Limpieza de datos

La aplicación Limpieza de datos de Odoo mantiene la integridad y consistencia de los datos gracias a las siguientes funciones:

• Deduplicación: fusiona o elimina entradas duplicadas para que los datos en la base de datos sean únicos.

• Reciclaje: identifica registros desactualizados para archivarlos o eliminarlos.

• Formato: homologa los datos de texto al encontrar y sustituir el mismo de acuerdo a necesidades específicas.

Las reglas personalizables garantizan que los datos textuales se mantengan actualizados, optimizados, tengan un formato consistente y estén alineados con los requisitos de formato específicos de la empresa.

Instalación de módulos

La aplicación Limpieza de datos consta de varios módulos. Instale los siguientes para acceder a todas las funciones disponibles:

Nombre Nombre técnico	Descripción
Reciclaje de datos data_recycle	Módulo base para habilitar la función de reciclaje, está disponible en la edición Community de Odoo.
Limpieza de datos data_cleaning	Habilita la función de limpieza de campos para darle formato a los datos textuales en varios registros, solo está disponible en la edición Enterprise de Odoo.
Limpieza de datos (fusión) data_merge	Habilita la función de deduplicación para encontrar registros similares (o duplicados) y fusionarlos, solo está disponible en la edición Enterprise de Odoo.

Additionally, several app-specific modules are available

Deduplicación de CRM data_merge_crm	Habilita la función de deduplicación en la aplicación CRM y utiliza la función de fusión predeterminada de CRM.
Acción de fusión para Servicio al cliente data_merge_helpdesk	Habilita la función de fusión en la aplicación Servicio al cliente.
Acción de fusión para Proyecto data_merge_project	Habilita la función de fusión en la aplicación Proyecto.
Deduplicación de UTM data_merge_utm	Habilita la función de fusión en la aplicación Rastreador UTM.
Sistema de gestión de almacén - Fusión de contabilidad data_merge_stock_account	Crea una advertencia en caso de fusionar productos que podrían afectar la valuación de inventario si la aplicación Inventario está instalada.

Deduplicación

El tablero de duplicados agrupa los registros similares para fusionarlos si coinciden con las condiciones dentro del conjunto de registros establecidas por las reglas de deduplicación.

Vaya a este tablero desde Limpieza de datos ‣ Deduplicación.

La barra lateral REGLA incluye todas las reglas de deduplicación activas y muestra el número total de duplicados detectados junto a ellas.

La regla Todos está seleccionada de forma predeterminada. Los registros se agrupan de acuerdo a su regla, con una calificación de similitud (de 100%), con las siguientes columnas:

• Creado el: la fecha y hora de creación del registro original.

• Nombre: el nombre o título del registro original.

• Valores de campo: los valores del registro original de los campos que se utilizan para detectar duplicados.

• Se utiliza en: incluye otros modelos que hacen referencia al registro original.

• ID: el ID único del registro original.

• Es el registro maestro: Los registros duplicados se fusionan con el registro maestro. Solo puede haber un registro maestro en un grupo de registros similares.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLA para filtrar los registros duplicados.

Fusionar registros duplicados

Para fusionar los registros primero debe elegir un registro maestro en el grupo de registros similares. El registro principal es la base con la que se fusiona toda la información adicional de los registros similares.

No seleccione ningún registro como maestro para que Odoo elija uno aleatorio para fusionarlo.

Primero haga clic en el botón Fusionar ubicado en la parte superior del grupo de registros similares y después haga clic en De acuerdo para confirmar la fusión.

Una vez que se fusiona un registro, se registra un mensaje en el chatter del registro principal en el que se describe la fusión. Algunos registros, como las tareas de Proyecto, se registran en el chatter con un enlace al registro antiguo como una referencia útil acerca de la fusión.

Truco

Haga clic en el botón DESCARTAR para descartar los grupos. El grupo quedará oculto de la lista y lo archivará.

Seleccione el filtro Descartados en la barra de búsqueda para ver los grupos descartados.

Reglas de deduplicación

Las reglas de deduplicación definen las condiciones para detectar los registros como duplicados.

Puede configurar estas reglas para todos los modelos en la base de datos y usar diferentes niveles de especificidad. Para ello, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Deduplicación.

Truco

Las reglas de deduplicación se ejecutan una vez al día de forma predeterminada como parte de las funciones de un cron de acciones programadas (Fusión de datos: Buscar registros duplicados), pero puede ejecutarlas de forma manual en cualquier momento.

Modificar reglas de deduplicación

Seleccione una regla predeterminada para editarla o haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva.

Primero elija un modelo para esta regla. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un dominio para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

El campo Eliminación de duplicados aparece según el modelo que haya seleccionado. Elija si desea archivar o eliminar los registros fusionados.

Después, seleccione un modo de fusión:

• Manual: deberá fusionar los grupos duplicados de manera manual. También habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: los grupos duplicados se fusionan en automático sin notificar a los usuarios, basándose en los registros con un porcentaje de similitud superior al umbral establecido en el campo Umbral de similitud.

Habilite el botón Activo para comenzar a incluir los registros duplicados con esta regla en cuanto la guarde.

Por último, cree al menos una regla de deduplicación en el campo Reglas de deduplicación. Haga clic en Agregar una línea en la columna Campo de ID único.

• Seleccione uno de los campos del modelo con el menú desplegable Campo de ID único. Este campo se referenciará para registros similares.

• Seleccione una condición en el campo Coincide si para aplicar la regla de deduplicación según el texto en el Campo de ID único:

  • Coincidencia exacta: los caracteres del texto coinciden de manera exacta.

  • Coincidencia que no distingue entre mayúsculas, minúsculas y acentos: los caracteres del texto coinciden sin importar si están en mayúsculas, minúsculas o si tienen acentos.

Importante

Debe configurar al menos una regla de deduplicación para que la regla capture los duplicados.

Truco

También están disponibles otros campos para realizar una configuración más avanzada.

El campo Interempresa estará disponible si la base de datos es multiempresa. Al habilitarlo también se sugieren los registros duplicados de otras empresas.

Active el Modo de desarrollador (modo de depuración) para visualizar el campo Umbral de sugerencia. Los duplicados que tengan una similitud menor a la configurada en el campo anterior no formarán parte de las sugerencias.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros duplicados.

Ejecutar una regla de deduplicación manualmente

Para ejecutar una regla de deduplicación específica de forma manual en cualquier momento, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Deduplicación y seleccione la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Deduplicar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Duplicados mostrará el número de duplicados capturados.

Haga clic en el botón inteligente Duplicados para gestionar estos registros.

Reciclar registros

Use la función Reciclar registros para eliminar los registros antiguos y obsoletos de la base de datos.

El tablero de registros de reciclado de campos muestra los registros que puede archivar o eliminar de acuerdo a las condiciones establecidas dentro de los registros por las reglas de reciclaje de registros.

Vaya a este tablero desde Limpieza de datos ‣ Reciclar registros.

La barra lateral REGLAS DE RECICLADO enumera todas las reglas de registro de reciclado activas.

La opción Todos está seleccionada de forma predeterminada. Los registros aparecen con las siguientes columnas:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLAS DE RECICLADO para filtrar los registros.

Para reciclar registros, haga clic en el botón Validar ubicado en la fila del registro.

El registro se recicla después de presionar ese botón. Según la manera en que esté configurada la regla, se archivará o eliminará de la base de datos.

Truco

Haga clic en el botón Descartar para descartar los grupos. Al hacerlo, el registro ya no aparecerá en la lista y la regla de reciclaje no lo detectará.

Seleccione el filtro Descartado en el menú desplegable de la barra de búsqueda para ver estos registros.

Reglas de reciclado de registros

Las reglas de reciclado de registros definen las condiciones del reciclaje de los registros.

Puede configurar estas reglas para todos los modelos en la base de datos y usar diferentes niveles de especificidad. Para ello, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reciclar registros.

Truco

Las reglas de reciclado se ejecutan una vez al día de forma predeterminada como parte de las funciones de un cron de acciones programadas (Reciclado de datos: limpiar registros), pero puede ejecutarlas de forma manual en cualquier momento.

No existen reglas de reciclaje de registros de forma predeterminada. Haga clic en el botón Nuevo para crear una.

Primero elija un modelo para esta regla en el formulario de regla de reciclaje de registro. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un filtro para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

Luego, configure el campo y el intervalo para que la regla detecte los registros a reciclar:

• Campo de tiempo: Seleccione un campo del modelo para basar el tiempo (Delta).

• Delta: Escriba la duración del tiempo. Debe ser un número entero (por ejemplo, 7).

• Unidad delta: Seleccione la unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).

Después, seleccione un modo de reciclado:

• Manual: Deberá reciclar de forma manual los registros detectados y habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: Fusiona los grupos reciclados en automático sin notificar a los usuarios.

Por último, seleccione una acción de reciclaje para archivar o eliminar registros. Si selecciona Eliminar, elija si desea incluir los registros archivados en la regla.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros a reciclar.

Example

Es posible configurar una regla de reciclaje para eliminar oportunidades y leads archivados que tuvieron su última actualización hace un año y que cuentan con un motivo de pérdida de la siguiente manera:

• Modelo: Lead/Oportunidad

• Filtro:

  • Activo es no establecido

  • Motivo de pérdida está en Demasiado caro

• Campo de tiempo: Última actualización el (Lead/Oportunidad)

• Delta: 1

• Unidad delta: Años

• Modo de reciclado: Automático

• Accion de reciclar: Eliminar

• Incluir archivados:

Ejecutar una regla de reciclado manualmente

Para ejecutar una regla de reciclado específica de forma manual en cualquier momento, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reciclar registros y seleccione la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Ejecutar ahora en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros mostrará el número de registros capturados.

Haga clic en el botón inteligente Registros para gestionar estos registros.

Limpieza de campos

Utilice la función de limpieza de campos para mantener un formato uniforme de nombres, números de teléfono, IDs y otros campos en la base de datos.

El tablero de registros de limpieza de campos muestra los cambios de formato en los datos de los campos de un registro para seguir la convención definida por las reglas de limpieza de campos.

Vaya a este tablero desde Limpieza de datos ‣ Limpieza de campos.

La barra lateral REGLAS DE LIMPIEZA enumera todas las reglas de limpieza activas.

La regla Todos está seleccionada de forma predeterminada. Los registros aparecen con las siguientes columnas:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

• Campo: El campo del registro original que contiene el valor a formatear.

• Actual: El valor actual en el campo del registro original.

• Sugerido: El valor sugerido con formato en el campo del registro original.

Para limpiar y dar formato a los registros, haga clic en el botón Validar que se encuentra en la fila del registro.

Después de esto, el registro queda con el nuevo formato o se limpia.

Truco

Haga clic en el botón Descartar para descartar los registros. Al hacerlo, el registro ya no aparecerá en la lista y la regla de limpieza de campos no lo volverá a detectar.

Seleccione el filtro Descartados en la barra de búsqueda para ver los registros descartados.

Reglas de limpieza de campos

Las reglas de limpieza de campos definen las condiciones para limpiar o dar formato a los campos.

Puede configurar estas reglas para todos los modelos en la base de datos y usar diferentes niveles de especificidad. Para ello, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Limpieza de campos.

Truco

Las reglas de limpieza de campos se ejecutan una vez al día de forma predeterminada como parte de las funciones de un cron de acciones programadas (Limpieza de datos: Limpiar registros), pero puede ejecutarlas de forma manual en cualquier momento.

De forma predeterminada, existe una regla de contacto para dar formato y limpiar los registros de la aplicación Contactos. Seleccione el registro del contacto para editarlo o haga clic en el botón Nuevo para crear una regla.

Primero elija el modelo al que se aplicará esta regla en el formulario de la regla de limpieza de campos. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

Configure al menos una regla. Haga clic en Agregar una línea en la sección Reglas.

Al hacerlo, aparecerá la ventana emergente Crear reglas. Configure los siguientes campos:

• Seleccione un campo a limpiar del modelo para asignarlo a una acción.

• Seleccione una de las siguientes opciones de acción:

  • Ajustar espacios muestra el campo Ajustar, donde puede seleccionar entre las opciones Todos los espacios o Espacios innecesarios. Se consideran innecesarios los espacios al inicio, al final y los consecutivos.

    Example

    El nombre de contacto Dr.  John  Doe se puede formatear con las siguientes opciones en Ajustar:

    • Todos los espacios: DR.JohnDoe

    • Espacios innecesarios: DR. John Doe

  • Establecer mayúsculas y minúsculas muestra el campo Mayúsculas y minúsculas para seleccionar entre Primera letra con mayúscula, Todo en mayúsculas o Todo en minúsculas.

    Example

    El título del lead u oportunidad lumber inc, Lorraine douglas se puede formatear con las siguientes opciones en Mayúsculas y minúsculas:

    • Primera letra con mayúscula: Lumber Inc, Lorraine Douglas

    • Todo en mayúsculas: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

    • Todo en minúsculas: lumber inc, lorraine douglas

  • Formato de teléfono convierte el número de teléfono a un formato de país extranjero.

    Example

    • Bélgica: 061928374 +32 61 92 83 74

    • Estados Unidos: 800 555-0101 +1 800-555-0101

  • Desechar HTML convierte el HTML a texto sencillo.

    Example

    Texto HTML

    <h1>John Doe</h1>
    <p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
    

    Texto sin formato

    **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com
    

  Una vez que seleccione un campo y una acción, haga clic en Guardar para cerrar la ventana emergente Crear reglas

Después, seleccione el Modo de limpieza:

• Manual: requiere que cada campo detectado se limpie de forma manual y activa el campo Notificar usuarios.

• Automático: limpia campos de forma automática sin notificar a los usuarios.

Una vez que haya terminado de configurar las reglas, cierre el formulario de reglas o ejecute la regla de forma manual para capturar los campos por limpiar al instante.

Ejecutar una regla de limpieza de campos de forma manual.

Para ejecutar una regla de limpieza de campos específica en cualquier momento, vaya a la aplicaión Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Limpieza de campos y seleccione la regla que ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, seleccione el botón Limpiar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros muestra el número de registros capturados.

Haga clic en el botón inteligente Registros para gestionar los registros.

Gestor de acciones de fusión

El Gestor de acciones de fusión activa o desactiva la acción Fusión disponible en el menú Acciones para modelos en la base de datos.

Active el modo de desarrollador y vaya a la aplicación de Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Gestor de acciones de fusión.

Los modelos se enlistan con las siguientes columnas-,

• Modelo: nombre técnico del modelo.

• Descripción del modelo: nombre en pantalla del modelo.

• Tipo: si el modelo es del tipo Objeto básico u Objeto personalizado.

• Modelo transitorio: el modelo gestiona datos temporales que no necesitan almacenarse a largo plazo en la base de datos.

• Se puede fusionar: activa la acción Fusión para el modelo.

Para ver qué modelos están activados de forma predeterminada, use la barra de búsqueda para filtrar modelos que se puedan fusionar.

Ver también

Fusionar contactos