Suivi des factures¶
Un message de suivi peut être envoyé aux clients lorsqu’un paiement est en retard. Odoo vous aide à identifier les paiements en retard et vous permet de planifier et d’envoyer des rappels appropriés en utilisant des actions de relance qui déclenchent automatiquement une ou plusieurs actions en fonction du nombre de jours de retard. Vous pouvez envoyer des rappels par différents moyens, tels que par email, par courrier postal ou par SMS.
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Configuration¶
Pour configurer une Action de relance, allez à . Plusieurs actions de relance sont disponibles par défaut, mais vous pouvez en créer de nouvelles le cas échéant et vous pouvez modifier le nom et le nombre de jours après lesquels les actions de relance sont déclenchées. Les Actions de relance disponibles sont les suivantes :
Envoyer un email ;
Imprimer une lettre ;
Action manuelle (créer une tâche).
Il est possible d’envoyer automatiquement un rappel en activant l’option Exécution automatique et en joignant la ou les factures ouvertes avec l’option Joindre les factures ouvertes, dans le cadre d’une action de relance spécifique.
En fonction des Actions activées, l’onglet Message contient différentes options de message :
Le Sujet de l’email et la Description ou le contenu de l’email utilisé automatiquement ;
Si vous avez sélectionné l’option SMS, le contenu du SMS ;
Si vous avez activé l’option Action manuelle, vous pouvez assigner une personne dans le champ Attribuer un responsable chargée de gérer cette relance, définir le Type d’action manuelle (Email, Appel, etc.), et saisir une description de l”Action à effectuer.
Note
Le texte entre %(text)s récupère automatiquement les informations relatives au contact.
%(partner_name)s: Nom du contact ;
%(date)s: Date actuelle ;
%(amount_due)s: Montant dû par le contact ;
%(user_signature)s: Nom de l’utilisateur ;
%(company_name)s: Nom de la société de l’utilisateur.
Astuce
Définissez un nombre de jours négatif pour envoyer un rappel avant la date d’échéance réelle.
Rapports de suivi¶
Les factures en retard que vous devez suivre sont disponibles dans . Odoo applique par défaut le filtre Factures clients qui Nécessitent une action.
Lorsque vous sélectionnez une facture, vous voyez toutes les factures impayées du client (en retard ou non) et leurs paiements. Les dates d’échéance des paiements en retard apparaissent en rouge. Sélectionnez les paiements qui ne sont pas en retard en cliquant sur la colonne Exclus pour les exclure du rappel que vous allez envoyer.
C’est à vous de décider comment relancer votre client. Vous pouvez sélectionner Imprimer une lettre, Envoyer par email, Envoyer par la poste, Envoyer par SMS. Ensuite, cliquez sur Fait pour voir le prochain suivi qui requiert votre attention.
Note
Les informations de contact figurant sur la facture ou la fiche du contact sont utilisées pour envoyer le rappel.
Lorsque le rappel est envoyé, il est documenté dans le chatter de la facture.
Si ce n’est pas le moment d’envoyer un rappel, vous pouvez indiquer la Date du prochain rappel et cliquer sur Me rappeler plus tard. Vous recevrez le prochain rapport en fonction de la prochaine date du rappel définie sur le rapport.
Astuce
Rapprochez tous les relevés bancaires juste avant de lancer le processus de rappel pour éviter d’envoyer un rappel à un client qui a déjà payé la facture.
Niveau de confiance du débiteur¶
Pour savoir si un client paie généralement en retard ou non, vous pouvez définir un niveau de confiance en le marquant comme Bon débiteur, Débiteur normal, ou Mauvais débiteur sur leur rapport de relance. Pour ce faire, cliquez sur la puce à côté du nom du client et sélectionnez un niveau de confiance.
Envoyer des rappels groupés¶
Vous pouvez envoyer des emails de rappel groupés à partir de la page des Rapports de relance. Pour ce faire, sélectionnez tous les rapports que vous souhaitez traiter, cliquez sur l’icône d’engrenage Action et sélectionnez Traiter les relances.
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