Rapprochement des espèces¶
Par défaut dans Odoo, les paiements enregistrés dans le journal d’espèces sont automatiquement rapprochés avec un montant en suspens et les factures clients ou fournisseurs correspondantes sont marquées comme En paiement jusqu’à ce qu’elles soient lettrées avec un relevé bancaire. Il est possible d”ignorer le statut En paiement pour les transactions en espèces, supprimant ainsi le besoin de lettrage avec un relevé bancaire.
Enregistrements de caisse¶
Au début de chaque journée, créez un enregistrement de caisse. Pour ce faire, allez à votre Tableau de bord de comptabilité et cliquez sur Nouvelle transaction dans le journal Espèces.
Saisissez le Solde initial de votre fonds de caisse et enregistrez, mais n’enregistrez pas encore l’écriture. Créez votre facture en allant au et confirmez-la. Cliquez sur Enregistrer un paiement et sélectionnez le Journal d’espèces. Répétez le processus pour chaque facture.
Retournez à votre Tableau de bord de comptabilité et cliquez à nouveau sur Nouvelles transactions. Cliquez sur le bouton Ajouter une ligne dans l’onglet Transactions et saisissez le total de l’argent gagné au cours de la journée. Ajoutez un nom de libellé en fonction de vos besoins. Saisissez le montant affiché sous Solde calculé dans le champ Solde final et assurez-vous qu’il correspond à votre fonds de caisse final.
Une fois que vous êtes sûr que le solde calculé est correct, cliquez sur Enregistrer, Publier et puis Rapprocher. Vous accédez alors à la page de rapprochement bancaire.
Rapprochement des paiements en espèces¶
Sur la page de rapprochement bancaire, recherchez dans la liste de la transaction de journal d’espèces que vous avez créée plus tôt. Pour pouvoir faire correspondre tous les paiements en espèces, assurez-vous qu’aucun partenaire n’est sélectionné dans le champ Sélectionner un partenaire. Si un partenaire est sélectionné, cliquez sur le champ et supprimez le partenaire. Ensuite, associez (ou faites correspondre) chaque paiement en espèces avec votre journal d’espèces en cliquant sur le paiement dans le champ Correspondance client/fournisseur et sur valider.
Note
Si votre solde final est supérieur ou inférieur au solde calculé, ajoutez une autre ligne de Transaction correspondant au montant supérieur ou inférieur afin de le faire correspondre ultérieurement lors du rapprochement.
Contournement du rapprochement des paiements en espèces¶
Important
Le contournement du journal d’espèces n’est recommandé qu’aux organisations qui n’ont pas besoin d’un rapport de caisse ou qui ne veulent pas effectuer de rapprochement des paiements en espèces.
Pour contourner le statut En paiement, allez à l’application et sélectionnez le journal d”espèces. Cliquez sur l’onglet Configuration des paiements et définissez un compte d”Espèces dans les champs Compte de paiements entrants en suspens et Comptant de paiements sortants en suspens, puis enregistré. Les paiements enregistrés dans le journal d”espèces contournent désormais le statut En paiement.
Astuce
Si vous utilisez de l’argent liquide pour payer des notes de frais, avancer des employés, si vous devez tenir des registres des flux de trésorerie ou si vous utilisez tout ce qui ressemble à une caisse, il peut être utile de créer un deuxième journal d’espèces qui utilise les comptes en suspens. De cette façon, vous pouvez à la fois générer et rapprocher les relevés bancaires lors de la clôture de votre session PdV ou de vos livres en fin de journée.