiento de costos. Ingrese al módulo de Aplicaciones e instale las siguientes aplicaciones:
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Tome en cuenta que las funciones proporcionadas por estas aplicaciones solamente nos permiten llevar el seguimiento de los costos. No podremos volver a facturar estos costos a nuestros clientes automáticamente. Para rastrear y volver a facturar costos se debe instalar también la aplicación Ventas.
Habilitar contabilidad analítica¶
El siguiente paso es activar la contabilidad analítica. En la aplicación Contabilidad, seleccione y selecciona la casilla contabilidad analítica.
Además, desplácese hacia abajo y seleccione la casilla Contabilidad analítica para compras.
No olvide guardar sus cambios.
Crear una cuenta analítica¶
Primero, debe crear una cuenta analítica en la cual pueda apuntar todos sus gastos. Ingrese a la aplicación Contabilidad, seleccione . Cree una nueva. En este caso la llamaremos «Paquete de consultoría» para nuestro cliente Smith&Co.
Apuntaremos todos nuestros costos en esta cuenta para llevar su seguimiento.
Registrar un gasto¶
Empezaremos registrando un gasto. Nuestro técnico de TI tuvo que tomar un tren para ir a ver a nuestro cliente. Él mismo pagó su boleto.
Crear un producto de gasto¶
Primero debemos crear un producto de gasto. Ingrese al módulo Gastos, haga clic en . Cree un nuevo producto llamado «Boleto de tren» y configure el precio de costo a 15.50 euros. Asegúrese de que la casilla Puede ser un gasto se encuentre seleccionada.
Registrar el gasto¶
Ingrese al módulo de Gastos, haga clic en . Seleccione el producto «Boleto de tren» y vincúlelo a la cuenta analítica que discutimos anteriormente.
Envíelo al administrador y espere a que el administrador apruebe y publique los asientos contables.
Crear una orden de compra vinculada a la cuenta analítica¶
Producto de compra¶
También debemos comprar un software para nuestros clientes. En la aplicación Compra cree una orden de compra para el producto de software. En la línea podemos vincular el costo del producto con la cuenta analítica. Especifique la línea de orden y seleccione la cuenta analítica correcta. Confirme la venta.
Acepte la entrega e ingrese la factura. Una vez se ingresa la factura, el precio de costo (campo Precio del proveedor) se registrará en la cuenta analítica.
Subcontratación¶
El módulo de Compra se puede usar como se vio anteriormente para gestionar la subcontratación. Si compramos un servicio de otra empresa podemos volver a facturar este costo al vincular la línea de la orden de compra a la cuenta analítica correcta. Simplemente necesitamos crear el producto del proveedor correcto.
Nota
También puede llevar el seguimiento de los costos con las hojas de horas, consulte: Llevar el seguimiento de costos de recursos humanos con hojas de horas
Llevar el seguimiento de costos en la contabilidad¶
Ahora que todo se registró y apuntó en la cuenta analítica. Simplemente ábrala para revisar los costos relacionados con esa cuenta.
Ingrese al módulo de Contabilidad, haga clic en .
Seleccione «Paquete de consultoría - Smith» y haga clic en el botón de costo e ingreso para obtener la información general de todos los costos vinculados a la cuenta.
Nota
Si le gustaría también tener el ingreso, debe facturar el Paquete de consultoría en el menú de la factura y vincular la línea de la factura a esta misma cuenta analítica.