Gastos

La aplicación Gastos de Odoo optimiza la gestión de los gastos. Después de que un empleado envíe sus gastos en Odoo, los equipos de gestión y contabilidad deberán revisarlos. Si se aprueban, se pueden procesar los pagos y devolverlos al empleado para su reembolso.

Véase

Gastos Odoo: página de producto

Establecer tipos de gastos

El primer paso para llevar un seguimiento de los gastos es configurar los diferentes tipos de gastos de la empresa (como productos en Odoo). Cada «producto» puede ser tan específico o general como sea necesario. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Productos de gastos para ver las categorías de gastos actuales en una vista de kanban predeterminada.

Para crear un nuevo producto de gasto, haga clic en Crear y aparecerá un formulario de producto. Solo necesita los campos Nombre del producto y Unidad de medida para crear un nuevo producto de gasto. Ingrese el Nombre del producto en el campo y seleccione la Unidad de medida desde el menú desplegable (la mayoría de los productos estarán configurados como Unidades, la selección automática).

Truco

La aplicación Ventas es donde se crean y editan las especificaciones sobre las unidades de medida (por ejemplo, unidades, millas, noches, etc.). Vaya a la aplicación Ventas ‣ Configuración ‣ Ajustes y asegúrese de que la opción Unidades de medida esté activada en la sección Catálogo de productos. Haga clic en el enlace interno Unidades de medida para ver, crear y editar las unidades de medida. Consulte este documento para obtener más información sobre las unidades de medida y cómo configurarlas.

El campo Costo del formulario de producto se completa con un valor de 0.00 de forma predeterminada. Cuando se debe reembolsar un gasto específico por un precio determinado, introduzca esa cantidad en el campo Costo. De lo contrario, deje el campo Costo en 0.00, y los empleados informarán el coste real cuando envíen un reporte de gastos.

Example

Estos son algunos ejemplos de cuándo es mejor establecer un costo específico en un producto en lugar de dejar el costo en 0.00:

• Alimentos: Establezca 0.00 en la etiqueta costo. Cuando un empleado registra un gasto por una comida, se debe introducir el importe real de la factura y se le reembolsará dicho importe. Un gasto por una comida de 95.23 dólares equivaldría a un reembolso de 95.23 dólares.

• Kilometraje: establezca 0.30 en el costo. Cuando un empleado registra un gasto por «kilometraje», debe introducir el número de kilómetros recorridos y se le reembolsarán 0.30 por kilómetro registrado. Un gasto de 100 kilómetros equivaldría a un reembolso de 30.00 dólares.

• Estacionamiento mensual: establezca el costo en 75.00. Cuando un empleado registre un gasto por «estacionamiento mensual», el reembolso será de $75.00.

• Gastos: establezca el costo en 0.00. Cuando un empleado registra un gasto que no es un alimento, kilometraje o estacionamiento mensual, utilice el producto genérico gastos. Un gasto por una laptop de $350.00 se registraría como un producto de gastos, y el reembolso sería de $350.00.

Seleccione una cuenta de gastos si usa la aplicación Contabilidad de Odoo. Se recomienda consultar con el departamento de contabilidad para determinar la cuenta correcta a la que hacer referencia en este campo, ya que afectará a los reportes.

Establezca un impuesto para cada producto en los campos impuestos del vendedor e impuestos del cliente, si es necesario. Una buena práctica sería utilizar un impuesto configurado con impuesto incluido en el precio. Si lo establece, los impuestos se configurarán de forma automática.

Registrar gastos

Crear un nuevo gasto de manera manual

Para registrar un nuevo gasto, comience en el tablero principal de la aplicación Gastos, que presenta la vista predeterminada Mis gastos a reportar. También se puede acceder a esta vista desde Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos a reportar.

Primero, haga clic en crear y luego complete los distintos campos del formulario.

• Descripción: introduzca una breve descripción del gasto en el campo descripción. Debe ser breve e informativa, como almuerzo con un cliente u hotel para una conferencia.

• Producto: seleccione el producto del menú desplegable que más se aproxime al gasto. Por ejemplo, un boleto de avión sería apropiado para un gasto de producto con el nombre Viajes.

• Total: introduzca el importe total pagado por el gasto de una de estas dos formas:

  1. Si el gasto solo corresponde a un artículo o es un gasto con un precio variable, ingrese el costo en el campo Total. Odoo no mostrará el campo Cantidad para un producto si no necesita especificar una cantidad. Por ejemplo, sería un producto con un precio unitario de 0.00 y una cantidad de 1.00.

  2. Si el gasto es por varios elementos del mismo artículo o es un gasto con un precio fijo, se muestra el precio unitario. Introduzca la cantidad en el campo correspondiente y el total se actualizará automáticamente con el total correcto (cantidad x precio unitario = total).

     Example

     Por ejemplo, en el caso del kilometraje recorrido, el precio unitario se establecería en el formulario del producto como el costo por kilómetro. Solo establezca la cantidad al número de kilómetros recorridos y se actualizará el total del gasto.

• Referencia de la factura: si hay algún texto de referencia que deba incluir en el gasto, escríbalo en este campo. Este campo no es visible para los productos de gastos en los que debe indicar una cantidad.

• Fecha de gastos: utilizando el módulo de calendario, introduzca la fecha en que se incurrió en el gasto. Utilice las flechas < (izquierda) y > (derecha) para navegar hasta el mes correcto y, a continuación, haga clic en el día correspondiente.

• Cuenta: seleccione la cuenta de gastos en la que debe registrarse este gasto en el menú desplegable.

• Cliente al que se le va a volver a facturar: si el gasto corresponde a algo que un cliente debe pagar, seleccione el cliente y la orden de venta relacionada que se facturará por este gasto en el menú desplegable. Por ejemplo, si un cliente desea adquirir un mueble personalizado y compró horas de diseño de nuestro empleado, esa orden de venta que enumera las horas seía la referencia para el cliente al que se le va a volver a facturar. Es posible que en la vista de lista haya muchas órdenes de venta diferentes que hagan referencia a la misma empresa, así que asegúrese de seleccionar la orden de venta correcta.

Nota

El campo Cliente al que se le va a volver a facturar solo es visible si el producto de gasto tiene Al costo o Precio de venta seleccionado en la sección Volver a facturar los gastos. Si en la sección Volver a facturar los gastos selecciona No, entonces el campo Cliente al que se le va a volver a facturar estará oculto.

• Cuenta analítica: seleccione la cuenta en la que debe registrarse este gasto en el menú desplegable.

• Empresa: si configura varias empresas, seleccione la empresa para la que se presenta este gasto en el menú desplegable. Si solo hay una, este campo se completa de forma automática.

• Empleado: gracias al menú desplegable, seleccione el empleado para el que es este gasto.

• Pagado por: haga clic en el botón de opción para indicar quién pagó el gasto y se le debe reembolsar. Si el empleado pagó el gasto (y se le debe reembolsar), seleccione Empleado (a reembolsar). Si la empresa pagó directamente (por ejemplo, si se utilizó la tarjeta de crédito de la empresa para pagar el gasto), seleccione Empresa.

• Notas…: Si necesita alguna nota para aclarar el gasto, introdúzcala en el campo de notas.

Una vez que haya completado todos los campos, haga clic en guardar.

Adjuntar un recibo

Después de guardar el gasto, el siguiente paso es adjuntar un recibo. Un nuevo botón con el nombre Adjuntar recibo aparece después de guardar, debajo del botón que antes decía guardar (pues se convierte en el botón Editar).

Haga clic en el nuevo botón Adjuntar recibo y aparecerá un explorador de archivos. Vaya al recibo que desea adjuntar y haga clic en Abrir. El nuevo recibo se registra en el chatter y el número de recibos aparecerá junto al icono 📎(clip) debajo del formulario de gastos. Si es necesario, puede adjuntar más de un recibo a un gasto individual. El número de recibos adjuntos al gasto aparecerá junto al icono con forma de clip.

Crear nuevos gastos a partir de un recibo escaneado

En lugar de introducir manualmente toda la información de un gasto para crearlo, puede escanear un recibo en formato PDF.

En la vista principal de la aplicación Gastos (también puede acceder a esta vista desde la aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos a reportar), haga clic en Escanear y aparecerá un explorador de archivos. Vaya hasta el recibo que desea subir, haga clic en él para seleccionarlo y después haga clic en Abrir.

Se escanea el recibo y se crea una nueva entrada con la fecha de ese día como la Fecha de gasto. También se completa cualquier otro campo posible con los datos escaneados, como el total. Haga clic en la nueva entrada para abrir el formulario de gasto individual y haga clic en Editar para hacer modificaciones. El recibo escaneado aparece en el chatter, haga los cambios pertinentes en el formulario y luego haga clic en guardar cuando complete toda la información.

Crear nuevos gastos de forma automática desde un correo electrónico

En lugar de crear cada gasto de forma individual en la aplicación Gastos, los puede crear automáticamente al enviar un correo electrónico a un seudónimo de correo electrónico.

Si desea hacerlo, primero debe configurar un seudónimo de correo electrónico. Vaya a la aplicación Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes. Asegúrese de habilitar los correos electrónicos entrantes.

Nota

Si es necesario configurar el seudónimo del dominio, aparecerá Configure su seudónimo de dominio debajo de la casilla de verificación de correos electrónicos entrantes en lugar del campo de dirección de correo electrónico. Consulte esta documentación para obtener instrucciones de configuración y más información: Nombres de dominio. Una vez configurado el seudónimo del dominio, el campo de dirección de correo electrónico aparecerá debajo de la sección de correos electrónicos entrantes.

A continuación, introduzca la dirección de correo electrónico que se utilizará en el campo de correo electrónico y haga clic en Guardar. Después de ingresar la dirección de correo puede enviar los correos a ese seudónimo para crear nuevos gastos sin tener que acceder a la base de datos de Odoo.

Para enviar un gasto por correo electrónico, cree un nuevo mensaje e introduzca el código de referencia interna del producto (si está disponible) y el importe del gasto en el asunto del mensaje. Luego, adjunte el recibo al correo electrónico. Odoo crea el gasto tomando la información en el asunto del correo electrónico y combinándolo con el recibo.

Para comprobar la referencia interna de un producto de gastos, vaya a la aplicación Gastos ‣ Configuración ‣ Productos de gastos. Si aparece una referencia interna en el producto, será visible en esta vista.

Para agregar una referencia interna a un producto de gastos, haga clic en el producto y, a continuación, haga clic en Editar. En el modo de edición, agregue la referencia interna al campo correspondiente y debajo del campo anterior aparecerá el siguiente mensaje: Utilizar esta referencia como prefijo en el asunto al enviar por correo electrónico..

Nota

Por motivos de seguridad, Odoo solo acepta los correos electrónicos de empleados autenticados al crear un gasto desde un correo electrónico. Para confirmar una dirección de correo electrónico de empleado autenticado, vaya a la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados y verifique el correo de trabajo en el campo principal.

Example

Si envía un gasto de alimento por correo electrónico por $25.00 durante un viaje de trabajo, el asunto del correo electrónico sería Ref005 Comida $25.00.

Explicación:

• La referencia interna para el producto de gastos Comidas es Ref005.

• El costo del gasto es $25.00

Crear un reporte de gastos

Cuando los gastos estén listos para su envío (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes), deberá crear un reporte de gastos. Vaya al tablero principal de la aplicación Gastos, que mostrará la vista predeterminada Mis gastos, o vaya a la aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos a reportar.

Primero seleccione cada gasto específico para el reporte con un clic en la casilla de verificación que aparece junto a cada entrada. También puede seleccionar todos los gastos de la lista si hace clic en la casilla de verificación que aparece junto a la Fecha del gasto.

Una vez que seleccionó los gastos, haga clic en el botón Crear reporte. El nuevo reporte aparecerá con todos los gastos enumerados, y los campos Empleado, Pagado por, Diario de gastos,y Empresan se completan de forma automática con los gastos individuales en el reporte.

Le recomendamos agregar un breve resumen a cada reporte para que esto le ayude a mantener los gastos organizados. Escriba una breve descripción (como Viaje con clientes a Nueva York o Reparaciones para el vehículo de la empresa) en el campo Resumen del reporte de gastos.

Nota

Si todos los gastos corresponden a la misma fecha, el campo Resumen del reporte de gastos se completará con la fecha de los gastos.

A continuación, seleccione un gerente en el menú desplegable para que la persona asignada revise el reporte.

Si algunos gastos que deberían estar en el reporte no aparecen, todavía puede agregarlos. Haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gasto. Haga clic en la casilla de verificación junto a cada uno para agregarlos, luego haga clic en Seleccionar. Los elementos ahora aparecen en el reporte que acaba de crear.

Cuando haya completado todas las modificaciones, haga clic en Guardar. Una vez que el reporte de gastos está guardado, el botón inteligente Gastos aparece en la esquina superior derecha y enumera los gastos en el reporte, haga clic en él para ver los gastos individuales del reporte en una lista.

Presentar un reporte de gastos

Cuando se completa un reporte de gastos, el siguiente paso es enviar el reporte a un gerente para que lo apruebe. Es necesario enviar los reportes de forma individual, no por lotes. Abra el reporte correspondiente en la lista de reportes de gastos (si aún no lo ha abierto). Para ver todos los reportes de gastos, vaya a la aplicación Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis reportes.

Si la lista es grande, puede ser útil agrupar los resultados por estado, ya que solo es necesario enviar los reportes que se encuentran en borrador, mientras que los reportes con estado aprobado o enviado no.

Nota

El estado de cada reporte aparece en la columna Estado de la derecha. Si la columna Estado no está visible, haga clic en el icono ⋮ (opciones adicionales) que se ubica al final de la fila y presione la casilla junto a Estado.

Haga clic en un reporte para abrirlo y, a continuación, haga clic en Enviar al gerente. Tras enviar un reporte, el siguiente paso es esperar a que el gerente lo apruebe.

Importante

Las secciones gastos/aprobar, gastos/registrar y gastos/reembolsar son solo para usuarios que cuenten con los derechos necesarios.

Aprobar gastos

En Odoo, no cualquiera puede aprobar reportes de gastos, esta acción solo puede realizarla los usuarios con los derechos (o permisos) necesarios. Esto significa que un usuario debe ser responsable de aprobar en el equipo en la aplicación Gastos. Los empleados con los derechos necesarios pueden revisar los reportes de gastos, aprobarlos o rechazarlos, así como también proporcionar retroalimentación gracias a la herramienta integrada de comunicación.

Para ver quién tiene derechos de aprobación, vaya a la aplicación principal Ajustes y haga clic en Administrar usuarios.

Nota

Si la aplicación Ajustes no está disponible, entonces es necesario configurar algunos derechos en la cuenta. En la pestaña Permisos de acceso de la tarjeta de un usuario en la aplicación Ajustes, la sección Administración está configurada con alguna de estas tres opciones:

• Ninguno (vacío): el usuario no puede acceder a la aplicación Ajustes.

• Derechos de acceso: el usuario solo puede ver la sección usuarios y empresas de la aplicación Ajustes.

• Ajustes: el usuario tiene acceso completo a la aplicación Ajustes.

Consulte este documento para obtener más información sobre la gestión de usuarios y sus permisos de acceso.

Haga clic en una persona para ver su tarjeta, que muestra la pestaña Derechos de acceso en la vista predeterminada. Desplácese hacia abajo hasta la sección Recursos humanos. En Gastos, hay cuatro opciones:

• Ninguno (en blanco): un campo en blanco significa que el usuario no tiene derechos para ver o aprobar reportes de gastos, y solo puede ver los suyos.

• Responsable de aprobar en el equipo: el usuario solo puede ver y aprobar reportes de gastos para un equipo específico.

• Aprobador total: el usuario puede ver y aprobar cualquier reporte de gastos.

• Administrador: el usuario puede ver y aprobar cualquier reporte de gastos, así como acceder a los menús de reportes y configuración de la aplicación Gastos.

Los usuarios que pueden aprobar los reportes de gastos (por lo general son los gerentes) pueden ver con facilidad todos los reportes de gastos para validar. Vaya a la aplicación Gastos‣ Reportes de gastos ‣ Reportes por aprobar. Esta vista muestra todos los reportes de gastos que se han presentado pero que aun no están aprobados, como se indica en la etiqueta Presentado en la columna de estado.

Los reportes se pueden aprobar de dos maneras (de forma individual o varios a la vez), pero se pueden rechazar solo de una. Permanezca en la vista de lista para aprobar varios informes de gastos a la vez. Seleccione los reportes a aprobar, haga clic en la casilla de verificación junto a cada reporte o haga clic en la casilla junto a Empleado para seleccionar todos los reportes en la lista y después haga clic en el botón Aprobar reporte. El número de reportes seleccionados aparece junto al botón Aprobar reporte en un botón X seleccionado, donde X es el número de reportes seleccionados actualmente.

Para aprobar un reporte individual, haga clic en un reporte, esto le llevará a una vista detallada de ese reporte. En esta vista, podrá observar las siguientes opciones: Aprobar, Rechazar o Restablecer como borrador. Haga clic en Aprobar para aprobar el reporte.

Si hace clic en Rechazar, aparecerá una ventana emergente. Escriba una breve explicación sobre el Motivo para rechazar el gasto en el campo correspondiente y, a continuación, haga clic en Rechazar.

Los gerentes de equipo pueden ver con facilidad todos los reportes de gastos a aprobar de los miembros de su equipo. Desde la vista Reportes por aprobar haga clic en Filtros y luego en Mi equipo. Esto muestra todos los reportes a aprobar que pertenecen al equipo del gerente. Allí podrá ver todos los reportes de su equipo, solo haga clic en la barra Buscar… y elimine el filtro Aprobar, solo mantenga el filtro Mi equipo activo.

Truco

Si necesita obtener más información, por ejemplo, en caso de que haga falta un recibo, puede comunicarse con facilidad desde el chatter. Si se encuentra en un reporte individual, solo debe hacer clic en Enviar mensaje para abrir el cuadro de texto de mensaje. Escriba un mensaje, etiquete a la persona correspondiente (si es necesario), y publíquelo en el chatter cuando haga clic en Enviar. El mensaje se publicará en el chatter y la persona etiquetada recibirá una notificación por correo electrónico, al igual que sus seguidores.

Tenga en cuenta que solo puede etiquetar a los seguidores en un mensaje. Para etiquetar a alguien que no se encuentra dentro de los seguidores, primero agréguelos. Haga clic en el icono 👤 (persona) y luego haga clic en Agregar seguidores, escriba el nombre correspondiente en el campo Destinatarios y, por último, haga clic en Agregar seguidores.

Registrar gastos en Contabilidad

Una vez que un reporte de gastos está aprobado, el siguiente paso es registrar el reporte en el diario contable. Para ver todos los reportes de gastos por contabilizar, vaya a Gastos ‣ Reportes de gastos ‣ Reportes por contabilizar.

Al igual que las aprobaciones, puede publicar los reportes de gastos de dos formas (individual o varios a la vez). Para publicar varios reportes de gastos a la vez, permanezca en la vista de lista. Primero seleccione los reportes que desea contabilizar, haga clic en la casilla ubicada junto a cada reporte o haga clic en la casilla ubicada junto a Empleado para seleccionar todos los reportes de la lista. A continuación, haga clic en Publicar asientos.

Para publicar un reporte individual, haga clic en un reporte para ir a la vista detallada de ese reporte. En esta vista, se presentan varias opciones: Publicar asientos contables, Reporte en el siguiente recibo de nómina, Rechazar o Restablecer como borrador. Haga clic en Publicar asientos para publicar el reporte.

Si hace clic en Rechazar aparecerá una ventana emergente. Escriba una breve explicación acerca del motivo para rechazar el gasto en el campo correspondiente y, a continuación, haga clic en Rechazar. Puede ver los reportes rechazados en la aplicación Gastos ‣ Reportes de gasto ‣ Todos los reportes.

Nota

Para publicar reportes de gastos en un diario contable, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso:

• Contabilidad: Contable o asesor

• Gastos: Responsable

Reembolsar a los empleados

Después de publicar un reporte de gastos en un diario contable, el siguiente paso es reembolsar al empleado. Para ver todos los reportes de gastos pendientes de pago, vaya a Gastos ‣ Reportes de gastos ‣ Reportes pendientes de pago.

Así como con las aprobaciones y publicaciones, los reportes de gastos se pueden pagar de dos formas (de manera individual o varias al mismo tiempo). Para pagar varios reportes de gastos al mismo tiempo, vaya a la vista de lista. Primero, seleccione los reportes por pagar y haga clic en la casilla que se encuentra junto a cada reporte, o haga clic en la casilla junto a Empleado para seleccionar todos los reportes en la lista. Luego, haga clic en Registrar pago.

Para pagar un reporte individual, haga clic en el reporte y vaya a la vista detallada de dicho reporte. Haga clic en Registrar pago para pagarle al empleado.

Volver a facturar los gastos a los clientes.

Si debe regresar un gasto hecho por un cliente y no por la empresa, puede realizar el cargo del gasto al cliente automáticamente. Esto se hace referenciando la orden de venta a la que se le debe aplicar el gasto al crearlo.

Los siguientes pasos son los mismos que si estuviera regresando un gasto hecho por la empresa en lugar del cliente. Los gastos se registran en un reporte de gastos y luego ese reporte se sube para que un gerente lo apruebe. Luego, el departamento de contabilidad publica ese asiento contable.

Por último, una vez que el reporte de gastos se publique en el diario, el gasto aparecerá en la orden de venta que se referenció cuando se creó el gasto por primera vez.

Ahora podrá facturar la orden de venta, y por lo tanto, podrá facturar al cliente por el gasto.

Configurar

Primero, especifique la política de facturación para cada producto de gastos. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Productos de gastos. Haga clic en el producto del gasto para editarlo, luego haga clic en Editar. En la sección Facturación seleccione la Política de facturación y Política para volver a facturar haciendo clic en el botón del radio que está junto a la selección deseada.

Política de facturación:

• Cantidades ordenadas: el producto del gasto solo facturará los gastos basados en las cantidades ordenadas.

• Cantidades entregadas: el producto del gasto solo facturará gastos basado en las cantidades entregadas.

Política para volver a facturar los gastos:

• No: el producto de gastos no se volverá a facturar.

• Al costo: el producto de gastos facturará los gastos con su costo real.

• A precio de venta: el producto del gasto se facturará el precio establecido en la orden de ventas.

Crear un gasto y un reporte de gastos

Primero, cuando se crea un nuevo gasto, necesita escribir la información correcta para volver a facturar a un cliente. Seleccione la orden de venta desde el menú desplegable donde aparecerá el gasto en la sección Cliente al que se le volverá a facturar. Luego, seleccione la Cuenta analítica en dónde se publicará el gasto. Después de crear el gasto, necesita crear y subir el gasto de reportes como siempre.

Importante

Es muy importante seleccionar un Cliente a quién se le volverá a facturar pues no podrá modificar este campo una vez que el campo se agregue al reporte de gastos.

Validar y publicar gastos

Solo los empleados con permisos (casi siempre los gerentes o supervisores) pueden aprobar gastos. Antes de aprobar un reporte de gastos, asegúrese de que la Cuenta analítica esté configurada en cada línea de gastos en el reporte. Si falta una Cuenta analítica, haga clic en Editar y seleccione la cuenta correcta desde el menú desplegable y luego haga clic en Aprobar o Rechazar.

Casi siempre el departamento de contabilidad es responsable de publicar asientos contables. Una vez aprobado el reporte de gastos, se puede publicar. La orden de ventas se actualiza solo después de que se publica el asiento contable, y entonces los gastos aparecerán en la orden de ventas referenciadas.

Gastos de factura

Una vez que la orden de ventas se actualiza, es hora de facturar al cliente. Después de que se aprobó el reporte de gastos y se publicó el asiento contable, pude abrir la orden de ventas y puede ver los gastos. Haga clic en cualquier lado de la línea de gastos y aparecerán los detalles de ese gasto individual en una ventana emergente. Haga clic en la orden de ventas que esta listada junto a Cliente al que se le volverá a facturar.

La orden de venta aparece y los gastos ahora se enumeran en la pestaña Líneas de la orden .

Luego, haga clic en Crear factura y seleccione si la factura será Factura regular, Anticipo (porcentaje), o un Anticipo (importe fijo) haciendo clic en el botón de radio que aparece junto a él. Luego, haga clic en Crear factura. Finalizó la facturación de gastos a un cliente.