Usar números de serie para rastrear productos

Los números de serie son una de las dos maneras en las que podemos identificar productos para rastrearlos con Odoo. Un número de serie es un identificador único que se le asigna a los productos o artículos de manera incremental (o secuencial) para distinguirlos de otros productos y artículos.

Los números de serie consisten de diferentes tipos de caracteres: pueden ser solo numéricos, o pueden contener letras y otros tipos de símbolos tipográficos. También pueden ser una mezcla de todos los anteriores.

Asignamos números de serie a productos individuales para asegurarnos de que es posible identificar el historial de cada artículo conforme se mueve a lo largo de la cadena de suministro. Esto puede ser útil para fabricadores que proveen servicios posventa a productos que ya vendieron y entregaron.

Ver también

Números de lote

Activar lotes y números de serie

Para rastrear productos usando los números de serie debe activar la función Números de lote y de serie. Para hacerlo, vaya a la aplicación de Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes, baje a la sección Trazabilidad y haga clic en la casilla junto a Números de lote y de serie. Acuérdese de hacer clic en el botón Guardar.

Opción de lotes y números de serie activada.

Configurar el rastreo por número de serie en los productos

Ya que activó los Números de lote y de serie podrá rastrear productos individuales mediante los números de serie. Para configurar esto, vaya a la aplicación Inventario ‣ Productos ‣ Productos y seleccione el producto que quiere rastrear.

Ya que esté en el formulario de producto, haga clic en Editar y después en la pestaña Inventario.

En el formulario de producto vaya a la pestaña Inventario y baje a la sección Trazabilidad. Después seleccione la opción Por número de serie único y haga clic en el símbolo de nube para guardar los cambios de manera manual. Ahora puede seleccionar números de serie existentes o nuevos a lotes de este producto que reciba o fabrique.

Rastreo por número de serie activado en el formulario de producto

Advertencia

Si no se le ha asignado un número de serie a un producto, aparecerá una ventana amergente de error del usuario. En el error se le indicará que tiene productos en existencia que no cuentan con número de serie/de lote, pero usted les puede asignar uno con un ajuste de inventario

Crear nuevos números de serie para productos que ya están en existencias.

Puede crear nuevos números de serie para productos que ya están en stock y no tienen un número de serie asignado. Para esto, vaya a Inventario ‣ Productos ‣ Números de serie/lote y haga clic en Crear. Al hacerlo aparecerá un formulario vacío de número de serie o lote en el que se generará un nuevo número de serie o lote de manera automática.

Truco

Aunque Odoo genera el nuevo número de lote/serie de manera automática según el número más reciente, usted lo puede cambiar a que sea el número que usted quiera. Solo tiene que hacer clic en la línea debajo del título Número de lote/serie y cambie el número que se generó.

Una vez que se haya generado el Número de lote/serie, haga clic en el campo junto a Producto para mostrar un menú desplegable. En este menú seleccione el producto al que se le asignará el nuevo número.

En este formulario también tendrá la opción de ajustar la Cantidad para asignar un número de Referencia interna único (por motivos de trazabilidad) y para asignarle una configuración de número de lote/serie a un sitio web específico en el campo Sitio web (si está trabajando en un entorno con varios sitios web).

También puede agregar una descripción detallada para este número de lote/serie en la pestaña Descripción que se encuentra abajo.

Cuando complete la configuración, haga clic en Guardar para guardar los cambios que hizo.

Nuevo número de serie que se creó para un producto en existencias.

Luego de crear un nuevo número de serie, se lo podrá asignar al producto que quiera. Una vez que haya guardado los cambios, regrese al formulario de producto desde Productos ‣ Productos y seleccione el producto al que le asignó el número de serie que acaba de crear.

En el formulario del producto, haga clic en el botón inteligente Número de lote/serie para ver el número de serie nuevo

Gestionar números de serie de envíos y recepciones

Puede asignarle números de serie a bienes tanto salientes como entrantes. Para bienes entrantes, debe asignar el número de serie directamente en el formulario de la orden de compra. Para bienes salientes, los números de serie se asignan directamente en el formulario de la orden de venta.

Asignar números de serie a los productos recién recibidos

Es posible asignar números de serie desde la recepción a los bienes entrantes al hacer clic en el botón inteligente Operaciones detalladas o al hacer clic en el icono ⦙≣ (lista con viñetas) de la línea del producto.

Visualización del icono de la lista con viñetas y el botón inteligente Operaciones detalladas.

Advertencia

Al hacer clic en el botón Validar antes de asignar un número de serie a los productos que recibió hará que aparezca la ventana emergente Error de usuario. En esta ventana deberá ingresar un lote o número de serie para los productos que ordenó. Las solicitudes de cotización no se pueden validar sin que les haya asignado un número de serie.

Ventana emergente de error de usuario en el que se pide que se ingrese un número de serie.

Hay varias maneras de hacer esto, puede asignar números de serie de forma manual, que los números de serie se asignen en automático o puede copiar y pegar números de serie desde una hoja de cálculo.

Asigne números de serie de manera automática

Si necesita asignar números de serie a muchos productos, Odoo puede generar y asignar números de serie para cada producto individual de manera automática.

Para lograr que Odoo haga esto, en la ventana emergente Operaciones detalladas ponga el primer número de serie en el orden que los quiere asignar en el campo Primer NS.

Después escriba el número total de artículos a los que necesita asignar un nuevo número de serie en el campo Cantidad de NS.

Finalmente, haga clic en Asignar números de serie para que la lista se llene con números de serie que coincidan con el número de productos que ordenó.

Asignación de números de serie automática en la ventana emergente de operaciones detalladas.

Copiar y pegar los números de serie desde una hoja de cálculo

Para copiar y pegar los números de serie desde una hoja de cálculo existente, primero debe llenar el archivo con todos los números de serie que recibió del proveedor (o que usted escogió de manera manual al recibir la mercancía). Después debe copiar y pegarlos en la columna Nombre del número de lote/serie, de esta manera Odoo creará el número de líneas necesarias según los números que pegó en la columna.

Desde aquí, podrá ingresar tanto las cantidades hechas como las ubicaciones en cada línea de número de serie

Lista de números de serie que se copió en una hoja de cálculo de Excel.

Truco

Si está trabajando con órdenes de compra que contienen una cantidad muy grande de productos por recibir, el mejor método para asignar números de serie es con el botón Asignar números de serie que podrá encontrar en la orden de compra. De esta manera podrá evitar que los números de serie se reciclen o se dupliquen, además de que mejora la trazabilidad en los reportes.

Ya que se le asignó un número de serie a todas las cantidades de un producto, haga clic en el botón Confirmar para cerrar la ventana emergente y después, haga clic en Validar.

Al validar una recepción aparecerá un botón inteligente de Trazabilidad. Haga clic en este botón para ver el reporte de trazabilidad, en el que se incluye el documento de Referencia, el Producto que se está rastreado, el Lote/número de serie y más.

Ya que se le asignó un número de serie a todas las cantidades de un producto, haga clic en el botón Confirmar para cerrar la ventana emergente y después, haga clic en Validar. Al validar una recepción aparecerá un botón inteligente de Trazabilidad. Haga clic en este botón para ver el reporte de trazabilidad, en el que se incluye el documento de Referencia, el Producto que se está rastreado, el Lote/número de serie y más.

Gestionar números de serie en órdenes de entrega

Puede asignar números de serie a bienes salientes desde la orden de venta.

Para crear una Orden de venta vaya a la aplicación Ventas y haga clic en el botón Crear, lo que lo llevará a un formulario de cotización en blanco. Llene la información necesaria, agregue un Cliente y, para agregar productos en las líneas de producto (en la pestaña Líneas de la orden), solo tiene que hacer clic en Agregar un producto.

Después, si quiere elegir la cantidad que quiere vender, cambie el número que se encuentra en la columna Cantidad.

Para confirmar la cotización solo tiene que hacer clic en el botón Confirmar. Así, la cotización se creará y se convertirá en una orden de venta, además de que aparecerá un botón inteligente de Entrega.

Haga clic en el botón inteligente Entrega para ver el recibo de en el almacén para esa Orden de venta en específico.

Desde aquí, haga clic en el menú Opciones adicionales (cuatro líneas horizontales a la derecha de la columna Unidades de medida en la pestaña Operaciones). Al hacer clic en este icono, aparecerá una ventana emergente de Operaciones detalladas.

En la ventana emergente, se elegirá un número de lote o de serie en automático, cada producto de la cantidad Reservada total se enlista con sus números de serie únicos (probablemente en secuencia).

Para cambiar el número de serie de manera manual, haga clic en el menú desplegable de Número de lote/serie y escoja (o escriba) el número de serie que quiera. Luego marque las cantidades Hechas y haga clic en Confirmar para cerrar la ventana emergente.

Primero, haga clic en el botón Validar para entregar los productos.

Los números de serie que aparecen en la ventana emergente de operaciones detalladas.

Al validar la orden de entrega, aparecerá un botón inteligente de Trazabilidad. Haga clic en este botón para ver el Reporte de trazabilidad actualizado, el cual incluye el documento de Referencia, el Producto al que le está dando seguimiento, la Fecha y el Lote/Número de serie asignados.

El Reporte de trazabilidad también incluye un recibo de Referencia desde la orden de compra anterior, si las cantidades del producto comparten un número de serie que se les asignó durante la recepción de esa Orden de compra.

Gestionar números de serie para distintos tipos de operaciones

De forma predeterminada en Odoo, solo es posible crear nuevos números de serie al recibir productos de una orden de compra y no puede usar números de serie existentes. Con las órdenes de venta ocurre lo contrario: no es posible crear nuevos números de serie en la orden de entrega, solo puede usar números existentes.

Para cambiar la habilidad de usar nuevos (o ya existentes) números de serie en cualquier tipo de operación, vaya a la aplicación Inventario ‣ Configuración ‣ Tipos de operaciones y seleccione el Tipo de operación deseado.

En la página Tipos de operaciones vaya al tipo de operación Recepciones, donde podrá activar la opción Utilizar números de lote o de serie existentes en el formulario del tipo de la operación. Solo debe abrir el formulario y marcar la casilla junto a la opción Utilizar existentes que se encuentra en la sección de Números de lote/serie. Recuerde que en Odoo 16 sus cambios se guardan en automático, pero también los puede guardar de forma manual mediante el icono de nube que se encuentra junto al nombre del tipo de operación.

En la página Tipos de operaciones vaya al tipo de operación Órdenes de entrega, donde podrá activar la opción crear nuevos números de lote o de serie en el formulario del tipo de la operación. Solo debe abrir el formulario y marcar la casilla junto a la opción Crear nuevo que se encuentra en la sección de Números de lote/serie. Recuerde que en Odoo 16 sus cambios se guardan en automático, pero también los puede guardar de forma manual mediante el icono de nube que se encuentra junto al nombre del tipo de operación.

Ajuste de trazabilidad activado en el formulario del tipo de operación.

Trazabilidad del número de serie

Los fabricantes y las empresas podrán consultar los reportes de trazabilidad para ver el ciclo de vida completo de un producto: de dónde (y cuándo) vino, dónde se almacenó y a quién (y cuándo) se le entregó.

Para ver la trazabilidad completa de un producto o agruparlos por números de serie, vaya a Inventario ‣ Productos ‣ Números de serie/lote. De esta manera podrá ver el tablero con los números de serie y de lote.

Aquí se enlistarán en automático todos los productos a los que se les haya asignado un número de serie y se podrá expandir para mostrar los números de serie que esos productos tienen asignados.

Para agrupar por números de serie (o lotes), primero elimine todos los filtros predeterminados de la barra de búsqueda en la esquina superior derecha. Después, haga clic en Agrupar por y seleccione Agregar grupo personalizado, esta acción abrirá un menú desplegable con el que podrá seleccionar un número de serie o lote. Por último, haga clic en Aplicar.

Al hacer esto aparecerán todos los números de serie y lotes existentes. Puede abrir las filas para visualizar todas las cantidades de producto que tienen ese número asignado. Para los números de serie únicos que no se volverán a usar solo debe haber un producto por número de serie.

Página de reporte de números de serie con listas desplegables.

Truco

Para obtener más información sobre un número de serie (o lote), haga clic en la línea del número para abrir el formulario de ese número de serie en específico. Una vez en ese formulario, haga clic en los botones inteligentes Ubicación y Trazabilidad para ver todas las existencias a la mano que usan ese número de serie, así como las operaciones realizadas con el mismo.