Offboarding

Gdy pracownik odchodzi z firmy, ważne jest posiadanie planu offboardingowego, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne kroki zostały wykonane, takie jak zwrot sprzętu, cofnięcie dostępu do systemów firmowych, wypełnienie formularzy HR, przeprowadzenie wywiadu wyjściowego i inne. W zależności od firmy może istnieć kilka różnych planów offboardingowych, skonfigurowanych dla konkretnych działów lub oddziałów, które mają różne wymagania i kroki w porównaniu z głównym planem offboardingowym.

Oprócz planu offboardingu, rekord pracownika musi zostać zaktualizowany, aby odzwierciedlić jego odejście, należy również odnotować powód odejścia i zamknąć wszelkie otwarte działania powiązane z pracownikiem.

Wyświetl plan offboardingowy

Przed rozpoczęciem offboardingu zaleca się sprawdzenie domyślnego planu offboardingowego, który jest wstępnie skonfigurowany w aplikacji Pracownicy. Aby wyświetlić aktualny plan domyślny, przejdź do Aplikacja Pracownicy ‣ Konfiguracja ‣ Onboarding / Offboarding. Kliknij Offboarding, aby wyświetlić szczegółowy formularz planu offboardingowego.

Kroki planu offboardingowego

Domyślny plan Offboarding jest minimalny, z dwoma domyślnymi krokami (trzema, jeśli zainstalowana jest aplikacja Flota). Wszystkie kroki to działania typu To-Do i są zaplanowane na dzień uruchomienia planu offboardingowego (0 dni przed datą planu). Domyślne kroki to:

• Zorganizuj transfer wiedzy w zespole: Menedżer musi zapewnić, że cała wiedza, którą pracownik posiada w związku ze swoim stanowiskiem, jest udokumentowana lub przekazana współpracownikom, aby nie było luki w wiedzy.

• Odbierz pojazd: Menedżer floty zapewnia, że wszelkie pojazdy przypisane do pracownika są albo nieprzypisane (dostępne dla innych pracowników), albo następny kierowca jest przypisany. Ten krok pojawia się tylko, jeśli zainstalowana jest aplikacja Flota.

• Odbierz materiały HR: Menedżer musi uzyskać wszelkie dokumenty i materiały wymagane przez dział HR. Zaleca się skonsultowanie z działem HR, aby upewnić się, że wszystko wymagane dla tego kroku zostało wykonane.

Modyfikuj plan offboardingowy

Domyślny plan offboardingowy jest minimalny, dzięki czemu można wprowadzić modyfikacje dostosowane do potrzeb każdej firmy. Każda firma ma różne wymagania, dlatego konieczne jest dodanie wymaganych kroków do planu offboardingowego.

Jeśli plan offboardingowy jest uniwersalny, dodaj lub zmodyfikuj domyślny plan offboardingowy. Jeśli potrzebny plan offboardingowy dotyczy tylko określonego działu, wówczas należy utworzyć nowy plan specjalnie dla tego działu.

Aby zmodyfikować domyślny plan, najpierw przejdź do Aplikacja Pracownicy ‣ Konfiguracja ‣ Onboarding / Offboarding, a następnie kliknij Offboarding.

Aby zmodyfikować krok, kliknij na krok, a wyświetli się okno pop-up Otwórz: Działania. Wprowadź żądane modyfikacje kroku, a następnie kliknij Zapisz, aby zaakceptować zmiany i zamknąć okno pop-up.

Aby dodać nowy krok, kliknij Dodaj linię na dole listy działań w zakładce Działania do utworzenia, a pojawi się puste okno popup Utwórz działania. Wprowadź wszystkie informacje w oknie popup, a następnie kliknij Zapisz i zamknij, jeśli nie ma innych kroków do dodania, lub kliknij Zapisz i nowy, jeśli potrzebne są kolejne kroki.

Skonfiguruj wszystkie pożądane kroki dla planu offboardingowego.

Utwórz plan offboardingowy

W niektórych firmach mogą być konieczne specyficzne plany offboardingowe dla niektórych działów. W takich przypadkach może być potrzebny nowy plan offboardingowy specyficzny dla działu.

Aby utworzyć nowy plan onboardingowy, przejdź do Aplikacja Pracownicy ‣ Konfiguracja ‣ Onboarding / Offboarding. Kliknij przycisk Nowy w lewym górnym rogu, a załaduje się pusty formularz Plany pracowników.

Wprowadź Nazwę planu i wybierz Dział za pomocą menu rozwijanego. To tworzy plan wyłącznie dla tego działu.

Dodaj różne działania offboardingowe, klikając Dodaj wiersz w zakładce Działania do utworzenia i skonfiguruj każde działanie.

Wprowadź następujące informacje w formularzu:

• Nazwa planu: Specyficzna nazwa planu.

• Model: To pole określa, gdzie ten plan może być używany. W tym przypadku w aplikacji Pracownicy. To pole nie może być modyfikowane.

• Dział: Jeśli pole pozostanie puste (ustawienie domyślne), plan jest dostępny dla wszystkich działów. Aby plan był przypisany do konkretnego działu, wybierz dział z menu rozwijanego.

Następnie dodaj poszczególne kroki planu, klikając Dodaj linię u dołu listy działań w zakładce Działania do utworzenia, a pojawi się puste okno Tworzenie działań.

Wprowadź następujące informacje w oknie popup:

• Typ działania: Korzystając z menu rozwijanego, wybierz konkretne działanie do zaplanowania. Domyślne opcje to To-do, E-mail, Telefon, Spotkanie, Dokument lub Certyfikaty. Jeśli zainstalowana jest aplikacja ePodpis, dostępna jest opcja Podpis.

• Podsumowanie: Wprowadź krótki opis kroku.

• Przypisanie: Korzystając z menu rozwijanego, wybierz osobę przypisaną do wykonania działania. Domyślne opcje to: Zapytaj przy uruchomieniu, Domyślny użytkownik, Trener, Menedżer i Pracownik. Jeśli zainstalowana jest aplikacja Flota, dostępna jest opcja Menedżer floty.

  Informacja

  Wybór roli Przypisanie odnosi się do pracownika. Jeśli wybrano Trener, trener pracownika jest przypisany do działania.

  Jeśli wybrano Domyślny użytkownik, pojawia się pole Przypisane do. Korzystając z menu rozwijanego, wybierz użytkownika, który zawsze będzie przypisany do tego działania.

• Interwał: Skonfiguruj pola w tym wierszu, aby określić termin wykonania działania. Wprowadź liczbę w pierwszym polu, następnie korzystając z menu rozwijanych w dwóch kolejnych polach, skonfiguruj, kiedy termin powinien zostać utworzony; (#) dni, tygodni lub miesięcy, Przed planowaną datą lub Po planowanej dacie.

Gdy formularz Tworzenie działań jest wypełniony, kliknij Zapisz i zamknij, jeśli nie ma innych kroków do dodania, lub kliknij Zapisz i nowy, aby dodać więcej kroków według potrzeb.

Example

Firma specjalizująca się w programach plastycznych po zajęciach lekcyjnych ma dwa oddzielne plany offboardingu: jeden dla nauczycieli pracujących w terenie i jeden dla pracowników biurowych.

Plan offboardingu dla nauczycieli jest ustawiony dla działu Nauczyciele programu plastycznego i zawiera wyspecjalizowane zadania związane z tymi stanowiskami. Obejmują one zapewnienie skatalogowania i zwrócenia wszystkich przyborów plastycznych, przekazanie wszystkich formularzy opinii uczniów oraz zwrot wszystkich identyfikatorów i kluczy do różnych lokalizacji.

Uruchom plan offboardingu

Po tym, jak pracownik złożył wypowiedzenie (zazwyczaj dwa tygodnie) lub gdy firma podjęła decyzję o zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem, należy uruchomić plan offboardingu. Przejdź do aplikacji Pracownicy i kliknij profil odchodzącego pracownika. Kliknij przycisk Uruchom plan, a pojawi się puste okno Uruchom plan.

U góry ekranu wyświetlają się przyciski dla każdego dostępnego planu, a także przyciski dla różnych dostępnych działań. Kliknij żądany plan offboardingu, aby go wybrać. Następnie, używając selektora kalendarza, ustaw datę w polu Data wykonania. Jest to zazwyczaj ostatni dzień pracy pracownika, ale można wybrać dowolną datę.

Sekcja Podsumowanie planu okna Uruchom plan wyświetla wszystkie kroki wybranego planu wraz z ikoną użytkownika dla osoby przypisanej do każdego działania.

Kliknij przycisk Zaplanuj, a Odoo zaplanuje wszystko w planie zgodnie z odpowiednimi terminami wykonania.